SUMÁRIO MÓDULO 1: ASPECTOS GERAIS. CAPÍTULO 1: Apresentação CAPÍTULO 2: Políticas de compras MÓDULO 2: REALIZAR COMPRAS CORPORATIVAS

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1 Manual de Compras

2 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/1 Data da Revisão: 20/10/2015 Sumário SUMÁRIO MÓDULO 1: ASPECTOS GERAIS CAPÍTULO 1: Apresentação CAPÍTULO 2: Políticas de compras MÓDULO 2: REALIZAR COMPRAS CORPORATIVAS CAPÍTULO 1: Realizar compras * * * * * 1

3 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/3 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 1: Apresentação MÓDULO 1: ASPECTOS GERAIS CAPÍTULO 1: APRESENTAÇÃO 1 FINALIDADE DO MANUAL Este documento tem a finalidade de estabelecer diretrizes para a aquisição de bens e serviços nas empresas do Grupo Lagoa garantindo a eficiência na utilização dos recursos do grupo, transparência e segurança das transações. O cumprimento das orientações a seguir é fundamental a partir desta data, sob risco da não liberação de recursos institucionais para pagamento dos serviços em caso de descumprimento. O processo de compras deverá obedecer a princípios rígidos de equidade e transparência. 2 GLOSSÁRIO DE CONCEITOS, TERMOS E SIGLAS TERMO SIGLA CONCEITO Acordo de nível de serviço ANS Alçada - Aplicação técnica - Aprovação - Ativos imobilizados - Caixa - Um Acordo de Nível de Serviço (ANS ou SLA, do inglês Service Level Agreement) é um acordo firmado geralmente, entre a área seu cliente interno, que descreve o serviço de área, suas metas de nível de serviço, além dos papéis e responsabilidades das partes envolvidas no acordo. Envolve a definição de níveis mínimos de serviço que são esperados pelo cliente, é comum o uso de indicadores que permitam a mensuração quantitativa da qualidade do serviço recebido Limite da competência de um agente para, de acordo com a competência ou valor de uma aprovação, conhecê-la sem recorrer a outros Campo de informação da Solicitação de Compra reservado para o solicitante descrever todas as informações necessárias para que o comprador efetue a cotação corretamente. Ato de concordância pela autoridade competente relativo à conclusão dos processos, observados os casos em que há necessidade de autorização prévia para a formalização do processo. O ativo fixo ou ativo imobilizado de uma empresa é formado pelo conjunto de bens e direitos necessários à manutenção das suas atividades, sendo caracterizados por apresentar-se na forma tangível (edifícios, máquinas, etc.). São, portanto, bens que a empresa não tem intenção de vender a curto prazo ou que dificilmente podem ser convertidos imediatamente em dinheiro. Têm, pois, um caráter de permanência, sendo chamados bens patrimoniais. O ativo imobilizado compreende, portanto, os ativos tangíveis que são mantidos por uma empresa para serem usados na produção ou na comercialização de mercadorias ou serviços, para locação ou para finalidades administrativas. Caixa é um valor em dinheiro disponibilizado para o gerente de unidade efetuar pequenas despesas, que devem ser prestados contas no mínimo 1 vez por mês. Categoria de compra - Centro de Custo CC Modalidade e procedimento de compra definida pelo grupo de produtos. Cada modalidade segue regras especificas descritas nesse manual Um Centro de Custo é uma organização lógica que segmenta diferentes setores e atividades dentro de uma empresa. O conjunto dos centros de custo representam a estrutura total de uma empresa, sendo que cada um deles pode ser considerado, em termos, uma divisão independente. Compra - Aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente. 1

4 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/3 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 1: Aspectos Gerais Contrato - Capitulo 1: Apresentação Vínculo jurídico entre dois ou mais sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato firmado, resguardado pela segurança jurídica em seu equilíbrio social, ou seja, é um acordo de duas ou mais vontades, na conformidade da ordem jurídica, destinado a estabelecer uma regulamentação de interesses entre as partes, com o escopo de adquirir, modificar ou extinguir relações jurídicas de natureza patrimonial. Contrato avulso - Contrato isolado/único com prestadores de serviços Contrato continuado - Contratos com prestadores de serviços recorrentes, não será necessário realizar concorrência a cada contratação ou compra. Cotação - Ato ou efeito de cotar, de estabelecer preço, valor etc. de alguma coisa. Despesas de viagem - Eventos de MKT - Eventos de RH - Fluxo do processo - Histórico de aprovação - Despesas de viagem são as despesas realizadas durante uma viagem a trabalho. (Exemplo: alimentação, transporte, hospedagem, etc.). Eventos de MKT são as ações realizadas pelo setor de produtos, para divulgação das marcas próprias. Sejam eles brindes, promoções, campanhas, eventos, etc. Os eventos de RH são as ações realizadas pelo setor de RH internamente. (Exemplo: café mais integração, etc.). Diagrama que apresenta o fluxo ou sequência normal de um trabalho ou processo, através de uma simbologia própria. Maneira gráfica de se visualizar as etapas de um processo. É o modo mais eficaz e seguro de se identificar os clientes. As principais vantagens dos fluxogramas são as seguintes: permitem uma melhor compreensão do conjunto, de modo que cada integrante da equipe tenha um pleno conhecimento do processo como um todo e não apenas do seu departamento; tornam o processo mais claro para os que não fazem parte da equipe; facilitam a fixação dos limites de cada processo ou tarefa. Campo de informação da Solicitação de Compra reservado para descrição do histórico de negociação/aprovação junto à diretoria Manual - Documento enunciado a política, o sistema e as práticas de uma organização Manutenção - Combinação de todas as ações técnicas e administrativas, incluindo as de supervisão, destinadas a manter ou recolocar um item em um estado no qual possa desempenhar uma função requerida. A manutenção pode incluir uma modificação de um item. Materiais de escritório - Artigos de papelaria Materiais de uso e consumo Padrão - - Os materiais de uso e consumo caracterizam-se por não se agregarem, fisicamente, ao produto final, sendo meramente utilizados nas atividades de apoio administrativo, comercial e operacional (exemplo: papéis para escritório, lâmpadas para utilização nos prédios administrativos, etc.). Compromisso documentado, utilizado em comum e repetidas vezes pelas pessoas relacionadas com um determinado trabalho. Passo - Cada uma das partes na execução de uma tarefa 2

5 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/3 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 1: Apresentação Pedido de Compra Procedimento Operacional Padrão PC POP O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, deve representar fielmente as condições e características da compra efetuada. É o acordo que representa as condições em que foi feita a negociação, tais como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros. É o documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance da meta padrão. Contem: listagem dos equipamentos; peças e materiais utilizado na tarefa, incluindo-se os instrumentos de medida; padrões da qualidade; descrição dos procedimentos da tarefa por atividades críticas; condições de fabricação, de operação e pontos proibidos de cada tarefa; pontos de controle (itens de controle e características da qualidade) e os métodos de controle; relação de anomalias passíveis de ação; roteiro de inspeção periódicas dos equipamentos de produção Processo - Rateio - Serviços - Conjunto de tarefas distintas, interligadas, visando cumprir uma missão. Conjunto de causas que produzem um ou mais efeitos (produto). Define-se um processo agrupando em sequência todas as tarefas dirigidas à obtenção de um resultado, bem ou serviço. Isto equivale a dizer que um processo é constituído de pessoas, equipamentos, materiais ou insumos, métodos ou procedimentos informações do processo ou medidas, condições ambientais, combinados de modo a gerar um produto (bem ou serviço). Uma série de tarefas correlatas pode ser chamada de processo e um grupo de processos correlatos pode ser visto como um sistema. Qualquer organização ou empresa é um processo e dentro dela encontramos diversos processos de manufatura ou serviços. Um processo é controlado através dos seus efeitos. Ato de dividir (os bens materiais, lucros, gastos, débitos etc) de maneira proporcional entre os responsáveis. Serviços são quaisquer benefícios intangíveis, que são pagos direta ou indiretamente e que frequentemente incluem um componente físico ou técnico maior ou menor. Um trabalho realizado a título de aluguel de mão-de-obra física ou intelectual também se utiliza o termo "prestação de serviços Solicitação de Compras SC A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o documento que informa o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores. Valor sugerido - Campo de informação da Solicitação de Compra reservado para o solicitante inclui o valor financeiro sugerido para a aquisição do bem ou serviço. * * * * * 3

6 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras MÓDULO 1: ASPECTOS GERAIS CAPÍTULO 2: POLÍTICA DE COMPRAS 1. DIRETRIZES 1.1. Esta política se aplica a toda a organização, seus parceiros e fornecedores As aquisições de bens e contratações de serviços serão obrigatoriamente precedidas de cotações, exceto nos casos de dispensa ou inexigibilidade de previstos neste manual Iniciar os processos de compras de bens e contratações de serviços com a definição do escopo a ser contratado, formalizando-os com o amparo de Plano de Projeto, Solicitação de Compra ou Pedido de Compra no sistema Protheus Buscar oportunidades e redução de custos por meio de planejamento antecipado da demanda pelo usuário, através de ganhos de escala e sinergia entre as áreas internas do Grupo Lagoa Assegurar que as empresas fornecedoras e/ou prestadoras dos serviços sejam legalmente constituídas e possuam comprovadas idoneidade e capacidade técnico-econômica e administrativo-trabalhista para assunção das responsabilidades contratuais Formalizar a compra dos bens ou contratação dos serviços, inclusive mediante celebração do contrato quando aplicável, anteriormente ao início das atividades e ao pagamento por tais compras ou contratações. Situações emergenciais deverão seguir especialmente as diretrizes estabelecidas neste manual, sem prejuízo das demais Definir que o parâmetro básico (não único) para compras e contratações é o menor preço, inclusive considerados todos os tributos envolvidos. Os aspectos relativos à qualidade, condições de fornecimento e prazos de entrega e de pagamento, além da preferência por fornecedores locais, devem ser analisados e ponderados. Para os casos em que a aquisição ou contratação seja realizada com base nesses aspectos, cabe ao responsável (Solicitante/Gestor) apresentar formalmente as justificativas Acompanhar o fiel cumprimento do Manual de Alçadas e Limites como documento que estabelece os níveis de autorização para a execução de compras e contratação de serviços Acompanhar o prazo de vigência das contratações com antecedência suficiente para que não ocorra solução de continuidade dos serviços ou do fornecimento Assegurar a confidencialidade das informações técnicas e comerciais dos processos de compra ou contratação para todas as partes envolvidas Os envolvidos direta ou indiretamente no processo de compra ou contratação não podem receber quaisquer vantagens ou benefícios pessoais provenientes de empresas fornecedoras ou participantes de processo de compra ou contratação A confidencialidade das informações técnicas e comerciais dos processos de compra ou contratação deve ser assegurada, restringindo a divulgação de dados dos proprietários apenas para uso interno Promover concorrência em condições de iguais oportunidades entre os fornecedores de bens e serviços, por meio de um processo de qualificação, requisitos técnicos, organizacionais, econômico- -financeiros e socioambientais, no que for aplicável Punir o descumprimento de cláusulas do contrato, termos e condições, bem como dos princípios desta Política, o que deverá ser estabelecido em contrato, sem prejuízo de outras punições que a Empresa entenda serem cabíveis, tal qual a exclusão do fornecedor em questão da lista de fornecedores da Empresa Promover, quando possível e pertinente, ações conjuntas com seus fornecedores, visando ao seu desenvolvimento técnico e gerencial. 1

7 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras 2. GOVERNANÇA DO PROCESSO 2.1. Descrição dos agentes do processo Agentes Descrição Autonomia Responsabilidades Solicitante Usuário com autorização para inserir Solicitação de Compra Inserir Solicitação de Compra. Planejar e solicitar o produto ou serviço desejado; Prover especificação adequada para a aquisição de produtos e escopo para contratação de serviços. Aprovador Centro de Custo Usuário com autorização para aprovar Solicitação de Compra em seu centro de custo Aprovar Solicitação de Compra; Aprovar Pedido de Compra 2ª alçada; Aprovar recebimento de compra. Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas atividades as premissas, orientações e diretrizes estabelecidas nesta Política de Compras e Contratações, bem como acompanhar e observar o cumprimento dos contratos; Aprovar ou recusar as requisições, pedidos ou contratos disponibilizados para sua apreciação, fornecendo a justificativa no caso de recusa. Aprovador Funcional Usuário com autorização para aprovar Pedido de Compra referente a sua função Aprovar Pedido de Compra 1ª alçada; Realizar cotação de serviços; Solicitar Pedido de Compra. Informar a área de Compras (caso exista) sobre a avalição do serviço prestado pelo fornecedor e/ou dos bens adquiridos; Acompanhar o prazo de vigência das contratações evitandose, inclusive, solução de continuidade dos serviços ou do fornecimento. Comprador Usuário com autorização para realizar cotações Realizar cotações Selecionar fornecedores, providenciar cotação, negociar, contratar e elaborar o pedido ou contrato; Observar e manter atualizada uma base de fornecedores aptos e inaptos à contratação; Garantir a integridade e auditabilidade do processo de compra. Emissor de pedido Usuário com autorização para gerar Pedido de Compra Gerar Pedido de Compra Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas atividades as premissas, orientações e diretrizes estabelecidas nesta Política de Compras e Contratações, bem como acompanhar e observar o cumprimento dos contratos. Diretor Usuário com autorização para aprovar Pedido de Compra referente a sua função e alçada Aprovar Pedido de Compra 3ª alçada Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas atividades as premissas, orientações e diretrizes estabelecidas nesta Política de Compras e Contratações, bem como acompanhar e observar o cumprimento dos contratos; Aprovar ou recusar as requisições, pedidos ou contratos disponibilizados para sua apreciação, fornecendo a justificativa no caso de recusa. Nota: Cada unidade deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema. Cada departamento da Wmarcas deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema, e as aquisições de uso coletivo da unidade serão centralizadas um único solicitante Alçadas de valores Autorizante Caixas* Até R$ 1.000,00 Caixa RH* Até R$ 200,00 Diretoria Indeterminado Valores Nota: As regras dos Caixas estão descritas no item 4.6 2

8 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras 2.3. Alçadas de aprovação Alçadas de aprovação Responsável Descrição Autorizar Solicitação de Compra Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada Aprovação de Pedido de Compra - 2ª alçada Aprovação de Pedido de Compra - 3ª alçada Aprovador Centro de Custo Aprovador Funcional Aprovador Centro de Custo Diretoria Autoriza o início do procedimento de cotação do bem ou serviço descrito na Solicitação de Compra. De acordo com o centro de custo de sua responsabilidade Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o tipo de produto de sua responsabilidade Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o centro de custo de sua responsabilidade Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o valor e tipo de produto de sua responsabilidade 2.4. Aprovadores funcionais Grupo de produtos Aprovador funcional Aprovador 3ª alçada Administrativo Gestor da Unidade Nayana Brito Financeiro Lorena Ribeiro Nayana Brito Fiscal Glaucia Rosa Nayana Brito Importação Isabelle Nayana Brito Logística Gestor da Unidade Nayana Brito Produtos Bike Nacional Tiago/Helbert Henrique Ribeiro Produtos Bike Importado Gabriela Lauar Henrique Ribeiro Produtos Moto importado Daniel Lima Henrique Ribeiro Produtos Moto Nacional Debora Oliveira Henrique Ribeiro Recursos Humanos Lilian Gaia Nayana Brito Departamento pessoal Tatiana Leal Nayana Brito Tecnologia da Informação Milton Guimarães Nayana Brito Transporte Gestor da Unidade Nayana Brito 2.5. Descrição dos grupos de produto Grupo de produtos Descrição Exemplos Administrativo Financeiro Fiscal Importação Materiais de uso consumo Despesas financeiras Impostos no prazo sem juros e multa Serviços de transportes terrestre Papelaria, supermercado, Higiene e conservação Despesas bancarias, financiamentos, empréstimos Impostos e taxas (sem juros) Remoção de contêiner para importadoras Logística Materiais de embalagens Caixas recicladas e fita gomada Produtos Bike Nacional Produtos de Bike nacional para revenda Bike, peças e acessórios 3

9 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 4/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras Produtos Bike Internacional Produtos Moto importado Produtos Moto Nacional Recursos Humanos Departamento pessoal Tecnologia da Informação Transporte Produtos importados de Bike para revenda Produtos importados de Moto para revenda Produtos de moto nacional para revenda Eventos de RH, treinamentos, seleção Produtos e serviços de departamento pessoal Materiais de informática Conhecimento de transporte Bike, peças e acessórios Peças e acessórios Peças e acessórios Café da meta, café mais integração, treinamentos, despesas com recrutamento EPI, Benefícios, SESMET Computador, periféricos, softwares Fretes de entrada, saída, armazenagem, redespacho, reentrega e devolução. 3. ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO Serviço Responsável Acordo de nível de serviço Lançamento de notas fiscais de serviço Inserir Solicitação de Compra dentro período e enviar para aprovação Solicitante/ Aprovador do Centro de Custo Até o último dia do mês Até o 5º dia útil de cada mês Realizar cotação (período de compra) Comprador 8 dias uteis Gerar Pedido de Compra Gestor de pedido 48 horas Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada Aprovador Funcional 24 horas Aprovação de Pedido de Compra - 2ª alçada Aprovador Centro de Custo 24 horas Aprovação de Pedido de Compra - 3ª alçada Diretor 4 dias uteis Aprovar pedido junto ao fornecedor Comprador 24 horas 4. CATEGORIAS DE COMPRAS Item Categoria de compra Exemplos 4.1 Materiais de uso frequente 4.2 Ativos imobilizados e materiais de uso não frequente Material de embalagens, material de escritório, higiene e supermercado Maquinas, equipamentos, moveis, utensílios, veículos, ferramentas etc 4.3 Serviços não frequentes Manutenção, profissionais liberais, consultorias 4.4 Serviços frequentes Água, energia, telefonia, fretes, Vale transporte 4.5 Eventos Caixa Unidades Caixa RH 4.7 Material de Revenda Bike, Peças, acessórios Projetos de melhoria de gestão, convenções, seminários, feiras e exposições, campanhas, treinamentos, coffe break, ações motivacionais etc. Despesas pequenas de manutenções e despesas emergenciais Datas comemorativas, café da meta, café mais integração 4

10 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 5/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras 4.1. Compra de materiais de uso frequente Inserir solicitação de compra Autorizar solicitação de compra Realizar cotação Gerar pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª, 2ª e 3ª alçada) Enviar pedido de compra ao fornecedor Receber bem/serviço e documentação fiscal Por meio da Solicitação de Compra, o interessado solicita ao gestor do centro de custo autorização para aquisição dos bens. O descritivo da Solicitação de Compra deve conter os seguintes elementos: justificativa, especificação detalhada, padrão de qualidade e desempenho, quantidade, regra de rateio, se possível o preço estimado e, ainda, se necessário: condições de fornecimento, garantia, instalação, adequação a normas de padronização, acessórios ou itens inclusos etc. O responsável pelo centro de custo, verificando em seu planejamento a necessidade de aquisição dos bens a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor, deve verificar a inexistência ou insuficiência do material no almoxarifado e/ou demais departamentos e unidades. Caso a necessidade se justifique, o gestor deve proceder à autorização via sistema. As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos por esse manual serão cotadas pelo departamento de compras e será gerado um Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição. O Pedido de Compra passará então pela aprovação do gerente funcional responsável, do gestor do centro de custo solicitante e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de compras deve enviar o pedido ao fornecedor. Notas: Cada unidade deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema, os demais colaboradores devem enviar suas solicitações via padrão (anexo 05 modulo 01 capitulo 01 deste manual) para o mesmo. Cada departamento da Wmarcas deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema, e as aquisições de uso coletivo da unidade serão centralizadas um único solicitante Compra de ativos imobilizados e materiais de uso não frequente Plano de projeto aprovado pela diretoria Inserir solicitação de compra Autorizar solicitação de compra Realizar cotação Gerar pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª, 2ª e 3ª alçada) Enviar pedido de compra ao fornecedor Receber bem/serviço e documentação fiscal O responsável pelo centro de custo, verificando em seu planejamento a necessidade de aquisição dos ativos a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor, deve verificar a condição dos ativos ou a inexistência ou insuficiência do material no almoxarifado e/ou demais departamentos e unidades. Caso a necessidade se justifique o gestor deve solicitar autorização prévia com a diretoria através do preenchimento do plano de projeto, informando o custo estimado conforme média do mercado do produto/serviço desejado, avaliando a melhor relação custo/benefício. O valor aprovado no plano de projeto será o valor máximo para compra. Caso haja aumento de preço no momento da compra, novo plano de projeto deverá ser aprovado. Após obter a autorização, o gestor do centro de custo insere a solicitação ou encaminha o plano de projeto para o responsável por inserir solicitação de compra na unidade, contendo em seu descritivo os seguintes elementos: especificação detalhada, padrão de qualidade e desempenho, quantidade, regra de rateio, o preço estimado aprovado no plano de projeto e, ainda, se necessário: condições de fornecimento, garantia, instalação, adequação a normas de padronização, acessórios ou itens inclusos etc. A solicitação deve ser aprovada pelo gestor do centro de custo via sistema e o plano de projeto enviado ao departamento de compras corporativo. 5

11 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 6/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos por esse manual serão cotadas pelo departamento de compras e será gerado um Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição. O Pedido de Compras passará então pela aprovação do gerente funcional responsável (quando necessário), do gestor do centro de custo solicitante e da diretoria. Após a aprovação da diretoria, o departamento de compras deve enviar o pedido ao fornecedor autorizando o faturamento incluindo o descritivo no corpo do . O número do pedido deverá constar nos dados adicionais da Nota Fiscal e o arquivo xml enviado para o fiscalmotoparts@fornecedor.neogrid.com Notas: O departamento fiscal deve ser consultado para dar o parecer se o bem será ativado ou não e o mesmo deve ser registrado no campo Observações da solicitação de compra; Não é permitido rateio de gastos para bens ativados. 4.3 Serviços não frequentes Plano de proejto aprovado pela diretoria Inserir pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª, 2ª e 3ª alçada) Contratação do serviço junto ao fornecedor Receber serviço e documentação fiscal O responsável pelo centro de custo deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição do serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor. Caso a necessidade se justifique, o gestor deverá negociar as condições da contratação do serviço e solicitar autorização prévia com a diretoria através do preenchimento do plano de projeto, informando o custo estimado conforme média do mercado do serviço desejado, avaliando a melhor relação custo/benefício. O valor aprovado no plano de projeto será o valor máximo para aquisição do serviço. Caso haja aumento de preço no momento da contratação, novo plano de projeto deverá ser aprovado. Após obter a autorização, o gestor do centro de custo insere o pedido de compra ou encaminha o plano de projeto para o responsável por inserir o pedido de compra na unidade, contendo em seu descritivo os seguintes elementos: justificativa, histórico da negociação com a diretoria, especificação detalhada do objeto a ser contratado de forma clara e objetiva, prazo, padrão de qualidade e desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, regra de rateio, preço estimado e, ainda, se necessário: projeto básico, condições de fornecimento, garantia, instalação, adequação às normas de padronização. Entende-se pelo responsável pela inserção do pedido de compra, o assistente Administrativo de cada unidade ou aquele que o gestor designar. O Pedido de Compra passará então pela aprovação do gerente funcional responsável (caso necessário), do gestor do centro de custo solicitante (somente em caso de serviço não frequente) e da diretoria. Após a aprovação da diretoria, o responsável que inseriu o pedido de compras no sistema deve enviar o mesmo impresso ao fornecedor autorizando o faturamento incluindo o descritivo no corpo do . O número do pedido deverá constar nos dados adicionais da Nota Fiscal e o arquivo xml enviado para o fiscal-motoparts@fornecedor.neogrid.com. Para inclusão do Pedido de Compras, o solicitante deverá informar: CNPJ do fornecedor, produto ou serviço que está adquirindo, quantidade, preço e Centro de Custo. Notas: Ver itens 4.5 Serviços frequentes, 5. Dispensa de cotação e 6. Contratos, deste manual; Os Pedidos de Compra dos contratos continuados devem ser lançados nos CC do gestor funcional responsável e não no centro de custo do gasto; Todas as parcelas dos contratos continuados de valor fixo devem ser lançadas no Pedido de Compra. 6

12 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras 4.4 Serviços frequentes Após o recebimento documentação fiscal o administrativo responsável pelo contrato continuado deverá enviá-la para análise do gestor funcional, menos nos casos de contratos com valores fixos da Wmarcas que será gerado um Pedido de Compra. O gestor funcional deve verificar os valores e condições da documentação e posteriormente realizar a aprovação ou tratar quaisquer anomalias. Nos casos de contratos com valores variáveis o gestor deve informar as regras de rateio via padrão (anexo 05 modulo 01 capitulo 01 deste manual) O Pedido de Compra será gerado pelo departamento financeiro coorporativo de BH e passará então pela aprovação do gerente funcional responsável e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o administrativo irá lançar a documentação fiscal. Tipo de serviço continuado Valores fixos Valor variável Exemplo Aluguel, Internet Telefonia, água, vale transporte Notas: Os Pedidos de Compra dos contratos continuados devem ser lançados nos CC do gestor funcional responsável e não no centro de custo do gasto. 4.5 Plano de Ação com Investimento (Relatório de Acompanhamento) Plano de projeto aprovado pela diretoria Seguir fluxo de acordo com o produto/ serviço adquirido 7

13 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 8/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras Para o plano de investimento aprovado, será necessário um plano de projeto assinado pela diretoria detalhado por ação ou pelo valor total equivalente ao investimento. O fluxo de aprovação seguirá de acordo com o tipo de aquisição de produto ou serviço (produto ou serviços frequentes ou não frequentes). Informando o custo estimado conforme média do mercado do produto/serviço desejado, avaliando a melhor relação custo/benefício Produto de uso frequente Seguir o fluxo descrito em Produto de uso não frequente Seguir o fluxo descrito em Serviço de uso não frequente Seguir o fluxo descrito em Serviço de uso frequente Seguir o fluxo descrito em Eventos Realizar cotação de serviço - fora do sistema Plano de Projeto aprovado pela diretoria Gerar pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª e 3ª alçada) Enviar pedido de compra ao fornecedor Receber bem/serviço e documentação fiscal O gestor deve apresentar o pré-projeto contendo objeto, objetivo, prazo, escopo, relação de fornecedores, cotações realizadas e solicitar autorização ao diretor responsável. Após obter a autorização o responsável do setor insere Pedido de Compra contendo em seu descritivo os seguintes elementos: histórico da negociação com a diretoria, especificação detalhada do objeto a ser contratado/adquirido de forma clara e objetiva, CNPJ dos fornecedores, valores, prazo, padrão de qualidade e desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, preço estimado e, ainda, se necessário: pré-projeto, condições de fornecimento, garantia, instalação, adequação às normas de padronização. Após inserir Pedido de Compra passará então pela aprovação do gerente funcional responsável e da diretoria. Somente após a aprovação da diretoria o responsável pelo evento deve enviar o pedido ao fornecedor. Notas: A contratação do fornecedor ocorrerá obrigatoriamente após a aprovação do fornecedor; 8

14 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 9/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras Despesas de marketing de até R$5.000,00 (cinco mil reais) poderão ser faturadas para W.Marcas ou LM se necessário para facilitar entrega, acima deste valor ou com valores menores, mas com a possibilidade do endereço de entrega ser diferente do endereço de faturamento, deverão ser realizadas em nome da WSP. Vale ressaltar que, caso exista um fornecedor que atenda a demanda da unidade dentro do Estado em que ela se encontra, a prioridade de faturamento será da mesma visando a redução de impostos interestaduais. Qualquer adiantamento necessário para a equipe de marketing para viagens e eventos deverá ser solicitado através da rotina de controle de viagem no sistema, assim a prestação de contas também será pela mesma rotina. É proibida qualquer solicitação direta ao financeiro. Deve ser criado um Centro de Custo específico para cada projeto aprovado quando o investimento total ultrapassar R$ ,00 (vinte mil reais) Para cotação de material de evento, caso necessário, solicitar suporte do setor de compras observando prazos e fluxo do processo (material de consumo, ativo ou serviços serão comprados conforme aprovação do Plano de Projeto). 4.7 Caixa Caixa Unidade Realizar despesas Realizar acerto do caixa Aprovar pedido de compra (3ª alçada) Lançar documentação fiscal Realiza reembolso de caixa O caixa da unidade que é no valor de R$ 1.000,00 (um mil reais), deve ser utilizado para pequenas despesas, não ultrapassando o valor do caixa, por se tratar de despesas esporádicas e de baixo valor. O gestor da unidade autoriza o Caixa realizar a despesa perante apresentação de comprovante fiscal. O acerto do caixa deve ser realizado até o último dia útil do mês independente do saldo em caixa e quando o dinheiro acabar, conforme passos a seguir: Gerar um Pedido de Compra para cada Nota Fiscal; Agrupar os comprovantes fiscais (excluindo as NF) por categoria de natureza financeira; Gerar um item para cada agrupamento em um único Pedido de Compra O Pedido de Compra passará então pela aprovação do diretor responsável e o lançamento da documentação fiscal será feito pelo administrativo de cada unidade. Após o lançamento da documentação fiscal é gerado um título no financeiro constando a data que serão feito o reembolso e os tipos de despesas. Notas: O reembolso do caixa pode ser realizado no máximo 2 vezes dentro de um mesmo mês, caso haja apenas um reembolso esse deve ser realizado até o último dia do mês. No histórico do financeiro deve ser informado que o título será reembolsado ao gestor da unidade. As despesas poderão ser comprovadas com Cupom fiscal ou Nota fiscal Série D. Pequenas despesas de manutenção ou peças para testes no máximo de R$ 100,00 (cem reais) podem ser pagas com recibo simples pelo caixa, desde que este não seja emitido por pessoa física. Material de uso e consumo em caráter de emergência (ver item 5.4) devem ter aprovação previa ( ou telefone) do departamento de compras 9

15 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 10/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras Caixa RH O caixa do RH deve ser utilizado exclusivamente após aprovação do gestor BH ou diretor e para fins de compra de produtos referentes aos eventos internos, como datas comemorativas, café da meta, café mais integração e ações motivacionais. Cada Analista de RH terá o valor de Caixa disponível de R$200,00 (duzentos reais) por unidade. Exceto a Analista de RH das unidades localizadas em Lagoa da Prata cujo valor são R$100,00 (cem reais) para a LM Bike, R$100,00 (cem reais) para a LM Logística. O caixa poderá ser fechado no máximo 2 vezes por mês, desde que o valor total tenha sido utilizado. Tendo em vista que as notas fiscais devem ser lançadas dentro do seu mês de emissão, o caixa deverá ser fechado necessariamente até o último dia útil de cada mês. E a reposição do valor do Caixa será realizada a cada fechamento. Todas as compras efetuadas deverão ser lançadas na Planilha de Caixa Fundo Fixo Nota: Ver POP Caixa RH (anexo 04 - modulo 01 capitulo 01 deste manual) O caixa do RH tem o caráter de facilitador para pagamentos de pequenas despesas, sem necessidade de conta pessoa jurídica do fornecedor ou prazo de pagamento, mas os colaboradores do departamento não têm autonomia para gastar o valor sem aprovação prévia 4.8 Material de Revenda As compras de produtos para revenda ocorrem conforme fluxos seguir Nacional Realizar analise de média de venda Calcular necessidade de pedido Gerar Pedido de compra Aprova Pedido de compra Enviar pedido de compra para fornecedor Após calcular necessidade de pedido o departamento de produto gera o Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição. O Pedido de Comprar passará então pela aprovação da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de produto deve enviar o pedido ao fornecedor Importados Realizar analise de média de venda Calcular necessidade de pedido Gerar pedido de venda na unidade importadora Aprova Pedido de venda Após calcular necessidade de pedido o departamento de produto gera o Pedido de Venda O Pedido de venda passará então pela aprovação da diretoria. 5 DISPENSA DE COTAÇÃO 5.6 Solicitações de Compra com valor de total inferiores a R$ 50,00 (cinquenta reais) 10

16 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 11/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras 5.7 Não haverá exigência de concorrência com três cotações nos casos de compras e contratações, quando já houver um contrato guarda-chuva, nos casos de compras e contratações emergenciais e nos casos de contratos continuados. Esses casos excepcionais são explicitados a seguir. 5.8 Contratos continuados: Para prestadores de serviços recorrentes, não será necessário realizar concorrência a cada contratação ou compra. Nestes casos, cada área é responsável pela elaboração do contrato a ser renovado a cada 12 meses com exceção de contratos com prazo pré-definido superior a um ano (exemplo: aluguel, telefonia, energia). O processo para o estabelecimento do contrato continuado também requer três cotações. 5.9 Emergência Caracteriza emergência a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde ser previsto antecipadamente. Nos casos de emergência será necessária a explicitação da razão pela qual a situação está sendo caracterizada como tal no campo Observações do Pedido de Compras. Material de uso e consumo em caráter de emergência devem ter aprovação previa ( ou telefone) do departamento de compras Para os demais casos após recebimento da documentação fiscal o administrativo de cada unidade deve gerar o Pedido de Compra O Pedido de Compra passará então pela aprovação do diretor responsável e o lançamento da documentação fiscal será feito pelo administrativo de cada unidade. Nota: Os pagamentos de todos os gastos realizados em caráter de Dispensa de Cotação serão obrigatoriamente precedidos de Pedidos de Compras devidamente autorizados. Para gastos emergências de pequeno valor o procedimento de Caixa deve ser seguido 6 CONTRATOS Caso a contratação ou compra for referente a uma prestação de serviços e atender a um ou mais itens abaixo, faz-se necessária a elaboração e assinatura de contrato em duas vias: 6.6 Para contratações permanentes ou de longo prazo; 6.7 Contratos com valor acima de R$5.000,00 (cinco mil reais) ou valor menor desde que seja de caráter de longo prazo e permanente obrigatoriamente tem que passar pelo jurídico. 6.8 O pagamento deve ser negociado e as condições de pagamento devem ser explicitadas no contrato. 7 PRAZOS DE PAGAMENTO 7.6 Todo pagamento deverá ter no mínimo, 21 dias de prazo de pagamento sendo que, deste prazo, em 7 dias o pagamento deverá estar lançado e liberado no sistema para fins de melhor controle de fluxo de caixa. 7.7 Todas as notas fiscais de prestação de serviço deverão ser lançadas no sistema até o último dia do mês. Para evitar problemas não mais aceitaremos a emissão de notas de serviço (mesmo que o vencimento seja para o mês subsequente) entre os dias 28 e 31 de cada mês. Caso tenham algum fornecedor que emita nota fiscal de serviço nos três últimos dias do mês, favor negociar com ele e rever os contratos. Esse procedimento será adotado para evitarmos problemas na retenção de impostos e confronto com a DIRF. 7.8 Pagamento Antecipado 11

17 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 12/11 Data da Revisão: 31/03/2016 Módulo 1: Aspectos Gerais Capitulo 2: Política de Compras O Pagamento Antecipado não é realizado pelas empresas do grupo, no caso de fornecedor que exija pagamento antecipado, ele deverá emitir Nota Fiscal de Venda para entrega futura ou de Faturamento antecipado, para que o pagamento seja realizado em último caso, alguma exceção deverá possuir autorização formal por mediante aprovação da diretoria Hotéis que forem pagos pelo viajante a Nota Fiscal deverá ser em nome da unidade em que ele abriu sua requisição de viagem, essa deverá ser lançada no sistema com uma TES que não gera financeiro e o reembolso será através da prestação de contas da viagem. 8 CADASTROS 8.6 Produto - Caso o produto ou serviço a ser adquirido não esteja cadastrado no sistema, solicitar a responsável corporativa de compras em BH (Gislaine) que providencie o cadastro. 8.7 Fornecedor - O cadastro de fornecedor será feito pelo próprio colaborador que lança o Pedido de Compra e o cadastro dos dados bancário serão cadastros pelo Departamento financeiro obrigatoriamente mediante apresentação de comprovatório dos dados (cópia de extrato, cópia de cheque, doc. de abertura de contas, cópia de cartão bancário etc) 8.8 Viajante - Cadastro de viajante no modulo controle de viagens o responsável será a pessoa do setor viagem (Fernanda Carvalho). É necessário o envio dos dados completos para cadastro: Nome completo, endereço, cidade, estado, CEP, CPF, dados bancários, telefone e O prazo para realização dos cadastros será de até 48 horas. * * * * * 12

18 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras MÓDULO 2: REALIZAR COMPRAS CORPORATIVAS CAPÍTULO 1: REALIZAR COMPRAS ANEXOS 1 Fluxo do Processo 2 POP - Inserir solicitação de compra 3 POP - Gerar Pedido de Compra 4 POP - Caixa RH 5 Artefatos do Processo 1 ATRIBUTOS DO PROCESSO 1.1 Objetivo: padronizar as rotinas relacionadas aos procedimentos de compras a serem realizados pelas agentes envolvidos no processo. 1.2 Abrangência: Corporativa. 1.3 Gestor: Departamento de compras 1.4 Fornecedores: qualquer unidade administrativa da empresa e potenciais fornecedores do objeto a ser adquirido. 1.5 Clientes: Processo de contas a pagar, Processo de Almoxarifado, Processo de Estoque, Processo Fiscal e Processo Contábil. 1.6 Periodicidade: Conforme necessidade identificada. 1.7 Duração: Não aplicável a este processo. 2 DESCRIÇÃO DO PROCESSO 2.1 Inserir solicitação de compra O solicitante constatando a necessidade da aquisição de um bem ou de um serviço, deve inserir no sistema Protheus uma Solicitação de Compra ao gestor do centro de custo responsável, conforme o anexo 2 deste capitulo. As aquisições de bens e contratações de serviços das categorias de compras listadas a seguir serão obrigatoriamente precedidas de Solicitação de Compras, exceto nos casos de dispensa ou inexigibilidade de cotação previstos neste manual: Notas: a) Materiais de uso e consumo; b) Material de escritório; c) Ativos imobilizados; d) Serviços; e e) Material de Revenda. É exigido negociação previa com a diretoria para aquisição de: c) Ativo imobilizado; d) Serviço. Cada de unidade deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema, os demais colaboradores devem enviar suas solicitações via padrão (anexo 5) para o mesmo. Cada departamento da Wmarcas deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema, e as aquisições de uso coletivo da unidade serão centralizadas um único solicitante.

19 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras 2.2 Solicitar Pedido de Compra - Após o recebimento do documento fiscal, referente a aquisição do bem ou serviço, o solicitante envia o padrão de Solicitação de Pedido de Compras ao departamento de compras, conforme o anexo 5 deste capitulo. Esse procedimento deve ser seguido para as categorias de compras a seguir: Notas: a) Manutenção de serviço continuado; b) Caixa Unidades; c) Caixa RH; e d) Casos de dispensa ou inexigibilidade de cotação Os pagamentos dos bens e dos serviços adquiridos serão obrigatoriamente precedidos de Pedido de Compras, exceto nos casos de emergência previstos neste manual 2.3 Autorizar solicitação de compra O responsável pelo centro de custo após receber a Solicitação de Compra, deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição do bem ou do serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor. Caso a necessidade se justifique o gestor deve proceder à autorização via sistema, conforme etapas a seguir: Acessar o módulo compras Selecionar Atualizações> Solicitar/Cotar>Solicitação de compra

20 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Pesquisar Solicitações Bloqueadas Criar filtro

21 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 4/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Selecionar Flag Aprov Preencher Expressão B Adicionar Confirmar

22 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 5/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Selecionar Flag Aprov e confirma Ações relacionadas Aprovação Bloquear Solicitação de Compra: Não aprovar Aprovar Solicitação de Compra: Aprovar Notas: As Solicitação de Compra devem ser autorizadas em até 24 horas após o recebimento da mesma. Nessa etapa o gestor pode alterar rejeitar itens individualmente bem com alterar as quantidades dos itens da solicitação

23 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 6/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras 2.4 Gerar cotação Neste processo, o departamento de compras solicita cotações para o suprimento de um bem ou serviço específico junto a diferentes fornecedores. O departamento de compras recebera a solicitação de compras autorizada e deve realizar o procedimento de gerar nova cotação conforme as seguintes etapas: Gerar Cotação Acessar: Compras>Atualizações>Solicitar/Cotar>Gerar Cotações Informar o número da Solicitação de Compra Selecione Confirmar Imprimir o relatório de cotação Acessar: Atualizações>Relatório 7 >Solicitar/Cotar 7 >Cotações custo Selecionar Sim Selecionar imprimir Realizar cotação Selecionar fornecedores cadastrados Caso necessário novos fornecedores são prospectados Enviar pedido de cotação para fornecedores Receber cotação de fornecedores Selecionar melhor proposta Nota: Os parâmetros devem estar cadastrados conforme orientação do help 2.5 Atualizar cotações Neste procedimento, o departamento de compras atualiza a cotação gerada na atividade 2.4 deste manual com as informações da cotação conforme as seguintes etapas: Acessar: Atualizações> Solicitar/Cotar>Atualizar Cotações Selecionar OK Selecionar cotação Acessar atualização Acessar: Ações relacionadas> Atualizar Para incluir novo participante na Cotação Acessar: Ações relacionadas> Novo Participante Atualizar cotação Incluir prazo de pagamento Atualizar valores Selecionar produtos Selecionar Confirmar Nota: Os parâmetros devem estar cadastrados conforme orientação do help

24 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras 2.6 Analisar cotações Neste procedimento o departamento de compra define o fornecedor vencedor da cotação, conforme as etapas descritas a seguir e então o Pedido de Compra e gerando automaticamente Acessar: Atualizações> Solicitar/Cotar> Analisar Localizar Solicitação de Compra Acessar: Ações relacionadas> Analisar Selecionar Fornecedor Analisar itens do fornecedor selecionado Selecionar Confirmar 2.7 Realizar cotação de serviço - fora do sistema Em caso de eventos e aquisições com dispensa de cotação (ver modulo 01, capitulo 02, item 5) o gestor responsável deve elabora um pré-projeto, ver anexo 5 deste capitulo, contendo os elementos descritos a seguir e posteriormente apresentar e solicitar autorização ao diretor responsável. a) Objeto: O que se deseja fazer; b) Objetivo: O que se espera conseguir com o projeto; c) Prazo: Data de início e data de termino; d) Custo: Valor estimado do projeto; e) Escopo do projeto: trabalho que precisa ser realizado para entregar o resultado desejado; f) Relação de fornecedores: Lista dos fornecedores prospetados g) Cotações realizadas: Relação dos produtos/serviços cotados Após obter a autorização o gestor envia o padrão de Solicitação de Pedido de Compras conforme item 2.8 deste capitulo. 2.8 Solicitar Pedido de Compra - Após obter a autorização da diretoria, referente a execução do projeto, o solicitante envia o padrão de Solicitação de Pedido de Compras e o Pré-projeto aprovado ao departamento de compras, conforme o anexo 5 deste capitulo. Notas: Os pagamentos dos bens e dos serviços adquiridos serão obrigatoriamente precedidos de Pedido de Compras, exceto nos casos de emergência previstos neste manual 2.9 Gerar Pedido de Compra Após o recebimento do de Solicitação o departamento de compras deve gerar o novo Pedido de Compra, conforme o anexo 3 deste capitulo. Esse procedimento deve ser seguido para as categorias de compras a seguir: a) Manutenção de serviço continuado; b) Caixa Unidades; c) Caixa RH; e d) Casos de dispensa ou inexigibilidade de cotação

25 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 8/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras 2.10 Aprovação de Pedido de Compra O gestor funcional responsável após receber o Pedido de Compra, deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição do bem ou do serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor. Caso a necessidade se justifique o gestor deve proceder à autorização via sistema, conforme etapas a seguir. Existem duas formas de autorizar os Pedidos de Compra no sistema. a) Por Lote (2.10.1): utilizado para autorizar vários pedidos mesmo tempo, porém o sistema demora mais para processar b) Por documento (2.10.2): utilizados para autorizar pequena quantidade de pedidos Autorizar Pedido de Compra por Lote Acessar o módulo compras Selecionar Atualizações> Liberação> Liberação em Lote Exibir Documentos Não Aprovados

26 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 9/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Selecionar Pedidos de Compras Selecionar Ações Relacionadas > Lib lote Selecionar Sim Autorizar Pedido de Compra por Documento Selecionar Atualizações> Liberação> Liberação de Docts

27 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 10/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Exibir Documentos Não Aprovados Selecionar documento > Liberar Selecionar Liberar Docto 2.11 Aprovação de Pedido de Compra O gestor do centro de custo responsável após receber o Pedido de Compra, deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição do bem ou do serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor. Caso a necessidade se justifique o gestor deve proceder à autorização via sistema, conforme o item 2.10 deste capitulo.

28 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 11/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras 2.12 Aprovação de Pedido de Compra O diretor responsável após receber o Pedido de Compra, deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição do bem ou do serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor. Caso a necessidade se justifique o gestor deve proceder à autorização via sistema, conforme o item 2.10 deste capitulo Aprovação de Pedido de Compra O diretor responsável após receber o Pedido de Compra, deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição do bem ou do serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor. Caso a necessidade se justifique o gestor deve proceder à autorização via sistema, conforme o item 2.10 deste capitulo Enviar Pedido de Compra ao fornecedor Consultar pedidos de compras liberados Imprimir pedido Acessar o módulo compras Clicar em atualizações/ Pedidos/ Pedidos de compra

29 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 12/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Localizar o Pedido de Compra Informe o número da filial se necessário e no número do Pedido de Compra, depois clique em pesquisar Selecione o pedido que será impresso e clique em: Ações relacionadas/ Imprimir Clique em sim

30 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 13/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Selecione a impressora local/ Ações relacionadas/parâmetros Informe o número do pedido e clique em OK e imprimir

31 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 14/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras Imprimir o pedido Selecione o parâmetro desejado e imprima o pedido em PDF Enviar Pedido de Compra por ao fornecedor 2.15 Enviar Pedido de Compra ao fornecedor: Ver item Receber produto ou serviço adquirido e documentação fiscal Todo material adquirido será entregue no endereço de entrega descrito na Solicitação de Compra (sistema ou e- mail), e deve ser recebido pele departamento de Conferencia de Entrada ou pelo Administrativo. No ato do recebimento será observado se o material confere com as especificações formalizadas no processo de compras, momento em que será atestado o recebimento Corrigir compra Quando o material de consumo adquirido apresentar problemas na utilização, o usuário deverá comunicar por e- mail ao departamento de compras que notificará a empresa para as providências pertinentes. Nota: para que o departamento de compras possa tomar providências em relação à empresa, o material deverá estar corretamente especificado bem como a comunicação expressa do usuário acerca dos problemas apresentados no produto. A caracterização do material para cadastro constitui responsabilidade do usuário requisitante. Se o material for mal especificado a compra resultará prejudicada, ou seja, o departamento de compras adquirirá material que não atenderá a necessidade do usuário. * * * * *

32 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 15/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras ANEXO 01

33 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 16/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras

34 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 17/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras

35 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 18/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras

36 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 19/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras

37 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 20/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras ANEXO 02

38 Título: Inserir solicitação de compra 1. Objetivo PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Processo: Realizar compras Padronizar e minimizar a ocorrência dos desvios na geração de solicitações de compras 2. Campo de aplicação Este procedimento se aplica a todo funcionário responsável por solicitar compras nas unidades. 3. Executante da tarefa Colaboradores do departamento Administrativo 4. Referências a) Manual de Compras b) POP - de solicitação 5. Definições Centro de Custo: Um Centro de Custo é uma organização lógica que segmenta diferentes setores e atividades dentro de uma empresa. O conjunto dos centros de custo representam a estrutura total de uma empresa, sendo que cada um deles pode ser considerado, em termos, uma divisão independente. Compra: Aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente Passo: Cada uma das partes na execução de uma tarefa. Procedimento Operacional Padrão: É o documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance da meta padrão. Contem: listagem dos equipamentos; peças e materiais utilizado na tarefa, incluindo-se os instrumentos de medida; padrões da qualidade; descrição dos procedimentos da tarefa por atividades críticas; condições de fabricação, de operação e pontos proibidos de cada tarefa; pontos de controle (itens de controle e características da qualidade) e os métodos de controle; relação de anomalias passíveis de ação; roteiro de inspeção periódicas dos equipamentos de produção. O mesmo que SOP - Standard Operation Procedure ou Procedimento Padrão de Operação. Processo: Conjunto de tarefas distintas, interligadas, visando cumprir uma missão. Conjunto de causas que produzem um ou mais efeitos (produto). Define-se um processo agrupando em sequência todas as tarefas dirigidas à obtenção de um resultado, bem ou serviço. Isto equivale a dizer que um processo é constituído de pessoas, equipamentos, materiais ou insumos, métodos ou procedimentos informações do processo ou medidas, condições ambientais, combinados de modo a gerar um produto (bem ou serviço). Uma série de tarefas correlatas pode ser chamada de processo e um grupo de processos correlatos pode ser visto como um sistema. Qualquer organização ou empresa é um processo e dentro dela encontramos diversos processos de manufatura ou serviços. Um processo é controlado através dos seus efeitos. Solicitação de Compras: A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o documento que informa o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores. 6. Símbolos e abreviaturas POP: Procedimento Operacional Padrão 7. Itens de controle Não se aplica. 8. Recursos necessários Para execução deste procedimento operacional padrão, são necessários os seguintes recursos: a) Computador ligado em rede; 1

39 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Inserir solicitação de compra Processo: Realizar compras b) Acesso à internet; c) Excel; d) Acesso ao Protheus. 9. Principais passos 1. Acessar o módulo compras 2. Clicar em atualizações/ Solicitação de compras 2

40 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Inserir solicitação de compra Processo: Realizar compras 3. Incluir solicitação Para incluir uma solicitação Clique em Incluir 4. Selecionar Produto Neste campo dever ser informado o produto desejado, o filtro do mesmo pode ser feito pelo cód. ou descrição, cada item. Para selecionar o produto existem duas formas de pesquisa, pelo código (passo 4.1) e pela descrição (passo 4.2) 4.1. Pesquisar pelo código do produto Para pesquisar o produto, selecione o campo produto e clique na tecla F3 de seu teclado. Informe o cód. e clique em pesquisar. 3

41 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 4/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Inserir solicitação de compra Processo: Realizar compras 4.2. Pesquisar pela descrição Selecione a opção Descrição, informe no campo em branco qual o produto e clique em pesquisar. Nota: No caso de novo produto (não cadastrado) o solicitante deve entrar em contato o departamento de Compras e solicitar o cadastro do mesmo. 5. Preencher quantidade: Informe a quantidade desejada, conforme a unidade de medida cadastrada para o produto. 4

42 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 5/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Inserir solicitação de compra Processo: Realizar compras Nota: Atenção a unidade de medida cadastrada no sistema. 6. Preencher preço unitário Se possível informe no campo preço unitário o valor sugerido para compra do item solicitado. 7. Preencher descrição técnica No campo descrição técnica adicione informações/características do produto caso tais como: a) Desempenho esperado; b) Especificação detalhada; c) Padrão de qualidade; 5

43 Título: Inserir solicitação de compra Notas: PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 6/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Processo: Realizar compras Não indicar marca nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando se tratar da identificação de um equipamento, cuja manutenção ou peças de reposição constituam o objeto da despesa pretendida; Fazer um pedido para cada grupo de material (ex. suprimento de informática, equipamento de informática, material de expediente, material para manutenção elétrica, hidráulica e refrigeração, mobiliário, locação de veículo, limpeza e lubrificação de equipamento sem reposição de peças etc). Quando se tratar de serviço de manutenção de equipamento com reposição de peças, um mesmo processo abrigará as duas despesas serviço de manutenção e aquisição de peças de reposição; A especificação completa (sem determinação de marca ou modelo) do material ou serviço com o padrão de desempenho e de qualidade é fundamental para que você receba exatamente o que necessita, jamais esqueça que pensar é uma atividade psíquica abstrata bem diferente de escrever clara e objetivamente. Invariavelmente, você receberá o que escreveu e não o que imaginou; Pedidos de natureza complexa ou específica devem ser elaborados ou, pelo menos, supervisionados por um profissional competente. No caso de obra ou serviço de engenharia é imprescindível a participação circunstanciada de um engenheiro; equipamento e suprimento de informática, de um analista de sistemas; equipamento e material de laboratório, do coordenador do laboratório; equipamento e material médico hospitalar, do médico coordenador do setor; quem deve saber do que um setor precisa é o servidor (e profissional competente) responsável por suas atividades; Assuntos relacionados a recursos orçamentários deverão ser dirimidos com a fração de administração orçamentária, contábil e financeira de cada unidade. 8. Preencher observação No campo Observação adicione as seguintes informações: a) Justificativa para aquisição: Razão pela qual o gasto é justificável b) Histórico de aprovação: Aprovado por Diretor em DD/MM/AA c) Regra de rateio: % do valor que deve ser alocado em cada Centro de Custo d) Nome do colaborador e o departamento: Em caso de bens de uso individual 6

44 Título: Inserir solicitação de compra 9. Definir centro de custo PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Processo: Realizar compras Identificar qual o centro de custo da área que recebera o bem/serviço. Para toda solicitação de compra inserida no sistema o centro de custo deverá ser confirmado se está de acordo com centro de custo do solicitante. Selecione o campo C.Custo e clique na tecla F3 de seu teclado e confirme a descrição. Notas: O campo Centro de Custo C é preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do produto, por tanto cabe muito atenção para definir corretamente o campo. Importante ressaltar que o centro de custa da área solicitante pode ser diferente que recebera o bem/serviço, por exemplo o RH solicita EPI para a Logística 10. Concluir solicitação Após o preenchimento clique em CONFIRMAR para finalizar sua solicitação. * * * * * 7

45 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 21/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras ANEXO 03

46 Título: Gerar pedido de compra 1. Objetivo PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Processo: Realizar compras Padronizar e minimizar a ocorrência de erros no lançamento de pedido de compra. 2. Campo de aplicação Este procedimento se aplica a todos funcionários responsáveis pelo lançamento de pedido de compra. 3. Executante da tarefa Colaboradores do departamento administrativo. 4. Referências Não se aplica. 5. Definições Nota fiscal: é um documento fiscal que tem por fim o registro de uma atividade comercial prestada por uma empresa à outra. Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, a nota fiscal também se destina ao recolhimento de impostos. Entretanto, as notas fiscais podem também cancelar a validade de outra nota fiscal, como por exemplo, na devolução de produtos. Pedido de compra: é a solicitação de autorização de pagamento de serviço ou produto adquirido. Solicitação de compra: é o pedido de autorização para cotação e compra de produtos ou serviços. Título: é o documento onde constam todas as informações do fornecedor, produtos e serviços adquiridos, bem como os dados acordados para pagamento. Pode vir em forma de documento fiscal ou simples fatura. 6. Símbolos e abreviaturas CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica; POP: Procedimento Operacional Padrão. 7. Itens de controle Não se aplica. 8. Recursos necessários Para execução deste procedimento operacional padrão, são necessários os seguintes recursos: a) Computador ligado em rede; b) Acesso à internet; c) Excel; d) Acesso ao Protheus. 1

47 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Gerar pedido de compra Processo: Realizar compras 9. Principais passos 1. Acessar o módulo compras 2. Clicar em atualizações/ pedidos e pedidos de compras 2

48 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Gerar pedido de compra Processo: Realizar compras 3. Incluir pedido de compra Para fazer um pedido de compra clique em incluir. 4. Preencher campo fornecedor Para incluir um pedido de compra, preencher o campo Fornecedor. Para localizar o código do fornecedor, clique na lupa (imagem 1) e pesquise pelo número do CNPJ que consta na nota fiscal (imagem 2). 3

49 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 4/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Gerar pedido de compra Processo: Realizar compras NOTA: Nunca pesquisar pelo nome do fornecedor, pois o mesmo pode conter vários CNPJs. 5. Preencher condição de pagamento Clicar na lupa, pesquisar e selecionar a condição que será feito o pagamento. 4

50 Título: Gerar pedido de compra 6. Selecionar Produto PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 5/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Processo: Realizar compras Para selecionar o produto existem duas forma de pesquisa, pelo código (passo 6.1) e pela descrição (passo 6.2) 6.1. Pesquisar pelo código do produto Para pesquisar o produto da nota fiscal no sistema, selecione o campo produto e clique na tecla F3 de seu teclado Pesquisar pela descrição Selecione a opção Descrição, informe no campo em branco qual o produto e clique em pesquisar. 5

51 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 6/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Gerar pedido de compra Processo: Realizar compras 6.3. Preencher quantidade Digitar a quantidade do produto que consta na nota fiscal. 6

52 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Gerar pedido de compra Processo: Realizar compras 6.4. Preencher Preço Unitário Digitar o preço unitário do item de acordo com a nota fiscal. O valor total será preenchido automaticamente. 7

53 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 8/08 Data da Revisão: 01/10/2015 Título: Gerar pedido de compra Processo: Realizar compras 6.5. Confirmação de pedido de compra Após o lançamento das informações anteriores, anotar o código que o sistema gerou para este pedido e clicar em confirmar. NOTA: Todo pedido de compra deverá ser enviado para liberação e, posteriormente, agendado pagamento. 8

54 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 22/14 Data da Revisão: 20/10/2015 Módulo 2: Realizar Compras Corporativas Capitulo 1: Realizar Compras ANEXO 04

55 Título: POP Caixa RH 1. Objetivo PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: XXX Localizador: XXXXXXXX Revisão: 1 Folha: 1/3 Data da Revisão: 29/09/2015 Processo: Concessão de Dinheiro Caixa - RH Maior agilidade na compra de produtos referentes aos eventos internos de RH e assegurar a disponibilidade do dinheiro para a realização dos eventos internos. 2. Campo de aplicação Este procedimento se aplica a todo funcionário responsável pelo caixa do RH 3. Executante da tarefa RH - Financeiro 4. Referências a) Planilha de Excel - Caixa Fundo Fixo b) Documento Word - Termo de Responsabilidade 5. Definições Fluxo de caixa = Fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira que realiza o controle das movimentações financeiras (ou seja, entradas e saídas de recursos financeiros) de uma empresa, em um determinado período de tempo. Em outras palavras, o fluxo de caixa nada mais é do que o controle do que entra e do que sai (em valores monetários) de sua empresa em um período. Data da ocorrência = Data em que tiver sido feito a compra. Data Liquidação do Fluxo = Data em que o caixa estiver sendo fechado (ou seja, a data em que estiver sendo pedido a reposição do valor). Descrição do Fluxo = Local de Compra (padaria, supermercado, papelaria, etc.) Tipo Doc. = Tipo do comprovante da despesa = Nota N.Doc = preencher nos casos de Nota Fiscal Eletrônica, como o número da nota. Descrição do Gasto = Descrição detalhada da despesa. Exemplo: Lanche Café da Meta, realizado em 02/07/ Símbolos e abreviaturas RH: Recursos Humanos EPI: Equipamento de proteção individual 7. Recursos necessários a) Computador com MS Excel 2007 ou 2010 instalado; b) Computador com MS Word 2007 ou 2010 instalado; c) Microcomputador ligado em rede; d) Acesso a internet; e) Planilha de Caixa Fundo Fixo 1

56 Título: POP Caixa RH 8. Politica PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Número: XXX Localizador: XXXXXXXX Revisão: 1 Folha: 2/3 Data da Revisão: 29/09/2015 Processo: Concessão de Dinheiro Caixa - RH 1. O procedimento refere-se à Concessão de Dinheiro de Caixa ao RH para fins de compra de produtos referentes exclusivamente aos eventos internos, como Datas comemorativas, Café da Meta, Café Mais Integração e Ações Motivacionais. Faz necessário esclarecer que despesas como compra de Cartão de VT, EPI, etc. são despesas da unidade, não do RH, e por isso deverão ser pagas com o Caixa da unidade, sob a responsabilidade do Gerente da Unidade. 2. Cada Analista de RH terá o valor de Caixa disponível de R$200,00 por unidade. Exceto a Analista de RH das unidades localizadas em Lagoa da Prata cujo valor são R$100,00 para a LM Bike, R$100,00 para a LM Logística e R$200,00 para a WVendas. Neste caso específico ressalta-se que o valor de caixa de uma unidade não pode ser utilizado para pagar despesas de outra unidade. 3. Toda Analista de RH que tiver um Caixa sob sua responsabilidade assinará o Termo de Responsabilidade, que consta ao final deste procedimento. 4. Recomenda-se guardar o dinheiro em gaveta com tranca, cuja chave só seja de acesso ao RH. 5. O Caixa do RH, como mencionado deverá ser utilizado para pagamento a vista (e em espécie) de pequenas despesas de eventos internos, não ultrapassando o valor do caixa. Por se tratar de despesas esporádicas e de baixo valor, elas poderão ser comprovadas por: Valores até R$100,00: Por Recibo Simples, desde que este seja emitido por CNPJ (Pessoa Jurídica) Valores até R$200,00: Por Nota Fiscal Eletrônica, Cupom Fiscal ou Nota fiscal Série D. 6. Em hipótese alguma o RH poderá efetuar compra ou contratar serviços de Pessoa Física. Toda e qualquer compra de produto e/ou contratação de serviço efetuada pelo RH deverá seguir ao procedimento já existente, de autorização prévia da Gerente de D.O. 7. O caixa poderá ser fechado mais de uma vez por mês, desde que o valor total tenha sido utilizado. Tendo em vista que as notas fiscais devem ser lançadas dentro do seu mês de emissão, o caixa deverá ser fechado necessariamente até o último dia útil de cada mês. E a reposição do valor do Caixa será realizada a cada fechamento. 8. Todas as compras efetuadas deverão ser lançadas na Planilha de Caixa Fundo Fixo. Conforme Modelo a seguir: 8.1. A planilha de Caixa Fundo Fixo é elaborada por um Analista da área Contábil/Fiscal e enviada ao RH. Para preenchimento da planilha, deverão ser observadas as seguintes informações: 2