Desenho do Cronograma 1 Objetivos da aula de hoje Saber preparar o cronograma do projeto; Saber controlar os atrasos e avanços na duração das atividades; Saber preparar e interpretar diagramas de redes; Saber interpretar um gráfico de Gantt. Desenho do cronograma Uma das etapas do processo de planejamento de um projeto consiste em decidir quando as suas atividades acontecem e desenhar o cronograma. Cronograma é um Gráfico que mostra a distribuição das atividades ao longo de um calendário. É um retrato da cronologia do projeto, que se baseia em decisões de planejamento. Cronogramação ou programação é o processo de associar o trabalho ao transcurso do tempo, ou seja, o processo de tomar decisões de cronologia do projeto. Preparação baseada na duração das atividades. A estimativa de duração das atividades depende também de lógica, decisão, condicionantes externos e outros fatores, tais como: Recursos a duração de qualquer atividade é determinada pela quantidade de recursos previstos para executá-la. Serviços de terceiros a participação de serviços e produtos fornecidos por terceiros é determinante da duração das atividades, pois estão sujeitas às suas próprias restrições e competências. Perspectiva de planejamento em certos casos, é necessário planejar do futuro para o presente, quando se tem uma data específica na qual alguma coisa deve acontecer. O Carnaval em fevereiro, por exemplo, define um prazo que não pode ser ultrapassado se a empresa envolvida num projeto está nesse ramo. Todas as atividades desse projeto devem ser realizadas em momentos específicos ou a empresa não conseguirá participar do evento. Outros exemplos são: o Natal ou as Eleições, que são ramos de atividade que não permitem atrasos. O principal efeito disso, com muita freqüência, é a compressão do cronograma, conforme o tempo passa. 1 MAXIMIANO (2010) cap. 5 pág. 94.
Fatores incontroláveis greves, esquecimentos, feriados e desastres naturais são eventos cuja ocorrência é difícil (ou impossível) de controlar e de prever. O cronograma é um processo dinâmico O cronograma reflete as decisões sobre a duração e o sequenciamento das atividades. Possui um ciclo de vida: Cronograma básico ou cronograma mestre estágio inicial do projeto e estabelece a programação das atividades principais. Origem dos demais detalhamentos; Cronogramas detalhados cronogramas mais detalhados que acompanham o avanço do projeto. Atrasos e avanços na duração das atividades Após a definição das atividades, o seu sequenciamento e a definição das suas durações e interdependências, já se pode controlar o seu andamento. Já se pode determinar se uma atividade está adiantada se a previsão de seu término é menor que o prazo estabelecido, ou se está atrasada se a previsão de seu término vai ultrapassar a data prevista originalmente para seu término. Outra possibilidade é a de se adiantar (lead) ou atrasar (adiar - lag) o início de uma atividade antes do término de sua predecessora. A figura 1 mostra exemplos dessas situações. Figura 1 Representação de avanços (leads) ou atrasos (lags) no sequenciamento das atividades de uma rede. Fonte: MAXIMIANO (2010), figura 5.6. Diagramas de redes São diagramas de precedências com informações sobre a duração das atividades e sobre o caminho crítico.
Caminho crítico segundo o PMBOK 5ª ed.) é a sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível de um projeto. Isso, em resumo, quer dizer que é a sequência de atividades que não podem atrasar sob pena de provocar atraso na data de encerramento do projeto. Exemplo em uma forma simples de rede: Suponha que alguém tenha decidido começar uma empresa comercial e precise realizar cinco atividades, que são as mostradas na figura 2, com as respectivas durações e dependências: Figura 2 Exemplo simples de caminho crítico. Fonte: MAXIMIANO (2010), pág. 96. Pode-se perceber que o caminho crítico passa pela atividade 3 a parte legal e burocrática da abertura da empresa. A inauguração, que é a entrega do produto, depende dessa atividade crítica. Como as demais atividades têm duração menor, podem ser atrasadas, para esperar a atividade crítica terminar. No entanto, se houver atraso no caminho crítico, a entrega do produto será atrasada. A figura 3 mostra como esse projeto pode ser representado por meio de uma rede. Note que a atividade E do diagrama tem a duração de 30 dias e a soma dela com a duração anterior mais longa também é 30, pois ela e a primeira atividade do diagrama. A soma da segunda A por exemplo, já é de 60 (30 da atividade E + 30 da atividade A. A atividade D, que dura apenas 1 dia, entretanto, soma 121 dias, pois somente poderá ser executada após o término da atividade C, cuja duração é de 120 dias, pois a atividade C é o caminho crítico.
Figura 3 Diagrama de precedências ou de rede para o projeto de lançamento de uma empresa. Fonte: MAXIMIANO (2010), figura 5.7. Redes com data de início e término mais cedo e mais tarde Outra forma de desenhar redes consiste em trabalhar com datas de início e término mais cedo e mais tarde. O caminho de ida (forward pass) é o cálculo da duração com base nas datas de início e término mais cedo. O caminho de volta (backward pass) é a maneira que permite calcular a folga (float) entre as atividades, ou o uso flexível do tempo entre as atividades. Gráfico de Gantt O tipo especial de gráfico de barras idealizado por Henry Gantt no início do século XX é considerado o pai de todas as ferramentas de gestão do tempo. Consiste de barras desenhadas dentro de um calendário, que representam os períodos para a realização das atividades dentro de um calendário, que representam os períodos para a realização das atividades de um projeto. Ele permite visualizar três informações importantes para mostrar as relações de dependência entre as atividades: Quanto tempo está previsto para uma atividade;
Quanto tempo já se passou desde que o projeto e cada atividade começaram e Quanto tempo falta para terminar o projeto e cada atividade. As figuras 4 e 5 mostram duas possibilidades para desenhar gráficos de Gantt: gráficos de barras com setas de dependência e gráfico de marcos ou milestone chart. Figura 4 Cronograma no formato clássico de varras ou gráfico de Gantt. Fonte: MAXIMIANO (2010), figura 5.14. Figura 5 Cronograma no formato de marcos (milestone chart). Fonte: MAXIMIANO (2010), figura 5.15.