INFORMATIVO FISCAL Nº. 06/10

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1 São Paulo, 15 de Julho de INFORMATIVO FISCAL Nº. 06/10 Roberto Vinhas Neusa Lazarini Okasaki Adirson Tadashi Yoshumura Rachel Coelho Agueda Nogueira Daniel Salas Correia Victor Varro Felipe Villar Orlando Arrifano Daniela Pirillo Lealdo Belloto Ricardo Cardenuto Milanez Hélio Mesquita C.C. Carlos Gurgel, Carlos Henrique, Sérgio, Ricardo Beer, Moacir Cossia, Aurélio Miguel, Martinho Silva, Regina Célia Maestrelo, Rumy e Daniel Kelemen. REF.: SOLICITAÇÃO DE APROVAÇÃO ELETRÔNICA 1 INTRODUÇÃO Haja vista o aumento do fluxo de documentos no grupo MaxMotors e a necessidade de aperfeiçoamento do processo de aprovação das compras de material de uso e consumo e das contratações de serviços de terceiro realizado pelas lojas motivaram a adoção de um sistema padronizado de autorização eletrônica das compras realizadas diretamente pelas lojas. 2 FORMULÁRIOS PADRÃO UNIFORMIZADO Foi instituído um modelo de formulário uniformizado (anexo I), que contém dados mínimos necessários e que deverá ser preenchido pelo usuário (assistente administrativo) com as informações da compra ou da contratação dos serviços, que enviará via on-line para o gerente regional autorizar a solicitação de compra. 2.2 Foi definido um modelo formulário de protocolo (anexo II), que o usuário (assistente administrativo), deverá preencher com as informações dos processos que está enviando para o Departamento de Recebimento Fiscal. Este formulário ficará disponível no Portal para preenchimento e impressão. 1

2 3 - DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL 3.1 O usuário, acessará a página do portal e clicará na opção páginas Dep. Fiscal Solicitação de Aprovação Eletrônica. Endereço do portal: ( No menu Solicitação de Aprovação Eletrônica, aparecerá uma pasta com a identificação da loja, o usuário deverá clicar nesta pasta, que abrirá a caixa de com o formulário e endereço de do gerente regional; O usuário deverá preencher o formulário (anexo I) e enviar para o destinatário do , no caso o Gerente Regional, para aprovação da compra. 3.4 O Gerente Regional receberá as informações na sua caixa de e poderá ter duas ações: I Rejeitar a aprovação e reenviar o para o usuário (assistente administrativo) da loja, para as devidas correções; II Aprovar a solicitação e encaminhar o para o Departamento de Recebimento Fiscal no recebimentodenotas@ciamotors.com.br 3.5 O usuário (assistente administrativo), de posse do formulário padronizado com autorização do Gerente Regional, anexará na nota fiscal e encaminhará via malote ou correio para o Departamento de Recebimento Fiscal, no escritório central, com protocolo (anexo II). 4 DEPARTAMENTO DE RECEBIMENTO FISCAL Receberá o processo da loja, fará a conferência se a nota fiscal e a solicitação de aprovação eletrônica estão de acordo com o procedimento; assinará o protocolo de recebimento do processo e devolverá o protocolo assinado para a loja; 4.2 Analisa situação fiscal do documento fiscal, base de cálculo, retenções de impostos de responsabilidade do grupo e efetiva o lançamento do documento fiscal no sistema Sercon, gerando dados para o Departamento Fiscal, Contabilidade, Gerencial e Contas a Pagar; Os processos estando em inconformidade com o procedimento, serão devolvidos com apontamento da divergência e será comunicado o Gerente Regional e o Diretor da área, via no portal, exceto os processos de contratação de serviços em virtude de garantia realizado em oficinas de outros Estados; 2

3 4.4 As Solicitações de Aprovação Eletrônica serão recebidas no portal do recebimento fiscal até no máximo dia 26 de cada mês e os processos até o último dia do mesmo mês, ficando sob responsabilidade da loja, possíveis negociações com fornecedores. 5 CONDIÇÕES E FORMA DE PAGAMENTO 5.1 As condições e forma de pagamento deverão constar no formulário padrão de forma clara e objetiva, se à vista, à prazo, depósito, contraprestação e outras formas de pagamento, por exemplo: Se depósito em conta, deve-se informar data determinada e dados bancários do fornecedor para depósito; 5.2 Os processos devem estar concluídos e no departamento de recebimento fiscal no mínimo cinco (cinco) dias antes do vencimento, respeitado o mês de emissão do documento fiscal, ou seja, só receberemos notas fiscais do mês corrente. Documentos de meses anteriores e documentos fora do prazo não serão recebidos e serão encaminhados ao Sr. Carlos Gurgel. 6 CONTRATAÇÃO DE FRETES E CARRETOS 6.1 Despesas de frete que foi incluída na proposta de venda como troco. A transportadora deverá emitir o CTRC para o cliente contratante e o departamento financeiro que recebeu o valor do frete do cliente deverá repassar para a transportadora, mediante encaminhamento de solicitação de cheque e cópia do CTRC, no prazo de 5 (cinco) dias; 6.2 Custos de frete que foi incluído na proposta de venda como redutor. A transportadora deverá emitir o CTRC para a loja contratante, que será responsável pelo pagamento do frete, seguindo o procedimento deste informativo. 7 DISPOSIÇÕES GERAIS 7.1 Este procedimento, bem como os anexos ficará disponível no portal: ( À disposição para esclarecimentos adicionais que se façam necessários. Atenciosamente, CARLOS GURGEL FRANCISCO BARCELLOS NEUSA LAZARINI 3

4 Anexo I - Modelo SOLICITAÇÃO DE APROVAÇÃO ELETRÔNICA Empresa: Special Motors Unidade: Tijuca I Gerente Regional: Roberto Vinhas Fornecedor: Auto Elétrico XXX Número da Nota Fiscal: Valor da Nota Fiscal: R$ 1.000,00 Data da Emissão: 15/07/2010 Condições de Pagamento: Forma: à vista XX à Prazo Depósito Vencimento: 25/7 Alocações/Rateio Vendas Pós-Vendas 70% 30% 100% 0% 0% 100% X TIPO DE DESPESA Água / Gás Publicidade Cortesia (Vendas de Veículos) Revisão e Reparos Usados Cortesia(Peças e Serviços) X Serviços Terceiros Mecânica Despesas Legais e Judiciais Serviços Terceiros Usados Documentos Despachante Servs.Assessoria/Consultoria Frete Servs.Limpeza Impressos e Artigos de Escritório Servs.Processamento de Dados Laudo de Motor Servs.Segurança Locação de Equipamentos Servs.Terceirizados Luz Servs.Terceiros Diversos Manutenção de Equip.Informática Telefone Manutenção de Equip.Telecomunicação Treinamento Manutenção de Máqs.e Equipamentos Veículos da Casa em Operação Manutenção Predial Corretiva Viagens e Representações Materiais Diversos (inclui Mat.indireto) Imobilizado (bens duráveis acima R$ 330) Pequenas Compras de Imobilizado Obras/Reforma em Andamento Preparação de Entrega Publicação, Assinaturas e Associações Nota: O processo deverá ser encaminhado ao Departamento de Recebimento Fiscal até 5 dias antes do vencimento respeitado o mês de emissão da nota fiscal fiscal. 4

5 Anexo II Modelo Emitente Unidade: Tijuca I Responsável: Luciana Moraes Data: 15/07/2010 PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTOS Destinatário Departamento: Recebimento Fiscal Responsável: Eliana de Cássia Fornecedor Auto Elétrico XX NF Valor Data Emissão Data Vencimento ,00 15/07/ /07/2010 Recebido em: / /. Carimbo e Assinatura 5