MANUAL OPERACIONAL SG3

Transcrição

1 MANUAL OPERACIONAL SG3 (Sistema de Gerenciamento de Terceiros)

2 Introdução O presente manual tem por finalidade orientar todas as empresas terceiras, quanto às funcionalidades do SG3 (Sistema de Gerenciamento de Terceiros), bem como descrever a sua operacionalidade, temporalidade e obrigatoriedade em relação a entrega dos documentos patronais e funcionais, previstos no Caderno de Documentos. Conceitos e Funcionalidades O SG3 tem como característica principal o controle de documentos, patronais e funcionais, de empresas terceiras em meio digital, através do acesso e navegação específico via web on line. As principais funcionalidades do SGDT são: o Cadastro de colaboradores terceiros; o Cadastro de alocação deste colaborador terceiro no Cliente; o Cadastro de eventual movimentação deste colaborador terceiro (afastamento, férias, etc.); o Upload de documentos por tipo (patronal e funcional); o Acompanhamento do status de seus documentos postados; o Acompanhamento por tipo de documento postado; o Acompanhamento de todos os status, descritos por competência; o Consulta e monitoramento específico por documento postado.

3 Passo a Passo acesso, cadastros e upload de documentos Acesso: Para realizar o Login no SG3 é necessário acessar a internet, cujo endereço é sg3.executiva.adm.br. Depois disso selecione o seu Cliente. Obs.: o usuário e senha para cada empresa terceira será disponibilizado via ou Help Desk, pela equipe de Gestão de Terceiros da Executiva. Login e Senha: Para o acesso ao SG3, clique em Login.

4 Informe Usuário e Senha e clique em Login. Cadastro de Colaborador Terceiro: É através do cadastro de Colaborador Terceiro que você irá informar ao SG3, qual colaborador irá iniciar uma prestação de serviços no Cliente. Clique em Cadastros/ Colaboradores.

5 Clique em Novo Colaborador. Preencha todos os dados relacionados ao Colaborador, que irá prestar serviço no Cliente e clique em Criar. Pronto, o colaborador terceiro já aparecerá na lista de colaboradores de sua empresa.

6 Cadastro de Alocação de Colaborador Terceiro: É através do cadastro de Alocação de Colaborador Terceiro que você irá informar ao SG3, em qual data e local o colaborador irá iniciar uma prestação de serviços no Cliente. Clique em Movimentações/ Alocação de Colaborador. Clique em Nova Alocação.

7 Preencha todos os dados relacionados a Alocação do Colaborador, que irá prestar serviço no Cliente e clique em Criar. Obs.: se você tiver dúvida sobre o preenchimento de algum dado, solicitado pelo SG3, entre em contato com a equipe de Gestão de Terceiros da Executiva. Pronto, o colaborador terceiro já aparecerá na lista de colaboradores alocados no estabelecimento do Cliente. Cadastro de Movimentação de Colaborador: É através do cadastro de Movimentação de Colaborador que você irá informar ao SG3, eventual ocorrência de Afastamento, Férias, etc.

8 Clique em Movimentações/ Movimentação de Colaborador. Clique em Nova Movimentação. Preencha todos os dados relacionados a Movimentação do Colaborador, que está prestando serviço no Cliente e clique em Criar. Obs.: se você tiver dúvida sobre o preenchimento de algum dado, solicitado pelo SG3, entre em contato com a equipe de Gestão de Terceiros Executiva.

9 Pronto, o colaborador terceiro já aparecerá na lista de colaboradores com movimentação cadastrada. Gerenciamento de Documentos: É através do menu Documentos, que você terá acesso a todas as informações pertinentes a documentos aguardando envio, em auditoria, pendentes, conformes e não conformes.

10 Clique em Documentos. Visualização por Tipo de Documento: Você poderá selecionar o tipo de documento a consultar ou a enviar, mediante o filtro Tipo Documento. Patronal: relaciona todos os documentos pertinentes à empresa terceira. Funcional: relaciona todos os documentos pertinentes ao colaborador terceiro, contratado pela empresa e alocado em um estabelecimento do Cliente. Caso você queira visualizar documentos somente com este filtro, selecione o tipo de documento e clique em Buscar. O SG3 retornará todos os documentos pertinentes a este filtro.

11 Visualização por Status do Documento: Você poderá selecionar o status do documento a consultar ou a enviar, mediante o filtro Status do Documento. Aguardando Envio: relaciona todos os documentos que, até a data limite, não foram enviados (os documentos são sinalizados com a cor azul). Pendente: relaciona todos os documentos que, após a data limite, ainda não foram enviados (os documentos são sinalizados com a cor vermelha). Em Auditoria: relaciona todos os documentos que foram enviados e ainda estão em fase de auditoria, pela Executiva (os documentos são sinalizados com a cor amarela). Não Conforme: relaciona todos os documentos auditados e considerados não regulares pela Executiva, ou seja, com necessidade de reenvio/correção. Ex.: cartão ponto sem assinatura, etc. (os documentos são sinalizados com a cor vermelha). Conforme: relaciona todos os documentos auditados e considerados regulares pela Executiva (os documentos são sinalizados com a cor verde).

12 Caso você queira visualizar documentos somente com este filtro, selecione o status do documento e clique em Buscar. O SG3 retornará todos os documentos que, naquele momento, se encontram no status solicitado. Visualização por Documento: Você poderá selecionar o documento a consultar ou a enviar, mediante o filtro Documento do Caderno de Documentos. Caso você queira visualizar documentos somente com este filtro, selecione o documento desejado e clique em Buscar. O SG3 retornará informações apenas do documento solicitado.

13 Visualização por Competência: Você poderá selecionar o documento a consultar ou a enviar, mediante o filtro Competência. Caso você queira visualizar documentos somente com este filtro, informe a competência desejada e clique em Buscar. O SG3 retornará todos os documentos pertinentes a competência solicitada.

14 Visualização por Qualificação: Você poderá selecionar o documento a consultar ou a enviar, mediante os filtros disponíveis, referentes a Qualificação. Empresa Terceira: relaciona todos os documentos que estão vinculados à empresa terceira selecionada. Estabelecimento: relaciona todos os documentos que estão vinculados ao estabelecimento selecionado. O estabelecimento é o local onde o serviço está sendo prestado no Cliente. Pode ser uma obra, uma unidade operativa, uma filial, a sede ou fabrica do Cliente, um município específico, etc. Colaborador: relaciona todos os documentos que estão vinculados ao colaborador terceiro selecionado. Caso você queira visualizar documentos somente com um destes filtros, informe a empresa terceira, estabelecimento e/ou colaborador desejados e clique em Buscar. O SG3 retornará todos os documentos pertinentes ao filtro solicitado.

15 Visualização por Data Limite para Envio: A data limite para envio é a data que estabelece a mudança de status no SG3, de aguardando envio (azul), para pendente (vermelho). Esta data consta no Caderno de Documentos, entregue a sua empresa. Caso você queira visualizar documentos somente com este filtro, informe o período desejado e clique em Buscar. O SG3 retornará todos os documentos pertinentes a data limite do período solicitado.

16 Visualização de todos os documentos: Caso você queira visualizar todos os documentos, não selecione nenhum filtro e clique em Buscar. O SG3 retornará todos os documentos gerenciados.

17 Upload de Documentos Para upload de um documento, o mesmo deve estar com status de aguardando envio (azul), pendente (vermelho) ou não conforme (vermelho). Na tela de terceiros, clique em Documentos, selecione os documentos com os status acima relacionados e clique em Buscar. O SG3 retornará todos os documentos que estão pendentes de Upload. Clique na funcionalidade de upload (setinha para cima), para realizar o upload do documento em questão.

18 Na tela Upload de Documento, você deverá preencher o campo obrigatório: Data de Emissão do Documento. Esta é a data em que o documento foi gerado. Ex.: GPS Guia Previdência Social de competência 02/2016 foi gerada em 20/02/2016.

19 Uma vez selecionado o documento e preenchida a sua Data de Emissão, você irá buscar o arquivo correspondente clicando em Escolher arquivo e em seguida irá clicar em Enviar. Pronto, o seu documento foi submetido para auditoria da Executiva. Obs.: o único formato de arquivo aceito para upload é.pdf. Lembrando que o upload deve ser individual, para cada documento selecionado, ou seja, não serão aceitos vários documentos em um mesmo arquivo. Documentos solicitados que não demandam upload Caso o documento que o SG3 esteja solicitando não seja pertinente, existe a opção Não Se Aplica, para que você informe que o documento não será encaminhado, inserindo também a devida justificativa. Para todos os documentos nesta condição, você deve clicar na funcionalidade de upload (setinha para cima) como se fosse realizar o upload do documento em questão.

20 Na tela Upload de Documento você deverá preencher o campo obrigatório: Data de Emissão do Documento, e selecionar a opção Não Se Aplica, tendo que obrigatoriamente justificar/descrever o motivo. Depois disso clique em Enviar. Pronto, a sua justificativa foi submetida para auditoria da Executiva.

21 Não Conformidade Para documentos não conformes (vermelho) especificamente, além da funcionalidade de upload (setinha para cima), aparecerá também a funcionalidade de visualização (olho). Nesta funcionalidade você poderá verificar a justificativa/ motivo da não conformidade no documento. Desta forma, poderá providenciar a regularização e novo upload corrigido.

22 Normas Gerias e Demais Considerações: Não esqueça de validar o seu usuário de sistema (Login e Senha). Estes são pessoais, intransferíveis e de sua integral responsabilidade. Quando identificar que um determinado Estabelecimento, Função ou outro campo não está cadastrado, favor entrar em contato com a equipe de Gestão de Terceiros da Executiva, para as devidas orientações e providencias. É importante que o cadastramento de sua empresa terceira ocorra sempre antes do início das atividades. A data limite para upload de todos os documentos é dia 12 do mês subsequente à prestação do serviço, com exceção do comprovante de pagamento da GPS (Guia da Previdência Social) que é dia 22 do mês subsequente à prestação do serviço. Ficamos a disposição para eventuais esclarecimentos. Executiva Outsourcing Gestão de Terceiros