Módulo 12 Gerenciamento Financeiro para Serviços de TI

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1 Módulo 12 Gerenciamento Financeiro Módulo 12 Gerenciamento Financeiro para Serviços de TI Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.

2 Objetivos do módulo Neste módulo, iremos apresentar o processo de Gerenciamento Financeiro para Serviços de TI que tem como objetivo controlar os gastos da TI e apoiar a TI nas decisões de investimentos. Durante este módulo iremos: Apresentar o propósito do processo de Gerenciamento Financeiro Apresentar os elementos que compõe este ambiente Descrever as atividades de Orçamento, Contabilidade e Cobrança Entender os relacionamentos com outros processos Apresentar principais problemas e benefícios do processo

3 Missão Gerenciar os custos da infra estrutura de TI e fornecer uma base financeira sólida para as decisões de negócios relacionadas à TI, através da identificação e contabilização dos custos da entrega dos serviços.

4 Sub processos Orçamento Contabilidade de TI Cobrança Orçamento: prediz quanto $$$ será necessário para executar os serviços de TI Contabilidade de TI: modelos de custos (custos por Cliente, Serviço, Atividade, etc) Cobrança: TI opera como uma unidade de negócio (opcional)

5 Objetivos Fornecer um custo efetivo dos Ativos de TI e recursos financeiros usados no fornecimento de serviços de TI Prestação de contas dos gastos de TI Atribuir (ratear) os custos de TI para os clientes Apoiar nas decisões de investimentos relacionadas à TI Equilibrar o custo, capacidade e requisitos de nível de serviço Recuperar os custos quando necessário (cobrança)

6 Ciclo do Gerenciamento Financeiro Necessidades Necessidades do do Negócio Negócio Plano Plano Operacional Operacional de de TI TI (incluindo (incluindo orçamento) orçamento) Análise Análise de de Custo Custo (contabilidade) (contabilidade) externo interno Cobrança Cobrança Cobrança Cobrança Metas Financeiras Modelos de Custos Política de Cobrança Feedback das cobranças propostas para o negócio

7 Ciclo do Gerenciamento Financeiro Orçamento Contabilidade de TI Cobrança Planejamento (anualmente) Define quanto que a TI precisará de recursos financeiros para manter os serviços de TI Estabelece o custo unitário para cada recurso de TI Define a política de preços e divulga a lista de preços Operacional (mensalmente) Gerencia as exceções no orçamento Contabiliza os gastos e faz o rateio para os centros de custos / clientes / serviços Consolida os gastos ocorridos por cliente e emite as faturas

8 Classificação dos Elementos de Custos Custos Capitais Refere se a compra dos ativos fixos. Exemplo: prédio, licenças, computadores, etc. Custos Diretos Aqueles que são aplicados com clareza a um único cliente, tal como: manutenção de um sistema específico Custos Operacionais São aqueles oriundos das operações do diaa dia, tais como custo de pessoal, manutenção de hardware e eletricidade. Custo Indireto (overheads) são divididos por todos ou número de clientes, tais como suporte técnico ou de rede que tem que ser rateado para todos Custos Fixos Custos que não variam pelo uso. Exemplos destes podem ser contrato de manutenção de um servidor ou ERP Custos Variáveis São aqueles que variam de acordo com algum fator, tais como uso ou tempo.

9 Tipos de custos Tipos de custos Hardware Software Pessoas Elementos de custos Mainframes, storages, periféricos, redes, PCs, portáteis, servidores, etc. Sistemas operacionais, aplicações, banco de dados, ferramentas de controle e gestão. Salários, benefícios, custos de recolocação, despesas, consultoria, hora extra. Acomodações Escritórios, armazéns, áreas de segurança, serviços públicos Serviço Externo Transferência Serviço de segurança, serviços de recuperação (disaster recovery), serviços terceirizados Custos internos oriundos de outros centros de custos da organização (ex. serviço administrativo, segurança, recepção)

10 Depreciação É a forma como os ativos perdem valor ao longo do tempo ou uso. Linha reta Balanço Reduzido Por uso 100% 100% 100% Valor Valor Valor 0% Tempo 0% Tempo 0% Páginas

11 Conceitos sobre Investimentos Custo Total de propriedade (TCO) Retorno do Investimento (ROI) Retorno do Capital Empregado (ROCE) Custo completo de um item incluindo a depreciação, manutenções, salário de equipe, acomodação. É o lucro esperado de um projeto. É um dado que é usado para decidir quais projetos devem ser priorizados Compara se o lucro obtido sobre o ativo com outras empresas para saber se o investimento é bom.

12 Elaboração do Orçamento É o processo de predizer e controlar os gastos em dinheiro dentro da organização e consiste de um ciclo de negociação periódico para criar orçamentos (normalmente anual) e monitoração diária dos orçamentos. Atividades: Estimar o custo dos itens do orçamento (categorias de custo) Estimar o custo da carga de trabalho dependente dos itens do orçamento Acordar todas as despesas (periódico) Tomar ações quando houver exceções do orçamento e custos alterados

13 Elaborando o Orçamento Durante esta atividade existe uma influencia dos planos estratégicos e táticos É elaborado periodicamente (normalmente anualmente) em torno das negociações entre os departamentos da organização e o departamento de TI cobrindo planos de despesas e programas de investimentos acordados. O orçamento final deve conter: Limites nas despesas de capital e operacional Limites nas variações Acordos no trato das exceções Exemplo de orçamento Item do Orçamento Capital Custo Compra Manutenção anual Gasto este ano Orçament o próximo ano Observações Custo atualizado Hardware UNIX Server Sim 80,000 8,000 8,000 8,000 Sem mudanças 34,667 NT Server Sim 10,000 1,000 1,000 1,000 Sem mudanças 4,333

14 Contabilidade de TI A Contabilidade de TI é um conjunto de atividades que possibilita a organização de TI contabilizar de que forma o dinheiro é gasto (particularmente identificando os custos por Cliente, Serviço e Atividade). Atividades: Comparar os custos atuais com o orçamento Apoiar no desenvolvimento de uma estratégia de investimento desempenhando análise de custobenefício, ROI e ROCE. Fornecer metas de custos para os serviços entregues Definir prioridades para a utilização dos recursos

15 Centros Custos Modelo de Custo por Cliente Hardware Hardware Software Software Pessoal Pessoal Acomodação Acomodação Serviços Serviços Externos Externos Transferência Transferência Custos Diretos (custos individuais) Cálculo Cálculo de de custos custos por por categoria categoria Contabilidade por Centro de Custo Centro de Custo Custos Indiretos Cobrança de custos indiretos extras Receita Custos Individuais Custos Indiretos Cálculo Produto (grupos) Cálculo Cálculo = lucro

16 Modelo de Custo por Serviço Hardware Hardware Software Software Pessoal Pessoal Acomodação Acomodação Serviços Serviços Externos Externos Transferência Transferência Cálculo Cálculo de de custos custos por por categoria categoria Custos Diretos Indiretos absorvidos Indiretos Não absorvidos ERP E mail Intranet

17 Cobrança Em um Centro de Lucro (onde a área de TI é o negócio fim) o objetivo é recuperar através de Cobrança os custos decorridos. Para um departamento de TI interno, o foco poderia ser recuperar de volta os custos de uma forma simples e clara. A Cobrança pode ser usada também para influenciar o comportamento do Cliente e seus usuários, influenciando desta forma a demanda e uso Atividades: Estabelecer políticas de preços (periódico) Publicar a lista de preços (periódico) Emitir as faturas (mensalmente)

18 Políticas de Cobrança e Preços Determinar a Política de Cobrança Itens que deverão ser cobrados Política de Preços Métodos para a formação de preços: Preço por Custo Preço por Custo + Margem Taxas Existentes Preço de Mercado Preço Fixo

19 Cobrança Diferenciada Cobranças diferentes pra um serviço em períodos diferentes Usado para influenciar na demanda de uso do serviço (Gerenciamento da Demanda) Aplica se a cobrança diferenciada

20 Faturamento Devem: Ser Simples Ser de Fácil Compreensão Conter informações que justifiquem o Faturamento Opções: Somente para Informação Nocional Cobrança Efetiva e Completa

21 Funções O Gerente de Finanças de TI pode ser uma pessoa da organização de TI ou do Departamento Financeiro. Uma alternativa seria que as tarefas associadas a esta função fossem compartilhadas entre ambos. As principais responsabilidades são: Fiscalizar a implementação do processo de Gerenciamento Financeiro de TI e seus sub processos (Elaboração de Orçamentos, Contabilidade de TI e Cobrança). Assistir na elaboração dos orçamentos e planos de contabilidade. Trabalhar, em um nível apropriado, com os diretores da empresa e departamento financeiro, para desenvolver as políticas de Orçamento, Contabilidade de TI e Cobrança.

22 Relacionamentos BDGC Informações sobre Ativos Gerenciamento Financeiro de TI Informações & Estratégias Gerenciamento de Nível Serviço Gerenciamento de Disponibilidade Gerenciamento de Capacidade Gerenciamento de Mudança

23 Problemas Comuns Para que o processo funcione de forma eficaz e eficiente as seguintes questões devem ser levadas em conta para evitar problemas nesta área: Os Modelos de Custo que são usados para a Contabilidade de TI podem ser muito detalhados, criando um sobrecarga de trabalho administrativo. Não há comprometimento dos Gerentes de TI e de Negócio. O Gerenciamento Financeiro de TI não está alinhado com os procedimentos de finanças da organização. Políticas de Cobrança não são comunicadas corretamente aos clientes causando um comportamento não bem vindo (exemplo são as ações dos usuários / clientes para tentar evitar cobranças emitidas).

24 Principais Benefícios Os benefícios de implementar o processo de Gerenciamento Financeiro de TI incluem: Aumento da segurança em elaborar e gerenciar orçamentos. Uso mais eficiente dos recursos de TI na organização. Aumento da satisfação dos Clientes a partir do momento em que eles souberem pelo que eles estão pagando. Decisões de investimentos podem ser feitas através de informações precisas. Aumento do profissionalismo da equipe dentro da organização de TI.

25 IPDs Indicadores Principais de Desempenho Número ou percentual das atividades que possuem um orçamento relacionado Existem procedimentos de escalonamento quando um orçamento é excedido? Todos os custos, inclusive os não planejados, são contabilizados? As Faturas são simples, claras, precisas e emitidas na data correta?

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27 Finalização Resumo do nosso trabalho: 200 horas de edição do curso 100 horas de gravação 100 horas edição dos simulados 80 horas desenvolvimento da apostila TOTAL = 480 horas

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