ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO - ADM CENTRAL

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1 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 1/17 ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO -

2 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 2/17 SUMARIO RESPONSABILIDADES... 3 TAREFA CHAVE Nº 1 IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS O QUE FAZER? POR QUÊ? COMO FAZER? ACONDICIONAMENTO DOS DOCUMENTOS: IDENTIFICAÇÃO DAS CAIXAS:... 5 TAREFA CHAVE Nº 2 FORMAS DE ENVIO DE DOCUMENTOS O QUE FAZER? POR QUÊ? COMO FAZER? AGENDAR RECEBIMENTO: FORMA DE ENVIO: ENVELOPE PADRÃO: PREENCHIMENTO DO ENVELOPE PADRÃO: PREENCHIMENTO INCORRETO DO ENVELOPE PADRÃO: FORMAS INCORRETAS DE PREENCHER O ENVELOPE: TAREFA CHAVE Nº 3 SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO O QUE FAZER? POR QUÊ? COMO FAZER? IMPORTANTE ANEXO Protocolo de Envio de Documentos... 17

3 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 3/17 RESPONSABILIDADES O arquivo tem como meta de fechamento mensal de arquivamento, todo dia 15 do mês subsequente. Dessa forma os documentos relativos ao mês corrente devem ser enviados ao arquivo, até o dia 10 do próximo mês. Ressalvo exceções, nenhum documento deve ser enviado com atraso ao arquivo, para que não comprometa o desempenho das suas atividades.

4 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 4/17 TAREFA CHAVE Nº 1 IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1. O QUE FAZER? Cumprir as normas e padrões de identificação dos documentos para envio ao arquivo. 2. POR QUÊ? Para garantir o envio correto dos documentos. 3. COMO FAZER? 3.1 ACONDICIONAMENTO DOS DOCUMENTOS: Os documentos enviados devem ser acondicionados em caixas ou envelopes. A indexação e acondicionamento de documentos na caixa arquivo ou envelope devem ser da seguinte forma: ITEM DOCUMENTAL SEPARADO POR ACONDICIONAMENTO DEPARTAMENTO 5ª via de notas fiscais Mensal e por loja Contra nota emitida para o produtor rural Cupom de cartão de credito/debito Cupom de recarga de celular Documentos de promotores de venda Nota fiscal de saída, Notas de devolução de produtos em consignação. Mensal, arquivar na loja até a retirada pelo produtor ou até a prescrição da nota (5 anos) Por loja, dia, mês e ano. Por loja, dia, mês e ano Ano, mês e por nome em saco plástico. Mês dia e loja, com o espelho do movimento anexado as notas, na sequência de dia, separada Caixa arquivo enviadas após 6 meses para o arquivo permanente Caixa arquivo separada por produtor, após a prescrição enviar para o arquivo permanente. Em caixa arquivo (enviados após 1 ano para o arquivo permanente) Em caixa arquivo (enviados após 6 meses para o arquivo permanente) Caixa arquivo (enviados para o arquivo permanente) Caixa arquivo (enviados diariamente para o arquivo) Lojas Lojas Lojas Lojas Lojas Lojas

5 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 5/17 ITEM DOCUMENTAL SEPARADO POR ACONDICIONAMENTO DEPARTAMENTO Redução Z Notas fiscais de transferências, vendas à vista e devolução de venda (SAC) por clips ou elásticos. Dia, mês e loja. Loja, mês e dia. Em envelopes enviados para o arquivo Em envelopes enviados diariamente para o Lojas Lojas 3.2 IDENTIFICAÇÃO DAS CAIXAS: Depois de acondicionados os documentos nas caixas as mesmas devem ser identificadas da seguinte forma: Todas as caixas devem ser identificadas de acordo com o período e conteúdo dos documentos acondicionados na caixa, usando sempre o termo original de cada documento conforme descrito nas tabelas acima; Não devem ser acondicionados tipos e períodos diferentes de documentos na mesma caixa; As caixas devem ser identificadas com caneta esferográfica ou pincel, na frente da caixa e dentro do espaço definido para identificação; CORRETO ERRADO

6 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 6/17 Caso o período não seja anual ou mensal, for somente diário, deve ser descrito o dia inicial e o dia final que couber na caixa. Exemplo: Nota fiscal de transferências Loja 05 De 01 a 15/08/2012; Não deve ser acondicionados documentos de anos diferentes na mesma caixa, para não comprometer o período de descarte do documento prescrito; A utilização de elástico, grampos e clips para prender os documentos, deve ser o mínimo possível para evitar a danificação do documento como mostra o exemplo abaixo; CORRETO ERRADO

7 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 7/17 TAREFA CHAVE Nº 2 FORMAS DE ENVIO DE DOCUMENTOS 1. O QUE FAZER? Cumprir as normas e padrões de envio de documentos para envio ao arquivo. 2. POR QUÊ? Para garantir uma gestão de documentos eficaz, oferecendo aos clientes internos/externos do arquivo um atendimento em tempo hábil para execução de suas atividades. 3. COMO FAZER? 3.1 AGENDAR RECEBIMENTO: Esta forma de envio é somente para caixas enviadas diretamente ao arquivo permanente, localizado na Rua Antônio Octavio Scramin, 949. Para enviar as 5ª vias de notas fiscais, bobinas de ECF, cupons de cartão de crédito e recarga de celular, a loja deverá entrar em contato com a coordenação do arquivo para agendar o recebimento. 3.2 FORMA DE ENVIO: A forma de envio deve ser definida pelo gerente da loja (caminhão do CD, boy ou frete). Deve ser enviado junto com os documentos o PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTOS descrito o tipo de documentos e o período que está sendo enviado. 3.3 ENVELOPE PADRÃO: Esta forma de envio é para documentação enviada para todos os setores a ADM via malote.

8 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 8/17 Para o envio de documentos ou qualquer correspondência interna via malote, deve ser usado o envelope padrão; Exemplo: O administrativo é divido por departamentos independentes entre si, dessa forma os envelopes devem ser enviados individualmente para cada setor. Identificar o setor para o qual será enviada a correspondência interna, conforme tabela abaixo: TIPOS DE DOCUMENTOS E FORMA DE ENVIO DAS LOJAS PARA A ADM RECURSOS HUMANOS Avaliação de desempenho Material de treinamento Formulário de candidatura de recrutamento interno Oficio de candidatura de PCD Proposta de alteração individual (PAIS) Carta de PPR Nota fiscal de hospedagem e refeição para treinamentos DEPARTAMENTO DE PESSOAL Cartão Ponto/holerite Justificativas de faltas Atestados Advertências e suspensões Comprovante de entrega do cartão multi benefícios Comprovante de aposentadoria Carteira de trabalho para atualização Termo de ciência Pasta de Rescisão (contrato de trabalho, termo de rescisão, advertência, CAT, comunicado de dec. do INSS, alteração contratual e exame de retorno ao trabalho etc) Exame demissional Recibo de férias Acordo de prorrogação de jornada de trabalho Relatório de vale transporte Intimação de trabalhista Ficha de inclusão de plano de saúde e odontológico separando os tipos separando os tipos

9 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 9/17 Carta PPR Pasta de Admissão (documentos admissionais) Oficio de pensão alimentícia Recibo de entrega do vale transporte Faturas de Telefone Móvel Fatura de Telefone Fixo Faturas de Internet Copel Termo de uso de telefone celular CONTABILIDADE/ANALISE CONTABIL Taxas Municipais (IPTU, TAXA DE BOMBEIRO ETC) Faturas de Água Contratos Copel Apólice de seguro de veiculo Apólice de seguro predial Intimação de regulamentação (Bombeiro, Prefeitura etc) Faturas de Energia Monitoramento CONTABILIDADE/FISCAL Nota Fiscal de Entrada sem XML Itinerário de frota própria CONTABILIDADE/DESPESAS Nota fiscal Despesas + a autorização CONTABILIDADE/IMOBILIZADO Projeto de Ativo Fixo + nota de aquisição Transferência de Ativo Imobilizado BAF- Baixa de Ativo Imobilizado Remessa p/ conserto de Ativo Imobilizado Nota Fiscal de locação de maquinas Ativo Imobilizado remessa comodato FINANCEIRO/CONTAS A RECEBER Cheques pré-datados Cadastro de Cliente FINANCEIRO/TESOURARIA Movimento de caixa tesouraria Cheque a vista TI separando os tipos de separando os tipos de separando os tipos de separando os tipos de separando os tipos de

10 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 10/17 Boletos FINANCEIRO/CONTAS A PAGAR FINANCEIRO/CONTRATO Nota Fiscal de venda á prazo Nota Fiscal de devolução de compra separando os tipos de ARQUIVO Atestado de Intervenção Técnica em ECF Nota Fiscal de Transferência entre lojas Nota Fiscal de Saída (venda a prazo, a vista),devolução de venda cliente devolução de produtos em consignação Nota fiscal de entrada eletrônica Redução Z Nota Fiscal de devolução de produtos em consignação Nota Fiscal de devolução de venda cliente (SAC) ARQUIVO PERMANENTE Faturas Cooper Cupom de cartão de créditos Cupom de recarga de celular Documentos para descarte 5ª via de notas fiscais PESQUISA Pesquisas estatísticas GERENCIA DE PREVENÇÃO DE PERDAS Termo de responsabilidade de perecíveis Dossiê de inventário geral Carga garantida separando os tipos de Em caixas separadas devidamente identificadas com tipo de documento e período separando os tipos de 3.4 PREENCHIMENTO DO ENVELOPE PADRÃO: Preencher o envelope observando os seguintes critérios: Usar os envelopes padrão somente para envio de correspondências interna; Não colocar documentos de setores diferentes no mesmo envelope; Os dados do envio anterior não podem ser apagados ou riscados, pois se trata do registro de toda a correspondência enviada pelas unidades; Será sempre considerado o último registro para entrega da correspondência;

11 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 11/17 Usar um lado do envelope de cada vez, para não ocorrer desvio do envelope; Os envelopes pertencentes a uma unidade não poderá ser enviados para outra unidade; Os campos do envelope devem ser reenchidos corretamente para evitar o desvio ou a perda de documentos, uma vez que os Boys não abrirão os envelopes para ver o conteúdo dos mesmos; Nenhum documento deverá ser enviado sem envelope; Não será permitido o uso de sacos plásticos, papel de presentes etc, para enviar documentos; Não é permitida a compra de envelopes de papel pelas lojas para enviar documentos à administração; Para solicitar envelopes padrão ao arquivo, deve ser enviado com cópia para o gerente da loja; Usar apenas caneta esferográfica (BIC) para preencher o envelope; Antes de preencher o envelope, descreva detalhadamente no Protocolo de Envio de Documento (em anexo), todos os documentos que estão sendo enviados e coloque dentro do envelope (opcional). Em seguida preencha os campos do envelope da seguinte forma: LOJA: Neste campo, localizado no canto direito do envelope, será sempre preenchido pelo com o numero da unidade que solicitar envelope (não deverá ser apagado); DATA DO ENVIO: Neste campo colocar a data em que o documento está sendo enviado (não é a data do documento é a data do envio) DE: Neste campo colocar o numero de unidade ou setor que está enviando o documento TIPOS DE DOCUMENTO: colocar apenas o nome do documento (não é necessário colocar número ou qualquer outro dado do documento no envelope). PARA: Neste campo colocar o número da unidade ou o departamento da ADM para qual o documento está sendo enviado.

12 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 12/17 Exemplo: lojas: CD 700, LOJA 15, LOJA 18, etc. Quando enviados aos departamentos da administração, apenas o nome do departamento e sua subdivisão; Exemplo: (CONTABILIDADE/patrimônio),( FINANCEIRO/contas a pagar), (ARQUIVO), (D.P), (RH), etc. ASS. E DATA DO RECEBIMENTO: Depois de conferir o conteúdo do envelope, assinar e datar neste campo. Dessa forma ficará registrado que o documento enviado foi recebido. FORMA CORRETA DE PREENCHIMENTO DO ENVELOPE 3.5 PREENCHIMENTO INCORRETO DO ENVELOPE PADRÃO: O preenchimento incorreto do envelope é de responsabilidade do remetente, dessa forma o receptor, não terá responsabilidade pelo extravio do documento cujo envelope foi preenchido errado. Caso os Boys não consiga identificar o destino da correspondência, o envelope será devolvido para o remetente. Os envelopes das lojas recebidos pelos setores da administração devem ser encaminhados obrigatoriamente todos os dias ao arquivo para serem devolvidos as lojas. 3.6 FORMAS INCORRETAS DE PREENCHER O ENVELOPE:

13 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 13/17 Correto: Não especificar detalhadamente o tipo de documento, apenas o nome do documento. Correto: Não riscar as linhas restantes, pois serão usadas para outros envios. 22 LOJA 05 Correto: Não usar envelope de uma unidade para enviar documento para outra unidade, estar sempre atento ao campo LOJA para saber o local de origem do envelope.

14 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 14/17 TAREFA CHAVE Nº 3 SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO 1. O QUE FAZER? Cumprir as normas e padrões de solicitação de documentos para envio ao arquivo. 2. POR QUÊ? O arquivo da CSD é dividido em dois prédios diferentes. corrente: localizado na administração, onde a maioria da documentação fica armazenada por 3 (três) meses; permanente: em outro prédio, onde a documentação fica armazenada até o seu vencimento. 3. COMO FAZER? As solicitações de documentos que já foram transferidas para o arquivo permanente deve ter uma data programada pelo solicitante para atendimento. As solicitações de documentos ao arquivo devem ser feita somente pela ferramenta de solicitação de documento do Sistema Arkivus Web da seguinte forma: Acessar o link e logar com usuário e senha do departamento solicitante; Na tela seguinte clicar no ícone abaixo;

15 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 15/17 E em seguida em criar solicitações; Na próxima tela selecionar as opções desejadas e no campo OBSERVAÇÕES digitar os dados da solicitação como: Tipo do documento; Loja; Data do documento (data do movimento ou auditoria do documento); Número do documento (no caso de notas fiscais, o numero da nota ou da transação); Prazo (somente para solicitações programadas cuja documentação já foi para o arquivo permanente, colocar a data máxima para recebimento do documento). Exemplo: enviar até o dia 25/08/2014 Nome de quem está solicitando.

16 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 16/17 Caso a solicitação seja por documento original, receberá a mensagem AGUARDANDO DEVOLUÇÃO e no campo observação os dados do documento que foi retirado, somente será alterado o status para CONCLUÍDO, quando o documento for devolvido ao arquivo; Caso a solicitação seja por documentos digitalizados, receberá a mensagem com o status CONCLUIDO, neste caso acessar o numero da solicitação e clicar no campo, ANEXOS e na tela abaixo consultar as copias dos documentos solicitado. 3.1 IMPORTANTE Não é permitida a retirada ou consulta de documentos de responsabilidade do arquivo, sem a presença ou autorização dos profissionais do setor;

17 Ref.: OPE-POP-001_00 Emissão: 28/10/2014 P. 17/17 Também é proibido um departamento fazer a retirada de documentos originais de outro departamento sem a autorização do responsável pelo documento se a solicitação for por documento original. 4. ANEXO Protocolo de Envio de Documentos PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTO DATA DE ENVIO DE TIPO DE DOCUMENTOS PARA: ASS. E DATA DO RECEBIMENTO OBS. ANTES DE COLOCAR A DATA DO RECEBIMENTO CONFIRA OS DOCUMENTOS CONTIDOS NO ENVELOPE, RISQUE SEMPRE O ULTIMO ENVIO PARA QUE NÃO HAJA DESVIO DE CORRESPONDÊNCIA.