Manual do Usuário. Sistema para Administração de Condomínios MANUAL USUÁRIO. Cartas Atas - Comunicados. ENG Sistemas - 1 -
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1 Sistema para Administração de Condomínios MANUAL DO USUÁRIO Cartas Atas - Comunicados ENG Sistemas - 1 -
2 FUNCIONAMENTO DO MÓDULO... 3 TELA PRINCIPAL... 3 CRIAR UM NOVO MODELO... 4 Título do Modelo...4 Texto...4 Referencia...5 Cabeçalho...5 Rodapé...5 É Carta de Cobrança?...5 Palavras-Chave...5 IMPRIMIR MODELOS (CARTAS, ATAS, COMUNICADOS, ETC)... 6 Exemplo de Carta de Cobrança Impressa...7 Exemplo de Protocolo de Entrega...8 ENG Sistemas - 2 -
3 FUNCIONAMENTO DO MÓDULO CARTAS ATAS COMUNICADOS - ETC São criados modelo, com palavras-chave inseridas nos locais nos quais dados reais serão impressos. Seleciona-se o modelo desejado, seleciona-se os destinatários, e será impressa uma cópia do modelo para cada destinatário, e o sistema preencherá as palavras-chave com os dados reais desse destinatário. Se no modelo for especificado que é uma carta de cobrança, no momento da seleção de destinatários, deve ser fornecida a quantidade mínima de dias de atraso. Só serão selecionados os destinatários que atendam a essa quantidade. Tem-se a opção da emissão do relatório de protocolo de entrega das cartas emitidas. TELA PRINCIPAL Quando seleciona-se a opção CARTAS, na tela principal do sistema, a tela abaixo é exibida: a Relação dos Modelos Criados Imprime Cartas e/ou protocolo Texto do Modelo selecionado no quadro à esquerda. Elimina o modelo selecionado Altera o modelo selecionado Inclui um novo modelo ENG Sistemas - 3 -
4 CRIAR UM NOVO MODELO Clique em INCLUIR na tela anterior, e será exibida a tela abaixo: TÍTULO DO MODELO TEXTO (1) É o nome do modelo de carta, que estará na relação de cartas disponíveis. (2) É o conteúdo da carta. Deve ser escrita de forma corrente. Não use a tecla ENTER para mudar de linha. Use-a apenas para mudar de parágrafo. Use PALAVRAS-CHAVE nos locais onde quiser que o sistema as troque por dados reais da unidade para a qual a carta estará sendo impressa. Exemplo de uso de palavra-chave:...débitos no valor total de <<TOTDEB>>, conforme abaixo relacionado: O sistema trocará por:...débitos no valor total de R$419,00 (quatrocentos e dezenove reais), conforme abaixo relacionado: ENG Sistemas - 4 -
5 REFERENCIA (3) O que for digitado nesse campo será impresso na carta, como referência, conforme abaixo: REF: DÉBITOS EM ABERTO CABEÇALHO (4) O cabeçalho da carta pode ser escolhido entre as opções: ( ) Edifício Na primeiro linha será colocado o nome do Edifício. Na segunda, o endereço do edifício, que tiver sido especificado em PADRÃO EDIFÍCIO, no item Endereço / Telefone do Edifício para Cabeçalhos ou Rodapés de Cartas diversas. ( ) Administradora Na primeira linha será colocado o nome da Administradora. Na segunda, o endereço da Administradora, que tiver sido especificado em PADRÃO SCON, no controle PADRÃO PARA APRESENTAÇÃO DA ADMINISTRADORA EM RELATÓRIOS, no item Como será Apresentado o Endereço / Telefone da Administradora em Cabeçalhos e Rodapés de Cartas e Relatórios do Sistema. ( ) Outro Texto livre. O que estiver escrito na primeira e segunda linhas é o que será impresso como cabeçalho na carta. RODAPÉ (5) O rodapé da carta pode ser escolhido entre opções com características idênticas às do Cabeçalho. É CARTA DE COBRANÇA? (6) Se essa opção estiver marcada, quando for emitir, o sistema exigirá que se informe a quantidade mínima de dias de atraso para selecionar os destinatários. PALAVRAS-CHAVE As palavras-chave que podem ser usada são: <<EDIFICIO>> <<ADMINIST>> <<CIDADE>> <<HOJE>> <<DATAESP>> <<TOTDEB>> <<LISTDEBITOS>> Nome do Edifício Nome da Administradora Cidade do Edifício Data Real da Emissão da Carta Data Especificada por Extenso Soma dos Débitos: Valor numérico e por Extenso Relaciona Débitos Mês a Mês As palavras devem ser inseridas conforme acima: com os caracteres separadores, em maiúsculas, e sem acentos. ENG Sistemas - 5 -
6 IMPRIMIR MODELOS (CARTAS ARTAS,, ATASA TAS,, COMUNICADOSC OMUNICADOS,, ETCE TC) (C, A Selecione o modelo desejado, e clique em, C, E Será exibida a tela a seguir: Como o modelo de exemplo selecionado foi COBRANÇA 2, que era uma CARTA DE COBRANÇA, o sistema exige que o primeiro parâmetro para seleção de destinatários seja a quantidade mínima de dias de atraso. Em caso contrário, esse parâmetro estaria inibido, não permitindo o seu preenchimento. Também poderia ser selecionado um determinado bloco, ou uma unidade específica, ou ainda tipos de unidade. Ao clicar em BUSCAR, a tela será preenchida com aquelas unidades que satisfaçam os critérios de seleção. Podem ser feitas diversas seleções e buscas. As novas unidades extraídas se juntarão àquelas que já estiverem na tela. Os anteriores não são eliminados, a não ser que se clique em LIMPAR A LISTA. Ao clicar em IMPRIMIR CARTAS, será emitida uma cópia do modelo para cada destinatário na lista. Se for necessário, clique em IMPRIMIR PROTOCOLO. Será impresso um protocolo de entrega relacionando todos os destinatários da lista. ENG Sistemas - 6 -
7 EXEMPLO DE CARTA DE COBRANÇA IMPRESSA ENG Sistemas - 7 -
8 EXEMPLO DE PROTOCOLO DE ENTREGA ENG Sistemas - 8 -
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