GERA PROCESSOS LOGÍSTICOS

Transcrição

1

2 Olá! Você verá a seguir um importante treinamento que vai facilitar suas atividades diárias! Ao acessá-lo pela primeira vez, procure assistir até o final. Caso não consiga, você poderá reiniciar de onde parou. Após finalizar o conteúdo, você passará por uma prova de conhecimento. Confira mais informações sobre o treinamento: Objetivo: apresentar as principais funcionalidades do sistema Gera. Você vai levar: 25 minutos aproximadamente. Nota mínima na prova: 70 pontos. O treinamento ficará com status em andamento até que você atinja a nota mínima exigida. Ao atingir 70 pontos ou mais na prova, sua nota ficará registrada em seu histórico e o treinamento será concluído. Se você decidir fazer a prova novamente, depois do treinamento concluído, sua nota não será mais alterada. Preparado para adquirir muito conhecimento? Então vamos começar!

3 Estamos chegando à fase final de todos os treinamentos sobre as rotinas do Gera e sei que você está se divertindo muito com tudo o que tem aprendido. Hoje vamos falar sobre os Processos Logísticos. São eles: Separação. Conferência. Embarque. Outro processo muito importante é o de Faturamento, que detalharemos melhor em um treinamento específico, ok?

4 O primeiro processo que veremos é o de Separação, que se inicia com a Geração do Lote de Separação. Vamos lá? 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Controle da Operação. 3. Clique em Gerar Lote de Separação.

5 4. Insira na Data Pedido a data do dia anterior, assim todos os pedidos que foram aprovados no dia anterior e que estão disponíveis para iniciar os Processos Logísticos serão apresentados na pesquisa. 5. Para facilitar a distinção no momento da separação, sempre utilize o filtro Opção de Entrega. Será gerado um lote de pedidos para: Retirar na Central de Serviços. No endereço de entrega.

6 Alguns campos já estarão preenchidos automaticamente e não devem ser alterados. São eles: Cód. Canal de Distribuição. Centro de Estoque. Se desejar, outros filtros poderão ser utilizados. 6. Clique em Pesquisar.

7 Na tela de resultado irá aparecer a quantidade de pedidos encontrados. 7. Clique em Ver pedidos. Serão apresentados todos os pedidos na situação de Aprovado e que poderão constar no lote de separação.

8 Se tiver necessidade de retirar algum pedido que esteja sendo apresentado, utilize um dos botões para essa operação: Retirar do lote os pedidos selecionados. Retirar do lote os pedidos não selecionados. Posteriormente, esses pedidos serão apresentados na aba Pedidos retirados lote. do Mesmo não possuindo um filtro para a forma de pagamento do pedido, fique atento para não faturar pedidos que ainda não tenham sido efetivamente pagos pelo Revendedor. Essa análise ainda precisa ser feita de forma manual.

9 8. Acesse a aba Critérios para a geração do lote. 9. Clique em Gerar lote. Pronto, agora você já possui um lote de pedidos prontos para serem separados. Supersimples, não achou?

10 Agora vamos ver como fazer a impressão do Picking List. Vamos lá? Vamos começar por Picking List por Pedido, que poderá ser emitido diretamente a partir da tela de Consulta de Lote de Separação. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Controle da Operação. 3. Clique em Consultar Lotes de Separação. Quando é gerado o lote de separação, a tela para impressão dos documentos já será aberta. O passo a passo acima é somente para os casos em que foi gerado o lote sem a impressão do Picking List.

11 4. Insira os filtros que considerar necessários. 5. Clique em Pesquisar. Serão apresentados na tela os registros encontrados com os critérios informados.

12 6. Clique no registro desejado e selecione a opção Monitorar. 7. Na tela Monitorar lote de separação, selecione a opção Pedidos.

13 Perceba que Ver picking lists dos pedidos apareceu logo acima da listagem de pedidos. 8. Clique em Ver picking lists dos pedidos para visualizar em um único arquivo PDF todos os Picking Lists que estão agrupados no lote de separação pesquisado.

14 Para ver o Picking List de um único pedido, você também poderá selecionar o pedido e clicar em Ver picking list. A seguir temos um exemplo de Picking List por Pedido já com o Número da Caixa e o Código de Barras:

15 Agora vamos ver o Picking List por Lote. Vamos seguir o mesmo caminho até o passo 3 do processo de Picking List por Pedido. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Controle da Operação. 3. Clique em Consultar Lotes de Separação. 4. Insira o Número do Lote no campo Cód. Lote Separação. Se considerar necessário, preencha outros filtros. 5. Clique em Pesquisar. Esse Picking pode ser emitido no momento em que um novo lote é gerado ou a partir de pesquisa por um lote de separação, acessando a aba Logística > Controle da Operação > Consultar Lotes de Separação.

16 Serão apresentados na tela os registros encontrados com os critérios informados. 6. Selecione o pedido desejado. 7. Clique em Ver Picking List por Lote ou Monitorar.

17 Clicando em Monitorar, a tela abaixo será apresentada e aí basta você clicar em Ver picking list por lote: Certifique-se de que a opção Situação Processamento esteja selecionada, pois, caso contrário, o botão acima não será exibido.

18 A tela com o resultado será apresentada conforme abaixo: Tudo bem até aqui? Está acompanhando tranquilamente? Pois bem, agora vamos ver uma facilidade na Gestão do Picking List por Lote. Para isso, é necessário realizar uma configuração prévia na linha de separação.

19 A configuração acontece na aba Logística > Logística Interna > Cadastro de linha de separação > aba Configurações > campo Permite separação por lote. Para fazer a configuração de Separação por lote, após fazer o ajuste, é necessário realizar o processo de desbloqueio.

20 Depois de configurado, na tela Buscar lote de separação há sinalizadores para indicar diferentes situações. Esses sinalizadores auxiliam a gestão, evitando, por exemplo, que o mesmo Picking List seja impresso e separado mais de uma vez de forma incorreta.

21 Com o resultado da busca de lote de separação: 1. Selecione o lote desejado e clique em Ver Picking List por Lote. 1 Uma mensagem de confirmação será exibida. 2. Clique em Ok para confirmar. Após a visualização do Picking List por Lote, o status abaixo será alterado:

22 3. Selecione o lote desejado e clique em Confirmar Picking do Lote. Uma mensagem de confirmação será exibida. 4. Clique em Ok para confirmar. Após a confirmação de visualização de Picking List por Lote, o status abaixo será alterado:

23 Uma vez alterada a cor do status, ele não tem mais como voltar à cor anterior. Além disso, se houver tentativa de confirmar um lote já confirmado, uma mensagem em tela será apresentada conforme abaixo: Agora que os processos de Geração do Lote e Impressão do Picking List já foram realizados, é hora de efetuar as operações logísticas. Elas podem acontecer de três formas distintas, de acordo com a necessidade de sua Central de Serviços: 1. Por Caixa (recomendado). 2. Por Lote. 3. Para Vários Lotes. Vamos entender cada uma delas agora?

24 A separação por Caixa, além de ser a opção recomendada por O Boticário, é indicada para todas as Centrais. Entre outros benefícios, permite realizar a conferência do pedido por meio de leitor de Código de Barras e auxílio do sistema Gera. No Picking List impresso já existe a informação da numeração de caixa e o Código de Barras no caso de utilização de leitor. Veja o exemplo abaixo:

25 Com o Número da Caixa em mãos, inicie a separação. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Operação. 3. Clique em Início da Separação. 4. Insira o Número da Caixa ou faça a leitura do Código de Barras com o leitor.

26 Você já viu onde encontrar essa informação no Picking List. No entanto, na etiqueta você também pode encontrá-la, conforme a sinalização abaixo: 5. Clique em Confirmar para dar início à operação para essa caixa. Você sabia que pode inserir a separação de todas as caixas da sua relação? É muito simples! Já que você está nessa tela, basta inserir os Números das Caixas um a um ou fazer a leitura pelo Código de Barras de cada Picking List e ir clicando em Confirmar conforme vai inserindo.

27 Após o processo de Separação, é necessário realizar a Conferência. Vamos ver como é o passo a passo? 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Operação. 3. Clique em Conferir Caixa por Material. 4. Insira o Número da Caixa ou faça a leitura do Código de Barras com o leitor. 5. Clique em Confirmar.

28 6. Faça a conferência de todos os produtos. Todos os itens estarão disponíveis para serem conferidos. Esse processo é muito importante, então confira algumas dicas: Realize a conferência do pedido físico, produto por produto, confrontando com o que consta no sistema Gera. Se a conferência for através da digitação de cada Código de Produto, após finalizada clique em Validar Material. Se a conferência for realizada com um leitor de Código de Barras, não há necessidade de clicar no botão Validar Material. A cada validação uma linha dos materiais existentes sumirá da tela.

29 7. Clique em Confirmar, após a conferência. Uma mensagem será exibida confirmando o sucesso da ação. Se tiver algum produto que não tenha sido encontrado fisicamente no estoque, a conferência deve ser finalizada sem esse produto e uma Ocorrência Operacional será criada.

30 Agora vamos para a segunda opção de registro: por Lote. Vamos iniciar pela Separação. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Controle da Operação. 3. Clique em Consultar Lotes de Separação.

31 4. Insira os filtros que considerar necessários. 5. Clique em Pesquisar. Serão apresentados na tela os registros encontrados com os critérios informados.

32 6. Selecione o lote desejado. 7. Clique na opção Realizar operação para o lote. 8. Selecione o Usuário responsável pela operação. Todos os usuários que possuem o Grupo de Acesso Franquia Back Office Estoquista serão listados.

33 9. Selecione em Operação a ação que deseja: Para Picking: selecione Efetuar Picking, insira data e hora para início e término da operação. Para Packing: selecione Efetuar Packing, insira data e hora para início e término da operação. Os horários serão sempre os mesmos que constam no seu computador. 10. Clique em Salvar. Após a emissão da Nota Fiscal do pedido, será necessário efetuar a Operação de Embarque. Tudo bem até aqui? Vamos seguir?

34 Agora vamos conhecer o Registro da Operação para Vários Lotes. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Controle da Operação. 3. Clique em Registrar Operação para Vários Lotes. 4. Se desejar, informe o período e clique em Pesquisar.

35 5. Selecione os lotes em que deseja registrar a operação e adicione os dados de separação. Insira as informações abaixo: Operador. Picking (início): data e hora. Packing (início): data e hora. O sistema informará que a operação foi realizada com sucesso.

36 Bom, já vimos a Separação, a Conferência e o Registro. Agora, para completar, falta o Embarque. Primeiro veremos o Embarque por Caixa, vamos lá? 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Operação. 3. Clique em Embarcar Caixas. Lembrando que um pedido só poderá ser embarcado quando a NF-e estiver emitida pela SEFAZ.

37 4. Insira no campo Colaborador o Código do Back Office Estoquista. 5. Preencha no campo Caixa o Número da Caixa. Se estiver com o Picking List, é possível fazer a leitura do Código de Barras dessa caixa. 6. Clique em Embarcar. Uma mensagem de confirmação será exibida.

38 Agora vamos ver o Embarque por Lote. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Controle da Operação. 3. Clique em Consultar Lotes de Separação. 4. Insira o lote desejado no campo Cód. Lote Separação. 5. Clique em Pesquisar.

39 6. Após selecionar o lote desejado, clique em Realizar operação para o lote. 7. Selecione o Usuário responsável pela operação. Todos os usuários que possuem o Grupo de Acesso Franquia Back Office Estoquista serão listados. 8. Em Operação, selecione a opção Embarcar. 9. Informe data e horário de início da transação. 10. Clique em Salvar. Orientamos que essa operação seja realizada sempre ao final do expediente de trabalho, pois o prazo da SEFAZ para a emissão de Nota Fiscal já deverá ter finalizado.

40 Outra opção é de Embarque para Vários Lotes, que é a recomendada por O Boticário. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Controle da Operação. 3. Clique em Registrar Operação para Vários Lotes. 4. Preencha o período e escolha a opção Sim no campo Lotes totalmente faturados. 5. Clique em Pesquisar.

41 6. Selecione os lotes em que deseja registrar a operação. 7. Selecione o Operador e adicione os dados de Embarque (data e hora). O sistema informará que a operação foi realizada com sucesso.

42 Até aqui está supertranquilo, certo? Estamos chegando ao final. Agora vamos entender como efetuar o Registro de Data de Entrega, que acontece após a entrega do pedido ao Revendedor. Primeiro vamos ver como se faz para um único pedido. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Operação. 3. Clique em Registrar Data de Entrega Pedido.

43 4. Utilize os filtros que melhor se encaixam no processo de sua Central de Serviços. 5. Clique em Pesquisar. Observe que o filtro Situação Comercial já apresenta o status Transporte preenchido automaticamente, pois somente pedidos que foram efetivamente faturados, disponíveis para entrega e entregues devem ser finalizados com a data de entrega.

44 6. Para definir a data de entrega, encontre o pedido desejado, posicione o ponteiro do mouse sobre a caixa de seleção e clique em Definir entrega. 7. Preencha a data da entrega do pedido ao Revendedor e clique em Definir entrega. Pronto, o Processo Logístico do pedido foi finalizado por completo!

45 Por último, vamos ver como informar a data de entrega de vários pedidos. Você poderá informar as datas de entrega dos pedidos em lote através da importação de um arquivo em Excel previamente preenchido. 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Operação. 3. Clique em Importar Datas de Entrega.

46 4. Selecione se deseja efetuar a operação utilizando o Número de Pedido ou o Número de Nota Fiscal no campo Tipo Planilha. 5. Clique em Exportar Template para exportar a planilha-modelo.

47 Vamos trazer um exemplo para ficar mais claro para você. Trabalharemos com o modelo por Número de Pedido. 6. Com a planilha-modelo, preencha as colunas Pedido e Data Entrega. 7. Salve a planilha no seu computador. Atentar para o formato de preenchimento para data, sempre xx/xx/xxxx. 8. Volte ao Gera e clique em Importar para importar a planilha que você acabou de salvar.

48 9. Procure o arquivo em Excel que acabou de salvar utilizando o botão Browse e clique em OK. O sistema pode acusar erros durante a importação das informações e um alerta será apresentado conforme abaixo:

49 Para verificar e corrigir os erros, vá até a opção de Downloads e baixe a planilha com as informações de erros. Em nosso exemplo, inserimos datas de entrega anteriores à data de faturamento dos pedidos, ocasionando alerta de inconsistência pelo sistema Gera. Realize as correções na planilha utilizada, salve as alterações e refaça o processo de importação. Para os pedidos que não tiveram erros, a data de entrega já foi inserida pelo sistema Gera e o processo logístico foi finalizado.

50 É isso aí, chegamos ao final de mais um riquíssimo treinamento sobre as rotinas da Central. Para fechar o ciclo, falta apenas mais um treinamento que veremos na próxima semana. Mas enquanto isso vamos relembrar tudo o que vimos para fazer bonito na prova? Iniciamos entendendo o processo de Separação, no qual você pode gerar lotes por Retirar na Central de Serviços ou No endereço de entrega. Depois aprendemos a fazer a impressão do Picking List e que ela pode ser realizada por Pedido e por Lote.

51 Vimos também como gerir o processo de Picking List por Lote e como configurar a linha de separação para fazer essa gestão. Conhecemos os sinalizadores para indicar as situações do Picking List e que eles vão se alterando conforme a visualização do lote e as ações tomadas. Entendemos como efetuar as operações logísticas por Caixa, Lote e Vários Lotes. No entanto, o recomendado por O Boticário é a operação por Caixa, que traz mais controle. Conhecemos a importância da realização da conferência de todos os produtos e vimos algumas dicas importantes, como: utilizar o Gera como auxílio na conferência e também usar o leitor de Código de Barras para essa atividade.

52 Vimos o processo de Embarque nas três formas distintas: Caixa, Lote e Vários Lotes. Para finalizar, vimos como realizar o Registro de Data de Entrega, que acontece após a entrega do pedido ao Revendedor. Esse registro pode ser para um pedido único ou para vários pedidos. Prontinho, já está sentindo o poder que todo esse conhecimento lhe deu hoje? Bom, agora vamos à prova e boa sorte!