e-patentes/depósito Editor Guia de Referência Rápida Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) Diretoria de Patentes Grupo e-patentes

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1 e-patentes/depósito Editor Guia de Referência Rápida Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) Diretoria de Patentes Grupo e-patentes

2 Resumo O sistema e-patentes/depósito faz parte do conjunto de soluções desenvolvidas pelo INPI para possibilitar a transição de documentos em papel para documentos eletrônicos dentro do Instituto. Ele é baseado em uma implementação similar, realizada pelo Escritório Europeu de Patentes (EPO). O procedimento de depósito é bastante simples e análogo ao que acontece em papel. Utilizando o software do e-patentes/depósito, o usuário envia para o INPI a documentação necessária para compor o pedido de patente. O sistema recebe a documentação e automaticamente emite um recibo ao m do procedimento, alertando o usuário sobre a concretização da ação. Figura 1: Sistemas eletrônicos da Diretoria de Patentes do INPI. Mais informações em

3 Conteúdo 1 Considerações iniciais 4 2 Cadastro no site do INPI Mecanismo de chancelas Um pouco sobre o e-patentes/depósito 5 4 Criando um novo depósito 8 5 Preenchendo os dados do depósito Dados do depositante, procurador e inventor Anexando documentos ao depósito 13 7 Visualizando os arquivos do depósito antes do envio 15 8 Validações de campos Ícones de validação Utilizando o uxo do processo para gerenciar o depósito Assinando digitalmente o pedido de patente Finalizando o procedimento de assinatura Enviando o arquivo do pedido de patente Autenticando o remetente Finalizando o depósito Mais informações sobre o e-patentes/depósito Como saber se o sistema está operando normalmente 22 3

4 1 Considerações iniciais Este texto traz informações sobre como realizar o depósito de um documento de patente no Brasil utilizando o sistema e-patentes/depósito, disponibilizado pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial. O download do software necessário para o depósito pode ser feito através do site: Para a concretização do depósito é importante: Dispor de um dispositivo de assinatura digital (smartcard ou token) que esteja em conformidade com o padrão ICP-Brasil ou, alternativamente, dispor de um certicado digital por software (A1), também em conformidade em o padrão ICP-Brasil; Ter realizado o pagamento da GRU correspondente ao serviço solicitado (e também que essa GRU corresponda a um pedido da natureza solicitada: PI, MU ou CA); Ter em formato digital toda a documentação exigida (sendo: (i) Relatório, Reivindicações e Resumo em formato PDF e TXT; (ii) Desenhos (caso existentes), Procuração, GRU, etc; em formato PDF; e (iii) Sequências Biológicas em formato XML e ASCII). 2 Cadastro no site do INPI Para utilizar os serviços do e-patentes/depósito (em particular, enviar os documentos para o INPI), é necessário o cadastro do dispositivo de assinatura digital (ou do certicado digital) no site do e- Patentes/Depósito. O cadastro é necessário para habilitar o usuário no sistema e o procedimento é simples, bastando apenas o usuário acessar o site ( edeposito/, seção credenciamento) e preencher os dados solicitados. Ressalta-se que, no caso particular em que o usuário utiliza um certicado via software (A1), ele (certicado) deve ser devidamente importado no navegador antes de realizar o acesso à página. Figura 2: Cadastro no site do e-patentes/depósito. 4

5 2.1 Mecanismo de chancelas Uma funcionalidade prática oferecida pelo sistema e-patentes/depósito refere-se ao método de autenticação de usuários para envio de documentos. Foi constatado que, de maneira similar ao que ocorre em papel, nem sempre o responsável pelo depósito é o mesmo usuário que traz os documentos ao Instituto. Desse modo, o INPI buscou uma alternativa que trouxesse essa desejável característica. A solução encontrada foi permitir que os usuários cadastrados no sistema (leia-se aqueles dotados de um certicado A1 ou A3) fossem habilitados a criar "chancelas", autorizando que usuários por eles determinados possam realizar o envio de documentos. O procedimento é simples e pode ser efetuado a partir da própria página de cadastro do sistema. Na prática, as chancelas nada mais são que arquivos criptografados e protegidos por senha contendo uma identicação única para o usuário. A solução todavia carrega consigo uma contrapartida técnica que é exigir que os envios sejam sempre realizados através da chancela mencionada. Desse modo, todos os usuários (sejam eles portadores de tokens e/ou smartcards ou certicados de software (A1) ) devem necessariamente gerar ao menos uma chancela para poder realizar o envio dos documentos. É importante frisar que é de responsabilidade total e única do usuário a distribuição das chancelas bem como o seu armazenamento em ambiente seguro. É vital ressaltar que o mecanismo de chancelas foi criado para permitir que os usuários distribuam a tarefa de envio de documentos entre os seus subordinados, evitando assim a necessidade de que todos possuam um certicado digital para concretizar a ação de submeter um depósito de patente. Desse modo, as chancelas servem apenas para envio dos documentos, não podendo ser utilizadas em qualquer outro contexto, dentro ou fora do e-patentes/depósito. Em particular, a assinatura dos documentos que serão enviados não pode ser feita através das chancelas. Para tal tarefa é indispensável que um dispositivo de assinatura digital (A3) ou um certicado por software (A1) seja utilizado. Não menos importante, o usuário deve ter em mente que o usuário que realiza a assinatura deve ser o responsável legal pelo documento (o requerente ou aquele que constar na procuração). 3 Um pouco sobre o e-patentes/depósito O sistema e-patentes/depósito é baseado em um sistema de depósito eletrônico inicialmente concebido pelo Escritório Europeu de Patentes (EPO). Houve um longo procedimento de adaptação e customização do software para a realidade do INPI e hoje ele se mostra adequado para atender à realidade nacional. Em linhas gerais, o sistema se apóia em uma estrutura cliente-servidor, onde o usuário pode optar por dois tipos de instalação: (i) uma versão dita individual, onde um mesmo computador será responsável por gerenciar todos os depósitos e também pelo preenchimento dos dados dos pedidos; (ii) uma versão adequada para escritórios, onde um computador central gerencia os depósitos e outros computadores da rede (interna) são responsáveis pela edição (preenchimento) dos dados (gura [3]). 5

6 Figura 3: Procedimento de Instalação do e-patentes/depósito. Optando pela primeira opção (i), o usuário instalará em seu computador dois softwares: e-patentes/depósito Editor e-patentes/depósito Gerenciador Optando pela segunda opção (ii), o usuário escolhe se deseja instalar apenas um ou ambos os softwares, onde o e-patentes/depósito Editor é utilizado para a edição (preenchimento) dos dados dos pedidos e o e-patentes/depósito Gerenciador organiza todos os depósitos que serão feitos (gura [4]). Figura 4: Opções de instalação do e-patentes/depósito (modalidade para escritórios). Depois de selecionado o tipo de instalação desejado, o usuário pode optar pelo diretório de instalação (gura [5]). Isso feito, o software será automaticamente instalado. 6

7 Figura 5: Seleção do diretório onde será realizada a instalação do e-patentes/depósito. Alerta-se para o fato de que para realizar eletronicamente o depósito de pedido de patente, o usuário necessariamente deverá ter instalado o e-patentes/depósito Editor e o e-patentes/depósito Gerenciador. Todavia, para a instalação individual isso será feito em um mesmo computador e na dita instalação para escritórios poderemos ter o e-patentes/depósito Gerenciador instalado em um computador e vários e-patentes/depósito Editor instalados em outros computadores. O quadro a seguir resume essas informações: e-patentes/depósito Sistema de arquitetura Cliente-Servidor Cliente (e-patentes/depósito Editor) Cria e edita formulários de depósitos e petições; Servidor (e-patentes/depósito Gerenciador) Gerencia usuários e todos os formulários de depósitos e petições gerados. Opções de Instalação Gerenciador e Editor no mesmo computador; 1 (um) Gerenciador em um único computador com Editores em outros computadores acessando este único Gerenciador; Qualquer estratégia intermediária. Figura 6: Opções de instalação do e-patentes/depósito. De uma maneira geral, a instalação individual deve atender a maior parte dos usuários e não exigirá alterações no módulo gerenciador. Caso essas alterações sejam necessárias (casos particulares 7

8 ou caso da instalação para escritórios), o e-patentes/depósito Gerenciador é dotado de um arquivo de ajuda que pode ser acessado a qualquer momento a partir do menu principal e que pode guiar o usuário nas congurações necessárias. Esclarecimentos iniciais feitos, passa-se à descrição do funcionamento do e-patentes/depósito Editor que, reiterando, será o responsável pela edição das petições que serão depositadas no INPI. 4 Criando um novo depósito Após realizada a instalação do sistema, o usuário deve acessar o sistema e-patentes/depósito Editor (um ícone será criado no menu do Windows T M, assim como um atalho em Iniciar Programas e-depósito e-depósito/editor). A primeira tela apresentada ao usuário solicita a escolha do modo de acesso. As opções são duas: modo de produção e e modo de demonstração, como aparece na gura [7]. Figura 7: Janela de seleção dos modos do e-patentes/depósito Editor. A opção modo de produção deve ser utilizada apenas em casos reais, onde os documentos trabalhados irão de fato compor um documento de pedido de patente. Já a opção modo de demonstração foi criada para permitir aos usuários um ambiente de demonstração, onde todas as funcionalidades do depósito eletrônico real também estarão disponíveis, exceto o processamento interno (no servidor do INPI). É importante ter em mente que o chamado modo de demonstração foi concebido para permitir que os usuários se familiarizem com o sistema, realizem testes diversos ou mesmo treinamento de funcionários. Todavia, documentos enviados para o modo de demonstração serão automaticamente descartados pelo INPI e portanto não devem ser compostos por documentos legais, sigilosos ou similares. Como lembrete para o usuário, todas as vezes em que o modo de demonstração for utilizado, uma tarja com a inscrição DEMO aparecerá no fundo das telas do programa, como ilustrado pela gura [8]. 8

9 Figura 8: Janela do e-patentes/depósito Editor, modo demo. Esclarecimentos iniciais feitos, após a seleção de modo, o usuário pode iniciar suas atividades. A próxima tela apresentada ao usuário guarda algumas informações relevantes. Vejamos: Figura 9: Janela de formulários do e-patentes/depósito Editor. Após um clique na opção Formulários no menu da esquerda (gura [9], item 1), o usuário deve selecionar qual formulário de depósito será utilizado. Utilizaremos como exemplo ilustrativo o procedimento de depósito de pedido de patente nacional (formulário FQ001). Dê um duplo-clique no formulário desejado (gura [9], item 2); Uma janela de Criar Novo Pedido de Patente é aberta: 9

10 Figura 10: Criação de novos formulários no e-patentes/depósito Editor. Introduza um Código de referência (gura [10], item A) para o pedido de patente a ser criado (esse nome é um identicador escolhido pelo próprio usuário para distinguir os diversos documentos gerados); Escolha o procedimento. Como anteriormente mencionado, optamos por DIRPA- FQ001 Depósito de Pedido de Patente (gura [10], item B). Um campo descrição é automaticamente preenchido com informações sobre o procedimento (gura [10], item C); O item D permite que o usuário selecione a algum modelo previamente criado e salvo por ele. Na primeiar execução, esse campo não apresentará opções disponíveis; Selecione o idioma do formulário. No caso, trabalharemos com o português (gura [10], item E); Selecione um diretório para o armazenamento dos documentos que serão gerados (gura [10], item F). Caso nenhum diretório tenha sido criado até então, o sistema armazenará os arquivos gerados no diretório padrão (gura [9], item 3) e será apresentado sob a árvore Todas as petições (gura [9], item 4); Clique em Criar; 10

11 5 Preenchendo os dados do depósito Figura 11: Abas para preenchimento dos dados do e-patentes/depósito Editor. Os formulários eletrônicos consistem de múltiplas abas (gura [11], item 5) onde os usuários podem introduzir dados. Algumas abas possuem ainda sub-abas, com outras informações relevantes a serem preenchidas. Repare que o sistema apresenta alguns mecanismos de validação. Por exemplo, números de telefones, números de pedidos de patente, GRU, CPF, CNPJ devem obedecer ao padrão ou o sistema apresentará uma noticação de erro. Clique em uma das abas, por exemplo Principal (gura [11], item 5); Repare que a primiera informação solicitada é a natureza do pedido (gura [11], item 6); Introduza as informações solicitadas nos campos fornecidos. Repare que alguns campos solicitam informações obrigatórias. Eles são indicados por um pequeno triângulo vermelho no canto superior direito (gura [11], item 7); Ao nal, clique em Salvar para salvar seu trabalho (gura [11], item 8). 11

12 5.1 Dados do depositante, procurador e inventor Figura 12: Inserção de dados do depositante, procurador e inventor. Clique na aba Nome (gura [12], item 9); Adicione a opção desejada (Depositante, Procurador, Inventor) no menu adicionar (gura [12], item 10). Selecione a opção desejada para e digite os dados solicitados (gura [12], item 11). É possível também excluir nomes escolhidos erroneamente (gura [12], item 12); Utilizando o catálogo de endereços O catálogo de endereços (gura [13]) permite que o usuário edite e armazene dados de nomes e endereços. Isso é particularmente útil para evitar a necessidade de digitar as mesmas informações diversas vezes. 12

13 Figura 13: Catálogo de endereços. 6 Anexando documentos ao depósito A aba documento (gura [14], item 14):permite ao usuário anexar os documentos relacionados ao depósito. O primeiro conjunto de documentos a ser anexado compreende a sub-aba intitulada especicação. Um clique no botão + abre uma caixa de diálogo para seleção dos documentos a serem anexados (gura [14], item 15): Figura 14: Aba documento, sub-aba especicação, onde são selecionados os arquivos.pdf do documento a ser depositado. Procure em seu computador o arquivo desejado e clique em abrir. O documento aparecerá 13

14 na listagem de arquivos (gura [15], item 16). O sistema automaticamente reconhece o número total de páginas do documento. Novos documentos podem ser adicionados utilizando procedimento semelhante, aparecendo ao nal da listagem anterior (gura [15], item 17); Quando o arquivo contiver mais de um tipo de documento, é tarefa do usuário delimitar o intervalo correspondente a cada trecho do documento (por exemplo, da página xx à xxx do DOCUMENTO-1 temos um relatório descritivo, da página yy à yyy do DOCUMENTO-2 temos as reivindicações e assim por diante (gura [15], itens 18, 19, 20); Figura 15: Anexando arquivos do pedido a ser depositado. Com relação aos desenhos (caso existam), o procedimento é similar (gura [16], item 21). Todavia, algumas outras questões são levantadas nesse caso e devem ser respondidas no próprio formulário (gura [16], item 22); Figura 16: Desenhos do pedido a ser depositado. Utilizando as demais sub-abas, o usuário pode ainda adicionar outros documentos necessários: especicação adicional (que é o conteúdo em formato.txt dos documentos.pdf anexados ao pedido, uma inclusão imprescindível, na medida em que garante a manutenção de um banco de dados com informações completamente buscáveis) (gura [17], item 23); outros documentos, como por exemplo o comprovante da GRU paga pelo serviço ou procurações diversas (essas últimas listadas como documentos gerais, devendo ser devidamente explicitadas 14

15 no menu subsequente) (gura [17], item 24 e gura [18], item 26 ); listagens de sequências (gura [17], item 25). Figura 17: Demais tipos de documentos. Figura 18: Inclusão de documentos gerais. No exemplo, uma procuração foi incluída. É ainda importante reparar que o sistema realiza uma chamada referência cruzada de informações. Ou seja, se por exemplo o usuário fornecer o nome de um procurador no campo correspondente (reveja a gura [12]), ele obrigatoriamente deverá anexar um arquivo contendo a procuração. 7 Visualizando os arquivos do depósito antes do envio O usuário pode visualizar os arquivos do depósito utilizando a função Visualizar (gura [19], item 27): Figura 19: Função visualizar, que permite conferir os documentos anexados antes de concretizar a assinatura e o envio do pedido de patente. Um visualizador de PDF (gura [20], item 28) abre para mostrar o conteúdo a ser depositado (gura [20], item 29); 15

16 Figura 20: Visualizador de arquivos PDF, mostrando as imagens dos arquivos anexados para depósito. Na lateral esquerda, é possível identicar a listagem dos arquivos anexados, assim como alguns arquivos gerados pelo software e-patentes/depósito Editor (gura [20], item 31). Um clique no nome do arquivo permite a sua visualização (gura [20], item 30). É absolutamente imprescindível que neste momento o usuário conra os arquivos que serão enviados, antes de realizar a assinatura do que será enviado (gura [20], item 32). 8 Validações de campos O software e-patentes/depósito Editor possui uma série de mecanismos de validação que servem para testar a consistência lógica das informações prestadas. Isso é necessário não só para facilitar o preenchimento do formulário pelo usuário mas também para minimizar erros e garantir que o todos os pré-requisitos sejam cumpridos. A validação pode ser feita da seguinte maneira: Clique no botão de validação (gura [21], item 33). As mensagens de validação são mostradas em uma janela separada, apresentando informações relevantes para o prenchimento dos dados do depósito (gura [20], item 34); 8.1 Ícones de validação Repare que as mensagens de validação podem aparecer de acordo com três níveis básicos de gravidade (gura [21], item 34 e item 35), cada um deles representado por um símbolo diferente: Um ícone vermelho com um risco diagonal (gura [21], item 36) signica que alguma informação ou documentos obrigatórios estão faltando. O usuário deve corrigir o problema antes de prosseguir com o depósito; Um ícone amarelo de alerta (gura [21], item 37) indica que a informação que foi fornecida é incompleta devendo ser, caso possível, corrigida. Todavia, neste caso não temos um erro que impeça o depósito; Um ícone cinza (gura [21], item 38) fornece dicas úteis sobre o preenchimento dos dados do depósito. 16

17 Figura 21: Janela com informações sobre a validação das informações. 9 Utilizando o uxo do processo para gerenciar o depósito O procedimento de depósito eletrônico pode ser subdividido em pelo menos quatro grandes estágios, a seguir: (i) Rascunho, (ii) Pronto para Assinar, (iii) Pronto para Enviar e (iv) Enviado. Na janela inicial do e-patentes/depósito Editor é possível identicar quais pedidos estão em cada um desses estágios clicando no botão correspondente, como por exemplo Pronto para assinar (gura [22], item 39). Além disso, a barra de menus oferece ainda a opção de fazer o pedido caminhar pelos vários estágios. Isso é realizado através dos botões Próximo e Anterior (gura [22], itens 40 e 41). Um clique no botão Próximo leva um documento de um estágio anterior para um posterior (por exemplo, de Rascunho para Pronto para Assinar); Um clique no botão Anterior leva um documento de um estágio posterior para um anterior (por exemplo, de Pronto para enviar para Pronto para Assinar); Figura 22: Acompanhamento do estágio do procedimento de depósito eletrônico. 10 Assinando digitalmente o pedido de patente Depois de ter previamente conferido a corretude do documento a ser depositado, chega o momento de assinar o pacote que será posteriormente enviado. Como mencionado na seção anterior, um clique 17

18 no botão Próximo pode conduzir um pedido de um status Rascunho para Pronto para Assinar. O sistema realiza as também já citadas validações e apresenta o pedido na janela do visualizador (o mesmo visualizador pode ser chamado a qualquer momento, utilizando o procedimento descrito na seção 7). Figura 23: Iniciando o procedimento de assinatura digital. No próprio visualizador (gura [23], vide seta), clique no canto inferior direito na opção Assinar, o que o conduzirá à janela de Assinar petição (gura [24]); 18

19 Figura 24: Janela para assinatura eletrônica das petições. Selecione um dos nomes dos listados como depositantes ou procuradores (gura [24], item 43). É de se reparar que o indivíduo que assina o pacote a ser enviado deve ser o depositante ou o representante legal (conforme procuração) no processo; O nome do solicitante, conforme preenchido no formulário eletrônico aparece na gura [24], item 44; O usuário pode então selecionar qual o tipo de certicado que ele possui (gura [24], item 45), sempre recordando que apenas certicados em consonância com a ICP-Brasil são aceitos. Mais detalhes podem ser encontrados na home-page do sistema, disponível em inpi.gov.br; Os dados do certicado selecionado aparecem na tela (gura [24], item 46); Ao nal, clique em Assinar para assinar efetivamente o documento (gura [24], item 47); 10.1 Finalizando o procedimento de assinatura A janela de Assinar Petição é fechada tão logo a assinatura digital seja aceita pelo sistema. Por sua vez, o status da petição assinada muda automaticamente para Pronto para Enviar. 11 Enviando o arquivo do pedido de patente Concretizada a etapa de assinatura digital, o pedido se encontra em condições de ser enviado para o INPI. A partir da janela principal do e-patentes/depósito Editor (gura [22]): Clique no botão Pronto para Enviar e selecione o pedido que você deseja enviar; 19

20 Clique em Próximo; 11.1 Autenticando o remetente É importante saber que o sistema e-patentes/depósito apresenta uma janela solicitando que o usuário se identique antes de congurar uma conexão SSL 1 para o envio dos dados. Isso é feito através do código PIN do dispositivo de assinatura digital que será utilizado para o envio. Figura 25: Janela para envio das petições. Antes de conrmar, não se esqueça de vericar cuidadosamente a janela de aviso (gura [25], item 48) para vericar o servidor do INPI para onde será realizado o envio. Atenção: um envio real deve indicar como servidor o endereço ao passo que um envio com propósitos apenas de testes (ou seja, quando o programa foi iniciado no modo de demonstração) deve indicar O usuário deve então selecionar a chancela gerada na página de credenciamento edeposito.inpi.gov.br do sistema e-patentes/depósito (gura [25], item 49); Clique na opção Conrmar envio; Introduza a senha gerada para a chancela; 1 Do inglês Secure Sockets Layer, trata-se de um protocolo para transmissão segura de dados criptografados na Internet. 20

21 Figura 26: Janela de senha da chancela. O processo de envio é iniciado e uma janela indicando o progresso do envio é apresentada. Figura 27: Evolução do processo de envio dos documentos. 21

22 12 Finalizando o depósito Caso haja sucesso na transmissão dos dados para o INPI, o usuário automaticamente receberá um recibo (através do próprio e-patentes/depósito Editor) em formato pdf, contendo a data e o número do protocolo do pedido bem como o número do processo. O recibo apresenta ainda algumas informações do depósito além de conter um código QR (Quick-Response), que apresenta um link para o sistema e-patentes/vista ( onde os documentos enviados serão posteriormente disponibilizados Mais informações sobre o e-patentes/depósito O sistema e-patentes/depósito apresenta ainda uma particularidade que pode ser de interesse de alguns usuários. Foi desenvolvido um painel de estatísticas, que fornece à sociedade uma maneira direta de acompanhar a evolução dos depósitos eletrônicos realizados através do sistema. O sistema pode ser acessado a qualquer momento através da página: 14 Como saber se o sistema está operando normalmente O sistema e-patentes/depósito trabalha com uma complexa rede de informações, com vários outros subsistemas realizando ativades dependentes. A eventual falha de algum desses processos poderia trazer instabilidade e é evidente que uma forma de scalizar o correto funcionamento do sistema é necessária. Com esse propósito, foi elaborada uma chamada ferramenta de watchdog que scaliza o funcionamento do sistema, fornecendo aos usuários uma maneira simples de acompanhar o status atual. Ela se traduz em um semáforo, disponível na já mencionada página do painel de estatísticas. Um sinal verde simboliza que os sistema que nenhum erro foi detectado na última análise realizada (ela ocorre periodicamente) ao passo que um sinal vermelho indica que algum erro foi detectado ou que o sistema está em manutenção temporária. De uma forma geral, dois testes simples podem ser realizados pelo usuário antes de realizar um envio: Vericar se a página do painel apresenta um sinal verde; Vericar se o usuário consegue acessar a página de recebimento do e-patentes/depósito, situada em 2 Lembrando que, por questões legais, os pedidos cam acautelados em sigilo até a sua publicação ocial pela RPI (ou publicação internacional no caso dos pedidos PCT). 22