Sumário 1. Quadro de revisões... 2 2. Objetivos... 2 3. Definições e Siglas... 2 4. Documentos e Registros de Referência... 2 5. Responsabilidades.... 2 6. Descrição das Atividades... 4 7. Solicitação de hospedagem... 10 8. Solicitação de Locação de Veículos... 12 9. Solicitação de Adiantamento... 12 10. Alteração de OS já emitida... 13 11. Prestação de contas... 14 Revisão 8.0 www.neogrid.com 1
1. Quadro de revisões Versão Data Resumo da alteração Motivo Autor 8.0 21/03/208 Atualização de telas do sistema (layout) e atualizações do documento conforme novo template da empresa. Atualização de Documento Pamella Gomes 2. Objetivos Essa instrução de trabalho visa orientar todos os viajantes a como solicitar viagem no sistema (TMS), bem como quaisquer outras solicitações relativas a viagens, sejam passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos, passagem rodoviária, eventos, seguro de viagem, adiantamento e prestação de contas. 3. Definições e Siglas Follow up Envio de mensagem via sistema; OS Ordem de Serviço; Voucher - Documento enviado em PDF via sistema com todas as especificações dos serviços adquiridos. Ex: reserva de hotel, carro, passagem aérea; RDV Reembolso de despesas de viagens; 4. Documentos e Registros de Referência Política de Viagens; Procedimento de Viagens; TMS Sistema de Viagens; 5. Responsabilidades. 5.1 Do Funcionário Cumprir as diretrizes descritas na Política de Viagem da empresa; Cumprir os valores estabelecidos no procedimento de viagem da empresa; Revisão 8.0 www.neogrid.com 2
Controlar o status da sua solicitação de viagem no sistema; Cobrar aprovação do gerente/diretor; Conferir seu roteiro de viagem: horário do check in, companhia aérea, endereço do hotel; Lançar suas despesas de viagem, devolver o saldo residual de adiantamento e entregar as notas para gestão de viagens dentro do prazo de 30 dias após o retorno da viagem; 5.2 Do Aprovador Gerentes e Diretores Cumprir e fazer cumprir a política e procedimento de viagens da empresa; Aprovar as viagens em tempo hábil para que a reserva não expire; Estar ciente da viagem, considerando o orçamento de seu centro de custos; Estar atento ao follow up da gestão de viagens; Aprovar as prestações de contas de viagem; 5.3 Da agência de viagens oficial. Responsável pela disponibilização das informações de viagens, consultoria, operacionalização e consolidação dos serviços contratados, além de assistência durante e após a viagem; Compra dos bilhetes aéreos utilizando os acordos corporativos; Reservas em hotéis conveniados; Reserva com aluguel de carros em locadoras conveniadas; Envio dos vouchers e e-tickets para os viajantes; 5.4 Do gestor de Viagem Responsável pela análise dos valores das requisições de viagens; Liberar as solicitações para aprovação do gestor em tempo hábil; Orientar e auxiliar os viajantes (funcionários) na programação das suas viagens; Facilitar conformidades com a política de viagem; Cobrar o colaborador os adiantamentos em aberto no sistema a mais de 30 dias; 5.5 Do Contas a pagar Liberar os adiantamentos de viagem, feitos com antecedência, em até 02 dias úteis antes da data de check in; Efetuar os pagamentos de RDVS toda quarta e sexta feira semanalmente e conferir se os pagamentos foram processados; Revisão 8.0 www.neogrid.com 3
6. Descrição das Atividades 6.1 Acessando o Sistema de Viagens Para acessar o sistema (TMS) é necessário entrar nesse link, inserir o login e senha. Caso não tenha, favor solicitar a Gestão de Viagens pamella.gomes@neogrid.com Favor ficar atento se está aparecendo Neogrid em cima do login e senha e só assim colocar as credencias para acesso. Em destaque também o campo para acesso direto ao procedimento de viagens onde consta os valores para reembolso. 6.2 Busca de Voos. Após o login, o solicitante será direcionado para a tela de busca de voos online conforme tela a seguir: Revisão 8.0 www.neogrid.com 4
Para iniciar a pesquisa de seus voos, clique na opção Aéreo conforme destacado acima; Na tela a seguir preencha primeiramente o nome do viajante, coloque origem e destino e para escolher o trecho de retorno clique no símbolo de mais destacado abaixo; - Somente ida, ida e volta, ou múltiplos destinos; - Nacional ou internacional; Caso não saiba a sigla do aeroporto pode escrever o nome da Cidade; Após todos os campos preenchidos, clique em: pesquisar que só será habilitado depois de todos os campos preenchidos; Dica: Caso o destino selecionado seja São Paulo ou Rio de Janeiro, buscar como opção de destino SÃO ou RIO, pois o sistema buscará para São Paulo os aeroportos de Campinas, Guarulhos e Congonhas; e para Rio de Janeiro os aeroportos de Santo Dumont e Galeão; Revisão 8.0 www.neogrid.com 5
6.3 Escolhendo os Voos. Para realizar a escolha dos voos, basta selecionar o campo contornado em vermelho, abrirá as opções de voo ida e volta com o a mesma companhia, selecione-os. OBS: O sistema possui abas, tanto para Voltar, como refazer a pesquisa.,assim que a escolha do voo for feita é necessário escolher o tipo de tarifa. Existem três valores para a tarifa, a primeira opção, em vermelho é a opção sem bagagem despachada, ideial para viagens mais curtas, suporta até 10kg. A segunda opção possui bagagem despachada de até 23kg. A terceira opção não deve ser escolhida. Nem sempre as três opções estão disponíveis, mas a opção sem bagagem e a uma das opções de bagagem sempre deve ser selecionada, conforme imagem: Revisão 8.0 www.neogrid.com 6
OBS: O sistema possui abas, tanto para Voltar, como refazer a pesquisa. Para finalizar a solicitação clique em concluir. 6.4 Inserindo informações gerenciais Após a escolha dos voos, o sistema necessita do complemento de informações previamente cadastradas. Dessa forma, é preciso preencher: Finalidade da viagem; Projeto se houver; Empresa de débito já vem automático do cadastro do funcionário e não deve ser alterado; Revisão 8.0 www.neogrid.com 7
Centro de custo também vem automático do cadastro do funcionário e pode ser editado desde que outra área seja a pagante da viagem; Assim que a finalidade da viagem for escolhida, aparecerá o comunicado abaixo; Depois de tudo preenchido, clicar em prosseguir. Caso não necessite de hospedagem, o sistema solicitará a justificativa (quando solicitado apenas o aéreo); Se a OS solicitada seja uma alteração, preencher no campo de observação Alteração. Revisão 8.0 www.neogrid.com 8
Após preenchida a aba Justificativa, clicar em prosseguir. Será aberta a aba Campos Gerenciais, é preciso preencher: Cliente (Quando o pagante for a Neogrid, favor preencher o campo com Neogrid, caso o pagante seja o cliente preencher de acordo com o nome do mesmo); Faturado Cliente (Quando a viagem for cobrada do cliente Sim, quando será por conta da empresa em o que colaborar está registrado Não ); Serviços a faturar (Se o serviço for faturado para o cliente, selecionar as opções faturadas, caso contrário selecionar NÃO FATURAR ); Alteração (Caso a OS seja uma alteração de outra OS, ex: voo, hospedagem, selecionar com a opção Sim, caso contrário Não.); OS Anterior (Quando não houver alteração, preencher com o número 0, se houver alteração preencher o número da OS que está sendo alterada.); Após todos os campos preenchidos, clicar em prosseguir e a seguinte tela irá aparecer: O campo Aprovador é preenchido automaticamente; Em Observação você deverá escrever brevemente o motivo da viagem/alteração; Sempre flegar o campo Estou ciente das políticas e procedimentos de viagem da empresa ; Após tudo preenchido clique em Efetivar Solicitação. Revisão 8.0 www.neogrid.com 9
Todas as solicitações fora da política (7 dias) deverão ser encaminhadas à aprovação do diretor da área, as OSs abertas que não seguirem a política de aprovação serão reprovadas e o solicitante deverá abrir uma nova OS. 6.5 Finalizando uma Requisição Quando finalizada a solicitação, será gerado um número de OS. Caso o sistema não gere este número, é porque houve alguma falha durante o processo que não finalizou a reserva. Dica: Atentar ao prazo de expiração as tarifas. Caso seja necessário solicitar hospedagem, locação de veículo, adiantamento ou outros serviços, veja como solicitar nos capítulos 6,7,8 e 9. 7. Solicitação de hospedagem Antes de finalizar sua requisição, clique no ícone Hospedagem : 7.1 Offline Clique na aba Hospedagem, preencha a data de Check-in, Check-out e a cidade. Caso o quarto seja dividido, adicionar o nome do companheiro na aba Acompanhante. Após preenchido clique em Pedir à agência : Revisão 8.0 www.neogrid.com 10
+ Abrirá uma nova aba, conforme print: Sempre selecionar Por Preferência. Você deve preencher os seguintes campos: Revisão 8.0 www.neogrid.com 11
Região/Localidade/Hotel (Nome da cidade que ficará alocado); Apartamento (Individual ou duplo quando apresentar acompanhante); Tipo de cama (Sempre casal quando o quarto for individual, caso contrário selecionar a opção Twin ); Observação (Preencher apenas se for visita à clientes, colocar o endereço do mesmo); Após isso clique em Confirmar. OBSERVAÇÃO: Caso sua solicitação seja apenas de hospedagem, clique primeiro em Concluir, depois preencha as informações gerenciais (conforme item 5.4) e solicite sua hospedagem. 8. Solicitação de Locação de Veículos Antes de finalizar a requisição, clicar na aba Locação : Os campos em Veículo não devem ser alterados. Em Retirada e Devolução você deverá preencher o campo Cidade/Aeroporto, Data e Hora, conforme necessidade. Finalizado, clique em Pedir à Agência. OBSERVAÇÃO: Caso sua solicitação seja apenas de locação, clique primeiro em Concluir, depois preencha as informações gerenciais (conforme item 5.4) e solicite sua locação. 9. Solicitação de Adiantamento Antes de finalizar sua requisição, clique na aba Adiantamento : Revisão 8.0 www.neogrid.com 12
Selecione o campo Finalidade da Viagem e clique em prosseguir; Preencha os dados, caso necessite adicionar mais adiantamentos, clique no Concluir.. Após finalizado clique em OBSERVAÇÃO: Caso sua solicitação seja apenas de adiantamento, clique primeiro em Concluir, depois preencha as informações gerenciais (conforme item 5.4) e solicite seu adiantamento. 10. Alteração de OS já emitida Primeiramente solicitar a Gestão de Viagens via follow-up, ou e-mail quais os custos de uma nova emissão ou a viabilidade de utilizar o crédito já existente Sempre da mesma companhia. Se for concluído que a melhor opção é uma nova reserva, abra uma nova OS seguindo as instruções 5.2. Caso a Gestão de viagem informar que a melhor opção é o crédito, abra uma nova solicitação (conforme item 5,3) e clique em Pedir a Agência. Revisão 8.0 www.neogrid.com 13
Após, faça um descritivo explicando que ocorrerá uma alteração de OS, motivo e número da OS anterior. Clique em Concluir. 11. Prestação de contas Existem duas possibilidades para efetuar uma prestação de contas. Uma delas é abrindo uma solicitação apenas para fazer os lançamentos de despesas de viagem que não foi utilizado serviços de hospedagens, locação de veículos, ou passagens aéreas. A outra forma é inserir as despesas de viagem na OS em que já foi aberta para solicitar a viagem em questão. Abaixo seguem as duas formas de solicitação. Somente reembolso sem solicitação de viagem. Para efetuar uma prestação de contas no sistema, quando não há OS aberta (com aéreo, hotel, locação de veículo, adiantamento, ou outros serviços), é necessário abrir uma RDV conforme as telas a seguir: 11.1 Apenas reembolso Clique em Expense : Revisão 8.0 www.neogrid.com 14
Selecione a aba Prestação de contas : Clique na lupa para procurar seu nome, em seguida clique em Escolher, abrirá a seguinte tela: Revisão 8.0 www.neogrid.com 15
Selecione a finalidade da viagem e clique em Prosseguir. Será aberta a aba Campos Gerenciais, é preciso preencher: Cliente (Quando o pagante for a Neogrid, favor preencher o campo com Neogrid, caso o pagante seja o cliente preencher de acordo com o nome do mesmo); Faturado Cliente (Quando a viagem for cobrada do cliente Sim, quando será por conta da empresa em o que colaborar está registrado Não ); Serviços a faturar (Se o serviço for faturado para o cliente, selecionar as opções faturadas, caso contrário selecionar NÃO FATURAR ); Alteração (Caso a OS seja uma alteração de outra OS, ex: voo, hospedagem, selecionar com a opção Sim, caso contrário Não.); OS Anterior (Quando não houver alteração, preencher com o número 0, se houver alteração preencher o número da OS que está sendo alterada.); Após finalizado, selecione Prosseguir. O campo Adicionar Despesas será aberto: Para adicionar uma despesa, clique em Criar Nova Despesa : Revisão 8.0 www.neogrid.com 16
É preciso preencher: Despesa (Selecione de acordo com o que deseja); Data (De acordo com comprovantes); Valor (De acordo com comprovantes); Quantidade; Descritivo (Breve explicação de seu gasto); Todas as despesas (exceto KM) devem ser comprovadas, por meio de nota fiscal, recibo, cupom fiscal, etc. Respeitando o limite diário, conforme a política de viagens, o total das despesas poderá ser lançado uma única vez por item, não havendo a necessidade de lançar nota por nota. *Importante: as refeições com clientes devem ser lançadas no SE SUITE. No lançamento de KM, deve ser informado o local de saída e o destino de volta no campo Descritivo, No campo Quantidade informe o total de KM rodado e o valor reembolsado por KM é de R$ 0,72. Revisão 8.0 www.neogrid.com 17
Após todos os campos preenchidos, seleciona a opção Adicionar ; Caso necessite adicionar mais despesas, é só selecionar novamente o campo Criar Nova Despesa e seguir o passo a passo, até completar todas as despesas necessárias; Após concluído, ficará disponível a opção de Enviar Para Aprovação : Selecione o aprovador e clique em Concluir. A RDV irá para conferência e aprovação do aprovador do centro de custo informado. Para impressão da capa da RDV, é necessária a aprovação da mesma, o status de despesa deve estar Aguardando Pagamento. Esse procedimento será padronizado, e todas as RDVs deverão ser enviadas com sua respectiva capa. Revisão 8.0 www.neogrid.com 18
Para impressão da capa, clique em Aguardando Pagamento e aparecerá a opção de Gerar PDF : O sistema carregará a tela seguinte, com as informações da RDV, imprima a mesma e anexe os comprovantes de despesas (quando houver). Revisão 8.0 www.neogrid.com 19
Entregue ao responsável que faz o envio de RDVs à Joinville. As RDVs devem ser encaminhadas ao Departamento de Gestão de Viagens. Observações: Só serão aceitos comprovantes originais, mas é importante que o colaborador tenha os mesmos digitalizados em casos de extravio comprovado. Em RDVs que possuam apenas KM não é necessário o envio da mesma. Basta finalizar os lançamentos e informar via e-mail que a mesma deverá ser enviada para reembolso. Enviar para Pamella Gomes pamella.gomes@neogrid.com 11.2 Reembolso com solicitação de viagem aberta Havendo solicitação de viagem aberta (passagem aérea, hotel, carro, adiantamento ou outros serviços) a prestação de contas deverá ser realizada na mesma OS em que a viagem foi aberta. Clique em Nro Solicitação : Uma das formas de buscar sua viagem é inserir o n da OS e clicar na lupa. O Status da despesa deve estar como Aguardando Lançamento, clique em cima do status: Para adicionar despesas, seguir instruções a partir do subtítulo 10.1.7 11.3 Follow-up Revisão 8.0 www.neogrid.com 20
Pode ser utilizado para comunicação com a Gestão de Viagens (Agência e Gestora de Viagem) ou até mesmo com o aprovador. Abra um follow-up clicando no ícone de caixa de texto: Digite a mensagem que deseja inserir; Selecione os destinatários flegando os respectivos nomes e clique em Gravar Follow UP. O sistema enviará a mensagem por e-mail, caso a opção seja escolhida, do contrário a mensagem apenas ficará gravada no histórico da OS. Todas as solicitações fora da política de antecedência (7 dias) deverão ser encaminhadas à aprovação do diretor da área, as OSs abertas que não seguirem a política de aprovação serão reprovadas e o solicitante deverá abrir uma nova. Revisão 8.0 www.neogrid.com 21