Orçamentos e outras ferramentas

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1 Finanças na Advocacia Orçamentos e outras ferramentas AXIS Consult Gestão Jurídica Luiz Machado ESG CORP 26º COMITÊ DE DEPARTAMENTOS JURÍDICOS E ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA

2 MERCADO Atividade > Advocacia Mercantilismo Ganhar dinheiro Sócio = Visão de empresário

3 OPERACIONAL BO TÁTICO ESTRATÉGICO SISTEMA INTEGRADO EXCEL INFORMAÇÕES Mercado Clientes Casos Débitos Orçamento Preços Indicadores Faturam. Áreas Indicações Equipe RH Salários Resultados Benefícios Bônus Rem. Variável Índices C. Receber Cobrança Estrutura Despesas C. Pagar Custo Fluxo Caixa Tesouraria Distribuição

4 LINGUAGEM Advogados > Juridiquês Financeiros > Economês Visão do Juridico > Word Visão do Gestor > Excel (Case)

5 REGISTROS: Sistemas Integrados > Info In - Out Problema: Case 30 x 25 Análise Origem Solução Implantação

6 MUNDO IDEAL: Bom faturamento Elevada rentabilidade líquida Boas distribuições aos associados Fidelização de clientes Baixo turnover Elevado caixa e reservas Carteira Pulverizada Elevada projeção e reconhecimento da banca Ser referencia Contínua conquista de novos clientes Exploração de novos nichos. Crescimento sustentado

7 BANCA MODERNA: Societário Alinhamento societário, gestão do tempo, acordo de sócios, sucessões etc; Pessoas - planos de carreira, planos de remuneração, modelos de avaliação de desempenho, coaching, treinamentos, retenção de valores etc Planejamento governança, plano de negócios, objetivos, metas e estratégias de médio-longo prazos; Produção - gestão do conhecimento, fluxogramas de processos, gestão da tecnologia, gestão da qualidade, padronização, regimento interno, manual jurídico, manual administrativo, manual de estilo, manual de comunicação, sustentabilidade, manual de ética (ou compliance) e outros;

8 BANCA MODERNA: Marketing - gestão de vendas, plano de marketing, ações comerciais, imagem corporativa, branding, e comunicação. Sistema de informações índices, indicadores, desempenhos, performances, resultados e relatórios, sempre buscando otimizar o gerenciamento e recomendação de medidas preventivas e corretivas para manter elevados os níveis de eficiência, qualidade e rentabilidade. Finanças planejamento financeiro, orçamento anual, precificação de contratos, sistema de rateio e de custos do escritório e integrantes, margens de contribuição, ponto de equilíbrio, projeção e controle do fluxo de caixa, controle de custos, relatórios financeiros, revisões e aprimoramentos das rotinas operacionais do dia a dia, tais como faturamento, gestão das despesas, contas a pagar e receber, tesouraria.

9 SOBREVIVÊNCIA Uma abordagem em seis dos mais importantes pilares financeiros de uma banca: 1) O equilíbrio de uma organização chama-se Caixa. 2) Quem paga? A importância de um plano de contas e centro de custos; 3) Ganhei ou perdi? Precificar faz toda a diferença; 4) Quem usa, paga. Quem produz, recebe - sistemas de rateios e remuneração; 5) Indicadores e Resultados principal ferramenta de um gerenciamento; 6) E amanhã? A necessidade de um orçamento;

10 1) O equilíbrio de uma organização chama-se CAIXA. Passado > venda Presente > Rentabilidade Futuro > Caixa Caixa é a estrela da banca Fluxo horizontal Fluxo de caixa descontado é economês Reservas financeiras Fundos Provisões Investimentos

11 2) Quem paga? A importância de um PLANO DE CONTAS e CENTRO DE CUSTOS; PLANO DE CONTAS Agrupar movimentações pela sua natureza Visões > Contador x Gerencial Regimes > Caixa - Competência Simplificar > Imóvel, Administrativas, Suporte, Remuneração, Impostos, Margem

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13 CENTROS DE CUSTOS Tudo é debitado Origem dos rateios Case custo de sócios Área comum rateada segundo custo individual Áreas especificas rateadas segundo uso Headcount, não - exceto raríssimas ocasiões, exemplo energia. Busca pela redução de custos tem que ser constante, porém sem perda da qualidade. Exemplos: Módulos celulares, documentos digitalizados, redução arquivos internos e externos, área nobre Dois monitores

14 3) Ganhei ou perdi? PRECIFICAR faz toda a diferença; ONTEM > VISÃO CONTÁBIL > PREÇO = CUSTO + LUCRO HOJE > CONTROLE > LUCRO = PREÇO CUSTO AMANHÃ > GERENCIAMENTO > CUSTO = PREÇO LUCRO Formar preço de custo para depois formar preço de venda. Compor custo / etapas / profissionais / tempo / Comitê de precificação Contratos: Por hora sem limite / Por hora com limite / Por ato jurídico / Por etapa / Por partido fixo / Por partido variável / Por numero de processos / Êxito Mostrar ao cliente o benefício na parceria Normalmente existem vários Contratos de partido negativos

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16 4) Quem usa, paga. Quem produz, recebe SISTEMAS de RATEIOS e REMUNERAÇÃO; TIMESHEET Ninguém gosta, nem cliente e nem advogado Ainda assim, é fundamental para gestão. Cobrança por hora, tendência a sumir Distribuição Associados Fixo / Fixo +Variável / Fixo +Variável + Coordenação / Fixo +Variável + Coordenação + Bônus / Benefícios diretos e indiretos Bônus individual, área e global (caixa) Critérios sócios > Cotas / Indicação / Fechamento / Trabalho / Gestão

17 Margem de contribuição > Receita Custos

18 5) INDICADORES e RESULTADOS principal ferramenta de um gerenciamento; Rentabilidade = lucro / faturamento Mais além dos indicadores financeiros, tipo margem bruta, lucro operacional, liquidez, prazos de recebimento, e outros, é vital o acompanhamento da produtividade através de indicadores de desempenho: Projetado x realizado Desempenho das áreas / Resultados das áreas e da banca / Controle de débitos totais / Controle de horas debitadas / Controle de corte / Controle de faturado x recebido Ponto de equilíbrio

19 5) INDICADORES e RESULTADOS principal ferramenta de um gerenciamento; Fundamental que aconteçam reuniões mensais: Parte I: Faturamento Pagamentos Indicações Resultados por áreas Parte II: Analise do orçamento Sintético e Analítico Analise das contas receitas, por cliente Analise das contas receitas, por despesa

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23 SOMAR CLIENTE Grupo Empresa Projeto QUEM Integrante Área Nível CONTAR CUSTO Integrante Área Setor Sistema de Informações DÉBITO Valores Minutos Misto DEMONSTRAR PERÍODOS Ano Mês Intervalo CONTRATO Hora Partido Outros TIPO Caso Débito Atividade DIVIDIR

24 6) E amanhã? A necessidade de um ORÇAMENTO: É o planejamento estratégico mais amplo, incluindo as receitas, as despesas, os investimentos e o caixa previstos para um período; Dois tipos: orçamento baseado em exercícios anteriores e expectativas futuras ou orçamento base zero, sem dados prévios. Tipos > Por valores / Por quantidades / Por indicadores / Por setores Analises > Vertical e horizontal / Por linha ou por coluna Campos > Projetado / realizado / variação / igual período passado / Acumulado no ano

25 ORÇAMENTO: É preferível errar do que não ter. Não é feito para ser acertado, e sim para ser acompanhado Revisões, ajustes, versões! Serve para: Controlar os recursos Gerar responsabilidades dos gerentes Motivar a gerencia na conquista de premiações Avaliar a performance dos responsáveis por áreas É o instrumento que valida a distribuição de resultados e bônus!!!!!

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27 RECOMENDAÇÕES: Acompanhar o DRE Acompanhar e corrigir distorções no orçamento Comprar somente o previsto Buscar produzir e entregar o que foi projetado Redução contínua de custos improdutivos Em caso de dívidas, ter um plano de ação definido; Como em TI ter um backup, um plano de redundância e um plano de contingência Visar o retorno, mais além da lucratividade. Cuidar dos clientes Valorizar e recompensar as pessoas

28 Nunca deixar de considerar O TRIPÉ DE SUSTENTAÇÃO: PESSOAS, COMUNICAÇÃO, CAIXA

29 SEMPRE LEMBRAR QUE QUEM FAZ OS NÚMEROS, SÃO AS PESSOAS! Obrigado e sucesso! Luiz Machado (11)

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