COMO REDUZIR CUSTOS NA ADVOCACIA

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1 COMO REDUZIR CUSTOS NA ADVOCACIA A redução de custos sempre foi, é e será uma preocupação constante de todo e qualquer escritório que almeja sobreviver e prosperar durante sua vida. Sem controle de custos nenhum escritório sobrevive ou prospera. Todavia, mesmo sendo essa uma atividade chave na administração do escritório, ela tem sido amplamente negligenciada por alguns sócios que agem mais por impulsos do que por conhecimentos. Dessa forma é fácil saber quem vai sobreviver no atual cenário de alta competitividade na advocacia. É só perguntar: Você controla seus custos? Nos atuais cenários emergidos da competitividade gerada pela globalização, é importantíssimo o total controle sobre os custos ocorridos no escritório. A sobrevivência de todo e qualquer escritório será definida diante de sua competência mercadológica e organizacional, e essa atitude está fundamentada em dois pilares básicos, que são: a) os controles internos de custos e, b) a qualidade dos serviços jurídicos disponibilizados ao cliente. Desta base de conhecimentos emerge o escritório moderno e de futuro sustentável onde o lema é: serviços de qualidade e com custos baixos. Daí a importância deste trabalho para quem quer conhecer, medir, reduzir e principalmente controlar os custos de seu escritório. A grande verdade é que a redução de custos está associada ao fato de gastar menos, ou em deixar de ter determinados gastos. Para isso, duas coisas são essenciais: primeiro, saber exatamente quais são os custos que o escritório tem, e segundo, refletir quanto à necessidade de cada custo. Por onde começo uma estratégia para reduzir custos? - Aqueles que, a princípio, representarem menor grau de importância, devem ser os primeiros a serem eliminados, ou ao menos reduzidos; - Outros custos, mesmos que importantíssimos, também deverão ser analisados quanto à possibilidade de alguma redução de valor;

2 - Tome cuidado para não reduzir ou cortar custos que podem ter efeito contrário, ou seja, prejudicar algum procedimento ou atividade dentro do escritório. Em muitas situações, a ação de redução de custo passa por análise e busca de alternativas mais econômicas, mas que possibilitam os mesmos resultados ou números mais expressivos para o escritório. Isso vale, inclusive, para o caso de todo o tipo de compra. Sempre que puder comprar por um valor melhor você estará proporcionando uma redução de custos para o escritório. Via de regra, tudo o que estiver sendo consumido em excesso e sem necessidade deverá ser cortado. Geralmente a falta de planejamento costuma ser a resposta para a maioria dos casos de aumento de custos. Nada funciona adequadamente se não houver organização e um excelente planejamento financeiro e de procedimentos. Organização dos procedimentos Como posso assegurar processos adequados? Qualidade não deve ser sinônimo de custos altos. Se os gastos aumentam a cada dia e os lucros diminuem, certamente algo está errado. Falta de tempo para analisar o seu negócio e os seus próprios resultados. Isso é sinal de que a falta de planejamento, assim como tarefas se acumulando e outras tantas atividades administrativas e jurídicas realizadas de forma incompleta ou com falhas. Colaboradores e clientes insatisfeitos, imagem do escritório comprometida e contas altas ainda representam erros de administração, bem como tantos outros pontos que colocam as finanças do escritório em risco ou simplesmente não agregam valor ao serviço jurídico. Revisão dos custos Primeiramente, os sócios devem promover uma completa revisão dos custos envolvidos na prestação dos serviços. A análise detalhada exige o conhecimento integral de rotinas e procedimentos para assegurar que serão encontrados os gargalos e identificado os problemas.

3 Em seguida, deve-se examinar todo o dinheiro empregado em compras e consumos mensais. Uma idéia é negociar a compra do mínimo necessário e obter compromissos de reposição rápida. Todos os demais custos, despesas e gastos, dos maiores aos menos significativos, devem ser examinados um a um com uma LUPA. Mas, fique atento ao seu objetivo principal, afinal, corte de custos e otimização dos custos são coisas bem diferentes. Resultados futuros Como se trata de um processo de redefinição dos custos, os resultados devem aparecer progressivamente. Não espere milagres. Seu esforço renderá frutos conforme as melhorias forem sendo incorporadas ao dia a dia do escritório. Mudanças isoladas e momentâneas (apagar incêndios) costumam ajudar pouco ou nada. Os resultados não dependem tão somente de uma questão de corte ou de redução de custos, mas de otimização de processos. Implante mais que um programa de diminuição de gastos, busque incorporar uma nova e eficiente filosofia de trabalho. Existem diversas ferramentas bastante difundidas atualmente para auxiliar na redução dos custos. Uma delas é o 5s (ou cinco Sensos), filosofia japonesa que busca utilização, limpeza, padronização e disciplina em prol da produtividade. Informe-se sobre o 5s. Política de redução de custos Uma política de redução de custos pode ser implantada imediatamente no seu escritório. Depois de feito todo o levantamento dos custos e analisado os resultados, reúna-se com seus sócios e com o seu financeiro para viabilizar e redução ou corte dos custos. Diante dessas definições implante uma política (prática diária) de redução de custos no escritório. É necessário que aconteça uma reunião com a equipe para apresentação e explicação da política de redução de custos. Equipe ciente,

4 equipe comprometida com os propósitos do escritório. Exemplos de redução de custos, com: Fotocópias: Uso do tarifador Controle de cópias particulares Análise de custo/benefício entre adquirir e locar um equipamento Terceirização de manutenção Correios: Uso de malotes para envio de correspondências Troca de sedex por carta registrada Substituir correio por envio do link da fatura por Utilizar, se possível, o para envio de informações aos clientes Material de escritório: Criação de central de material e utilização de protocolo de saída Evitar estoque de material nas áreas Disciplinar o consumo e a entrega de material Padronização de materiais Busca de fornecedores alternativos orçamentos Reutilização de material em bom estado Recebimento de fax por Aproveite as promoções e os descontos de quantidade e prefira os materiais de marca registrada Arquivo: Digitalizar os documentos Informatização com códigos de barra para consultas e solicitações Despesas bancárias: Negociar o valor das tarifas bancárias Negociar o dia de crédito da cobrança

5 Concentrar a folha de pagamento Repassar tarifa do boleto para o cliente Planejamento tributário: Escolha do critério de apuração dos impostos pelo Lucro Presumido CNPJ diferente por Unidade (se for o seu caso) Retenção somente de 1,5% na NF com valor abaixo de 5.000,00 ISS sobre o profissional liberal Contabilidade eficiente Pessoal: Política de bônus atrelado a produtividade Caixa de sugestões idéias para redução de custos Autorização para realização de horas extras Contratação teste rigoroso de nível técnico para minimizar o erro Demissão reserva contingencial Conta unificada para pagamento de salário transferência bancária, eliminação de cheque e papéis Recuperação de despesas: Solicitar adiantamento aos clientes (criar um conta corrente) Sistema de cobrança de reembolsos eficiente Atendimento dos prazos de pagamento dos reembolsos Compra de passagem aérea e hotel direto pelo cliente Controle eficiente para prestação de contas ao cliente, evitando devoluções Digitalizar a documentação para envio ao cliente Financeiro: Solicitar serviços especiais do banco para o escritório Na compra de equipamentos ou investimentos prefira o leasing Negociar juros e tarifas com o banco Contratos de aquisição no longo prazo Tecnologia e informática:

6 Evitar impressões desnecessárias Cobrar cópias impressas Proibir cópias que não for do escritório Uso racional do / arquivos anexados Bloqueio de sites da internet Uso de sistemas integrados Digitalização dos processos e dos documentos Terceirização / automação do help desk Renegociar o contrato e manter somente os necessários; Segurança. Telefonia: Verifique se toda ligação é realmente necessária. Bloqueie os telefones para chamadas interurbanas e para celulares, liberando apenas quando realmente forem fundamentais. Coloque senhas extensas e individuais. Depois, procure a operadora que lhe ofereça melhores tarifas e, sempre que houver possibilidade, feche planos de minutagem de acordo com a necessidade do escritório e perfil. Reduzir e controlar custos na advocacia é uma questão de sobrevivência. Não há subterfúgios sobre este assunto. Todo o escritório deve estar comprometido nesta tarefa de reduzir custos. Desde os sócios ao auxiliar de limpeza; da secretária ao boy, enfim, todos! A premissa é única: Ou reduz custo para se tornar competitivo ou o escritório terá de dar lugar às organizações jurídicas mais leves, enxutas e coesas. Adnilson Hipólito, Sócio e consultor da Selem, Bertozzi & Consultores Associados. Administrador especializado em Gestão dos Serviços Jurídicos. Palestrante especialista em finanças na advocacia. Professor de Gestão Financeira para Escritório de Advocacia e Planejamento Estratégico Aplicado ao Direito com Foco em Resultados. Administrador de Empresas (PUC/PR). MBA Executivo em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria (FGV/PR). GBA em Gerenciamento por Projetos (FGV/PR). Curso de extensão em Gestão Contábil (UEL). Membro do IBEF Instituto Brasileiro de Executivos de Finanças. Ex gestor executivo em Sociedade de Advogados. Articulista em finanças na advocacia das revistas Mercado & Negócios Advogados, Consulex e Leis & Letras.