MONITORAMENTO DE OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS

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1 MONITORAMENTO DE OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS GEA Sobre o Procedimento: Este procedimento tem por objetivo estabelecer os critérios a serem observados pelas empresas e suas subcontratadas com relação ao processo que a GEA adota para controle mensal das obrigações trabalhistas, com finalidade de esclarecer e orientar quanto à separação e entrega de documentos mensais. A saber: Estão obrigadas a cumprir com o estabelecido neste procedimento de controle mensal das obrigações trabalhistas as empresas que prestam serviços para a GEA. Obs.: A Destra não está autorizada a realizar análise de documentos apresentados fora dos padrões estabelecidos pelo cliente.

2 1. Envio dos documentos 2. Horário Atendimento Destra 3. Cronograma de Análise 4. Fluxograma do processo 5. Documentos colaboradores ativos 6. Documentos colaboradores inativos - rescisórios 7. Responsabilidade subcontratadas 8. Como tratar as possíveis irregularidades e/ou pendências 9 Como separar e enviar documentos 10. Contato pág.03 pág.03 pág.03 pág.04 pág.04 pág.05 pág.05 pág.05 pág.05 e 06 pág.06 2

3 1. Envio dos documentos Envio Físico Atendimento Destra ou Sedex: Documentos em cópia simples, no endereço: Rua Iacanga, 212. Mollon. Americana/SP. CEP: (ver mapa) Envio Eletrônico Enviar documentos para aos cuidados de Silvia R. Gaviolle Lacerda, seguindo as instruções abaixo. Protocolo Junto à documentação deverá ser entregue o Protocolo (disponível para download no site da Destra), devidamente preenchido e com informação do contato da Empresa. Colocar ok no documento do protocolo somente quando este estiver anexo. Caso já tenha sido entregue, deixar em branco o campo OK. Deverá ser entregue por competência. Não devendo, portanto, estar vinculados a ele documentos de outras competências ou de outra unidade. Como anexar os documentos? - Gerar um arquivo em PDF contendo os respectivos documentos exigidos (itens 5 e 6). - O nome do arquivo deve ser o próprio nome do documento em questão. - Gerar um arquivo, em PDF, para cada tipo de documento de empresa (exemplo: um arquivo com GRF, um arquivo com FGTS,... e assim por diante). - O Tamanho desse arquivo não deverá ultrapassar 8MB. - Caso ultrapasse este tamanho, gerar dois ou mais arquivos compactados e enviar s, separadamente. 2. Horário de Atendimento Destra Segunda à Sexta-feira das 07h30min às 16h30min. 3. Cronograma de Análise Cronograma Geral Resumido Descrição das Atividades Período (dias do mês ) 16 a a >10 1 Apresentação dos documentos ao escritório de gestão documental (Destra) 2 Análise dos documentos apresentados 3 Apresentação do relatório final para cada empresa, com o resultado das análises 4 Apresentação do relatório final para o cliente, com o resultado das análises 5 Análise do relatório final e tomada de decisões Legenda: Empresas prestadoras de Serviço Escritório de Gestão Documental Cliente Os Documentos apresentados após o dia 25 serão analisados somente no mês seguinte. Caso o dia 25 seja um sábado, domingo ou feriado, a entrega da documentação deverá ser antecipada 3

4 4. Fluxograma do processo início EPS Destra Gestão Contratos Envio das Documentações Análise dos documentos Análise do Relatório Geral Análise do Fechamento para regularização Fechamento mensal Relatório Geral Definição das Ações no caso de Possível passivo identificado Caminhos do fluxo Destra - Empresa Cliente - Empresa Acompanhamento Contínuo fim 5. Documentos colaboradores ativos Folha de pagamento com centro de custo específico para funcionários que prestam serviço no Cliente com resumo da folha, identificando os impostos gerados, preferencialmente em ordem alfabética ou numérica. Obs.: Preferencialmente em Ordem Alfabética; Conectividade Social / FGTS R.E (Relação de Empregados com resumo final) específica para funcionários que prestam serviço no Cliente. GPS (Guia da Previdência Social) (Guia da Previdência Social - empresa) Acompanhado do comprovante de pagamento, havendo retenção em Nota Fiscal, enviar cópia da guia emitida pelo Contratante; GRF (Guia Recolhimento do FGTS) Acompanhado do comprovante de pagamento; Recibo de Pagamento de Salários Assinados e Datados. Poderá ser enviado o Comprovante de Depósito Bancário emitido pelo próprio Banco, separado conforme a ordem da folha de pagamento dos colaboradores que prestam serviços na Cliente; Aviso e Recibo de Férias Deverá estar devidamente assinado e ser referente à Competência dos demais documentos entregues; Controle de frequência (cartão de ponto) Assinados e Datados. 4

5 6. Documentos Colaboradores Inativos - Rescisórios TRCT (Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho) + Termo de Quitação + Comprovante de Pagamento; GRRF ( Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) + Demonstrativo com os dados do Colaborador + Comprovante de Pagamento; Exame Médico Demissional (ASO Demissional) Para demissões durante o período de experiência, deverá ser apresentado o ASO Admissional; Ficha de EPI (Equipamento de Proteção Individual) Com as datas de devolução de equipamento. 7. Responsabilidade Subcontratadas Ressaltamos que as empresas Contratadas diretamente pela GEA são responsáveis pelas suas Subcontratadas, motivo pelo qual orientamos para que façam o acompanhamento da entrega dos documentos junto às mesmas. As ações do cliente, no caso de irregularidades na documentação das subcontratadas, serão junto à empresa Contratada. 8. Como tratar as possíveis irregularidades e/ou pendências Após o recebimento do relatório de fechamento mensal, a empresa deverá avaliar as pendências apontadas, providenciar as devidas regularizações e encaminhá-las à Destra. Esses documentos poderão ser entregues junto com a documentação da próxima competência, com protocolos distintos. Ou seja, a empresa deve preencher um protocolo para os documentos com a regularização das pendências e outro protocolo para os documentos da próxima competência. Importante: As pendências serão analisadas somente na próxima competência 9. Como Separar e Enviar Documentos No início do mês Imprimir a folha de pagamento; Após o pagamento dos salários, separar e conferir os cartões de pontos, avisos de férias, rescisões e holerites, datados e assinados ou relação bancária de acordo com os nomes citados na folha de pagamento; Imprimir a GFIP; Após o pagamento da guia de recolhimento do FGTS, tirar a cópia do comprovante do pagamento e da guia, e verificar se está legível; 5

6 No final do mês Após o pagamento da guia de recolhimento do INSS, tirar a cópia do comprovante do pagamento e da guia, e verificar se está legível; Separando a documentação desta forma, desde o inicio do mês, vossa empresa conseguirá enviar toda a documentação dentro do cronograma estabelecido pelo cliente. Pois, no ato do pagamento do último imposto (INSS) no dia 20, o restante da documentação já estará toda separada e organizada para enviar à Destra. Dica! À medida que a documentação for sendo separada, orientamos que a empresa realize o Check-List informado nos itens 5 e 6 deste procedimento, para certificar-se de que a documentação está em conformidade, evitando assim o apontamento de pendências. 10. Contato Dúvidas sobre o Procedimento e/ou análises de documentos? Entre em contato com a Destra! Análise de Documentos Silvia R. Gaviolle Lacerda monitoramento.gea@ddestra.com.br (19) ramal 204 Coordenação Renata Aparecida da Silva renatasilva@ddestra.com.br (19) ramal 238 Para informações sobre status dos documentos de monitoramento das obrigações trabalhista, acesse nosso Site! Caso ainda não possua login e senha para acesso às informações de sua empresa, envie para falecomagente@ddestra.com.br, informe seu CNPJ e solicite login e senha. Para dúvidas em relação ao site, enviar ou contatar via telefone, Renata de Campos renata@ddestra.com.br (19) ramal 235 6