Manual do Usuário. Sistema para Administração de Condomínios MANUAL USUÁRIO. Enviar Boletos e Relatórios. ENG Sistemas - 1 -

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1 Sistema para Administração de Condomínios MANUAL DO USUÁRIO Enviar Boletos e Relatórios ENG Sistemas - 1 -

2 FUNCIONAMENTO DO MÓDULO...3 CONFIGURAR O MODO DE ENVIO DE NO SCON:...4 PADRÕES PARA BOLETOS / RELATÓRIOS EM PDF POR PDF NORMAL:... 5 BIOPDF:... 5 MENSAGENS OPCIONAIS PARA INSERÇÃO NOS S PARA ENVIO DE BOLETOS:... 6 CARTÃO DE ASSINATURA PARA INSERÇÃO NOS S:... 6 ENDEREÇOS DE S ONDE E COMO CADASTRÁ-LOS:...7 NO CADASTRO DE ENTIDADES... 7 NO CADASTRO DA UNIDADE... 7 TELA PARA ENVIO DE S:...8 BUSCAR DO CADASTRO:... 8 ADICIONAR:... 8 ASSUNTO:... 8 ANEXO:... 9 TEXTO:... 9 O QUE PODE SER ENVIADO POR NO SISTEMA:...10 ENVIAR BOLETOS BANCÁRIOS POR ENVIAR CARTAS / CARTA DE COBRANÇA POR ENVIAR RELATÓRIOS DO SISTEMA POR ENVIAR PARA PROPRIETÁRIOS / INQUILINOS DO EDIFÍCIO ATIVO:...12 ENVIAR PARA SÍNDICOS / CONSELHEIROS DE TODOS OS EDIFÍCIOS:...12 ENG Sistemas - 2 -

3 FUNCIONAMENTO DO MÓDULO Para enviar s, o SCON interage com o OUTLOOK, que é o programa da Microsoft que cuida dos envios e recebimentos, colocando os s na Caixa de Saída daquele software. O OUTLOOK deve estar instalado no computador através do qual se quer enviar os s, e deve estar funcional, com conta de cadastrada, enviando e recebendo s normalmente. O SCON é compatível com qualquer das versões abaixo: - OutLook Express (para Windows XP); - OutLook 2007; - OutLook Os endereços de têm de estar cadastrados corretamente. O OutLook pode recusar o envio de um para diversos destinatários se um deles estiver cadastrado fora dos padrões para endereços de . Sem o por exemplo. ENG Sistemas - 3 -

4 CONFIGURAR O MODO DE ENVIO DE NO SCON: 1) 2) 3) ENG Sistemas - 4 -

5 PADRÕES PARA BOLETOS / RELATÓRIOS EM PDF POR 1) 2) PDF NORMAL: Envia apenas boletos por . Não envia nenhum outro relatório por . BIOPDF: Envia boletos e todos os demais relatórios do sistema, por . Possui qualidade muito superior ao PDF NORMAL. Para usar essa modalidade é necessário que a impressora virtual PDF Writer biopdf esteja instalada no computador que enviará os s. Esse é um software aparentemente de uso gratuito, mas se quiser ter uma cópia legalizada, adquira-a no site Segundo o site, o custo seria de $29 por cópia. Para a instalação no computador, use o link abaixo para fazer o download: ENG Sistemas - 5 -

6 MENSAGENS OPCIONAIS PARA INSERÇÃO NOS S PARA ENVIO DE BOLETOS: Como o envio de boletos pode ser automatizado, ou seja, serão enviados sem visualização pelo operador, os textos podem ser criados com mensagens que indiquem o conteúdo do , por exemplo. Cada edifício pode usar mensagem diferenciada, escolhendo uma entre as tres: Se nenhum estiver selecionada, o SCON usará a primeira que contiver algum texto. CARTÃO DE ASSINATURA PARA INSERÇÃO NOS S: Se ele estiver preenchido, e não quiser usá-lo nos s de boletos, marque a opção: ENG Sistemas - 6 -

7 ENDEREÇOS DE S ONDE E COMO CADASTRÁ-LOS: Os endereços podem ser cadastrados individualmente para cada proprietário e inquilino, no Cadastro de Entidades, ou diretamente no cadastro das unidades. No caso de envio de boletos, quando tiver o endereço cadastrado para a unidade, este terá prioridade, e será usado para o envio. NO CADASTRO DE ENTIDADES Na tela de Unidades, clique em Exibir para migrar para a tela de Entidades, e atualizar endereços de s. NO CADASTRO DA UNIDADE ENG Sistemas - 7 -

8 TELA PARA ENVIO DE S: BUSCAR DO CADASTRO: Ao clicar nesse controle será exibida a tela que permite a seleção de endereços de dos proprietários e inquilinos do edifício aberto no momento. Ao selecionar um ou mais endereços de , a lista de destinatários será preenchida, podendo-se LIMPAR A LISTA, ou REMOVER um único destinatário da relação. ADICIONAR: Aceita e insere na relação o endereço de avulso digitado no campo Destinatário. ASSUNTO: Deve ser fornecido o motivo resumido do . ENG Sistemas - 8 -

9 ANEXO: Permite que o arquivo selecionado através do controle <, seja anexado e enviado no . TEXTO: É a composição escrita do boleto. ENG Sistemas - 9 -

10 O QUE PODE SER ENVIADO POR NO SISTEMA: Boletos Bancários Cartas / Cartas de Cobrança Relatórios para proprietários / Inquilinos de um edifício ou destinatários avulsos para síndicos e conselheiros de todos os edifícios ENVIAR BOLETOS BANCÁRIOS POR Como na impressão dos s, basta marcar os que deverão ser enviados por e- mail, e clicar em IMPRIMIR BOLETOS, e depois no controle 1) 2) Quando mais de um boleto for marcado para o envio por , o sistema permitirá ou não, a exibição da tela de para cada boleto gerado, de acordo com a opção marcada na tela 2. ENG Sistemas

11 ENVIAR CARTAS / CARTA DE COBRANÇA POR Disponível apenas quando se tem o software biopdf instalado no computador. Depois de selecionados os destinatários para a carta, clicar em IMPRIMIR CARTAS, e depois no controle 1) 2) O sistema permitirá ou não, a exibição da tela de para cada carta gerada, de acordo com a opção marcada na tela 2. ENVIAR RELATÓRIOS DO SISTEMA POR Disponível apenas quando se tem o software biopdf instalado no computador. Clicar em IMPRIMIR e depois no controle ENG Sistemas

12 ENVIAR PARA PROPRIETÁRIOS / INQUILINOS DO EDIFÍCIO ATIVO: Na tela principal do sistema, clicar no controle Será exibida a tela de ENVIO DE EM-MAILS. Clique no controle BUSCAR DO CADASTRO, selecione os destinatários, informe o ASSUNTO, selecione o arquivo a ser anexado, se houver, preencha o corpo do boleto com o texto necessário, e clique em ENVIAR. ENVIAR PARA SÍNDICOS / CONSELHEIROS DE TODOS OS EDIFÍCIOS: Na tela ADMINISTRADORAS, clicar no controle Será exibida a tela de ENVIO DE EM-MAILS. Clique no controle BUSCAR DO CADASTRO, selecione os destinatários, informe o ASSUNTO, selecione o arquivo a ser anexado, se houver, preencha o corpo do boleto com o texto necessário, e clique em ENVIAR. ENG Sistemas