Analisado por: Aprovado por: Equipe da Secretaria do Conselho da Magistratura (SECCM)

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1 Proposto por: Analisado por: Aprovado por: Equipe da Secretaria do Conselho da Magistratura (SECCM) Representante da Administração Superior (RAS/SECCM) Secretária da Secretaria do Conselho da Magistratura (SECCM) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para preparar, auxiliar e encerrar sessões de julgamento ordinárias e extraordinárias no âmbito do Conselho da Magistratura (CM) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Essa Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Secretaria do Conselho da Magistratura (SECCM), e passa a vigorar a partir de 22/10/ DEFINIÇÕES Acórdão TERMO Julgamento em mesa Julgamento em pauta Pauta administrativa Pauta externa de julgamento Pauta interna DEFINIÇÃO Decisão tomada por colegiado, que consolida o resultado verbal de julgamento anunciado pelo Presidente do Órgão Julgador, após colher os votos de seus integrantes. Julgamento de processo que dispensa prévia intimação e no qual não cabe sustentação oral, ou que verse sobre matéria administrativa de ordem interna, devendo ser retratado em acórdão. Julgamento de processo em dia que consta de edital, publicado no Diário da Justiça Eletrônico do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (DJERJ), com pelo menos 48 horas (quarenta e oito horas) de antecedência da data da respectiva sessão, devendo ser retratado em acórdão. Conjunto de processos que tratam de matéria de interesse da Administração. Lista de processos a serem julgados, com nome das partes e relator, destinada à publicação. Detalhamento da pauta na qual constam os processos e nomes das partes e do relator, utilizada somente na UO. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

2 TERMO DEFINIÇÃO Peças processuais Sessão do Conselho da Magistratura Sessão Extraordinária Sessão Ordinária Sistema e-jud Sistema Protocolo Administrativo Eletrônico (e-prot) Todo documento a ser apreciado pelo julgador, constante de processo. Integrada por 10 (dez) Desembargadores, 5 eleitos para os cargos da Administração Superior do Tribunal de Justiça e 5 eleitos pelo Tribunal Pleno estranhos ao Órgão Especial, com competência e atribuições definidas no Regimento Interno do Conselho da Magistratura. Aquela que se realiza em data não estipulada nos Regimentos Internos do Conselho da Magistratura e do Tribunal de Justiça, mediante convocação prévia do Presidente, para o julgamento de processos de interesse do PJERJ, ou para deliberar sobre assuntos de ordem interna que reclamem solução imediata. Aquela cuja realização os Regimentos Internos do Conselho da Magistratura e do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro prevêem para dias certos e determinados. Sistema informatizado utilizado para o registro do processamento de autos e documentos do PJERJ. Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos no PJERJ e a sua movimentação. 4 REFERÊNCIAS Lei nº 1.060, de 05/02/ Estabelece normas para a concessão de assistência judiciária aos necessitados; Regimento Interno do Conselho da Magistratura; Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro; Lei nº 6956/2015 Lei de Organização e Divisão Judiciárias do Estado do Rio de Janeiro (LODJ). 5 RESPONSABILIDADES GERAIS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

3 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Secretário da Secretaria do Conselho da Magistratura (SECCM) Supervisionar as atividades relativas à organização e ao apoio às sessões de julgamento do Conselho da Magistratura; preparar a pauta externa da sessão para publicação; expedir os ofícios/ s da sessão; secretariar as sessões ordinárias e extraordinárias do Conselho da Magistratura; assinar certidões de julgamento; lavrar ata de sessão de julgamento. Assistente IV Conferir, para fins de preparação da pauta externa pelo Secretário do Conselho da Magistratura, os processos que se encontram no local virtual Pedindo Dia ; cadastrar a sessão de julgamento no Sistema e- JUD; certificar a publicação da pauta externa; preparar os ofícios da sessão; auxiliar o Secretário na atualização dos processos que foram devolvidos pelos Desembargadores Conselheiros Em Mesa ; imprimir a ata da sessão anterior, minutas e pautas para a sessão; lançar no Sistema e-jud os resultados dos julgamentos de cada processo, liberando a sessão. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 As sessões de julgamento são públicas, salvo quando a lei determinar o contrário, tal como em processos que cuidem de matéria administrativa ou em que figure incapaz. 6.2 Os processos podem ser incluídos em pauta ou apresentados em mesa para julgamento, conforme despacho do Relator. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

4 7 PREPARAR SESSÃO ORDINÁRIA 7.1 Recebe os processos físicos ou eletrônicos do relator, com despacho determinando inclusão para julgamento em pauta ou em mesa Os processos eletrônicos são encontrados no local virtual Pedindo dia, Adiados, Retirados ou Em Mesa. 7.2 Verifica o preenchimento dos requisitos legais e regimentais Caso haja requisito a cumprir, informa ao relator, e solicita orientação quanto à melhor maneira de cumprir o despacho Caso os requisitos legais e regimentais tenham sido cumpridos, verifica se o despacho é para inclusão em pauta ou em mesa No caso de inclusão em pauta, prepara pauta externa e encaminha para publicação no Diário da Justiça Eletrônico do Poder Judiciário (DJERJ), na forma da RAD-CM-004 (Preparar Expedientes para Publicação); Após publicação de pauta externa, certifica publicação na forma da RAD- CM Encaminha correspondência eletrônica para cada membro do Conselho da Magistratura; para os Juízes Auxiliares da Presidência e da Corregedoria; para o Assessor que o Conselheiro indicou como responsável pelo recebimento das correspondências e para a Assessoria Técnica de Instrução, com, no mínimo, 48 horas (quarenta e oito horas) de antecedência da data da sessão, informando a sua data e anexando pauta da sessão de julgamento. 7.4 Se for processo em que figure magistrado ou processo sigiloso de parte, os quais não tenham advogados constituídos, expede-lhes ofício, preferencialmente através de correio eletrônico, para fins de conhecimento da data de julgamento. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

5 7.5 Verifica se no processo funciona o Ministério Público Em caso afirmativo, envia ofício ao Ministério Público, através de correio eletrônico, informando os processos incluídos em pauta. 7.6 Verifica se no processo funciona a Defensoria Pública. 7.7 Em caso afirmativo, procede à intimação eletrônica da Defensoria Pública, para ciência dos processos incluídos em pauta. 7.8 Encaminha ofício, preferencialmente através de correio eletrônico, à Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC), solicitando a presença de um técnico de informática no local e assessoria na parte referente aos Sistemas, ao Serviço de Alimentação da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEALI), solicitando o atendimento aos participantes da sessão; ao Departamento de Segurança Eletrônica e de Telecomunicações da Diretoria- Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DETEL), solicitando o serviço de som e a transmissão da Sessão. 7.9 Inclui os processos Em Mesa na pauta através do Sistema e-jud, Módulo Movimentação Sessões - Pauta Interna; 7.10 Sendo despacho determinando inclusão para julgamento em pauta ou em mesa, emite minutas de julgamento contendo informações que identificam o processo, tais como número, nome das partes, assunto e relator, para fins de apresentação ao Presidente do Conselho da Magistratura durante a sessão. A emissão de minutas segue por meio do Módulo Movimentação, Sistema e-jud, Sessões Pauta Interna Relatórios Minuta Leva para a sala de sessões, com antecedência de, pelo menos 2 horas (duas horas), as minutas de julgamento, os autos dos processos físicos que constem na pauta interna, bem como a ata da sessão anterior e o material bibliográfico para consulta. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

6 7.12 Dispõe os autos dos processos físicos nas mesas de seus respectivos Relatores ou, caso tenha havido pedido de vista nas sessões anteriores, na mesa do Desembargador que pediu a vista Afixa a pauta em lugar próprio, à entrada da sala onde se realiza a sessão de julgamento Recebe os pedidos de advogados solicitando preferência quanto à ordem sequencial de julgamento, com base na pauta afixada Aguarda o início da sessão. 8 AUXILIAR SESSÃO ORDINÁRIA 8.1 O Secretário entrega ao Presidente do Conselho da Magistratura, imediatamente após a abertura solene da sessão, a minuta da ata referente à sessão anterior, para discussão, votação e aprovação. 8.2 Havendo indicação do Presidente do Conselho da Magistratura para supressão ou adição ao conteúdo da ata, procede à alteração e menciona expressamente o que foi modificado, em ata imediatamente posterior. 8.3 Não havendo indicação para modificar o texto, submete a ata à assinatura do Presidente do Conselho da Magistratura. 8.4 Comunica ao Presidente do Conselho da Magistratura a existência de pedidos de preferência de relatores e advogados, quanto à ordem sequencial de julgamento. 8.5 Apresenta ao Presidente do Conselho da Magistratura as minutas de julgamento, uma por vez, conforme a ordem de preferência concedida. Processos relativos à promoção, permuta ou remoção de juiz de primeiro grau obedecem à ordem sequencial do edital publicado no DJERJ. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

7 8.6 Havendo sustentação oral de advogado ou de Defensor Público, apresentalhe os autos do processo físico para eventual consulta. No caso de processo eletrônico, a consulta é feita através do portal eletrônico, no computador disponível. 8.7 Recebe a minuta de julgamento assinada pelo Presidente do Conselho da Magistratura, imediatamente após a conclusão de cada julgamento em pauta. 8.8 Informa ao Presidente do Conselho da Magistratura o término de processos para julgamento em pauta. 8.9 Havendo processos para julgamento em mesa, entrega ao Presidente do Conselho da Magistratura as minutas de julgamento, uma por vez Sendo processo sobre matéria administrativa de que resulte a edição de resolução cuja redação final tenha sido aprovada pelos membros do Conselho, submete o respectivo texto à assinatura do Presidente do Conselho da Magistratura Recebe minuta de julgamento assinada pelo Presidente do Conselho da Magistratura, imediatamente após a conclusão de cada julgamento em mesa O auxiliar recolhe o material utilizado na sessão para procedimentos subsequentes na UO. 9 ENCERRAR SESSÃO ORDINÁRIA 9.1 O assistente IV, para fins de emissão de certidão, lança no sistema e-jud o resultado de julgamento de cada processo, por meio do Módulo Movimentação Movimentação Sessão de Julgamento Gerenciador de Sessão de Julgamento Seleciona a data da sessão desejada Liberar Sessão. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

8 9.2 Confere cada certidão com a minuta de julgamento correspondente, verificando: nome do desembargador que presidiu o julgamento, nome dos desembargadores que participaram da votação por ordem de antiguidade; impedimento de membro do Conselho da Magistratura; resultado do julgamento; sustentação oral; julgamento em pauta ou em mesa. 9.3 Havendo discordância entre os dados da minuta de julgamento e da certidão, o Secretário procede à correção desta na própria UO. 9.4 Não havendo incorreção, o Secretário assina certidões de julgamento para processos físicos. Com relação aos processos eletrônicos, cria a peça referente à certidão de julgamento. 9.5 Emite a ata relativa à sessão de julgamento através do Sistema e-jud - Módulo Movimentação - Movimentação Sessão de Julgamento Ata de Julgamento. Seleciona a data e o horário da sessão, complementando, caso necessário, com a transcrição do áudio da sessão. Encaminha uma cópia da ata aos Desembargadores integrantes do Conselho da Magistratura através de correspondência eletrônica, após conferência. 9.6 Arquiva ata da sessão anterior e minutas de julgamento na UO. 10 PREPARAR SESSÃO EXTRAORDINÁRIA 10.1 Recebe determinação do Presidente do Conselho da Magistratura para comunicar aos Conselheiros a convocação de sessão extraordinária Encaminha a convocação para todos os membros do Conselho da Magistratura, por , com informação de data, hora e local, ou por telefone, se a urgência assim o exigir Encaminha ofício, preferencialmente através de correio eletrônico, à DGTEC, solicitando a presença de um técnico de informática no local e assessoria na parte referente aos Sistemas, ao Serviço de Alimentação da Diretoria-Geral Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

9 de Logística (DGLOG/SEALI), solicitando o atendimento aos participantes da sessão; ao Departamento de Segurança Eletrônica e de Telecomunicações da Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DETEL), solicitando o serviço de som e a transmissão da Sessão, caso autorizada pelo Presidente do Conselho da Magistratura; 10.4 No julgamento de processo, emite a respectiva minuta, identificando o feito quanto ao número, às partes, ao assunto e ao relator, para apresentação na sessão ao Presidente do Conselho da Magistratura Leva ao recinto do julgamento a ata lavrada referente à sessão anterior, processos físicos e as minutas de julgamento Dispõe os autos dos processos físicos nas mesas de seus respectivos Relatores ou, se, em sessão anterior, tenha havido pedido de vista, na mesa do Desembargador que pediu a vista Aguarda o início da sessão. 11 AUXILIAR SESSÃO EXTRAORDINÁRIA 11.1 Entrega ao Presidente do Conselho da Magistratura, imediatamente após a abertura da sessão, a ata lavrada referente à sessão anterior, para discussão, votação e aprovação Havendo indicação do Presidente do Conselho da Magistratura para supressão ou adição ao conteúdo da ata, procede à alteração e menciona expressamente, em ata imediatamente posterior, o que foi modificado Não modificado o texto, colhe, na ata, a assinatura do Presidente do Conselho da Magistratura Sendo sessão para julgamento de processo relativo à promoção, permuta ou remoção de Juiz de 1º Grau, entrega ao Presidente do Conselho da Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

10 Magistratura a minuta de julgamento, uma por vez, obedecendo à ordem sequencial do edital publicado no DJERJ Não havendo julgamento de processos de outra ordem, recolhe a ata anterior e encerra a sessão Recebe minuta de julgamento assinada pelo Presidente do Conselho da Magistratura, imediatamente após a conclusão de cada julgamento Recolhe ata da sessão anterior aprovada e, se houver, os autos de processos físicos e as minutas de julgamento, para procedimentos subsequentes na UO. 12 ENCERRAR SESSÃO EXTRAORDINÁRIA 12.1 Verifica se a sessão realizada tratou sobre julgamento de processos ou sobre matéria administrativa Em se tratando de julgamento de processos, o assistente IV, para fins de emissão de certidão, lança no sistema e-jud o resultado de julgamento de cada processo, por meio do Módulo Movimentação Movimentação Sessão de Julgamento Gerenciador de Sessão de Julgamento Seleciona a data da sessão desejada Liberar Sessão Confere cada certidão com a minuta de julgamento correspondente, verificando: nome do desembargador que presidiu o julgamento, nome dos desembargadores que participaram da votação por ordem de antiguidade; impedimento de membro do Conselho da Magistratura; resultado do julgamento; sustentação oral; julgamento em pauta ou em mesa Havendo discordância entre os dados da minuta de julgamento e da certidão, o Secretário procede à correção desta na própria UO. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

11 12.5 Não havendo incorreção, o Secretário assina as certidões de julgamento para processos físicos. Com relação aos processos eletrônicos, cria a peça referente à certidão de julgamento Emite a ata relativa à sessão de julgamento através do Sistema e-jud - Módulo Movimentação - Movimentação Sessão de Julgamento Ata de Julgamento. Seleciona a data e o horário da sessão, complementando, caso necessário, com a transcrição do áudio da sessão. Encaminha uma cópia da ata aos Desembargadores integrantes do Conselho da Magistratura através de correspondência eletrônica, após conferência No caso da sessão ter sido convocada para a apreciação de matéria administrativa, o que for decidido ou deliberado pelo Conselho da Magistratura constará da Ata de julgamento que será lavrada com base no que foi proclamado pelo Presidente do Conselho da Magistratura e na transcrição do áudio da sessão Arquiva ata da sessão anterior e minutas de julgamento na UO. 13 GESTÃO DE REGISTROS 13.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Ata de sessão de julgamento SECCM Encadernada s / armário Data Condições apropriadas 1 ano DGCOM/ DEGEA*** Minuta de julgamento SECCM Pastas Data Condições apropriadas 1 ano DGCOM/ DEGEA Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

12 Notas: a) Eliminação na UO - procedimento Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 14 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Preparar Sessão Ordinária; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Auxiliar Sessão Ordinária; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Encerrar Sessão Ordinária; Anexo 4 Fluxograma do Procedimento Preparar Sessão Extraordinária; Anexo 5 Fluxograma do Procedimento Auxiliar Sessão Extraordinária; Anexo 6 Fluxograma do Procedimento Encerrar Sessão Extraordinária. ========== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

13 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR SESSÃO ORDINÁRIA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

14 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AUXILIAR SESSÃO ORDINÁRIA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

15 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCERRAR SESSÃO ORDINÁRIA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

16 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR SESSÃO EXTRAORDINÁRIA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

17 ANEXO 5 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AUXILIAR SESSÃO EXTRAORDINÁRIA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

18 ANEXO 6 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCERRAR SESSÃO EXTRAORDINÁRIA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-CM de 18

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