SSE 3.0. Guia Rápido. Módulo Secretaria. Nesta Edição

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1 SSE 3.0 Guia Rápido Módulo Secretaria Nesta Edição 1 Acessando o Módulo Secretaria 2 Cadastros Auxiliares 3 Criação de Modelos Definindo o Layout do Modelo Alterando o Layout do Cabeçalho 4 Parametrização de Modelos 5 Cadastro de Documentos 6 Pesquisa de Documentos 7 Opções Adicionais Trabalhando com o módulo Secretaria Cadastros, Digitação de Documento, Pesquisas.

2 PÁGINA 2 Introdução Módulo Secretaria. O objetivo desse Guia é fornecer informações específicas e em forma detalhada de como funciona o Finalidade do Módulo Secretaria O Módulo Secretaria faz parte do pacote de Módulos quem compõem o SSE - Sistema de Secretaria. Permite gerenciar toda a documentação da Entidade. A confecção dos documentos é feita no Sistema, que salva tudo em Banco de Dados, facilitando a organização e localização dos documentos. Acessando o Módulo Secretaria A partir na versão 3.0 do SSE é possível acessar o Módulo Secretaria de duas maneiras: - A primeira como já conhecemos, depois de acessar o Módulo Principal clique em Secretaria no Menu lateral do Sistema. Como mostra a imagem abaixo: - A segunda pode ser feita de maneira independente acessando diretamente o Módulo pelo seu atalho que dependendo de como foi feito a instalação se apresentará na Área de Trabalho como mostra as imagens abaixo:

3 PÁGINA 3 Abaixo temos a tela principal do Módulo Secretaria o menu lateral dá acesso a todos os documentos que serão gerenciados pelo sistema: Manutenção de Usuários Como nessa versão os módulos estão separados, será necessário dar permissões aos usuários também no Módulo Secretaria, para isso acesse o Menu Apoio item Plano de Senhas.

4 PÁGINA 4 Selecione o usuário com um duplo clique na aba Controle de Usuários e em seguida na aba Controle de Permissões será possível liberar o acesso a cada Menu do Sistema, permitindo ou bloqueando o Usuário para: Incluir ; Alterar ; Excluir ; Layout e Imprimir. Clique no botão Alterar e defina as permissões de acesso para este Usuário em cada Menu do Sistema. Depois clique no botão Ok para salvar as permissões. Cadastros Auxiliares A primeira etapa será configurar as Tabelas Auxiliares, para isso acesse o Menu Manut. das Tabelas Obs.: Os cadastros de Vereadores e o Menu referente à Manutenção da Câmara, só serão apresentados se o tipo da entidade no seu cadastro estiver marcada como 02 Câmara Municipal do contrário esses menus ficarão ocultos pois não haverá necessidade da sua utilização.

5 PÁGINA 5 Manutenção dos Interessados/Contribuintes Clique em inserir para cadastrar um novo interessado, preencha os campos, quanto mais informações forem preenchidas melhor será o conteúdo do seu banco de dados, se atente, pois se o Módulo de Secretaria estiver integrado com o SAI 7 (Sistema de Arrecadação da Fiorilli) esse cadastro se replicará no mesmo. essa ação. Após preencher os campos clique em OK para salvar as informações ou em Cancelar para não efetivar Caso queira alterar um registro já cadastro localize-o na aba Visualizar, selecione-o com um duplo clique e clique no botão Alterar para iniciar as modificações do cadastro. Após preencher os campos clique em OK para salvar as informações ou em Cancelar para ignorar a alteração.

6 PÁGINA 6 Cadastro de Vereadores Se a Entidade estiver configurada com o tipo Câmara no Cadastro de Entidades, será disponibilizado o formulário para a inserção dos dados cadastrais dos vereadores. Estas informações estarão posteriormente nos documentos, como autores; Manutenção das Funções Será necessário cadastrar as Funções antes de fazer o cadastro da Mesa Diretora, para isso clique no botão Inserir preencha a descrição da função e clique no botão Ok para salvar as informações.

7 PÁGINA 7 Cadastro da Mesa Diretora Se a Entidade estiver configurada com o tipo Câmara no Cadastro de Entidades, será disponibilizado o cadastro da Mesa Diretora, neste item precisamos cadastrar os dados que serão usados no relacionamento com os parlamentares, portanto é necessário cadastrar os vereadores antes. Clique em Alterar, preencha as datas Inicial e Final e selecione o Parlamentar e a sua Função junto à Mesa Diretora. A seguir clique no botão Seta para Baixo para inseri-lo na lista, ou no botão Seta para Cima para retirá-lo. Após inserir todos os Parlamentares na lista clique no botão OK para salvar as informações. Estas informações estarão posteriormente nos documentos, como autores; Cadastro de Comissão Será necessário cadastrar as Comissões antes de fazer o cadastro das Comissões Parlamentares, para isso clique no botão Inserir preencha o exercício e a descrição da Comissão e clique no botão Ok para salvar as informações.

8 PÁGINA 8 Cadastro de Comissões Parlamentares Se a Entidade estiver configurada com o tipo Câmara no Cadastro de Entidades, será disponibilizado o cadastro das Comissões Parlamentares, neste item precisamos cadastrar os dados que serão usados no relacionamento com os parlamentares, portanto é necessário cadastrar os vereadores antes. Selecione a Comissão e clique em inserir, preencha as datas Inicial e Final e selecione o Parlamentar e a sua Função junto à Comissão. A seguir clique no botão Seta para Baixo para inseri-lo na lista, ou no botão Seta para Cima para retirá-lo. Após inserir todos os Parlamentares na lista clique no botão OK para salvar as informações. Estas informações estarão posteriormente nos documentos, como autores; Cadastro de Secretários Para cadastrar os Secretários siga o mesmo procedimento, clique no botão Inserir, preencha os dados e clique no botão Ok para salvar as informações. Estas informações estarão posteriormente nos documentos, como autores;

9 PÁGINA 9 Cadastro de Presidentes da Câmara Para cadastrar os Presidentes siga o mesmo procedimento, clique no botão Inserir, preencha os dados e clique no botão Ok para salvar as informações. Estas informações estarão posteriormente nos documentos, como autores; Cadastro de Prefeitos Para cadastrar os Prefeitos siga o mesmo procedimento, clique no botão Inserir, preencha os dados e clique no botão Ok para salvar as informações. Estas informações estarão posteriormente nos documentos, como autores;

10 PÁGINA 10 Criação de Modelos O Módulo Secretaria traz em sua Base de Dados, 11(onze) Modelos Padrão de Documentos. Estes modelos podem ser alterados e personalizados para atender as características da Entidade. Além disso, é possível adicionar novos documentos a lista. Para visualizar o Cadastro de Modelos, acesse o Menu Parâmetros, item Configurações dos Documentos. No Cadastro devem ser relacionados todos os Documentos que serão gerenciados pelo Sistema. Nesta tela cadastre as seguintes informações: Código: número seqüencial definido pelo Sistema; Título do Documento: descrição do documento em questão; Imprimir Cabeçalho: marque essa opção para usar cabeçalho na impressão dos documentos; Nome do Documento para Exibição no Menu: descrição que será exibida no menu de acesso; Sigla do Documento: informe uma sigla com 3 caracteres que será usada quando for gerado os arquivos para internet;

11 PÁGINA 11 Margens: informe as margens: Esquerda, Direita, Superior e Inferior que o documento do modelo deve ter; Parâmetros da Numeração: Iniciar Numeração em: utilize este campo quando necessitar iniciar o Cadastro do Documento Modelo com uma numeração específica. Não existindo nenhum documento cadastrado no Banco de Dados, o Sistema assumirá o número especificado no primeiro cadastro do documento. Os próximos seguirão a seqüência deste número informado. Exemplo: Informamos que o modelo 10-Portaria iniciará a sua numeração com o número 1. Ao incluir o primeiro Portaria Modelo, o Sistema indicará o número 1 para ele e os próximos modelos de ofício terão a numeração em seqüência: 1, 2, 3. Número (Seguir Numeração do Modelo): utilize este campo quando existir diversos modelos para um mesmo Tipo de Documento e a seqüência de numeração deve ser a mesma do documento principal. Exemplo: no cadastro de modelos temos o item 10-Portaria. Na Entidade o secretário tem vários modelos, cada um com suas características, mas todos com o mesmo tipo Portaria e que devem seguir uma numeração seqüencial. Então, ao cadastrar um novo modelo de Portaria, informe que o mesmo deve seguir a numeração de um modelo Pai. Na imagem abaixo vemos o modelo de documento número 13 Portaria de Nomeação de Concurso que vai seguir a numeração do modelo Pai, 10 Portaria : Conforme o exemplo acima, a numeração seqüencial seria esta: 10-Portaria = número 1 ; 10-Portaria = número 2 ; 13 Portaria de Nomeação de Concurso = número 3 ; 10-Portaria = número 4 ; 13 Portaria de Nomeação de Concurso = número 5. Após preencher os dados de cada Documento Modelo, clique em Ok para salvar as alterações. Importante: ao salvar um documento, seu conteúdo é salvo no Banco de Dados. Assim sendo, podemos pesquisar o conteúdo dos documentos quando necessário.

12 PÁGINA 12 Parametrização de Modelos Depois de cadastrar os Modelos é necessário definir as suas características de layout, para isso personalize cada documento, o usuário pode utilizar os seus modelos se eles estiverem em arquivo digital dos tipos.doc,.docx do Word ou.odt do BrOffice. Definindo o Layout do Modelo Acesse no menu lateral Personalizar o item Editar Modelo Com o Editor aberto clique na lupinha e Selecione o Título do Documento, seu conteúdo será mostrado no Editor de Texto. Como vemos na imagem abaixo: Após selecionar o tipo de documento que deseja modificar, teremos um editor com quase todas as funções de editores comuns usados no dia a dia. Com ele aberto é possível importar o conteúdo de modelos ou documentos já existentes. Siga as orientações abaixo:

13 PÁGINA Abra o documento no seu editor de origem; 2. Selecione o conteúdo do documento 3. Use a função copiar; 4. Acesse o editor do Sistema de Secretaria; 5. Clique com o cursor onde deseja copiar o conteúdo; 6. Use a função colar. Esclarecimento Sobre o Editor de Texto Nosso Editor de Texto foi desenvolvido especialmente para atender as necessidades de nossos usuários e conta com recursos de Concatenação, ou seja, ele mescla informações dos Parâmetros, Cadastros Auxiliares e de Variáveis do Sistema com o documento redigido, para concatenar, posicione o cursor no local onde deseja inserir a informação, selecione na lista o campo a ser inserido e clique no botão posicionado ao lado da caixa de seleção como mostra a imagem abaixo: No momento da geração do Documento esta informação será substituída pelos dados da Entidade, ou pelas Variáveis do Sistema, conforme o campo selecionado, nesse exemplo pelo Nome do Prefeito. Exemplo: como vemos na tela acima, adicionando ao texto uma variável {{DATA DOCUMENTO EXTENSO}}, este valor substituirá a data normal pela da data do documento por extenso. Ao gerar este Documento, que foi feito no dia 28/02/2011, será lançada a data por extenso, 28 de fevereiro de 2011.

14 PÁGINA 14 Alterando o Layout do Cabeçalho Com o Editor Fiorilli em execução, acesse o menu Exibir item Editar Cabeçalho e Rodapé é possível modificar a disposição dos itens do cabeçalho podendo assim alinha o logo a direita ou esquerda, aumentar a fonte do nome da entidade, entre outras modificações. O Sistema fará uma mescla entre o conteúdo do documento e o layout com configurações de cabeçalho e rodapé, assim está dividido em 3 (três) áreas: Área do cabeçalho: Está área pode ser totalmente modificado, altere a posição do Logotipo e as fontes dos textos (Nome da entidade, endereço, CNPJ, etc.); Área do conteúdo do documento: Aqui não será necessário fazer alterações, pois o documento digitado será inserido nesse espaço; Área do rodapé: Esta área como a do cabeçalho poderá ser modificada. Obs.: as informações do cabeçalho só são exibidas no momento da visualização dos documentos ou na impressão sendo que ainda tenham sido configuradas para aparecer nos documentos:

15 PÁGINA 15 Cadastro de Documentos Após configurar os documentos que serão usados e parametrizar os layouts de cada documento, podemos cadastrar os documentos da secretaria da entidade, para isso acesse no menu lateral Documentos o item Documentos Selecione da lista de documentos cadastros o que deseja manipular. A tela de cadastro dos documentos é padrão e independente de qual documento que esteja trabalhando, sempre serão os mesmo campos que devem ser preenchidos. Aba Dados do Documento: Total de Documentos: mostra o total de documentos já cadastrados para esse tipo de documento dentro do exercício; Exercício: mostra o exercício em atividade;

16 PÁGINA 16 Localizar Documento: esse campo é utilizado para localizar documentos já cadastrados, é um acesso rápido, basta digitar o número do documento e pressionar ENTER; Número: é exibido o próximo número do documento o sistema pega o ultimo número + 1 (um), esse número é mostrado assim que o usuário clicar no botão Inserir ; Data: informe a data de criação do documento por padrão o sistema trará a data atual do servidor de banco de dados; Prefeito: selecione o nome do prefeito em exercício o sistema trará o nome do prefeito de acordo com o período informado no cadastro de prefeitos; Ementa: síntese do conteúdo, é uma breve apresentação do conteúdo do documento. Deve ser feita de forma clara e concisa. Através dela, se tem conhecimento imediato da matéria a ser legislada. Geralmente, sua disposição encontra-se à direita e em corpo menor que o texto legal; Observações: informação complementar vinculada ao cadastro do documento, pode ser usada para especificar algum detalhe que facilite na pesquisa do documento: Aba Autores do Documento: caso a entidade estiver configurada com o tipo Câmara no cadastro da entidade, será disponibilizado no formulário de cadastro de documentos a aba Autores do Documento, nessa aba deverá ser informado à relação de autores dos documentos, esse autores podem ser os vereadores, comissões, mesa diretora, presidência ou secretaria, para isso preencha: Tipo: selecione o tipo de autor (Vereador, Comissão, Mesa Diretora, Presidência ou Secretaria), cada opção selecionada vai abrir outras tantas opções na combo Nome:. Nome: de acordo com a opção selecionada anteriormente será disponibilizado uma lista de acordo com o cadastro, por exemplo: se for selecionado na combo Tipo a opção Vereadores na combo Nome será exibido à lista de vereadores cadastrados no período em execução, se for selecionada em Tipo a opção Mesa Diretora será exibido o castro da mesa diretora na combo Nome e assim por diante. Obs.: após selecionado o Tipo e o Nome use os botões ao lado: Insere item a lista de autores; Retira itens da lista de autores; Vale lembrar que só são salvos os itens que estiverem na lista de autores:

17 PÁGINA 17 Clique em Salvar para gravar as informações do formulário, essas informações serão vinculadas ao documento em si e serão usadas como índice para o documento que será digitado. Digitando Documentos Após salvar as informações digitadas no formulário o Sistema habilitará o botão Digitar Documento : clique neste botão para iniciar a digitação do documento, o editor será aberto e a sua utilização é idêntica a de outros editores padrões: Perceba que as informações do cadastro são reaproveitadas no corpo do documento, assim o usuário não precisa redigitar as informações, duplicando o trabalho.

18 PÁGINA 18 Para imprimir os documentos, basta clicar no botão Imprimir do próprio editor de documentos, se desejar visualizar clique em visualizar documento. conforme parametrizado: Observe na imagem abaixo que ao visualizar o documento o sistema mostra as informações do cabeçalho Esclarecimento: os documentos gerados no SSE (Sistema de Secretaria) são salvos em banco de dados, assim não será necessário indicar um local para salvar o arquivo como em editores comuns.

19 PÁGINA 19 Abrindo os Documentos Salvos no Sistema A visualização de documentos salvos no sistema é bem simples, caso o usuário saiba o número do documento, basta preencher o campo Localizar Documento: e pressionar a tecla Enter para acessar o conteúdo do registro, como mostra na imagem abaixo: Caso não saiba o número do documento é possível usar o gerenciador de pesquisa para localizá-lo, clique não botão pesquisar: Selecione o item desejado e dê um duplo clique sobre ele na lista para visualizar o seu conteúdo: Note que quando houver um documento vinculado ao registro, ou seja, se algum usuário já digitou o documento em questão, a legenda do botão muda automaticamente de Digitar Documento para Abrir Documento, clique para abrir o editor de texto.

20 PÁGINA 20 Pesquisa de Documentos O Módulo de Secretaria dispõe de um avançado sistema de busca, para visualizar esta opção acesse no menu lateral o item Pesquisa, botão Pesquisar, como mostra a figura abaixo: Por meio dessa opção é possível localizar os documentos cadastrados no sistema por: Exercício: relaciona todos os documentos do exercício; Número: relaciona todos os documentos de um intervalo de numeração; Data: informa a data inicial e final para mostrar os documentos cadastrados no período; Tipo de Documento: selecione um tipo de documento para relacionar os cadastros relativos a um tipo de documento especifico; Autor: selecione o autor para relacionar os documentos quem tem vinculação com o mesmo; Tipo: marque entre as opções o campo que deseja pesquisar: Por Ementa: usará o campo Ementa do cadastro de documentos para realizar a pesquisa; Por Observação: usará o campo Observação do cadastro de documento para realizar a pesquisa; Por texto do Documento: está opção permite localizar informações que façam parte do documento na integra que foi digitado ou importado no sistema; Selecione na combo o critério: 1. Inicia: localiza os registros onde o conteúdo iniciar com o mesmo pesquisado; 2. Igual: só localiza os registros que conter o valor exatamente igual ao pesquisado; Contem: localiza os registros que conter parte da informação, ex.:

21 PÁGINA Entre as: localiza os registros independentes da ordem que foram digitados, faz a busca por palavra distinta, esta opção é mais completa. Imprimir. Ainda nessa tela é possível imprimir a relação de documentos listados, para isso basta clicar sobre o botão

22 PÁGINA 22 É possível também visualizar o documento selecionado, clique no botão visualizar, será solicitado se deseja destacar o conteúdo pesquisado no documento. se escolher a opção sim o documento será exibido com o critério de pesquisa destacado em amarelo no conteúdo do texto, como mostra a figura abaixo.

23 PÁGINA 23 Opções Adicionais O Módulo de Secretaria dispõe ainda de alguns recursos adicionais são eles: Mudar Número do Documento Esta opção deve ser usada quando algum documento foi criado com a numeração errada, com essa opção é possível corrigir a numeração do documento, acesse no menu superior o item Personalizar, subitem Mudar Numeração do Documento : 1. Selecione o Tipo do documento; 2. Selecione o Documento que esta com a numeração errada; 3. Informe o novo número para o documento, tome cuidado para não escolher um número que já exista; 4. Clique no Botão Efetuar Mudança, para concluir a operação. Importante: essa alteração do número do documento só altera o registro de cadastro do documento não altera o documento redigido no editor, portanto toda vez que efetuar uma alteração de numeração acesse o documento e altere o conteúdo no editor de texto.

24 PÁGINA 24 Gerar Documentos em Lote por Contato Esta opção permite ao usuário gerar diversos documentos iguais para destinatários diferentes, um exemplo de aplicação seria para quando há a necessidade de enviar ofícios às autoridades, por exemplo. O primeiro passo para usarmos essa opção é termos um cadastro de contatos, pois os destinatários deverão estar devidamente cadastrados no formulário de Contribuintes/Interessados. O gerador de documentos em lote irá filtrar os contatos por grupo. O cadastro de grupo devera ser desenvolvido de acordo com as necessidades de cada entidade, uma vez feito a manutenção do cadastro de grupos o usuário devera vincular cada contato ao seu correspondente grupo a fim de facilitar a pesquisa no momento da criação dos documentos. Acesse o menu Cadastro de Interessados subitem Cadastro de Grupos de Interessados, cadastre os grupos como mostra a imagem abaixo.

25 PÁGINA 25 Acesse o menu Cadastro de Interessados subitem Manutenção do Interessados, selecione ou cadastre os contatos informando os dados pessoais e endereço para correspondência, não esqueça selecionar o Grupo essa informação será usada para selecionar os contatos no envio na geração de Documentos por Lote. Vamos agora exemplificar um modelo de documento que poderia ser gerado em lote, ou seja, para vários destinatários, acesse o editor de modelos, selecione o documento que deseja usar para gerar os documentos em lote, preencha de acordo com as necessidades usando os parâmetros do sistema como mostra a imagem abaixo, indicando os dados do Contato. CONTATO_TERMO: pronome de tratamento, CONTATO_NOME: nome do contato; CONTATO_CARGO: definição do cargo do contato; CONTATO_ENDERECO: endereço do contato; CONTATO_CIDADE: cidade do contato, etc.

26 PÁGINA 26 Acesse o menu Documentos subitem Gerar Documentos em Lote por Contato Selecione o modelo que esta configura para receber os dados cadastrais do Contato; 1. O sistema mostrará o ultimo número de documento gerado para esse modelo, informe à data que os documentos devem ser gerados; 2. Selecione o prefeito em exercício; 3. Preencha o campo Ementa, essa informação fará parte do documento conforme parametrizado; 4. O campo Observação é opcional; 5. Selecione o Grupo informação que foi vinculada ao cadastro de Contato; 6. Clique em Pesquisar, será exibido à lista de contatos pertencentes ao grupo selecionado; 7. Marque os itens na lista e clique no botão Gerar Documentos : Aguarde até o sistema terminar o processamento dos documentos, isso pode demorar alguns instantes, a seguinte tela deverá demonstrar a criação dos documentos.

27 PÁGINA 27 Ao final será exibida uma mensagem contendo os números de documentos criados pelo sistema. Ao abrir um dos documentos gerados podemos notar que o preenchimento das informações foi concluído com sucesso, esse procedimento é viável quando se tem que enviar o mesmo conteúdo para diversas autoridades:

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