NEFRODATA. Lider em Automação de Centros de Diálise. 11 anos

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2 Manual do Sistema de Controle Financeiro 2 1. MENU ARQUIVOS Dados da Unidade Clique em [Dados da Unidade] para incluir, modificar, ou consultar os dados da empresa usuária do sistema. Quando se utiliza o sistema NEFRODATA-ACD, este cadastro é preenchido automaticamente. Dê um duplo clique sobre o nome da unidade para editar ou visualizar as informações cadastradas. As informações cadastradas serão exibidas no cabeçalho dos relatórios. Figura 1 - Dados da unidade Clique no botão [ Fechar] para sair da tela Bancos e Contas Bancárias Utilizado para cadastrar as contas bancárias da empresa, podendo classificá-las em: Conta Corrente, Poupança e Aplicação Financeira. Após se cadastrar as contas bancárias é possível registrar todas as movimentações de crédito e débito, além dos cheques emitidos e compensados. O controle bancário é integrado com a rotina de títulos a pagar e a receber, assim, pode-se creditar ou debitar o valor de um título direto na conta mantendo o saldo sempre atualizado. O controle bancário também é utilizado na análise do fluxo de caixa, assim, ao consultar o fluxo pode-se utilizar o saldo de uma ou mais contas para que a análise seja mais completa. Figura 2 - Cadastro de Bancos e Contas Bancárias Clique no botão [ Incluir] para cadastrar um banco e suas respectivas contas. Informe o cadastro básico do banco (Nome, Número e Página na Web). Modelo de Cheque: é possível configurar o sistema para que faça a emissão do cheque através de uma impressora específica, para isso, entre em contato com a LifeSys Informática. Contas Bancárias: após cadastrar as informações do banco, clique no botão [ Incluir] e informe os dados relativos à conta (Tipo: Conta Corrente/Aplicação/Poupança, Agência, Número da Conta e etc.). [Ativo?]: desmarque a opção para desabilitar a utilização de um banco ou conta bancária. Figura 3 - Manutenção do Cadastro de Bancos e Contas Bancárias

3 Manual do Sistema de Controle Financeiro Caixa Utilizado para controlar os valores financeiros provenientes de recebimentos feitos direto à empresa. O caixa é integrado com a rotina de títulos a pagar e a receber, assim, pode-se creditar ou debitar o valor de um título direto nele mantendo o saldo sempre atualizado. Figura 4 - Cadastro de Caixas É possível se cadastrar vários caixas, dependendo da necessidade de cada empresa. Em casos de clínicas normalmente cadastramos somente um caixa. Para os laboratórios de análises clínicas, podemos cadastrar um caixa para cada atendente, onde os valores recebidos são registrados diariamente e ficam disponíveis para efetuar pagamentos ou podem ser transferidos para uma conta bancária. Os valores disponíveis no caixa podem ser utilizados na análise do fluxo de caixa, assim, ao consultar o fluxo podese utilizar o saldo de um ou mais caixas para que a análise seja mais completa. dados: Clique no botão [ Incluir] e informe os seguintes Descrição: informe o nome do caixa. Figura 5 - Manutenção do Cadastro do Caixa Situação: informe se o caixa está "Ativo" (em uso) ou "Inativo" (fora de uso) Centros de Custo O Centro de Custo é uma unidade da empresa (um setor, uma secção, um departamento, uma pessoa ou um processo). A opção de se cadastrar Centro de Custo deverá ser utilizada somente quando a empresa quiser ratear os valores de suas despesas obtendo assim o custo de cada setor. Quando a empresa utiliza o sistema de Controle de Estoque da Nefrodata Sistemas, os centros de custos são importados do mesmo, não havendo a necessidade de recadastrá-los. Figura 6 - Cadastro de Centro de Custo dados: Clique no botão [ Incluir] e informe os seguintes Descrição do Centro de Custo: informe o nome do centro de custo. [Ativo Estoque?/Financeiro?]: para informar em quais sistemas o centro de custo estará disponível, pois, em alguns casos o centro de custo do financeiro não se aplicará ao estoque e vice-versa. Figura 7 - Manutenção do Cadastro de Centro de Custo

4 Manual do Sistema de Controle Financeiro Clientes Utilizado para cadastrar os clientes (Pessoa Física ou Jurídica), que recebem os serviços da empresa, podemos citar como exemplo os pacientes e convênios. Após se cadastrar um cliente é possível cadastrar os títulos a receber referentes a ele. Clique no botão [ Incluir] e informe os dados básicos do cliente e clique no botão [ Gravar]. Figura 4 - Cadastro de Caixas Figura 8 - Manutenção do Cadastro de Clientes Definição de Contas Financeiras As contas financeiras auxiliam na análise das movimentações financeiras da empresa. Com a definição das contas financeiras, conseguiremos visualizar as movimentações em grupos, onde o nível de detalhe destes grupos dependerá do gestor financeiro. Após se definir as contas financeiras, poderemos visualizá-las no Fluxo de Caixa, onde poderemos ver os valores Realizados (pagos/recebidos) e Previstos (a pagar/a receber). Com as contas financeiras além de visualizar as movimentações financeiras por grupos, podemos fazer o rateio das despesas por centro de custos. Para definir as contas financeiras, deveremos antes entender dois tipos de conta: Acumuladora: as contas acumuladoras são aquelas que possuem subcontas ligadas a ela, ou seja, todos os valores das subcontas serão acumulados nela. Exemplo: Conta: 1. Receitas (Acumuladora) Subcontas: 1.1. Sus (Lançamento) 1.2. Convênios (Acumuladora) Unimed (Lançamento) Cassi (Lançamento) Figura 9 - Definição de Contas Financeiras No exemplo acima o sistema irá somar os valores das contas de Lançamento e mostrar os resultados nas contas Acumuladoras. 1. Receitas $ ,00 ( = 1) (Acumuladora) 1.1. Sus $ , Convênios $ ,00 ( = 1.2) (Acumuladora) Unimed $ , Cassi $ 9.000,00

5 Manual do Sistema de Controle Financeiro 5 Análise do exemplo: Minhas receitas totais foram de $ , onde $ foram do SUS e $ de convênios, sendo, $ da Unimed e $9.000 do Cassi. As contas Receitas e Convênios são contas acumuladoras, pois, existem subcontas ligadas diretamente a elas. Qualquer conta pode ser Acumuladora ou de Lançamento, depende do nível de detalhamento que o gestor financeiro deseja ter. No exemplo mostrado, podemos imaginar a situação onde a empresa queira detalhar melhor as receitas do SUS, assim bastaria torná-la uma conta acumuladora e em seguida cadastrar novas contas de lançamento com o detalhamento desejado. Figura 10 - Definição de Contas Financeiras 1. Receitas (Acum) $ ,00 ( = 1) 1.1. Sus (Acum) $ ,00 ( = 1.1) Proced.(Lcto) $ , Exames (Lcto) $ , Convênios (Acum) $ ,00 ( = 1.2) Unimed (Lcto) $ , Cassi (Lcto) $ 9.000,00 Lançamento: as contas de lançamento são aquelas em que associamos internamente os clientes e fornecedores, para que elas possam nos dar os valores das movimentações financeiras. Exemplo: Acum = Acumuladora Lcto = Lançamento Conta: 1. Receitas (Acumuladora) Subcontas: 1.1. Sus (Lançamento) Cliente: - Sus 1.2. Convênios (Acumuladora) Unimed (Lançamento) - Unimed Cassi (Lançamento) - Cassi Associar os clientes e fornecedores às contas de lançamento, faz com que todos os valores lançados para eles sejam agrupados nas contas indicadas. Uma mesma conta pode ter vários fornecedores ligados a ela, um exemplo poderia ser a definição de uma conta financeira chamada Salários. Os fornecedores serão todos os funcionários da empresa que já deverão estar cadastrados no sistema financeiro, em seguida abrimos a conta salário e indicamos os funcionários que fazem parte dela. Conta: 2. Despesas (Acumuladora) Subcontas: 2.1. Salários (Lançamento) Fornecedores: - Maria Aparecida - Marcos Paulo - José da Silva - Stellanno Abreu Figura 11 - Definição de Contas Financeiras

6 Análise das Contas Financeiras: Manual do Sistema de Controle Financeiro 6 Na figura ao lado temos uma conta financeira pronta. Os itens que estão na cor Vermelha, Azul e Verde tratam se de contas Acumuladoras e as demais são contas de Lançamento. Criamos primeiro, duas contas Acumuladoras principais: Receitas e Despesas e ligaremos a elas todas as subcontas correspondentes a cada tipo de movimentação. Nas Receitas o gestor financeiro achou adequado desmembrar a conta 1.01-SUS em três subcontas. Assim ele saberá quanto ele recebeu de Procedimentos, Exames e Acessos Vasculares o que facilitará suas tomadas de decisões. Para as despesas temos o mesmo caso na conta Informática, o gestor financeiro decidiu que seria melhor desmembrar seus gastos e subdividiu a conta em Sistemas, Manutenção, Equipamentos e Suprimentos. Assim, ele saberá seu gasto total com informática e também poderá analisar os gastos individualizados. As contas financeiras dependem do ponto de vista do gestor financeiro e das informações que deseja obter para melhor administrar a empresa. As contas serão mostradas com os valores financeiros na forma de fluxo de caixa e o gestor poderá visualizar as informações selecionando os filtros: diário, mensal ou por um intervalo de meses.

7 Manual do Sistema de Controle Financeiro Cadastrando as Contas Financeiras Clique no botão [ Incluir], para cadastrar uma conta financeira. Assim a janela de Manutenção da Conta Financeira será exibida. Informe dos dados solicitados: Código: informe um código para cada conta, pois, através deles o sistema irá organizá-las. Recomendamos que na definição dos códigos, um zero a esquerda seja colocado nos números que possuem somente um dígito. Exemplo: Ao invés de colocar 1 coloque 01, e assim por diante. Os números que possuem 2 dígitos ficam em sua forma original, ou seja, o 11 ficará 11 mesmo. Descrição da Conta: informe o nome da conta financeira. Figura 12 - Definição de Contas Financeiras Tipo de Conta: selecione a opção para indicar se a conta é Acumuladora ou de Lançamento. Tipo de Operação: marque a opção que indicará se a operação será de Crédito ou Débito. Conta Superior: somente serão listadas como conta superior aquelas cujo tipo é Acumuladora. Quando selecionamos uma conta superior estamos informando a conta onde os valores serão acumulados, ou seja, somados. Quando se trata da primeira conta de uma estrutura (Receita ou Despesa), não será possível associá-la a nenhuma conta superior. Cor: utilize cores para identificar as contas no fluxo de caixa. Sugerimos utilizar somente as cores mais claras para que não atrapalhar a visualização. Figura 13 - Definição de Contas Financeiras Regra das Contas Financeiras Será possível se atribuir regras somente para contas cujo tipo é Lançamento. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção de Regras de Conta Financeira será exibida. Fornecedor: estará disponível somente para operações de débito. Utilize o para associar o fornecedor à regra. Cliente: estará disponível somente para operações de crédito. Utilize o para associar o cliente à regra. Figura 14 - Definição de Regras da Conta Financeira

8 Manual do Sistema de Controle Financeiro 8 Figura 15 - Definição de Regras da Conta Financeira ID do Título: utilizado somente em casos em que o mesmo fornecedor alimenta duas contas distintas. Por exemplo: O fornecedor Oi-Telemar nos oferece serviço de telefonia e internet, assim, desejo que os valores sejam alocados em contas distintas, para isso devemos utilizar o ID Titulo. Se na conta Internet atribuirmos o fornecedor Oi-Telemar e na conta Telefone o atribuirmos também, quando lançarmos um titulo a pagar, os valores serão alocados nas duas contas ao mesmo tempo, havendo assim uma duplicidade nos valores. Para resolver este problema utilizamos o campo ID Título, quando o atribuirmos a conta Telefone informaremos um ID para identificá-lo durante o lançamento do título a pagar, neste caso vamos utilizar o ID TEL, e na conta Internet atribuiríamos o ID NET. Assim durante o lançamento do titulo a pagar, selecionaríamos em qual das duas contas o valor seria alocado. Caso não encontre o cliente ou fornecedor faça uma busca avançada clicando no botão [ ] ou cadastre-o clicando no botão [ ] Registrando Contas Passo a Passo passo. Agora cadastraremos uma conta de despesa passo a 1º Passo: clique no botão [ Incluir]. 2º Passo: informe o código (colocaremos o n.º 2) e o nome da conta financeira (DESPESAS). Informe também o tipo de conta (Acumuladora) e o tipo de operação (Débito). Como a conta despesas será a primeira do grupo, não será possível informar a conta superior. Grave. 3º Passo: clique no botão [ Incluir] novamente e informe o código (colocaremos o n.º 2.01) e o nome da conta financeira (RH). Informe também o tipo de conta (Acumuladora) e o tipo de operação (Débito). Informe a conta superior (DESPESAS). Grave. Figura 16 - Definição de Conta Financeira 3º Passo: clique no botão [ Incluir] novamente e informe o código (colocaremos o n.º ) e o nome da conta financeira (SALÁRIOS). Informe também o tipo de conta (Lançamento) e o tipo de operação (Débito). Informe a conta superior (RH). Como esta é uma conta de lançamento, clique no botão [ Incluir] para associar o(s) fornecedor(es) a ela. Na mesma conta de RH podemos incluir FÉRIAS, 13º SALÁRIO, BENEFÍCIOS e etc. Pronto, agora na medida em que os títulos a pagar forem lançados a conta será atualizada com os valores e serão exibidos no fluxo de caixa. Figura 17 - Definição de Conta Financeira

9 Manual do Sistema de Controle Financeiro Fornecedores Utilizado para cadastrar os fornecedores (Pessoa Física ou Jurídica), que prestam serviços ou vendem materiais para a empresa. Após se cadastrar um fornecedor é possível cadastrar títulos a pagar referentes a ele. Clique no botão [ Incluir] e informe os dados básicos do fornecedor e clique no botão [ Gravar]. Figura 18 - Cadastro de Fornecedores As opções [Ativo Financeiro?] e [Ativo Estoque?] são utilizadas para agilizar a pesquisa de fornecedores. Existem fornecedores que não necessitam ser compartilhados entre os dois sistemas, um bom exemplo disso são os fornecedores de serviços. Não há necessidade de se ter o fornecedor de energia elétrica no estoque, pois ele não nos fornece produtos. Desta forma quando o cadastrarmos fornecedores, podemos marcar somente a opção que o disponibilize para o financeiro o estoque ou dos dois Regra de Lançamento de Títulos Utilizado para cadastrar os títulos (a pagar e a receber) fixos da empresa. Podemos citar como exemplo as contas de energia elétrica, saneamento, telefone, aluguel, salários, recebimentos de convênios e outros. Se na empresa trabalharem trinta funcionários, todo mês deveremos registrar o salário de cada um, como uma conta a pagar. Utilizando esta rotina, cadastraremos os títulos a pagar dos trinta funcionários em poucos minutos e de uma única vez. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção da Regra de Lançamento de Títulos será exibida. Descrição da Regra: informe o nome da regra. Pagar/Receber: selecione se o título é a Pagar ou a Receber. Fornecedor: estará disponível somente para operações de pagamento. Utilize o para selecionar o fornecedor da regra. Cliente: estará disponível somente para operações de recebimento. Utilize o para selecionar o cliente da regra. Conta Bancária: para informar através de qual conta o título será quitado. Se não for pagar através de uma conta bancária deixe-o sem preencher. Tipo de Título: selecione o tipo de título. Dia de Vencimento: selecione dia de vencimento da conta. Durante o registro automático será possível alterar a data de vencimento caso seja necessário. ID: selecione o ID caso o título possua. Valor Previsto: informe o valor previsto para pagamento. Durante o registro automático será possível alterar o valor do título. Figura 19 - Regra de Lançamento de Títulos Figura 20 - Manuteção da Regra de Lançamento de Títulos

10 Manual do Sistema de Controle Financeiro Tipos de Transação Utilizado para cadastrar os tipos de transações das movimentações financeiras. Os tipos de transação serão utilizados durante os pagamentos e recebimentos de títulos, movimentações no caixa e transferências. Recomendamos que todas as transações disponíveis no extrato bancário sejam cadastradas, tornando assim as movimentações do sistema idênticas as do extrato. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção do Tipo de Transação será exibida. Figura 21 - Cadastro dos Tipos de Transação Descrição da Transação: informe o nome da transação financeira. Tipo de Operação: informe se a operação será de Crédito ou Débito. Devemos ter muita atenção neste item, pois, sempre que fizermos movimentações financeiras, deveremos selecionar um tipo de transação. Caso a opção do Tipo de Operação seja marcada incorretamente, poderá comprometer os saldos registrados no sistema, quando o usuário selecionar uma operação que deveria ser de crédito e erroneamente foi marcada como débito. Figura 22 - Cadastro dos Tipos de Transação Transação Gera Movimentação Financeira?: esta opção virá marcada como padrão. Caso não queira creditar ou debitar os valores quando a transação for selecionada, desmarque a opção. [Ativo?]: desmarque a opção para desabilitar a utilização da transação Tributos Utilizado para cadastrar os tributos e suas respectivas alíquotas para geração dos títulos a pagar ou receber. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção do Tipo de Transação será exibida. Descrição: informe o nome do tributo. Alíquota: informe porcentagem de alíquota do tributo. Dia do vencimento: selecione o dia de vencimento. Mês do vencimento: selecione se o tributo vence no "Mês Corrente" ou no "Próximo Mês". Permite gerar título a pagar?: marque a opção para que o sistema gere automaticamente títulos a pagar com o valor do tributo. Órgão Arrecadador: estará disponível para ser selecionado somente quando a opção Permite gerar título a pagar estiver marcada. Regra de Geração de Tributos: selecione os clientes que terão o tributo gerado automaticamente quando um título a receber for cadastrado. Figura 23 - Tributos

11 Manual do Sistema de Controle Financeiro MENU FINANCEIRO Manutenção de Títulos a Pagar Utilizado para registrar todos os títulos e contas a pagar da empresa. Com isso o gestor financeiro terá acesso a uma grande quantidade de relatórios e demonstrativos para facilitar o seu planejamento. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção de Títulos a Pagar será exibida. Fornecedor: para selecionar o fornecedor do título. Telefone, Contato, serão preenchidos automaticamente com os dados cadastrados para o fornecedor. Conta Bancária: este campo é opcional, e indica o banco no qual a conta será paga. Quando informamos a conta bancária, conseguimos emitir um relatório de títulos a pagar por banco. Figura 24 - Títulos a Pagar ID: deverá ser utilizado somente em casos onde o um mesmo fornecedor alimenta duas contas financeiras. Observação: utilize para adicionar informações extras sobre o título. Identificação do Título Tipo: selecione o tipo de título (Boleto, Diversos, Folha de Pagamento, Nota Fiscal, Tributos). Situação: é preenchido automaticamente de acordo com as movimentações do título. Doc. Origem: - Automático: atribuído automaticamente quando o título é gerado pela rotina de lançamento automático. - Manual: atribuído para todos os títulos que são lançados manualmente. - Nota Fiscal: atribuído automaticamente quando o título é gerado pela integração com o Controle de Estoques. Nota Fiscal: é preenchido automaticamente quando o título é gerado pelo Controle de Estoque e pode ser informado manualmente se desejado. Figura 25 - Manutenção de Títulos a Pagar Número Boleto: para informar o número do boleto de cobrança. Utilize um leitor de código de barras para facilitar esta rotina.

12 Manual do Sistema de Controle Financeiro 12 Datas título. Emissão: para informar a data de emissão do título. Vencimento: para informar a data de vencimento do Liquidação: será preenchido automaticamente quando o título for pago. Taxas Juros/Multa: para informar a taxa de juros e multa no caso de atraso. Valores Juros: após quitação do título atrasado, mostrará o valor total de juros pago. Multa: após quitação do título atrasado, mostrará o valor total da multa paga. Título: exibe o valor original do título a pagar. Saldo: exibe o que falta para ser quitado quando o pagamento do título é feito em partes. Figura 26 - Manutenção de Títulos a Pagar Total Pago: mostra o valor pago com juros e multa. Desdobramento: utilizado para parcelar o valor de um título em caso de renegociação. A opção só estará disponível após o título ter sido gravado. [ ] clique botão para exibir a tela de Desdobramento de título. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção das Parcelas do Desdobramento será exibida. Informe a Data de Vencimento e o Valor das novas parcelas. A soma do valor total das parcelas tem que ser igual ao valor do título. Após lançar todas as parcelas clique no botão [ Confirmar] e em seguida em [ Gravar]. Título de origem: exibe somente para os títulos desdobrados o número do título de origem. Figura 27 - Manutenção das Parcelas do Desdobramento Parcela: exibe somente para os títulos desdobrados o número da parcela. O desdobramento é utilizado somente em casos de títulos renegociados. Para lançar compras parceladas possuímos uma rotina específica que veremos nos próximos tópicos.

13 Manual do Sistema de Controle Financeiro 13 [ Contas Financeiras]: mostra se o título a pagar foi associado corretamente a uma conta financeira. Todos os títulos (a Pagar e a Receber) devem estar associados a umaconta Financeira, isso fará com que os valores apresentados no fluxo de caixa sejam fiéis à realidade da empresa. [ Tributos]: utilizado para lançar os tributos do título a pagar. Veremos melhor esta rotina no cadastro de títulos a receber. Figura 28 - Manutenção da Conta Financeira [ Baixa]: clique para exibir a tela de Baixa de Títulos a Pagar. Clique no botão [ Incluir], e a tela de registro da baixa será exibida. título. Data da Baixa: para informar a data de baixa do Tipo de Baixa: - Automática: quando o título é baixado através de borderô. - Manual: quando o título é baixado manualmente. Valor do Título: valor original do título. Não pode ser alterado através desta tela. Valor Pago: valor que foi pago do título. Um título pode ser quitado em partes. Desta forma o título só será baixado quando o valor das partes forem iguais ao valor total do título. Figura 29 - Baixa do Título a Pagar Juros/Multa: é calculado automaticamente quando o título está em atraso e a porcentagem de juros e multa foram informadas na tela de Manutenção do Título a Pagar. Desconto: caso exista, informe o valor do desconto obtido ao pagar o título. Conta Bancária: selecione uma conta bancária somente para pagamentos feitos através do banco ou cheque. Ao selecionar a conta bancária, o campo Caixa, relacionado ao pagamento em dinheiro ficará indisponível. Caso a conta bancaria tenha sido selecionada erroneamente, selecione a informação e aperte a tecla do teclado para apagála. Quando selecionamos uma conta bancária para pagamento, o sistema debita em seu saldo o valor do título. Número do Cheque: para informar os pagamentos efetuados através de cheque. Informe o número do cheque ou clique no botão [ ] para localizá-lo. Para cadastrar um cheque clique no botão [ ]. Figura 30 - Manutenção da Baixa do Título a Pagar Caixa: selecione um caixa para efetuar pagamentos em dinheiro. Ao selecionar um caixa, o campo Conta Bancária, ficará indisponível. Caso o caixa tenha sido selecionado erroneamente, selecione a informação e aperte a tecla do teclado para apagá-la.

14 Figura 31 - Manutenção da Baixa do Título a Pagar Manual do Sistema de Controle Financeiro 14 Quando selecionamos um caixa para pagamento, o sistema debita em seu saldo o valor do título. Tipo de Transação: selecione o tipo de transação financeira efetuada para realizar o pagamento. Clique no botão [ ] para cadastrar novos tipos de transação. Histórico: utilize para adicionar informações extras sobre o pagamento. Clique no botão [ Gravar] para quitar o título. [ Cancelar Título]: utilize a opção para cancelar um título que foi lançado incorretamente. [ Alterar Valor do Título]: utilize o botão para corrigir o valor do título, quando necessário Lançamento Automático de Títulos a Pagar Utilizado para efetuar lançamentos de compras parceladas. Fornecedor: para selecionar o fornecedor dos títulos. Conta Bancária: este campo é opcional, e indica o banco no qual a conta será paga. Tipo: selecione o tipo de título (Boleto, Diversos, Folha de Pagamento, Nota Fiscal, Tributos). ID: deverá ser utilizado somente em casos onde o um mesmo fornecedor alimenta duas contas financeiras. Figura 32 - Lançamento Automático de Títulos a Pagar Valor do Título: para informar o valor dos títulos a serem lançados. Período dos Títulos a Pagar Mês/Ano Inicial: informe o mês e o ano em que os títulos começarão a ser lançados. Mês/Ano Final: informe o mês e o ano em que os títulos terminarão de ser lançados. Dia do vencimento: informe a data de vencimento dos títulos que serão lançados durante o período selecionado. Clique no botão [ Lançar] para efetuar o registro dos títulos a pagar no período selecionado. Figura 33 - Geração de Títulos apagar A tela de Geração de Títulos a Pagar será exibida. Clique sobre a data de vencimento ou o valor do título para alterar as informações. Quando todos os ajustes necessários tiverem sido feitos clique no botão [ Gravar].

15 Figura 34 - Lançamento Automático de Títulos Lançamento Automático de Títulos Manual do Sistema de Controle Financeiro 15 Utilizado para lançar os títulos fixos (a pagar e a receber) para o mês. Após registrar todos os títulos fixos da empresa na Regra de Lançamento de Títulos (ver 1.8 pág XX), utilize esta rotina para efetuar o lançamento mensal dos títulos a pagar ou receber. Pagar/Receber: selecione se irá efetuar o lançamento dos títulos a pagar ou a receber. Vencimento: selecione o mês em que os títulos serão lançados. Clique no botão [ Atualizar] para que a lista de títulos cadastrados seja exibida. Marque os títulos que deseja efetuar o lançamento automático e se necessário clique sobre a Data de Vencimento ou Valor para alterá-los. Após fazer os ajustes desejados clique no botão [ Executar] Manutenção de Títulos a Receber A manutenção de títulos a receber é muito parecida com a de títulos a pagar, as únicas coisas que se diferem são as transações, que serão todas de crédito. Os tributos também possuem um controle diferenciado para as contas a receber. [ Tributos]: utilizado para lançar os tributos dos títulos a receber. No cadastro de tributos, indicamos os clientes que serão tributados automaticamente quando um título a receber for lançado. Clique no botão [ Tributos] para exibir a tela com todos os tributos do título. Caso deseje, os tributos poderão ser cadastrados manualmente clicando no botão [ Incluir], ou clique duas vezes sobre ele para visualizar a tela de Manutenção do Tributo. Figura 35 - Tit. Receber/Tributos Tributo: tributo atribuído ao título. Alíquota: exibe a alíquota do tributo selecionado. Base para cálculo do Tributo: - Baseado no valor processado: para calcular o tributo com base no valor total do título. - Baseado no valor recebido: para calcular o tributo no valor recebido, ou seja, quando o título for quitado. Base de cálculo: valor do título a receber. Data do vencimento: dia de vencimento do tributo. Valor do Tributo: valor calculado do tributo. Caso esteja habilitado no cadastro do Tributo, clique no botão [ Gerar Título] para gerar um título a pagar no valor total do tributo. Caso a base de cálculo selecionada seja baseada no valor recebido, gere o título somente após quitá-lo. Figura 36 - Tit. Receber/Manutenção de Tributos

16 2.5 - Manutenção de Borderôs Manual do Sistema de Controle Financeiro 16 Utilizado para se efetuar o pagamento de vários títulos com uma única movimentação financeira. Os borderôs só podem ser quitados através de uma movimentação bancária. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção de Borderôs será exibida. Descrição: para informar o nome que facilitará a identificação do borderô. Situação: mostrará o status do borderô (Aberto, Cancelado ou Liquidado). Figura 37 - Borderos Tipo de Borderô: para informar se o borderô é a Pagar ou a Receber. Data da Previsão: para informar a data de previsão do pagamento do borderô. Conta Bancária: neste caso é obrigatório, e indica o banco no qual a conta será paga e debitando automaticamente o borderô. Número do Cheque: informe o número do cheque ou clique no botão [ ] para localizá-lo. Para cadastrar um cheque clique no botão [ ]. Recomendamos que no caso do borderô, o cheque seja a última coisa a ser preenchida, pois através de uma rotina específica é possível gerá-lo automaticamente. Transação: selecione o tipo de transação financeira efetuada para realizar o pagamento. Clique no botão [ ] para cadastrar novos tipos de transação. Figura 38 - Manutenção de Borderos Data da Baixa: para informar a data que efetivamente a baixa foi realizada. Data do Cancelamento: só será exibida quando o borderô for cancelado. [ Selecionar Títulos]: após preencher os dados acima, clique para selecionar os títulos que farão parte do borderô. [ Gerar Cheque]: quando o cadastro do borderô estiver completo, clique para que o sistema gere um cheque no valor total do borderô e o associe ao mesmo. [ Excluir Títulos]: para excluir todos os títulos selecionados para o borderô. [ Cancelar Borderô]: para cancelar o borderô. Figura 39 - Seleção de títulos [ Baixar Borderô]: após informar a Data de Baixa, clique para baixá-lo.

17 2.6 - Baixa de Títulos Manual do Sistema de Controle Financeiro 17 Esta rotina de baixa de títulos é igual a que possuímos dentro da Manutenção de Títulos a Pagar e a Receber. Número do Título: informe o número do título que deseja baixar ou clique no botão [ ] para exibir a tela de Busca de Títulos. Título a Pagar / Receber: selecione se é um título a pagar ou receber. Número Boleto: para localizar o título através do número do boleto de cobrança. Utilize um leitor de código de barras para facilitar esta rotina. título. Fornecedor: mostrará o nome do fornecedor do Data Emissão: mostrará a data de emissão do título. Figura 40 - Baixa de Títulos título. pagar. Vencimento: mostrará a data de vencimento do Valor do Título: exibe o valor original do título a Saldo: exibe o que falta para ser quitado. título. Data Pagamento: para informar a data de baixa do Valor Pago: valor que foi pago do título. Valor Glosa: diferença entre o Valor do Título e o Valor Pago. Juros/Multa: é calculado automaticamente quando o título está em atraso e a porcentagem de juros e multa foram informadas na tela de Manutenção do Título a Pagar. Desconto: caso exista, informe o valor do desconto obtido ao pagar o título. Valor Total: mostra o valor pago com juros, multa e desconto. Conta Bancária: selecione uma conta bancária somente para pagamentos feitos através do banco ou cheque. Ao selecionar a conta bancária, o campo Caixa, relacionado ao pagamento em dinheiro ficará indisponível. Caso a conta bancária tenha sido selecionada erroneamente, selecione a informação e aperte a tecla do teclado para apagála. Figura 41 - Busca de Títulos

18 Manual do Sistema de Controle Financeiro 18 Número do Cheque: para informar os pagamentos efetuados através de cheque. Informe o número do cheque ou clique no botão [ ] para localizá-lo. Para cadastrar um cheque clique no botão [ ] ou no botão [ ] para gerá-lo automaticamente. Caixa: selecione um caixa para efetuar pagamento em dinheiro. Ao selecionar um caixa, o campo Conta Bancária, ficará indisponível. Caso o caixa tenha sido selecionado erroneamente, selecione a informação e aperte a tecla do teclado para apagá-la. Tipo de Transação: selecione o tipo de transação financeira efetuada para realizar o pagamento. Clique no botão [ ] para cadastrar novos tipos de transação. Clique no botão [ Baixar] para quitar o título. Figura 42 - Baixa de Títulos Fluxo de Caixa É a previsão de entradas e saídas de recursos financeiros em um determinado intervalo de datas. O principal objetivo é fornecer ao gestor financeiro as informações para a tomada de decisões, tais como: visualizar antecipadamente as necessidades de captação de recursos, e também antever os períodos em que haverá sobras ou necessidades de dinheiro. Tipo de Fluxo: Diário: para selecionar um intervalo de dias para visualizar o fluxo de caixa. Mensal: para selecionar um intervalo de meses para visualizar o fluxo de caixa. Opções: Prev. x Realiz.: para exibir o fluxo de caixa em duas colunas, os valores Previstos (a Pagar/Receber) versus os Realizados (Pagos/Recebidos). Previsto: para exibir o fluxo de caixa somente com a coluna de títulos a Pagar/Receber. Realizado: para exibir o fluxo de caixa somente com a coluna de títulos a Pagos/Recebidos. Figura 43 - Fluxo de Caixa Período Inicial: para selecionar o mês/dia de início da análise do fluxo de caixa. Período Final: para selecionar o mês/dia de final da análise do fluxo de caixa.

19 Manual do Sistema de Controle Financeiro 19 Saldo Inicial: informe um valor para fazer a análise do fluxo ou clique no botão [ ] para exibir a tela de Saldo de Contas. Data do Saldo: informe a data de referência para análise do saldo e selecione as contas bancárias e caixas de que deseja usar o saldo para análise do fluxo de caixa e clique no botão [ OK]. Clique no botão [ Calcular] a qualquer momento para visualizar o fluxo. [ Não Provisionado]: clique para saber quais os títulos e valores foram lançados no sistema e não estão no fluxo de caixa. Figura 44 - Saldo de Contas [ Exportar]: para salvar o fluxo de caixa em arquivo HTML, Excel, XML ou Texto Recalcular Contas Financeiras Utilizado para atualizar o fluxo de caixa quando houver alteração nas contas financeiras. Selecione a opção indicando a(s) conta(s) financeira(s) que deseja recalcular: - Recalcular contas financeiras para os títulos a pagar. - Recalcular contas financeiras para os títulos a receber. - Recalcular contas financeiras para movimentação do banco. - Recalcular contas financeiras para movimentação do caixa. Selecione o período de vencimento que deseja que as contas sejam recalculadas. Informe o cliente ou fornecedor para recalcular somente as contas dele. Para recalcular de todos os fornecedores, deixe o campo sem preencher. Figura 45 - Recalcular Contas Financeiras Administração de Cheques Utilizado para realizar o controle dos cheques emitidos para o pagamento de títulos. Clique no botão [ Incluir], e a janela de Manutenção do Cheque será exibida. Banco: clique no botão [ ] para selecionar a conta bancária na qual o cheque será emitido. Agência e Número da Conta: serão preenchidos automaticamente quando a conta bancária for selecionada. Figura 46 - Administração de Cheques Número Cheque: para informar o número do cheque. Data: informe a data de emissão do cheque.

20 Manual do Sistema de Controle Financeiro 20 Figura 47 - Manutenção do Cheques Motivo: selecione o motivo do cheque (Pagamento, Caução, Adiantamento, Borderô). Valor do Cheque: para informar o valor do cheque. Data de Compensação: para informar em que data o cheque será compensado. Situação: os cheques cadastrados somente terão seu status de Compensado quando forem atribuídos ao pagamento de um título. [ Cancelar Cheque]: para cancelar um cheque que ainda não foi compensado. [ Imprimir Cheque]: é possível configurar o sistema para que faça a emissão do cheque através de uma impressora específica, para isso, entre em contato com a LifeSys Informática Movimentação Bancária Para cadastrar e acompanhar as movimentações feitas nas contas bancárias. Toda vez que baixamos um título a receber, e indicamos uma conta bancária o sistema gera uma operação de Crédito no valor do título. No caso do título a pagar, o sistema gera uma movimentação bancária de Débito. Desta forma é possível acompanhar as movimentações e cadastrar movimentações manualmente quando for necessário. Ao acessarmos a Movimentação Bancária, teremos todos os lançamentos realizados. Figura 48 - Movimentação Bancária Filtros: Conta Bancária: selecione a conta bancária que deseja visualizar as movimentações e efetuar lançamentos. Mês/Ano: selecione o mês/ano que deseja visualizar as movimentações. O sistema sempre exibe o mês/ano corrente. Saldo Anterior: esta informação só será exibida quando o fechamento da conta bancária for realizado. Trata-se do saldo da conta no mês anterior. Saldo em: mostra o saldo da conta na data atual. Clique duas vezes sobre uma movimentação para visualizar seus detalhes ou clique no botão [ Incluir], para registrar uma nova. Figura 49 - Manutenção da Movimentação Bancária. Conta Bancária: exibirá a conta selecionada anteriormente para visualização das movimentações.

21 Manual do Sistema de Controle Financeiro 21 Data: informe a data da movimentação. O sistema não permitirá que movimentações sejam realizadas após o fechamento do mês. Transação: selecione o tipo de transação financeira (Crédito ou Débito) que será efetuada. Clique no botão [ ] para cadastrar novos tipos de transação. Histórico: utilize para adicionar informações extras sobre a movimentação. Quando a movimentação é gerada pelo sistema, o campo é preenchido com o número do título quitado. Número Cheque: quando um título é quitado através de um cheque, seu número será exibido neste campo. Valor: para visualizar ou informar o valor da movimentação bancária. Cliente: estará disponível somente quando a Transação selecionada for de Crédito. Fornecedor: estará disponível somente quando a Transação selecionada for de Débito. Figura 50 - Manutenção da Movimentação Bancária. ID: deverá ser utilizado somente em casos onde o um mesmo fornecedor alimenta duas contas financeiras. [ Contas Financeiras]: mostra se a movimentação foi associada corretamente a uma conta financeira Fechamento de Contas Bancárias O fechamento das contas bancárias deve ser realizado mensalmente para bloquear lançamentos no mês fechado e calcular o saldo a ser transportado. Conta Bancária: selecione a conta bancária que irá fazer o fechamento. Mês/Ano: selecione o mês e ano que será fechado. Figura 51 - Fechamento de Contas Bancárias Saldo Anterior: o sistema exibirá o saldo do fechamento do mês anterior. Após selecionar as opções desejadas clique no botão [ Calcular]. Selecione um mês e clique no botão [ Excluir] para abrir a conta bancária, permitindo o cadastro de novas movimentações.

22 Manual do Sistema de Controle Financeiro Saldo de Contas Bancárias Esta rotina só poderá ser visualizada somente quando houver o fechamento mensal das contas bancárias. Teremos assim todas as contas e seus respectivos saldos em cada mês. Clique sobre a conta bancária na parte superior para visualizar os fechamentos e os saldos na parte inferior. Clique no botão [ Visualizar] para imprimir um relatório com o saldo das contas bancárias. Figura 52 - Saldo de Contas Bancárias Auditoria da Movimentação Financeira A Auditoria da Movimentação Financeira é uma tela de consulta que permite a utilização de diversos filtros. Data Inicial: para informar a data inicial da análise da auditoria financeira. Data Final: para informar a data final da análise da auditoria financeira. Cliente: para filtrar exibir as movimentações financeiras (recebimentos) do cliente selecionado. Fornecedor: para exibir as informações financeiras (pagamentos) do fornecedor selecionado. Figura 53 - Autditoria da Movimentação Finacneira Conta Financeira: para exibir as informações da conta financeira selecionada. Origem: para selecionar um caixa ou conta bancária para visualizar as movimentações financeiras. Na medida em que os filtros são selecionados, a grade é atualizada. grade. Clique sobre a coluna para ordenar as informações da Clique duas vezes sobre uma movimentação financeira para visualizar deus detalhes. Figura 54 - Detalhes da Movimentação Financeira [ Exportar]: clique para exportar a auditoria para uma planilha eletrônica (Excel, Calc).

23 Tesouraria Manual do Sistema de Controle Financeiro 23 Para cadastrar e acompanhar as movimentações feitas nos caixas. Toda vez que baixamos um título a receber, e indicamos um caixa, o sistema gera uma operação de Crédito no valor do título. No caso do título a pagar, o sistema gera uma movimentação de Débito. Desta forma é possível acompanhar as movimentações e cadastrar movimentações manualmente quando for necessário. Ao acessarmos a Tesouraria, teremos todos os lançamentos realizados. Filtros: Caixa: selecione o caixa que deseja visualizar as movimentações e efetuar lançamentos. Figura 55 - Tesouraria Período: selecione o mês/ano que deseja visualizar as movimentações. O sistema sempre exibe o mês/ano corrente. Saldo Atual: mostra o saldo do caixa na data atual. Clique duas vezes sobre uma movimentação para visualizar seus detalhes ou clique no botão [ Incluir], para registrar uma nova. Caixa: exibirá o caixa selecionado anteriormente para visualização das movimentações. Data: informe a data da movimentação. O sistema não permitirá que movimentações sejam realizadas após o fechamento do mês. Transação: selecione o tipo de transação financeira (Crédito ou Débito) que será efetuada. Clique no botão [ ] para cadastrar novos tipos de transação. Figura 56 - Manutenção da Movimentação Financeira Histórico: utilize para adicionar informações extras sobre a movimentação. Quando a movimentação é gerada pelo sistema, o campo é preenchido com o número do título. Valor: para visualizar ou informar o valor da movimentação financeira. Cliente: estará disponível somente quando a Transação selecionada for de Crédito. Fornecedor: estará disponível somente quando a Transação selecionada for de Débito. ID: deverá ser utilizado somente em casos onde o um mesmo fornecedor alimenta duas contas financeiras. Figura 57 - Movimentação da Conta Financeira [ Contas Financeiras]: mostra se a movimentação foi associada corretamente a uma conta financeira.

24 Manual do Sistema de Controle Financeiro 24 Figura 58 - Fechamento e Saldo do Caixa Transferência entre Contas Utilizado para realizar transferências entre as contas bancárias e caixas. É possível realizar transferências de banco para banco, caixa para banco e caixa para caixa. Conta de Origem (Banco/Caixa) Selecione a conta bancária ou o caixa de onde sairão os recursos a serem transferidos. Ao selecioná-lo o sistema mostrará o valor do saldo atual da conta. Conta de Destino (Banco/Caixa) Selecione a conta bancária ou o caixa que receberão os recursos a serem transferidos. Ao selecioná-lo o sistema mostrará o valor do saldo atual da conta. Data de Transferência: informe a data de transferência dos recursos. Valor Transferido: informe o valor a ser transportado. Após selecionar as opções desejadas clique no botão [ Transferir]. Figura 59 - Transferência entre Contas

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