GERA INVENTÁRIO INVENTÁRIO

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2 Olá! Você verá a seguir um importante treinamento que vai facilitar suas atividades diárias! Ao acessá-lo pela primeira vez, procure assistir até o final. Caso não consiga, você poderá reiniciar de onde parou. Após finalizar o conteúdo, você passará por uma prova de conhecimento. Confira mais informações sobre o treinamento: Objetivo: apresentar as principais funcionalidades do sistema Gera. Você vai levar: 30 minutos aproximadamente. Nota mínima na prova: 70 pontos. O treinamento ficará com status em andamento até que você atinja a nota mínima exigida. Ao atingir 70 pontos ou mais na prova, sua nota ficará registrada em seu histórico e o treinamento será concluído. Se você decidir fazer a prova novamente, depois do treinamento concluído, sua nota não será mais alterada. Preparado para adquirir muito conhecimento? Então vamos começar!

3 Nos últimos treinamentos falamos muito sobre Gestão de Estoque e hoje vamos conferir um assunto muito importante relacionado a essa organização produtiva: o processo de Inventário. Ele faz parte de um ciclo que faz total diferença nas suas rotinas: se a sua loja não tiver uma posição de estoque correta, dificilmente você conseguirá fazer um pedido assertivo. Ao não realizar um pedido assertivo, você não terá um estoque que auxilie uma boa Gestão de Vendas.

4 O processo de Gestão de Estoque precisa receber todas as informações de compras e vendas para atualizar o saldo de produtos, por isso realizar o Inventário periodicamente é parte fundamental desse processo. Recomendamos que seja realizada a seguinte quantidade de Inventários no ano: 2 Inventários completos. 3 Inventários parciais, considerando uma quantidade de itens que represente pelo menos 33% do portfólio.

5 Fazer o Inventário significa contar o estoque físico da central, inclusive os produtos em exposição nas prateleiras e que compõem as vitrines. Essa ação serve para comparar os saldos que estão registrados em sistema, com o objetivo de encontrar possíveis divergências e ajustá-las. Dessa forma, você garante que o saldo físico fique igual ao saldo no Practico Live.

6 No cenário ideal, você precisaria apenas verificar o estoque e confirmar que o saldo físico é igual ao saldo no sistema, já que todas as entradas e saídas de mercadorias devem ser registradas com algum tipo de transação no Practico Live. No entanto, como acontecem imprevistos, existe uma dificuldade em manter o estoque físico igual ao registrado no sistema. Dessa forma, antes de realizar um Inventário, tenha certeza de que todas as movimentações de estoque realizadas no Practico Live estão corretas e de acordo com o que ocorreu no estoque físico da sua loja.

7 Vamos, então, conhecer todas as etapas para realizar o Inventário? São quatro passos: Etapa 1: Premissas para o Inventário. Etapa 2: Contagem. Etapa 3: Comparação. Etapa 4: Conclusão.

8 Para começar, vamos repassar o checklist das rotinas antes de iniciar a contagem dos produtos e criar um Inventário no sistema. Confira se os produtos que serão inventariados estão Ativos e Associados à Unidade de Negócio para a qual você criará o Inventário. Produtos Inativos ou Não Associados a essa Unidade de Negócio não serão adicionados ao Inventário, por isso regularize o cadastro deles antes de iniciar o Inventário. Consulte o Manual do Practico Live para saber como regularizar o cadastro de produtos. Realize o Inventário de portas fechadas. Reforçando a dica que vimos, se você fizer a contagem com a loja aberta, o seu saldo pode ser divergente em função das vendas realizadas nesse período.

9 Confira as NFs de Entrada e/ou Saída não integradas. Antes de iniciar o Inventário, certifique-se de que todas as Notas Fiscais de Entrada e/ou Saída sejam integradas corretamente, para que as quantidades de estoque sejam atualizadas. Emita Notas de Saída que não sejam vendas. Para todas as outras saídas que não forem vendas no PDV, você deve emitir uma Nota Fiscal no Practico Live, na aba Fiscal. Acesse o Manual do Practico Live para saber como realizar esse procedimento.

10 Verifique as Operações de Devolução (Venda Direta). As devoluções devem ocorrer de forma correta, utilizando a opção de SAC para que o estoque seja atualizado corretamente. Se houver alguma devolução pendente, regularize. Consulte os produtos alocados em estoque. É importante lembrar que o estoque do Gera possui particularidades em relação ao estoque do Practico Live.

11 Antes de iniciar o Inventário, é necessário que os produtos alocados em pedidos ainda não faturados na Venda Direta sejam faturados ou cancelados. Esses produtos não estão disponíveis para a compra do Revendedor, pois estão reservados para pedidos de outros Revendedores. É possível visualizar uma consulta Sintética ou Analítica das quantidades alocadas em pedidos pendentes de faturamento no Gera. Para consultar, acesse nesse sistema a aba Logística > Logística Interna > Itens Empenhados em Estoque.

12 Fique atento ao tempo de integração dos movimentos. Todo movimento possui um tempo para integração com a Franqueadora e os sistemas de vendas. Essa integração, realizada várias vezes ao dia, possui um tempo padrão conforme vimos no treinamento de Estoque, vamos relembrar? Estoque (todas as transações do Practico Live para o ): 40 minutos. Notas Fiscais (as notas do Gera para o Practico Live): 2h30min. Efetue o bloqueio de Captação de Pedidos em Venda Direta durante o Inventário. Antes de iniciar o Inventário, é necessário bloquear a Captação de Pedidos em Venda Direta, para que os pedidos captados enquanto a contagem acontece não interfiram no Inventário.

13 Agora que já vimos todo o checklist, vamos ver como realizar o processo de Inventário no sistema? 1. Acesse a aba Franqueado. 2. Selecione a opção Logística. 3. Clique em Consultar Canal de Distribuição. 4. Clique na Lupa.

14 5. Selecione o Canal de Distribuição que deseja acessar. 6. Na aba Meus Dados, acesse o campo Bloquear captação para inventário e selecione Sim. Ao selecionar Sim, você bloqueia a entrada de pedidos de Revendedores. 7. Clique em Salvar. Depois de finalizado o Inventário, não se esqueça de retornar nessa aba e alterar o campo para a opção Não.

15 Agora vamos ver como criar um novo Inventário. A rotina apresentada a seguir será utilizada para realizar um novo Inventário, consultar Inventários antigos ou editar Inventários abertos. 1. Acesse o Practico Live. 2. Clique na aba Estoque. 3. Selecione a opção Inventário. Para criar um novo Inventário, clique no botão Novo, conforme a figura ao lado:

16 A tela abaixo será apresentada: Nessa tela você deverá informar no campo Código um código de identificação do Inventário que será criado. Caso não queira digitar um código específico, o sistema pode sugerir uma identificação, conforme o botão disponível abaixo:

17 No campo Unidade de Negócio será apresentada a loja que você indicou quando acessou o Practico Live, sendo trazida de forma automática. Caso não tenha selecionado nenhuma loja específica no momento de acesso ao Practico Live, ou tenha acessado utilizando a identificação da Central de Lojas, você pode selecionar aqui para qual Unidade de Negócio deseja criar um novo Inventário:

18 Ao lado desse campo, mais dois serão apresentados: 1. Situação: apresentará automaticamente no momento da criação do Inventário o status de Em Elaboração. 2. Data: trará o dia da criação do Inventário. Abaixo, no campo Descrição, você deverá informar uma descrição desse Inventário.

19 No campo Contagem, você delimitará quantas contagens serão inseridas no sistema suficientes para garantir a confiabilidade dos dados. Para decidir quantas contagens configurar, você pode se basear pela realidade local, com informações de quantas pessoas realizarão as contagens, qual o tamanho e tipo de loja e o estoque que será inventariado. No caso de Inventário parcial de produtos minuciosos, como batom, pode ser prudente contar mais duas ou até três vezes caso as primeiras contagens sejam divergentes. Serão apresentadas, então, as opções:

20 Se a sua equipe realizou duas ou três contagens nos últimos Inventários e não houve divergência da primeira para a segunda, é natural que você se sinta mais seguro para escolher menos contagens, porém a decisão muda conforme o estilo de gestão de cada Franquia. Contagem única: essa opção delimita que apenas uma contagem será informada nesse Inventário. Duas Contagens: significa que serão informadas nesse Inventário duas contagens de quantidades. Três Contagens em caso de divergência: indica que, após duas contagens, se os valores ainda apresentarem divergência de quantidades, uma terceira contagem será liberada para confirmar o resultado.

21 O campo Local não precisa ser alterado. No campo Observação, insira todas as informações que você julgue pertinentes para esse Inventário.

22 Os campos a seguir serão filtros importantes para delimitar o Inventário que será criado e podem ser utilizados todos juntos. Se essas opções não forem selecionadas, apenas a primeira inserção da quantidade do produto será aceita. Veja o que significa cada um desses filtros: Exibir Estoque: ao selecionar esse item, o sistema mostrará o estoque atual dos produtos no momento dos lançamentos. Se não estiver marcado, o usuário que preencher as quantidades contadas não poderá ver os saldos existentes no sistema (conferência cega). Acumular Lançamentos Duplicados: com essa opção selecionada, caso o mesmo item seja contado mais de uma vez, os valores das duas contagens serão acumulados. Por exemplo: você fez a contagem do produto 7936 com 5 unidades no estoque e 4 unidades na frente de loja. Com essa opção selecionada, a contagem total do produto 7936 será de 9 unidades.

23 Bloquear Itens não Previstos: a escolha desse campo deve acontecer no caso de Inventário parcial, no qual serão informados determinados produtos que serão inventariados, e somente eles serão afetados. A seleção pode ser feita por produtos/classificadores específicos. Ao selecionar esse item, o sistema não irá considerar os produtos que não estão inseridos no planejamento do Inventário e bloqueará a adição de outros novos itens no momento do lançamento. Somente quando a opção Bloquear Itens não Previstos estiver selecionada será obrigatório preencher os produtos ainda na tela de criação do Inventário. Caso contrário, os itens poderão ser inseridos no momento do lançamento, independente do tipo de Inventário escolhido, se completo ou parcial.

24 Inventário Completo: essa opção deve ser utilizada com muito cuidado. Se você optar pelo Inventário completo, que é sempre o mais adequado sob a perspectiva gerencial, não será necessário inserir item a item, pois o sistema entenderá que todo o estoque da loja seguirá a contagem que será inserida a seguir. Se você marcar a opção Inventário Completo e ainda assim selecionar itens, o sistema entenderá que aqueles itens que não estão na sua seleção fazem parte do Inventário, pois ele é completo, e não tinham saldo. Portanto, TODOS OS ITENS NÃO CONTADOS TERÃO SEUS SALDOS ZERADOS.

25 Caso exista determinado produto no estoque e ele não seja informado nessa contagem, o sistema entenderá que o estoque dele será 0, por mais que houvesse quantidades registradas no sistema antes da criação desse Inventário. Por isso, use com atenção essa opção e somente se for realizar o Inventário de todos os produtos que você possui na loja. Se você selecionou a opção Bloquear Itens não Previstos, é necessário informar ainda nessa tela de criação de Inventário os itens a serem inventariados, conforme mostraremos a seguir. Se essa opção não foi selecionada, salve o Inventário nesse momento e siga para a etapa de Contagem.

26 Clique em Adicionar Itens e a tela abaixo será apresentada: Nessa tela você poderá adicionar os produtos de várias formas: Digitando os produtos desejados: a digitação pode acontecer unitariamente.

27 Pela Descrição Resumida do produto. Pela Descrição do produto.

28 Por Classificadores. Selecione o classificador desejado e depois clique em Selecionar.

29 Por Tipo do Produto. Você pode também utilizar a opção Ativar Múltiplos Códigos. Basta selecioná-la. Depois, clique em Adicionar para informar os Códigos dos Produtos.

30 Digite o Código do Produto e clique em OK. Veja que o código digitado aparece no campo à esquerda. Clicando novamente no botão Adicionar, novos códigos podem ser inseridos.

31 A opção Remover pode ser utilizada caso você queira remover algum dos produtos incluídos. Você ainda tem a opção de importar uma planilha com os códigos que deseja inventariar. Salve uma planilha em Excel no formato XLS, pasta de trabalho do Excel no seu computador, seguindo o exemplo:

32 No Practico Live, selecione Opções e depois clique em Importar Lista de Produto de Planilha. Localize o Caminho do Arquivo, a Planilha e a Coluna onde estão os Códigos dos Produtos. Depois, clique em Importar.

33 Os produtos serão apresentados na tela de Consulta de Produtos. Depois de escolher uma das formas apresentadas para adicionar os produtos, clique em Filtrar.

34 O sistema irá confirmar se os códigos são válidos e solicitará que você selecione e confirme os produtos a serem inventariados, escolhendo Todos, Nenhum ou Inverter. Os produtos selecionados serão apresentados como na tela abaixo. As informações de Código, Situação da contagem, Data do Estoque e Descrição do produto serão mostradas na linha.

35 Nesse momento será possível utilizar a opção Consulta de Movimentos. Ao preencher esse campo, o sistema mostrará toda a movimentação de estoque no período que você selecionou. Essa consulta é a mesma realizada na tela de Consulta Resumo Diário. Depois de informados todos os dados do Inventário, clique em Salvar e feche a tela. Sua primeira etapa de criação de Inventário está concluída!

36 Vamos conhecer mais sobre a etapa de Contagem? Essa etapa consiste em contar fisicamente os produtos que estão sendo inventariados de acordo com o planejamento realizado e lançar a quantidade contada de forma manual ou por importação de planilha. Esse momento é de responsabilidade do usuário que está executando a contagem física dos produtos do Inventário. Voltando à tela de consulta, localize o Inventário salvo. Note que o status dele será apresentado como Em Elaboração, pois ainda não foram lançadas as quantidades.

37 Depois de localizado o Inventário criado, você poderá: Editar: nesse momento ainda é possível editar as informações do Inventário. Não se esqueça de clicar em Salvar após editar os dados.

38 Lançar: iniciar o lançamento das quantidades contadas fisicamente. Selecione o Inventário e clique em Lançar, conforme tela acima. No campo Contagem será identificado em que contagem se encontra esse Inventário.

39 Para facilitar o processo manual de contagens, você pode imprimir os produtos do Inventário em andamento. No botão Opções, clique em Imprimir Inventário. A forma como serão lançadas as quantidades vai depender dos filtros utilizados no momento da criação do Inventário.

40 Se marcou a opção Bloquear Itens não Previstos, você já deve ter indicado quais serão os produtos que serão inventariados, na tela de criação de Inventário, conforme orientamos anteriormente. Agora você informará as quantidades contadas no campo Qtd. Inventariada, conforme vemos abaixo:

41 Se você não adicionou ainda nenhum produto para ser inventariado, ou seja, não selecionou a opção Bloquear Itens não Previstos, chegou a hora de adicioná-los. Você pode adicionar os produtos unitariamente utilizando o campo abaixo:

42 1. Informe o Código do Produto e pressione Enter. 2. Depois, adicione a quantidade desejada e clique em Adicionar. Os códigos digitados aparecerão na tela superior, conforme mostra a figura a seguir:

43 Você também poderá utilizar a opção Importar Arquivo para que possa adicionar vários produtos ao mesmo tempo. Basta criar uma planilha com três colunas. Os títulos devem ser exatamente como os representados na figura ao lado: a primeira coluna precisa ter o título Codigo (sem acentuação), a segunda Descr e a terceira Quant. 1. Preencha os códigos e as quantidades de produtos. Não é preciso preencher a coluna Descr (Descrição), o sistema preenche esse campo automaticamente.

44 As células da planilha devem ser formatadas como texto. 2. Clique em Salvar como e procure a opção CSV (separado por vírgulas), conforme mostra a figura abaixo: Caso o Código do Produto possua um zero à esquerda, por exemplo, ele deve ser digitado da mesma forma na planilha, porque, do contrário, o Practico Live não o reconhecerá.

45 3. Na tela de Contagem do Inventário, clique em Importar Arquivo, conforme você pode observar na tela a seguir: Localize o arquivo salvo em CSV.

46 O sistema apresentará as seguintes mensagens:

47 A importação trará os produtos informados na planilha. Se quiser excluir um item, selecione o produto desejado e clique no botão Excluir Item. Essa ação só será possível caso a opção Bloquear Itens não Previstos não tenha sido selecionada no momento da criação do Inventário.

48 Você ainda pode utilizar o equipamento PALM para fazer a contagem e, posteriormente, importar o arquivo com extensão.csv, extraído do PALM para o Practico Live, otimizando assim a contagem e diminuindo a margem de erro. Para saber os modelos e especificações do PALM a ser utilizado e como comprar o equipamento, acesse a Extranet e consulte o caminho: Operações de Varejo > Manuais > Manual de Operações > Gestão de Abastecimento > Inventário. Basta salvar o arquivo e o procedimento para importação é o mesmo visto recentemente. Lembre-se de que a importação de um arquivo referese a apenas uma contagem. Se você estiver fazendo um Inventário com duas ou mais contagens e dispor da ferramenta PALM, a cada contagem você deve realizar a importação da planilha.

49 Outra opção é Acrescentar Itens Com Estoque. Selecionando-a, você poderá importar do sistema todos os produtos que possuem estoque positivo e realizar contagem através deles.

50 Utilizando essa opção, os produtos Inativos ou Não Associados a essa Unidade de Negócio não serão adicionados e o sistema mostrará uma caixa de texto informando quais são esses produtos.

51 Os demais produtos Ativos serão apresentados como na tela abaixo: Depois disso, você deve preencher a coluna Qtd. Inventariada através da digitação das quantidades ou, até mesmo, utilizando a importação de arquivo, conforme já mostrado anteriormente.

52 Depois de adicionada(s) a(s) contagem(s), não se esqueça de clicar em Salvar.

53 Se houver mais contagens, conforme configurado no momento da criação do Inventário, a tela a seguir será apresentada com a identificação da contagem seguinte que ainda está pendente: Prossiga como explicado anteriormente, selecionando uma das formas de contagem e adicionando as informações. Depois de adicionadas todas as contagens, na tela de busca localize novamente o Inventário que está inserindo e clique em Editar. Não se esqueça de salvar a contagem.

54 No exemplo abaixo, o Inventário foi criado com 2 contagens e elas já foram realizadas (Coluna Situação: Contagem Finalizada), apresentando divergências nas quantidades de produtos informados. Na coluna Ajuste Manual (Nova Qtde), você deverá informar qual quantidade é a correta.

55 No botão Opções, disponível no menu superior, você poderá: Atualizar Posição de Estoque: caso tenha selecionado a opção Exibir Estoque, durante o Inventário você poderá atualizar a posição das quantidades. Imprimir Inventário: permite que o Inventário seja impresso, auxiliando no processo manual de contagem. Note que opções serão apresentadas: Depois de realizadas todas as contagens de acordo com o planejamento, a segunda etapa do Inventário está concluída. Fácil, não é mesmo?

56 Agora chegamos à etapa de Comparação. Vamos conhecer mais sobre ela? Essa etapa faz a comparação entre as contagens realizadas com o saldo atual do estoque no Practico Live. Essa é uma etapa de competência do usuário responsável pelo Inventário. A comparação entre as contagens realizadas e a posição atual do estoque é feita através dos ajustes que vamos conhecer agora. 1. Selecione novamente o Inventário na tela de consulta. 2. clique no botão Editar.

57 Nas colunas 1ª, 2ª ou 3ª Contagem aparecem as informações lançadas pelo usuário no Inventário. Agora é a hora de ajustar os valores conforme as contagens realizadas. Para fazer o ajuste, duas opções estarão disponíveis: 1. Ajuste Manual. 2. Ajuste do Sistema.

58 Ajuste Manual: deve ser igual à quantidade real de estoque obtida pelas contagens, não considerando o estoque atual para somar ou subtrair, ou seja, o valor inserido nessa coluna torna-se o saldo atual de estoque do produto inventariado. Nesse caso, é preciso que você preencha a coluna Justificativa do Ajuste informando o motivo da alteração.

59 Ajuste do Sistema: nessa coluna são exibidas as quantidades que serão ajustadas em estoque, com base nas contagens já realizadas. O valor informado é referente ao valor do ajuste a ser adicionado ou subtraído do estoque atual para corresponder ao valor da contagem lançada. Veja este exemplo: este é um Inventário com três contagens, sendo que a primeira informou 50 unidades, a segunda 49 unidades e a terceira 49 unidades. Nesse caso, o sistema entende que a quantidade real contada é de 49 unidades.

60 Na coluna Qtd. Estoque vemos que o produto já possui estoque atual com 10 unidades. Então, na coluna Ajuste do Sistema será apresentada a quantidade de 39 unidades, que será adicionada ao estoque atual do produto (Estoque Atual + Ajuste do Sistema = 49 unidades). Realizados os ajustes, manuais e/ou do sistema, clique em Salvar e a 3ª etapa (Comparação) está concluída.

61 Finalmente chegamos à etapa de Conclusão! Tudo tranquilo até aqui? Essa é a última etapa do Inventário, que também deve ser executada pelo usuário após a conferência. Nessa etapa, o Inventário é fechado e processado e então as quantidades são apuradas e/ou ajustadas, passando a ser o estoque atual. Para fazer o encerramento do Inventário, clique no botão Opções e selecione Fechar Inventário.

62 Após o fechamento do Inventário, a situação estará como Encerrado, conforme exemplo acima, indicando que o Inventário já foi finalizado e processado e o estoque ajustado conforme as quantidades e os itens lançados. Selecionando Fechar Inventário, o Inventário estará concluído. Uma vez realizado o Inventário, ele não pode ser desfeito, por isso preste bastante atenção! E aguarde o tempo de integração para que os saldos informados no Inventário sejam replicados para os demais sistemas. No final do Inventário, caso você tenha bloqueado a Captação de Pedidos no Gera, não se esqueça de retornar na aba e alterar o campo para a opção Não.

63 E se eu quiser consultar um Inventário já encerrado? Para consultar um Inventário já encerrado, acesse a aba Estoque > Inventário. Informe a data que deseja consultar.

64 Selecione a opção Considerar Inventários Encerrados. O sistema apresentará todos os Inventários do período, inclusive os Encerrados.

65 Você também pode cancelar um Inventário, sabia? O cancelamento do Inventário pode ser realizado desde que ele não tenha sido Encerrado. Acesse o Inventário, clique no botão Opções e selecione Cancelar Inventário.

66 Após o cancelamento, o status do Inventário mudará para Cancelado, conforme vemos abaixo:

67 Ufa! E chegamos ao final de mais um treinamento. Interessante demais! Vamos, então, dar uma revisada em tudo o que vimos hoje para detonar na prova?

68 Logo no início vimos os quatro passos para iniciar um inventário: Premissas para o Inventário, Contagem, Comparação e Conclusão. Em seguida, conferimos o checklist das rotinas para começar a contagem e o Inventário dos produtos. São ações simples, com as quais é necessário ter atenção antes de iniciar a contagem dos produtos em estoque. Também aprendemos como realizar um novo Inventário, considerando os principais campos de conferência, como Contagem e Bloqueio de Itens.

69 Depois de finalizar o Inventário no sistema, é hora de contar fisicamente os produtos, lançando as quantidades concretas no sistema. Para facilitar o processo de Contagem, vimos que é possível Imprimir o Inventário em andamento. Tendo o Inventário em mãos, o processo é muito mais simples. Aprendemos ainda que você poderá lançar os itens unicamente no sistema conforme feita a contagem ou pode contabilizar em uma planilha em formato.csv e importar para o sistema. Outra forma de contagem é trazer itens com estoque positivo.

70 E, por fim, conhecemos o processo de Comparação, que contabiliza as diferenças no estoque físico com as quantidades lançadas no Practico Live. Para comparar, é necessário fazer os ajustes no processo, muitas vezes tendo que lançar manualmente produtos, justificando as quebras e inclusões. Conferimos também como consultar um Inventário já encerrado e cancelar um Inventário feito. Lembrando que, para essa última ação, é necessário ter total certeza sobre o movimento.

71 Muito bom saber como fazer da maneira correta um Inventário, não é mesmo? Então agora é hora de colocar à prova o seu aprendizado! Vamos lá?