Programa Sustentável de Redução de Custos AUDITORIA INTERNA NO CONBRAI PAULO DE TARSO PETRONI PricewaterhouseCoopers

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1 Programa Sustentável de Redução de Custos AUDITORIA INTERNA NO CONBRAI PAULO DE TARSO PETRONI PricewaterhouseCoopers

2 Estamos navegando em mares ainda inexplorados. Se alguém disser que sabe exatamente o que fazer, afaste-se desta pessoa, porém Coloque o balanço em ordem 2- Cuide dos melhores talentos 3- Evite agir apenas na defensiva Jack Welch, Universidade de Miami, 16 de Janeiro de

3 O Momento Atual A crise mundial eclodiu com a quebra do Lehman Brothers em 15 de setembro de Um ano depois, cresce o otimismo com o Brasil Fonte: Pesquisas PwC, OESP 31/8/2009 3

4 O Momento Atual A crise mundial eclodiu com a quebra do Lehman Brothers em 15 de setembro de Um ano depois, cresce o otimismo com o Brasil - 4 -

5 Momento Atual: A Oportunidade De 2003 a 2008, 27 Milhões de Brasileiros ( meia França) migraram para as classes A, B e C. 5

6 Momento Atual: A Oportunidade - O mercado interno brasileiro firma-se como uma importante oportunidade de crescimento para as empresas no novo cenário mundial. - As maiores oportunidades de crescimento se concentram em ser competitivo no segmento de produtos populares. - Fatores competitivos como Disponibilidade, Inovação e Preço assumem pesos distintos de acordo com a característica da região geográfica e segmento sócio econômico. 6

7 Redução sustentável de custos: Roadmap A sustentabilidade das ações de redução de custos é atingida através de informações gerenciais transparentes o suficiente para se atribuir responsabilidades nos cost drivers. Técnicas para Processos Tradicionais Processo Simultâneo PwC Redução de Custos Spent Analysis Lean Manufacture Lean Logistics REDUÇÃO DE CUSTOS Lean Services Share Services Centers MUDANÇA SUSTENTÁVEL Contract Assessment Headcount Optimization Questões Tributárias, Trabalhistas e Regulatórias Transformação de GERENCIAMENTO E CONTROLE DOS CUSTOS Processos Inovações Tecnológicas Desempenho Funcional Work in Capital Reduction 7

8 A abordagem para redução sustentável de custos A questão da Redução de Custos deve ser vista como uma trajetória a ser perseguida e incorporada fortemente na cultura da empresa. Dificuldade de Implantação Estabilização, transparência e medição Transformação Revisão de de gastos com contratos e Terceiros Análise de gastos Controle de processos e gerenciamento dos custos Eliminação dos Desperdícios Redução Sustentável de Custos Lean Thinking Planos Financeiros & Operating cost drivers Sustentabilidade 8

9 Atacar todos os elementos que contribuem para o resultado Demonstração de Resultado - 31/ * Receita Operacional Bruta Impostos sobre Vendas Receita Líquida de Vendas Custo das Mercadorias Vendidas Lucro Bruto Despesas Operacionais Ex e Despesas Comerciais Ilus mplo trat ivo Gerais e Administrativas Depreciação e Amortização Impostos e Taxas Lucro Operacional Despesas Financeiras Receitas Financeiras Equivalência Patrimonial Resultado Não Operacional Lucro Antes do IR Impostos sobre Renda Lucro Líquido 9 Alguns issues a serem endereçados - Localização para produção e distribuição para fins de ICMS - Cost Sharing - Strategic Sourcing - Lean Operations - Value Engineering - Otimização de processos, estruturas e ativos. - Gestão de working capital - Gestão de ativos e derivativos - Capital projects - Aproveitamento de créditos tributários - Perdas por recebimentos de crédito - Reestruturação para enquadramento em modalidade de lucro presumido * Em milhares de reais

10 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Análise dos Gastos (TCO) Lean Manufacturing, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade com Pessoal Transformação de Processos Shared Service Centers Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 10

11 Redução Sustentável de Custos Nossa Abordagem Inicial FASE 1 Plano Mestre de Redução de Custos FASE 2 Implementação Priorização Visão do Acionista Utilização do Capital das Ações Alocação Tendências da Indústria e Melhores Práticas Workshop: dos Recursos Plano de Apresentação Custos Discussão e Oportunidades de Redução de Custos Melhorias no Gerenciamento e Controle dos Custos Projeto A Variáveis Comprometimento Mudanças Gerenciamento do Projeto Plano Mestre com as Metas de Ações Aumento de Receita Projeto N Ações de Curto Prazo 4 a 6 Semanas Fonte: EMPRESA XYZ, análise PwC 11

12 O Fator mudança Considerando que o projeto envolve pessoas e que o comprometimento é um fator crítico de sucesso, é fundamental a condução da Gestão de Mudança de forma planejada, que compreende os seguintes aspectos: Planejamento da Mudanç Mudança Mudanças Organizacionais são usualmente quantificáveis e passíveis de verificação e previsão. Portanto, podem ser planejadas e controladas Gestão da Lideranç Liderança Situação Situação Futura Futura Gestão de Mudança Preparo para Mudanç Mudança Desenho Organizacional & Gestão do Desempenho Gestão de Stakeholders Arquitetura da Mudança Capacidade Individual e da Equipe Estratégia de Comunicação Alinhamento entre Cultura e Mudança Gestão do Conhecimento e Capacitaç Capacitação Processo de Comunicaç Comunicação Situação Situação Atual Atual Capacitação da Liderança e Comprometimento dos Stakeholders Mudanças individuais são imprescindíveis para o processo de transição, sem elas as mudanças organizacionais não acontecem. Mas, são mais complexas e não podem ser controladas e nem quantificadas com precisão

13 ..., mas quais são os diferenciais desta abordagem? Realização de um único projeto de redução sustentável de custos organizando as melhores iniciativas dentro dos temas chave de negócio; Instrumentos de mensuração e controle relacionando planos financeiros com os principais drivers de custo; Priorização das ações possibilitando aceleração do retorno dos investimentos; Organização para gerenciamento eficaz do projeto; Comprometimento executivo e gerencial com as metas a serem alcançadas; Gerenciamento das atitudes e comportamentos frente ao fator Mudança; Equipe, metodologia, sistemática, foco; Visão das melhores práticas de processos e negócio; 13

14 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Spend Analysis (TCO) Lean Manufacturing, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade com Pessoal Transformação de Processos Shared Service Centers Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 14

15 Modelo Organizacional de Suprimentos Transformação em Suprimentos Elevado número de Operacional fornecedores Cargas transacionais Processo pouco automatizado Redesenho de Processos Estratégico E-Procurement Cadastro P-Card Strategic Sourcing Organização por categorias Compradores por tipo de compra

16 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Spend Analysis (TCO) Lean Manufacturing, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade com Pessoal Transformação de Processos Shared Service Centers Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 16

17 Os benefícios recompensam os esforços Benefícios Evolução Típica do Modelo de Negócios 35-50% Outsourcing Serviços Compartilhados 20-35% Padronização Simplificação FONTE: Pesquisa PwC Projetos anteriores da PwC Brasil confirmam economias da ordem de 20 a 30% no baseline de custos quando migrados para um Serviço Compartilhado Complexidade de implementação Centro de Serviços Compartilhados PricewaterhouseCoopers 17

18 CSC Escopo Típico Controladoria Contabilidade Geral Contabilidade Intercompany Ativo Fixo Análise Financeira / Relatórios Contabilidade de Custos Fiscal Controle Patrimonial Suprimentos Compras de Itens Comuns / Commodities Compras Não Produtivos Relacionamento com Fornecedores RH Financeiro Operacional da Tesouraria Pagamentos Contas a Pagar Controle Viagens/Reembolsos Recebimentos Entrada de Pedidos Processamento das Transações Crédito e Cobrança Folha de Pagamento Administração do Cadastro Funcionários Gerenciamento de Benefícios Recrutamento Trabalhista TI Programação / desenvolvimento Atividades de Help Desk Manutenção aplicativos Serviços Gerais Seguros Serviços/Contratos Transportes Auditoria Interna, Administração de Cadastros, Call-Center, Administração de Contratos, Administração de Vendas Jurídico Gestão de escritórios de Advocacia Cível, Trabalhista Centro de Serviços Compartilhados PricewaterhouseCoopers 18

19 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Spend Analysis (TCO) Lean Manufacturing, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade com Pessoal Transformação de Processos Shared Service Centers Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 19

20 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Spend Analysis (TCO) Lean Manufacturin g, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade com Pessoal Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 20 Transformaçã o de Processos Shared Service Centers

21 Gerenciamento do Capital Empregado Melhoria do fluxo de caixa através de liberação de capital nos processos de contas a pagar, contas a receber, gestão de estoques e gestão da tesouraria. Reducão do tempo de recebimento Redução de faturas canceladas Reducão de bad debts Aumentar as Entradas Melhoria Melhoria do dofluxo Fluxo de decaixa Caixa Melhoria das condições de pagamento dos fornecedores Controle dos pagamentos Controle das Saídas Reducão do TCO e dos estoques Minimizar custos de transações no AP Gerenciamento do Caixa Melhoria da acuracidade do forecast Reducão das taxas e juros Maximizar recursos dos bancos parceiros Forte ligação das atividades das unidades de negócio com a tesouraria.

22 Custo de Estocar: Triple Play EX EM P LO Análises possíveis 3,000,000 Tradicional 2,500,000 Relação causal entre ações de redução de estoque e a efetividade das mesmas; kg 2,000,000 DOH = 26 1,500,000 1,000, ,000 Estoque Entregas Produção Média entregada por semana 3,000,000 Sincronizada 2,500,000 Questionamentos sobre stock outs/ excesso de estoques DOH = 10 1,500,000 1,000, ,000 Semanas Entradas Saídas Estoque kg 2,000,000 Questionamentos sobre desvios de comportamento da curva de estoque frente a um mesmo comportamento de entradas e saídas de materiais; Questionamentos sobre política de estoques, considerando estoque de segurança e custos associados Simulações diversas

23 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Spend Analysis (TCO) Lean Manufacturin g, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade do Pessoal Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 23 Transformaçã o de Processos Shared Service Centers

24 Que Categorias de Custo São Abordadas pela WCM? A WCM aborda custos de mão-de-obra diretos : Remuneração Benefícios Aposentadoria Cada um dos componentes irá afetar as outras áreas do pentágono Por exemplo: A estrutura de recompensa afeta a retenção, a motivação e os processos administrativos Benefícios variáveis poderão ser usados para facilitar a implementação de iniciativas de remuneração, benefícios e aposentadoria Contratos e funcionários registrados impactam custos de aposentadoria e benefícios A revisão integrada dos custos de mão-de-obra gera mais economia que a soma de projetos isolados BENEFÍ ÍCIOS BENEF BENEFÍCIOS Assistência médica Incapacidade Seguro contra acidentes Seguro de vida E custos indiretos menos menos visíveis : Localização Gestão de Recursos São aplicadas técnicas comprovadas a cada uma das cinco categorias para identificar oportunidades: de aumento da eficiência através da economia de custos, e aperfeiçoar a eficácia através de modelos de melhores práticas. Remuneração indireta Curto/Longo prazo - Participação nos Lucros - Remuneração por desempenho - Planos patrimoniais Resultados Pagamento por demissão RE R MU M NEE N RA R AÇ ÇÃ ÃO O Benefícios variáveis Nova Localização Realocação Encerramento Central de Serviço LLO OCC Partilhado AAL LIIZ Central de Atendimento ZAA ÇÇÃ ÃO OE EP PRR O OCC EES SSS O OSS O ÃO NSSÃ EEN O PP NO AN PPLLA Salário Base Incentivos de Benefício Definido Contribuição Definida Outras alternativas Uso do método de sobra de Contribuição e financiamento Contratação/pessoal expatriado Padrões de hora extra/turnos Índices de duração e nível Recrutamento/Rotatividade S OS SSO R R /Demissão CCUU Treinamento e RREE E Desenvolvimento E DD Litígios - Saúde e ÃO ÃO T T Segurança ESS Absentismo G GE Terceirização 24

25 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Spend Analysis (TCO) Lean Manufacturing, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade com Pessoal Transformação de Processos Shared Service Centers Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 25

26 Perspectivas na melhoria dos Custos de TI Manter a estrutura de custos de TI com base em melhoria de serviços Improvement Shift Transformation 5-15% 15-25% > 25% Priorizar gastos e minimizar gastos mandatórios por influenciar tanto a oferta e a procura de serviços de TI Maior eficiência encontrada na estrutura organizacional, TI públicos, telecomunicações e projetos Construir relacionamento com os stakeholders e técnicas de gestão para aumentar poder de compra durante mudanças Revisar o catálogo de serviços Mudança completa no escopo de serviços de TI de TI Novos projetos e alguns existentes serão parados Significante reorganização através de grupos de competencia Minimizar serviços e manutenção de contratos Selecionar sourcing em países com custo menor Redução seletiva de equipe e Diminuição significante de serviços e projetos de TI Eliminação de grupos inteiros de TI Mudança dos serviços de TI para países com menor custo Acordo de risco de negócio e diminuição de desempenho pelo custo reduzido Aumento do risco de negócio simplificação de camadas de gerenciamento 26

27 Identificação de Oportunidades de Melhoria Análise de Contratos Insourcing x Outsourcing Spend Analysis (TCO) Lean Manufacturing, Logistics & Services TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS Produtividade com Pessoal Transformação de Processos Shared Service Centers Questões Regulatórias & Tributárias Working Capital 27

28 Captura de valor e renegociação comercial de contratos Identificação de onde esta sendo perdido valor e recomendação de como capturar ganhos. Contratos na área Vermelha são fortes candidatos a revisão: 28

29 MUITO OBRIGADO! 29