Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado de Defesa Civil Gabinete do Secretário

Transcrição

1 Manual Básico Aplicação UPO Controle e Acompanhamento de Processos e Documentos dos Órgãos do Estado do Rio de Janeiro 1

2 GLOSSÁRIO 1 - Introdução Identificação do Usuário no PRODERJ Acesso ao UPO Tela inicial do UPO Consultar Processos Inclusão de Processos - Número Automático Inclusão de Documento Carga de Processo ou Documento Reemissão de Guia Impressão de Etiqueta Consulta todas as tramitações Conclusão 12 2

3 1 - Introdução Este Manual tem por objetivo auxiliar os usuários do Sistema UPO da Secretaria de Estado de Defesa Civil e do Corpo de Bombeiros Militar a utilizar as facilidades básicas disponíveis na aplicação, para instruir e padronizar as ações dos referidos servidores. 2 - Identificação do Usuário no PRODERJ - Serão necessários para cadastro no PRODERJ os seguintes dados: nome, CPF, data de nascimento, ID Funcional, telefone e . Esses dados deverão ser encaminhados ao Funcionário responsável pelo UPO na SEDEC/CBMERJ. - Quando o cadastro for realizado, o usuário irá receber um com seu nome de usuário no PRODERJ e seu login no UPO. - O usuário no PRODERJ será composto de 6 (seis) letras, na primeira vez que for utilizado deverá ser preenchida a identificação de usuário fornecida pelo PRODERJ; - A senha inicial será os 8 (oito) primeiros dígitos do CPF, deverá obrigatoriamente cadastrar uma nova senha e utilizar preferencialmente letras e repetir a senha para confirmar; - Caso o acesso seja bloqueado, deverá acessar no clique aqui, preencher os dados solicitados e a senha será reiniciada, na próxima vez deverá utilizar da seguinte forma: letra inicial do nome seguido dos 7 (sete) dígitos do CPF. - Não reutilizar senhas. 3

4 3 - Acesso ao UPO A página será da seguinte forma: - Será disponibilizada a aplicação UPO, desta forma a janela passará para a seguinte: - O usuário deverá preencher o Órgão ; - Preencher sua Unidade Protocoladora; - Preencher o Operador que foi fornecido pelo PRODERJ; - A senha inicial será 000 (zero, zero, zero) que deverá ser alterada imediatamente por 3 (três) números; 4

5 4 - Tela inicial do UPO - Na barra superior estão os menus disponíveis para acesso das funções da Aplicação de Controle e Acompanhamento de Processos e Documentos dos Órgãos do Estado do Rio de Janeiro; 5

6 5 - Consultar Processos - Para consultar a carga de um Processo, deverá ser acessado o menu: Consulta e o item Processo/Documento ; - No campo Origem preencher da seguinte forma: - processos do ano de 2012 ou anteriores somente o E-27; Exemplo: E-27/3456/10000/ processos de 2013 em diante será E-27/XXX (faixa numérica exclusiva para cada unidade); Exemplo: E-27/099/15/ No campo Número será o preenchido o número do Processo da seguinte forma: - processos do ano de 2012 ou anteriores somente será preenchido do segundo bloco de números; Exemplo: E-27/3456/10000/ processos de 2013 em diante será o terceiro bloco de números que fica após a faixa numérica; Exemplo: E-27/099/15/ O campo Complemento somente será preenchido nos processos de 2012 ou anteriores, sendo o terceiro bloco de números: Exemplo: E-27/3456/10000/ Preencher o campo Ano do Processo; 6

7 6 - Inclusão de Processos - Número Automático - No menu principal clicar em Inclusão, depois em Num Automático ; - O Doc Gerador é o documento que da origem ao Processo, podendo ser um requerimento, um Oficio, uma Parte ou qualquer outro dentro da Tabela de Tipos de Documentos, deve-se preencher o número do respectivo documento; - Preencher a data de abertura do Processo; - Informar o interessado, podendo ser o militar ou algum órgão; - Inserir o RG ou Id Funcional caso exista; - No campo assunto colocar o código referente ao assunto do Processo, pode consultar pelo índice ou buscar na Tabela de Código de Assunto ; - Incluir observações caso necessário; - Em Tramitação preencher a primeira carga do Processo, colocar sempre o local que o Processo está se iniciando; - Como o Processo não está em outro órgão, não é necessário gerar guia, somente será gerada a guia quando for tramitar para outro órgão, que será o próximo passo; - Poderá colocar um endereço de para acompanhar as tramitações do Processo; - Ao final pressionar a tecla ENTER para finalizar a autuação do Processo; - As mensagens de erro aparecerão abaixo das caixas para serem sanados antes da autuação. 7 - Inclusão de Documento Deverá ser realizada da mesma forma que a inclusão de Processo respeitando as características na inclusão de documentos no sistema UPO; 7

8 8 - Carga de Processo ou Documento - No menu principal clicar em Trans Proc/Doc e depois clicar em Carga para transmissão de Processos. No caso de Documentos o caminho será Trans.Doc Gerador e depois em Carga ; - Preencher os dados do Processo ou do Documento que a carga será transmitida para outra unidade protocoladora; 8

9 - Preencher os dados do órgão para qual será emitida guia e enviado o Processo ou Documento; - Colocar a sigla do órgão; - Escrever por extenso o órgão; - Descrever o despacho; - Selecionar da seguinte forma: Gera Guia: Sim, Tipo de Emissão: Impressa e Deseja Imprimir a Guia de Remessa automaticamente?: Internet. Desta forma a Guia será gerada e abrirá uma tela para impressão: 9

10 9 - Reemissão de Guia - Caso não consiga imprimir a Guia gerada não é necessário dar Carga novamente; - Pode Consultar o Processo e verificar o número da Guia gerada, no exemplo abaixo verificamos que o Processo foi dado a Carga para o DPR através da Guia número 2062; - Assim para reemitir essa guia devemos no menu inicial em Guia Via Internet, depois em Reemissão ; - Preencher o Número da Guia e reimprimir a mesma. 10

11 10 - Impressão de Etiqueta - Para as Unidades que desejarem imprimir etiqueta, deverão adquirir folhas com 10 (dez) etiquetas, tamanho de cada: 50,8 mm x 101,6 mm; - No menu principal clicar em Tarefas Administrativas, depois em Relatórios e posteriormente em Impressão de Etiquetas (internet) - Processos - Cada etiqueta na folha corresponde a um número no diagrama de etiqueta fornecido pelo sistema UPO; - Podendo ser emitida uma etiqueta por vez e reutilizando a folha nos espaços livres; 11

12 11 - Consulta todas as tramitações - No menu principal clicar em Consulta, depois em Todas Tramitações e posteriormente em Proc/Doc ; - Preencher os dados do processo solicitado; - Desta forma será informado todas as tramitações do Processo desde sua abertura até o local atual que o mesmo se encontra, conforme exemplo abaixo: 12 - Conclusão Com este manual básico o militar estará apto a acessar o sistema UPO, consultar processos, incluir processos e documentos, dar carga, gerar guia e imprimir etiqueta. Essas são as funções principais para tramitar processos e documentos no âmbito da SEDEC ou CBMERJ. Para dúvidas ou esclarecimentos pode ser enviada mensagem eletrônica para o arthurneto@cbmerj.rj.gov.br onde as mesmas serão respondidas prontamente. 12