Cotação Eletrônica e Certificado de Análise

Transcrição

1 Cotação Eletrônica e Certificado de Análise 1

2 Referência técnica e editorial Nome interno do documento para controle: ManualPharma2U Última revisão: 23/09/2016 Software(s) utilizado(s) neste material: FórmulaCerta 6.0 Módulo de Cotações FórmulaCerta 5.9 Módulo de Cotações

3 Sumário REFERÊNCIA TÉCNICA E EDITORIAL... 2 REQUISITOS DE IMPLANTAÇÃO... 4 ATUALIZAÇÃO DO FÓRMULACERTA... 4 INTRODUÇÃO... 5 REALIZANDO O PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO DOS PRODUTOS PARA A COTAÇÃO... 7 ADICIONANDO OS FORNECEDORES HOMOLOGADOS PARA A COTAÇÃO TRANSMITINDO A COTAÇÃO AOS FORNECEDORES RESGATANDO A COTAÇÃO MONTANDO O COMPARATIVO PARA ANÁLISE E TOMADA DE DECISÃO IMPRESSÃO DO COMPARATIVO PARA ANÁLISE INFORMAÇÕES ADICIONAIS VINCULAÇÃO DE PRODUTOS UTILIZANDO O ARGUMENTO QUE AUXILIA NA ROTINA DA COTAÇÃO ELETRÔNICA COA - CERTIFICADO DE ANÁLISE DO LOTE EM NUVEM (IN CLOUD) REQUISITOS DE IMPLANTAÇÃO BENEFÍCIOS PARA A FARMÁCIA E FORNECEDOR FLUXO PARA VISUALIZAÇÃO DO CERTIFICADO NOTA FISCAL APÊNDICE A COMPLEMENTO ARQUIVOS FRAMEWORKS URLS CNPJ DOS FORNECEDORES HOMOLOGADOS CONFIGURAÇÃO FALE CONOSCO!

4 Requisitos de implantação Antes de começar a trabalhar efetivamente, certifique-se que os requisitos para implantação, relacionados abaixo, estão sendo atendidos pelo seu ambiente. NOTA! Como complemento deste tópico, leia também o Apêndice A. Atualização do FórmulaCerta Você precisará atualizar a sua versão do FórmulaCerta! Se você já está na 6.0 não precisará fazer nada, pois o sistema contemplará os módulos atualizados. Se você está em uma versão inferior, proceda com os passos abaixo: 1. Acesse o FórmulaCerta, menu Ajuda e clique na opção Sobre. Será apresentada a tela a seguir: 2. Clique no botão Verificar atualizações e, ao final, acesse o módulo de Cotações para usufruir do novo processo de integração das cotações. 4

5 Introdução Neste documento apresentamos o novo módulo de cotação eletrônica do FórmulaCerta. Agora a cotação de produtos está 100% integrada aos fornecedores homologados ao FórmulaCerta. Veja na imagem abaixo como funciona todo o processo: ENVIE SUA COTAÇÃO Basta acessar o módulo de cotações, preencher suas necessidades de compra de insumos e enviá-las automaticamente aos fornecedores que desejar. Isso é feito diretamente pelo FórmulaCerta, sem necessidade da utilização de outros sistemas. Tudo funciona dentro do fluxo normal do seu dia a dia de trabalho. RECEBA RESPOSTAS RÁPIDAS Os fornecedores receberão suas cotações diretamente em seus respectivos sistemas, e as devolverão para a farmácia com todo sigilo, segurança e agilidade. Você receberá um avisando que a sua cotação está disponível para resgate, e bastará acessar o módulo de cotação do FórmulaCerta para resgatá-las. TOMADA DE DECISÃO Ao receber as respostas dos fornecedores no FórmulaCerta, você terá à disposição diversas informações gerenciais como: histórico médio de consumo, histórico recente de preços, entre outros recursos, todos direcionados a lhe oferecer as informações gerenciais relevantes para que possa concluir seu processo de compra com máxima qualidade. CERTIFICADOS DE ANÁLISE Além de toda facilidade no processo de cotação, o sistema também lhe oferece acesso aos certificados de análise de todos os lotes de insumos. Isso tudo dentro do FórmulaCerta, sem necessidade de utilização de outros sistemas, e o melhor, tenha esses documentos disponíveis eletronicamente na hora que precisar, seja para uma consulta pontual, ou durante o seu processo de controle de qualidade. 5

6 No FórmulaCerta o módulo de cotação passou por uma tênue alteração em sua interface, possibilitando o usuário, de forma simples e rápida, visualizar os principais dados para contato com o fornecedor, sem a necessidade de sair da tela. Com isso, o processo ganhou muito mais agilidade! Nova identidade do módulo de cotação eletrônica. Tela do novo módulo de cotação eletrônica do FórmulaCerta 6.0. Na versão 5.9 também está disponível, mas é necessário fazer a atualização automática de módulos. 6

7 Os catálogos dos fornecedores, quando disponíveis, serão baixados juntamente com a atualização automática de módulos (opção de menu Ajuda Sobre). Assim que houver um Catálogo de Fornecedores mais novo disponível, o sistema fará a importação automaticamente na abertura do módulo de Cotação. Alguns pontos que podemos destacar, tanto para o lado da farmácia como para o fornecedor, neste novo processo de cotação eletrônica: Para a Farmácia: Transmissão online da cotação para o fornecedor sem a necessidade da geração de arquivos; Redução no tempo de resposta do fornecedor; Preenchimento automático dos preços em um único clique; Melhoria e agilidade no processo de negociação e compra de produtos e insumos. Para o Fornecedor: Cotação enviada pela farmácia é inserida automaticamente no sistema Microsoft Dynamics Navision; Maior agilidade no preenchimento dos valores dos produtos cotados - Aumento da produtividade; Redução do tempo de retorno para a farmácia - Aumento da conversão! Fidelização dos Clientes! Realizando o preenchimento automático dos produtos para a cotação Neste processo de preenchimento automático você ganha muito em agilidade! Por utilizar filtros e apresentar também opção de repetir uma cotação anterior feita (aba Repetição de Cotação na tela de Preenchimento automático dos produtos), o tempo gasta em todo o fluxo que envolve o trabalho de cotação de produtos é extremamente otimizado! Ao usar o botão Preenchimento automático, o sistema buscará todos os produtos cadastrados como abaixo do estoque mínimo e registrará na cotação. Você precisará apenas confirmá-los, podendo inclusive incluir novos produtos manualmente. Veja como proceder: 7

8 1. No módulo Manutenção de Cotações, clique no botão Incluir para começar o processo de inclusão da cotação e preencha os dados da seção Informações Gerais; 2. Clique no botão Preenchimento automático para abrir a janela Preenchimento automático dos produtos e selecione os filtros que precisar. Exemplo de filtros. 8

9 No exemplo acima, devem entrar na cotação todos os produtos da filial 7, do grupo Matériaprima, todos os Setores, que estejam abaixo do estoque mínimo e que não constem de nenhum pedido feito a partir de 01/09/2016 e que ainda não tenha sido entregue. Isto quer dizer que se o um determinado produto estiver abaixo do mínimo, mas constar de um pedido que ainda não chegou (em aberto), ele não será incluído na cotação, evitando assim, que eu compre em duplicata. Caso você deixe esta seção desabilitada esta checagem não será feita. 3. Selecionados os filtros, clique no botão Preencher, opte por Sim na mensagem que aparece e aguarde o fim do processo. Todos os produtos que estiverem dentro do filtro que você determinou serão listados na cotação. 9

10 Nota! Ao escolher um produto, se houver informações da última compra estas também ficarão visíveis na parte inferior da janela de cotação. Ao usar o Preenchimento automático o sistema trará uma sugestão de quanto cotar (baseado no estoque mínimo). Para alterar esta ou outras informações clique no botão Alterar. Você deverá informar a quantidade a cotar e a unidade que será cotada de todos os produtos, pois estes dados serão usados pelo fornecedor. Se desejar excluir produto da cotação clique no botão Excluir. Adicionando os fornecedores homologados para a cotação Depois de informar todos os produtos que serão cotados, você precisará informar em quais fornecedores cada um deles será cotado. Veja como proceder: 1. Clique no botão Incluir na seção Fornecedores da cotação. Será apresentada a janela Fornecedores da Cotação. 2. Digite os dados do fornecedor, podendo informar quantos fornecedores desejar que participem da sua cotação e, ao final, pressione OK. Os campos desta janela estarão preenchidos com os dados cadastrais do fornecedor digitados em Arquivos Fornecedores. No nosso exemplo adicionamos os seguintes fornecedores: Pharma Nostra Via Farma Fagron 10

11 Transmitindo a cotação aos fornecedores Neste momento já podemos enviar a cotação aos fornecedores que adicionamos no tópico anterior. Para isto, basta proceder da seguinte forma: 1. Clique no botão Transmitir. 2. O sistema abrirá o modelo de do primeiro fornecedor que receberá a cotação, veja: 3. Clicando no botão Enviar o com a cotação será enviada ao fornecedor e, em seguida, será aberto o do próximo da lista e, assim, até o último. 11

12 Importante! Não será permitido o envio de cotações de produtos com quantidade zerada para fornecedores homologados; Não será possível excluir produtos da cotação quando a cotação já foi enviada; E, por fim, caso a cotação já tenha sido enviada não será possível excluir um fornecedor da lista. Observe como ficaram os status dos fornecedores após a transmissão: Resgatando a cotação Veremos agora o processo de resgate de uma cotação eletrônica enviada aos fornecedores. Proceda da seguinte forma: 1. Com a cotação carregada no módulo Manutenção de Cotações, clique em Alterar. 12

13 Ao entrar em alteração da cotação o sistema já fará a consulta se a cotação está disponível para resgate e apresentará a mensagem. 2. Agora clique em Sim para resgatar e aguarde o fim do processo. Observe como ficaram os status dos fornecedores agora e veja também a grade com todos os produtos da nossa cotação: 3. Clique em OK para concluir e confirmar a cotação. Nota! Se você der um clique duplo sobre o fornecedor poderá ver o status atual dele com referência a cotação. Este recurso está disponível em todos os status da cotação eletrônica. Você também pode resgatar a cotação de um fornecedor em específico, para isso, basta clicar para selecionar o fornecedor desejado e, em seguida, clicar em Resgate. Montando o comparativo para análise e tomada de decisão Quando você chegar neste ponto, restará apenas analisar para quais fornecedores serão enviados os pedidos de compra. Para ajudar na compreensão deste tópico, os exemplos a seguir mostram comparativos entre os fornecedores. 13

14 1. Localize e acesse a cotação na qual os produtos estão registrados e, em seguida, clique no botão Comparativo. Depois clique em Comparar para confirmar os dados da cotação que será analisada. Os dados registrados na cotação serão apresentados na tela, de forma clara e simples de modo a facilitar a análise de pedido de compra. Nota! Além de poder analisar os melhores preços é possível ordenar os fornecedores também para facilitar a análise, ou seja, mudar a ordem em que o fornecedor aparece na grade. Para isto, é necessário clicar sobre o nome do fornecedor que deseja ordenar e mover para o novo local desejado. O sistema mantém a ordem das colunas enquanto a tela de comparativo da cotação estiver aberta, ou seja, a disposição das colunas permanecerá conforme você indicou. Caso você feche a tela, ao acessar novamente o comparativo, a disposição das colunas voltará para a posição original (posição que o sistema exibe quando entra pela primeira vez). Veja: 14

15 Antes o fornecedor estava aqui... Clicando e arrastando eu mudo a ordem do jeito que eu quero! Impressão do comparativo para Análise Por fim, você poderá ainda imprimir o comparativo de compras para submetê-lo a análise manual. Veja como proceder: 1. Com a cotação selecionada e, estando na janela Comparativo, clique no botão Imprimir e, em seguida, clique OK para continuar. 15

16 A impressão do relatório está em um formato que o auxiliará no comparativo de cotação. Ele mostra do lado esquerda da impressão a quantidade em estoque e os dados da última compra, seguido do produto. Na sequencia é exibido os valores cotados em cada fornecedor para que você possa decidir em qual efetuará a compra. Informações adicionais Vinculação de produtos É comum no processo normal de importação do catálogo de produtos de um fornecedor, o sistema, após análise e verificação interna, informar que nem todos os produtos possuem vinculação efetiva com os produtos já cadastrados no sistema. Esta rotina automática de importação do catálogo é feita através dos códigos DCB e CAS. Os produtos são vinculados usando primeiramente o DCB e, na ausência deste, o CAS. Uma vez localizado o produto nos dois cadastros Fornecedor e FórmulaCerta os produtos são efetivamente vinculados através do catálogo do fornecedor onde o código do produto no FórmulaCerta é definitivamente vinculado com o código interno do Fornecedor. Outro método de localização e 16

17 registro do código do fornecedor no sistema é através da importação do arquivo XML gerado pela Nota Fiscal Eletrônica. A vinculação e registro do código do fornecedor são automáticos. Se o produto recebido pelo fornecedor não estiver vinculado ao catálogo de produtos do mesmo, será exibida a tela de vinculação para que o usuário faça o vínculo manual com o produto do FórmulaCerta. Utilizando o argumento que auxilia na rotina da cotação eletrônica Para auxiliar na rotina de cotação que irá fazer, você poderá definir quais setores não participarão da cotação quando esta for incluída automaticamente através do recurso de preenchimento automático (veja tópico Realizando o preenchimento automático dos produtos para a cotação). Para isto, basta usar o argumento GSNAOCOTACAO. GSNAOCOTACAO Função: Argumento usado para definir quais setores não serão levados para a cotação quando o usuário usar a rotina de Preenchimento Automático. Manutenção: Na opção de menu Arquivos Parâmetros informe a tabela 01 (Geral). Argumento: GSNAOCOTACAO Subargumento: <em branco>, ou seja, não digite nada no subargumento. Parâmetro: informe o código do grupo e código do setor, exemplo: M800. Se desejar adicionar mais grupos/setores basta digitar o sinal de ponto e vírgula (;) após o primeiro e informar o código do grupo+setor. Exemplo: M300;M500;M800;M801 Neste exemplo todos os insumos do grupo MATÉRIA-PRIMA que estiverem cadastrados nos setores 300, 500, 800 e 801 não serão considerados. Nota! Os setores M300 e M500, normalmente, correspondem aos semi-acabados internos e os setores M800 e M801, normalmente, são os produtos homeopáticos e florais. Usualmente não compramos os produtos destes setores através da rotina de cotação, por este motivo e para não poluir muito sua listagem de produtos, aplicamos o argumento GSNAOCOTACAO e definimos que estes setores não entrem na cotação. 17

18 COA - Certificado de análise do lote em nuvem (in Cloud) Requisitos de implantação São os mesmos requisitos necessários para a implantação da cotação. Por favor, aconselhamos a leitura do tópico Requisitos de implantação da página 4. Conheça o argumento PATHCOA O FórmulaCerta trabalha com pastas (locais) padrões para armazenamento dos arquivos de certificados de análise. Para isso, ele utiliza o argumento PATHCOA. Este argumento é criado automaticamente no primeiro download de cada fornecedor e o diretório padrão segue a nomenclatura: PASTA FCERTA\COA\SIGLA DO FORNECEDOR. Cada fornecedor tem uma sigla que identifica a sua pasta, veja: FAGRON -> FG PHARMA NOSTRA - PN VIA FARMA - VF Caso queira, você pode alterar o nome da pasta por outro, basta entrar e alterar o argumento: 18

19 Nota! É importante ressaltar que não é possível criar uma nova pasta ou mesmo efetuar o download do arquivo de certificados de análise se o diretório FCERTA possuir restrição de gravação de arquivos, por exemplo, estar no modo "somente leitura". Caso isto ocorra, o sistema exibirá uma mensagem de orientação. Benefícios para a farmácia e fornecedor Para a Farmácia: Importação online do certificado de análise (COA) no FórmulaCerta; Rastreabilidade e facilidade total de visualização do Certificado diretamente no FórmulaCerta; Acesso com agilidade a informações e especificações técnicas do produto contidas no COA; Redução de arquivos em papel. Sustentabilidade! Para o Fornecedor: Facilidade de disponibilização do Certificado de Análise (COA) do lote em nuvem; Simplificação no processo quando ocorre a troca do Certificado de Análise; Redução de emissão de documentos; Foco 100% em sustentabilidade (economia de mais de folhas mês). Fluxo para visualização do certificado No módulo Certificado de Análise do FórmulaCerta você visualiza o conteúdo do certificado por meio do leitor de PDF instalado em sua máquina. Observe abaixo um dos tipos de visualização: 19

20 Basta clicar no botão Visualizar Certificado e aguardar o leitor de PDF abrir o arquivo. Observe o resultado: 20

21 No módulo de Produtos você também consegue visualizar o certificado de análise, veja: 21

22 Basta estar com um dos fornecedores selecionado na grade e clicar no botão Visualizar. Observe o resultado: Nota Fiscal No novo módulo de Manutenção de Notas Fiscais do FórmulaCerta agora o processo de inclusão de notas está muito mais eficiente! Ao entrar no módulo e optar por incluir uma nota, o sistema abre agora, automaticamente, a janela de importação. Tanto a opção Incluir como a opção Importação carregam a mesma tela, veja: ou Importante! Esta implementação está disponível somente na versão 6.0 do FórmulaCerta. 22

23 Optando pela importação da nota você tem muito mais benefícios que na inclusão manual, veja: Maior agilidade no processo de inclusão de nota fiscal; Redução do risco de falhas de digitação durante o processo; Preenchimento automático de dados de duplicatas, impostos, produtos, lotes e suas respectivas validades; Benefício na geração do SPED e Sintegra; Dentre outros. Mas, caso ainda queira fazer a inclusão manual das notas, você tem o botão de mesmo nome na janela. Agora acompanhe o novo fluxo de inclusão de notas baseado nos benefícios da importação: 1. Na janela Importação de Notas Fiscais (Layout NFe NOTA FISCAL ELETRÔNIOCA) clique no botão Importar. 2. Informe a Filial e, em seguida, no campo Arquivo clique no botão com o desenho de uma pasta no centro e selecione o arquivo XML que deseja importar. 3. Por fim, informe os demais campos da janela de importação e clique no botão Importar. 23

24 Nota! Se durante o processo de importação o sistema encontrar algum produto de fornecedor que não consta em seu cadastro atual, automaticamente surgirá uma tela para que você faça o relacionamento deste produto, veja: 24

25 Basta selecionar um produto do seu castrado que relacione com o produto deste fornecedor em questão. O processo é bem simples e você fará uma única vez! Na próxima importação o sistema, devido a este relacionamento que você fez, já conhecerá este produto. Caso não seja escolhido nenhum produto para o relacionamento, a nota fiscal será cancelada. Importante! Verifique sempre o campo Log de Importação para saber exatamente o status da importação que você fez. Observe este exemplo: 25

26 Apêndice A Complemento Arquivos Arquivos necessários para execução do módulo de cotação eletrônica e que estão contidos no Pacote da Cotação Eletrônica: FCCotacao.exe FCCotacao.exe JWT.dll log4net.dll Microsoft.Threading.Tasks.dll Microsoft.Threading.Tasks.Extensions.Desktop.dll Microsoft.Threading.Tasks.Extensions.dll System.IO.dll System.Net.Http.dll System.Runtime.dll System.Threading.Tasks.dll WSFadec.dll Nota! Vale ressaltar que você deve possuir direitos administrativos na primeira abertura do módulo de cotação para que seja feito o registro dos arquivos no Windows. Em especial o registro automático do arquivo wsfadec.dll que está na pasta da aplicação. Frameworks Frameworks necessárias e que precisam estar instaladas no Sistema Operacional: Framework 4.0 => Framework 4.5 => o Não suportado no Windows XP Atenção! Em caso de dúvida, consulte um técnico da sua confiança. 26

27 URLs URLs dos fornecedores homologados que precisam ser liberadas no seu navegador: Pharma Nostra => Via Farma => Fagron => Atenção! Em caso de dúvida, consulte um técnico da sua confiança. CNPJ dos fornecedores homologados Abaixo o CNPJ de cada fornecedor homologado, até o momento, para a cotação eletrônica no FórmulaCerta: Pharma Nostra => CNPJ / Via Farma => CNPJ / Fagron => CNPJ / Importante! Vale informar que a rotina de transmissão e resgate da cotação eletrônica agora funciona somente se os fornecedores possuírem seus CNPJs devidamente informados. Por este motivo, é importante fazer a revisão deste dado no cadastro dos fornecedores. Nota! Caso você não tenha os fornecedores homologados cadastrados no sistema, entre na opção de menu Arquivos Fornecedores e faça o cadastro. Veja abaixo um exemplo de fornecedor homologado já cadastrado no sistema, aba Geral: 27

28 A seguir você vê o mesmo fornecedor agora com a aba Internet/NFe aberta. É imprescindível que você informe o do fornecedor para posterior envio eletrônico da cotação! 28

29 Configuração A seguir duas configurações adicionais que você precisará realizar: o Configuração do para o envio das cotações. Diretórios o Diretório de Exportação: Caminho de geração dos arquivos XML de comunicação com o Fornecedor. o Diretório Log: Caminho de geração do log de envio. Procedimentos: 1. Acesse Entradas Cotações botão Configurar. 2. Na aba preencha os dados solicitados e clique OK. 3. Na aba Arquivos preencha os dados solicitados e clique OK. 29

30 Fale conosco! 30