Gerente de Tecnologia: Ricardo Alexandre F. de Oliveira Marta Cristiane Pires M. Medeiros Mônica Bossa dos Santos Schmid WORD 2007

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1 WORD 2007 PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE LONDRINA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO GERÊNCIA DE TECNOLOGIA Gerente de Tecnologia: Ricardo Alexandre F. de Oliveira Marta Cristiane Pires M. Medeiros Mônica Bossa dos Santos Schmid 1

2 EXCEL INTRODUÇÃO O Excel é um programa da Microsof, que compõe o pacote do Office. É uma planilha eletrônica que possibilita ao usuário efetuar cálculos e trabalhar com planilhas e gráficos. As planilhas são sempre usadas quando se necessita fazer cálculos, operações matemáticas, projeções, análise de tendências, gráficos ou qualquer tipo de operação que envolva números. Uma das vantagens da planilha é que você pode tratar com um variado número de informações, de forma fácil e rápida, principalmente se as mesmas fórmulas forem usadas por uma grande quantidade de dados, e se houver necessidade de alterar algum número as fórmulas relacionadas serão automaticamente atualizadas. Iniciando o Excel Para executar o Excel 2007, clique em Iniciar, Programas, Microsoft Office e Microsoft Office Excel A seguinte tela se abrirá: Quando você abre o programa, a tela inicial está dividida em linhas e colunas. As linhas são numeradas sequencialmente e as colunas são identificadas por letras também em sequência. O encontro entre uma linha e uma coluna é chamado célula. Quando o Excel é iniciado, uma nova pasta de trabalho é criada e dentro desta pasta pode-se criar várias planilhas chamadas inicalmente de Plan1, Plan2 e Plan3. 2

3 Área de trabalho do Excel Informações Gerais: - LINHA: Dentro da janela da planilha, as linhas são identificadas por números na lateral esquerda da tela, que vão de 1 a COLUNA: As colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras até a combinação XFD. A largura padrão da coluna em uma nova planilha é de 8,43 pt, mas pode se tornar mais larga ou mais estreita (até 1 caractere) CÉLULA: Trata-se da unidade de uma planilha na qual são inseridos os dados. A inserção de cada coluna e linha em uma planilha forma uma célula (A1, C4, F8). - CÉLULA ATIVA: É a célula exibida com a borda em negrito, indicando que ela está selecionada e onde os dados serão digitados. - INTERVALO DE CÉLULA: É uma região da planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma célula ao mesmo tempo. Colunas Célula selecionada Linhas Inserindo planilha Dentro da pasta de trabalho do Excel (primeiro arquivo aberto), é possível criar várias planilhas independentes. Por padrão já existem 03 planilhas abertas. Para criar uma nova planilha basta clicar no ícone 3

4 Para renomear uma planilha de um duplo clique sobre ela ou clique com o botão direito do mouse e Renomear. Nessa opção também é possível Excluir, Inserir, Mover ou copiar e alterar a Cor da Guia (conforme figura abaixo). Cuidado ao exlcuir uma planilha, esse processo não tem volta. Trabalhando com linhas, colunas e células Para selecionar uma coluna completa basta clicar na letra que a identifica, e para selecionar uma linha completa clique no número que a identifica. Caso queira mais de uma linha ou mais de uma coluna completa selecionada, clique, segure e arraste o mouse até o ponto a ser selecionado. Uma linha selecionada Várias linhas selecionadas Para selecionar uma célula, basta dar um clique sobre ela, o endereço da célula aparecerá na barra de fórmulas e ela ficará em negrito. Para selecionar mais de uma célula, clique, segure e arraste o mouse. 4

5 Uma célula selecionada Várias células selecionadas Note que o endereço da primeira célula selecionada aparece na Barra de fórmulas, e as colunas e linhas se destacam. Para mover o conteúdo de uma célula basta posicionar o ponteiro do mouse próximo a linha da célula selecionada, o cursor do mouse se modificará, basta clicar, segurar e arrastar até a célula destino. Movimentando conteúdo da célula Para alterar a informação de uma célula, selecione e digite a nova infomação ou dê um duplo clique para entrar no conteúdo da célula e fazer a correção. Para copiar o conteúdo de uma célula, selecione a célula de origem clique com o botão direito do mouse Copiar, a célula ficara destacada como na figura abaixo: Depois é só selecionar a célula destino, clicar com o botão direito do mouse e Colar. Para desmarcar a célula aperte a tecla Esc. O procedimento é o mesmo para a cópia de linhas e colunas. Para inserir uma coluna, basta selecionar uma coluna e clicar no ícone da barra de ferramentas. Também é possível inserir uma linha ou coluna clicando com o botão direito do mouse. Formatando Células 5

6 Selecione a célula ou um grupo de células que deseja formatar, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Formatar Celula: - Aba NÚMERO: Permite formatar o conteúdo da célula a partir de várias opções disponíveis. - Aba ALINHAMENTO: Permite formatar o texto tanto na horizontal como vertical do texto, em três posições diferentes, podendo incluir uma opção de Quebrar texto automaticamente, quando o texto for maior que a célula. - Aba FONTE: Permite selecionar qualquer fonte do Windows, estilo, tamanho, cor e efeitos. 6

7 - Aba BORDA: Permite selecionar qualquer efeito de borda para a célula selecionada (ou grupo de células), incluindo os quatro lados simultaneamente. Pode-se escolher um estilo, cor e espessuras para lados diferentes. - Aba PREENCHIMENTO: Permite escolher uma cor e um tipo de preenchimento para a célula. 7

8 - Aba PROTEÇÃO: permite bloquear células e ocultar fórmulas (somente se a pasta de trabalho estiver protegida). Digitando e Formatando Tabelas Vamos iniciar o trabalho com tabelas digitando as informações abaixo: Alunos 2ª série Quantidade Aprovados 31 Reprovados 2 Desistentes 2 Após digitar os dados sua tabela aparecerá assim: Note que na célula A1, A3 e A4 o conteúdo está escondido, é necessário agora formar a tabela, aumentando a largura da coluna para que as informações apareçam completas, inserir as bordas e formatar o preenchimento. Sua tabela ficará assim: 8

9 Na mesma tabela, agora insira uma linha com a informação: Secretaria Municipal de Educação : Note que o título ocupou o espaço de 2 células, para centraliza-lo na tabela é necessário transformar essas duas células em uma única célula utilizando o recurso Mesclar e Centralizar: Sua tabela ficará assim: Para visualizar como ficará a impressão do documento, clique no Botão Office 9

10 Inserindo Fórmulas Ao inserir uma fórmula na célula do Excel é necessário sempre iniciar com o sinal de =, se precisar separar operações basta coloca-las entre ( ). No Excel existem algumas fórmulas já pré-definidas as quais chamamos de Funções. Os operadores a serem usados são: + soma - subtração * multiplicação / divisão Digite as informações abaixo: Para fazer a soma das notas vamos criar uma fórmula: - selecione a célula G1 - digite o sinal de = - clique na célula C2, digite o sinal de +, clique na D2, digite o sinal de +, clique na E2, digite o sinal de +, clique na célula F2 (observe a figura abaixo): 10

11 Após clicar na última célula que contenha o valor tecle ENTER Pronto! As células foram somadas. Observe que na célula selecionada aparece o número total da soma (291) e na Barra de fórmulas aparece a fórmula que define a operação. Para somar as outras células você poderá copiar a célula G2 e colar na célula G3, o Excel não copia o número da célula e sim a fórmula que foi utilizada. Uma outra maneira de se repetir a fórmula é apontar o mouse para o quadradinho do canto inferior direito da célula (ele muda para um sinal de mais), clicar e arrastar até a célula desejada. Para somar um intervalo de células você também poderá aplicar a Função SOMA: - digite o sinal de = - digite a palavra SOMA - abra parênteses e digite o intervalo de céluas separadas por: (no exemplo (C3:F3)) - digite ENTER O Excel entende que fará uma soma do intervalo de céluas C3 até a célula F3. Para calcular a média dessas notas, acrescente uma coluna com o título Média e aplique a fórmula. 11

12 Se não existisse a coluna Total, como você poderia calcular a média das notas? Pense na fórmula! Ou você poderia digitar: Ou ainda aplicar a Função MÉDIA: Quando for necessária qualquer correção nas notas da tabela, automaticamente o Excel recalcula o resultado. Agora é só formatar sua tabela aplicando as bordas e alinhando as informações. Criando um gráfico No Excel um gráfico é criado a partir de uma tabela, por isso utilizaremos a tabela abaixo: 12

13 Selecione as células indicadas no quadrado vermelho, e clique no menu Inserir e veja os tipos de gráficos: Clique em Pizza e escola gráfico em 3D, automaticamente aparecerá na sua tela: Para formatar seu gráfico utilize os menus: Desing: Layout Formatar 13

14 Formatando Páginas O menu Layout da Página define as formatações da página para posterior impressão. Margens: seleciona margens do documento inteiro ou só de uma seleção Orientação: retrato ou paisagem Tamanho: define o tamanho do papel (Ofício, Carta, A4) Área de impressão: marca uma área específica da planilha para impressão. Quebras: especifica onde uma nova página iniciará em uma cópia impressa. Plano de fundo: permite a escolha de uma imagem para ser definida como fundo da planilha Imprimir Títulos: especifica linhas e colunas a serem repetidas em cada página impressa. Para imprimir planilhas muito grandes você pode optar por ajustar (redimencionar) a planilha para largura e altura pré-definidas ou utilizando uma escala. Ao terminar de digitar um documento, é interessante que se utilize a opção de Visualizar impressão antes da impressão propriamente dita. Clique no Botão Office escolha a opção Imprimir e Visualizar Impressão: 14

15 A seguinte tela se abrirá: Permitindo que usuário faça as configurações necessárias para a impressão do documento final. 15