Gestão de Projetos Planejamento, Programação e Controle de Projetos Professor Marcio Cardoso Machado Semestre II 2016
Aula 02
O que é um projeto? Um projeto é um esforço temporário para criação de um produto único. Exemplos: Lançamento de um novo produto Mudanças organizacionais Desenvolvimento de um sistema de informação Construção de um prédio Elaboração e apresentação de espetáculo artístico Campanhas políticas Redação e impressão de uma edição de um jornal ou revista Manutenção de usina de açúcar e álcool (Troca de ferramentas em empresas de produção intermitente)
Posicionamento estratégico dos projetos Projetos são, frequentemente, os edificadores da gestão estratégica das organizações que, quando concebidos, estruturados produzidos e colocados na organização, facilitam o seu crescimento e sobrevivência. Exemplos: Um oleoduto para transportar óleo que abastece uma refinaria Um novo viaduto na cidade, melhorando o trânsito Uma nova fábrica aumentando a capacidade da empresa Uma nova casa melhorando o padrão de vida de uma família
O sucesso de um projeto RECURSOS Qualidade
O Universo do Conhecimento em Gestão de Projetos - PMBOK
As áreas de Conhecimento Áreas Integração Escopo Prazo Custo Qualidade Processos Inclui os processos exigidos para assegurar que os vários elementos do projeto sejam devidamente coordenados. Inclui os processos exigidos para assegurar que, no projeto, estejam todas as tarefas necessárias, e somente as tarefas necessárias, para completá-lo de forma bem sucedida. O gerenciamento implica definir e controlar o que será incluído ou não no projeto. Inclui os processos exigidos para assegurar a conclusão do projeto no tempo planejado. Inclui os processos para assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado. Inclui os processos exigidos para assegurar que o projeto satisfaça às necessidades planejadas.
As áreas de Conhecimento Áreas Recursos Humanos Processos Inclui os processos exigidos para administrar eficientemente o pessoal disponível para o projeto. Comunicação Risco Contratação e suprimentos Inclui processos necessários para assegurar a produção, coleta, divulgação, armazenamento e disposição de informações a tempo e de forma adequada. Inclui os processos relacionados com identificação, análise, e resposta aos riscos do projeto. Incui os processos exigidos para obter bens e serviços de terceiros Partes Interessadas Inclui os processos exigidos para assegurar que todas as partes interessadas (stakeholders) possam ser identificados, priorizados e gerenciados.
Pradigmas a serem quebrados Para gerir projetos basta saber PERT ou CPM Para gerir Projetos basta comprar um software Gerenciar projetos é algo mais amplo É um facilitador O planejamento deve ser feito pelos especialistas do departamento de planejamento O planejamento do projeto deve ser feito por quem vai executálo. Especialistas em planejamento devem dar suporte às atividade O planejamento do projeto é estático; uma vez feito não é preciso fazer mais nada. O planejanto é dinâmico e adaptativo. Planejamento está ligado à incerteza
Projetos e incertezas T1 T2 T3 T4
O ciclo de vida de um projeto São os estágios ou fases do projeto. Cada fase é caracterizada pela entrega de algum produto, tais como: Um estudo de viabilidade Um relatório de acompanhamento Um desenho detalhado Um protótipo
O ciclo de vida de um projeto As entregas podem ser: Parciais: ex: uma planta, um protótipo, uma versão de programa para teste Finais: o cumprimento do objetivo final do projeto. Ex: um prédio, a versão final do sistema, o produto pronto para produção.
RECURSOS O ciclo da vida I II III IV tempo Fases: I- Concepção II- Estruturação III- Implementação IV- Conclusão
Atividades típicas fase de concepção Identificação de necessidade Estabelecimento de objetivos Definição do problema Definição de metas e escopo Análise de ambiente Análise de potencialidades e recursos disponíveis
Atividades típicas fase de concepção Viabilidade dos objetivos Estimação de recursos necessários Elaboração de proposta Apresentação de proposta Avalicação/seleção da proposta Decisão de execução
Atividades típicas fase de estruturação Detalhamento de metas e objetivos Programação de atividades Determinação de pontos de controle Programação de recursos Delegação de autoridade Estruturação formal Montagem do sistema de comunicação
Atividades típicas fase de implementação Execução das etapas previstas Utilização dos recursos dentro do programado Controle e reprogramação de atividades Ativação da comunicação entre os membros do projeto
Atividades típicas fase conclusiva Realocação de recursos para outras atividades Elaboração da memória do projeto Transferência dos resultados finais Levantamento de informações sobre o desempenho Acompanhamento ex-post
O ciclo de vida de lançamento de um novo produto Conceituação Definição Projeto Desenvolvimento Aplicação Encerramento Pesquisa de mercado Montagem dos objetivos Elaboração de projeto técnico Início de campanhas publicitárias Teste de campo Desmobilizaçã o final Análise de viabilidade tecnológica Elaboração de procedimentos de garantia da qualidade Revisão do projeto Elaboração de procedimentos de controle de qualidade Execução de revisoes e correções Análise Final Avaliação de competidores Montagem do sistema de controle Redação de relatórios de avaliação Inícios da desmobilizaçã o de pessoal Redação de relatórios finais Montagem da estrutura organizacional Revisão das metas de custo e desempenho
O ciclo de vida de uma construção tempo Fase 1 Conceituação Fase 2 Preparação Fase 3 Obras Fase 4 Encerramento Aprovação orçamentária Licitação encerrada Recebimento de obra Termo de encerramento $ acumulados 1 2 3 4 tempo
Os Gates entre as fases Na transição ente os estágios/fases do ciclo de vida de um projeto, existem gates, que seriam pontos de revisão do que foi feito naquela fase e em que é tomada a decisão de seguir adiante ou revisar alguma coisa e até mesmo abortar o projeto. Estes gates são também conhecidos como kill points
projetos Processo: uma série de ações que trazem um resultado - PMBOK Entrada Processo Saída Grupos de processos de projetos: Inicialização Planejamento Execução Controle Encerramento
Os grupos de processos nas fases inicialização planejamento controle execução encerramento
Início Os processos de gestão Planejamento Inicialização Planejamento do escopo Definição Atividades Sequência Programação Definição do escolpo Planejamento De recursos Duração de atividades Orçamento Qualidade Estimativa de custo Desenvolvi/o do plano Comunicação Identificação riscos Quantificação riscos Planejamento De recursos Organização Aquisição Staff Suprimentos Solicitação Controle Execução Relatório desempenho Controle Mudanças Execução plano Garantia Qualidade Mudanças escopos Controle programa Custo Fechamento Distrib. Informação Desenv. equipe Verificação escopo Controle Qualidade Risco Contrato Administ. Solicitção Seleção Contratos
RECURSOS Os processos no ciclo de vida Em cada fase, ocorrem todos os processos. inicialização planejamento controle execução inicialização planejamento inicialização planejamento encerramento inicialização planejamento controle execução controle execução controle execução encerramento encerramento encerramento I II III IV tempo
A superposição dos processos em uma fase do ciclo de vida Nível de atividade Execução Inicialização Planejamento Controle Conclusão tempo
Stakeholders (Interessados) Quem tem algum interesse no projeto Alguém que pode influenciar um projeto ou ser influenciado por ele O gerente do projeto Interessados-chave num projeto O cliente O indivíduo ou organização que usará o produto A organização à qual o projeto está ligado Os empregados da empresa que estão trabalhando no projeto O financiador O indivíduo ou grupo dentro da organização que proporciona recursos financeiros e apoio ao projeto
Os grupos de interessados Interessados Acionistas Agentes de financiadores Empregados Consumidores Fornecedores Interesses Participar na distribuição de lucros e dividendos; inspecionar os livros contábeis, eleger os membros do conselho e outros direitos estabelecidos em contato Recebimento de juros e do principal do valor investido; prioridade em caso de liquidação; garantias de recebimento Satisfação econômica, social e psicológica; participar nos lucros da empresa.; liberdade de associação a sindicatos, condições adequadas de trabalho Bom serviço, associado ao produto, garantias, peças de reposição, facilidade de crédito Continuidade de fornecimento, relação profissional para compra e recebimento de produtos e serviços
Os grupos de interessados Interessados Órgãos do governo Sindicatos Concorrentes Comunidades locais O público em geral Interesses Taxas e impostos; garantir a concorrência; origações legais Reconhecimento como agentes negociadores dos empregados; oportunidade de perpetuar o sindicato Normas estabelecidas pela sociedade e pelo setor para conduta e ética na concorrência Emprego e saúde para a comunidade, participação dos membros da organização nos assuntos da comunidade; valores de desapropriação justos, etc Participação e contribuição da sociedade como um todo; estar informado sobre os benefícios de um projeto para a sociedade; pagar um preço justo pelos produtos e serviços oferecidos
Os conflitos de interesses Num projeto de um novo sistema de informações: O gerente do departamento quer baixo custo. O analista de sistema quer excelência técnica. A consultoria contratada quer maximizar os lucros. Num projeto de construção imobiliária: O proprietário está focado no cumprimento do prazo. A Prefeitura pode estar interessada no aumento da arrecadação. Um grupo ambientalista pode querer preservar o meio ambiente. Os residentes do local podem querer realocar o projeto.
Gestão dos interessados Identificar os interessados Juntar informação sobre os interessados Implementar a estratégia de gestão Prever seu comportamento Equipe do projeto Identificar as estratégias Identificar a missão do interessado Determinar seus pontos fortes e fracos
Os interesses dos stakeholders Tipo de Interesse 1 2 3 4 5 6 7 8 Relevância do propósito Econômico Legal Político Saúde e segurança Estilo de vida Oportunista Sobrevivência Grau de Interesse A- Alto B- Baixo M- Médio Stakeholders