TEXTO AULA 7: Cronograma e Orçamento.

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1 TEXTO AULA 7: Cronograma e Orçamento. 7.1 Cronograma (Prazos) Quando se pergunta a alguém o que faz um projeto ser bem-sucedido, temos como uma das respostas mais freqüentes: prazos realistas. E o que é um cronograma realista? Vamos lá: Engloba o conhecimento detalhado do trabalho que será feito. Tem seqüências de tarefas na ordem correta. Levam em consideração as limitações externas além da equipe de projeto. Pode ser cumprido a tempo, dada a disponibilidade das pessoas capazes e de equipamento suficiente. Finalmente, um cronograma realista leva em consideração todos os objetivos do projeto. Por exemplo, um cronograma pode ser correto para a equipe de projeto, mas se a data prevista ficar muito além da acertada com o cliente, fica claro que precisa ser reavaliado. A criação de um projeto que inclua todas as partes necessárias e atinja um equilíbrio realista entre custo, cronograma e qualidade exigem um processo passo a passo e cuidadoso. Você deve estar se perguntando, como irei preparar um cronograma para o projeto? 7.2 Cronograma Para se montar um cronograma é necessário decidir: Quanto tempo durará cada tarefa Quando (data) cada tarefa deve ser iniciada Quando (data) cada tarefa deve ser concluída. Com esses dados, você consegue elaborar um cronograma. O cronograma é um gráfico que mostra a distribuição das atividades ao longo de um calendário. É um retrato da cronologia do projeto, que se baseia em decisões de planejamento. A preparação do cronograma baseia-se na duração das atividades. Em teoria, quanto maior a quantidade de pessoas e recursos alocados ao projeto, maior velocidade o ciclo de vida tem. Outro fator importante a considerar é a participação de serviços e produtos fornecidos por terceiros. 1

2 Um cronograma de projeto descreve, por exemplo, o ciclo de desenvolvimento de software, numerando as etapas ou os estágios, dividindo cada um deles em tarefas ou atividades a serem realizadas. O cronograma também retrata as interações entre essas atividades e estima o tempo necessário para realização de cada uma delas. Portanto, o cronograma é uma linha no tempo que mostra quando as atividades começarão e terminarão, quando estarão prontos os produtos relacionados ao desenvolvimento. Algumas ferramentas podem ser utilizadas na elaboração do cronograma, tais como, planilhas de cálculo, editores de texto e até softwares específicos como, por exemplo, o Microsoft Project. A escolha da ferramenta adequada é um critério da equipe. 7.3 Orçamento (Custos) Para realizar atividades, é preciso usar recursos. Em teoria, primeiro se faz a lista de atividades; em seguida, a previsão de recursos. Provavelmente, em muitos projetos é o que ocorre. Na prática, em certos casos há uma previsão inicial de recursos, que determina o que se pode fazer. (Antonio César A. Maximiliano). Recursos e trabalho custam dinheiro. Para finalizar o plano do projeto, deve-se definir o custo dos recursos necessários para assegurar a realização do projeto. A definição do custo envolve três etapas interdependentes: Planejamento de recursos Estimativa de custos Elaboração do orçamento Planejamento de recursos A primeira etapa na elaboração de um orçamento é fazer a relação dos recursos necessários para a realização do projeto. Isso significa que a elaboração do orçamento é um processo que começa a ser realizado junto ao planejamento das atividades. Os recursos necessários para a realização de um projeto geralmente classificam-se em quatro tipos principais: mão-de-obra, material permanente, material de consumo e serviços de terceiros Estimativa de custos Para preparar a estimativa de custos, três informações são importantes: Custo unitário de cada recurso. Salários calculados de acordo com taxas horárias ou mensais, acrescidos de encargos sociais, preço de um pacote de papel, preço de uma hora de utilização de um laboratório etc. 2

3 Duração das atividades. Multiplicada pelo custo unitário, permite a estimativa do custo total. Além disso, permite também calcular o eventual custo de juros, quando uma atividade precisa ser financiada. Custos indiretos. Refere-se a despesas que não são produzidas pelo projeto, mas a ele atribuídas. Em geral, cobrem custos relacionados à administração geral da organização, previsão de reserva para períodos de inatividade, benefícios etc. 7.6 Elaboração do orçamento Portanto, o orçamento é a estimativa dos custos do projeto e também o principal instrumento de controle financeiro do projeto. 7.7 Atividade proposta Como atividades para esta aula, você e sua equipe deverão elaborar um cronograma de atividades e o orçamento do projeto. Cronograma O objetivo é elaborar um cronograma das atividades para a elaboração do projeto. Atribua uma data de início e término para cada uma das atividades das fases contempladas. As datas de início e término são, respectivamente, o início das aulas de Projeto Integrado e a entrega do projeto finalizado. O detalhamento das atividades fica a critério de cada equipe. Veja o exemplo abaixo: PROJETO - PROPOSTA COMERCIAL Fases Atividades Duração Início Término Concepção - Visita ao cliente. 05 dias / / - Reuniões com o cliente (Briefing) - Identificação dos problemas e necessidades - Elaboração da proposta 1 e 2 Planejamento - Elaboração do cronograma de atividades. 3 e 4 3

4 O escopo do projeto integrado não contempla a sua execução, ou seja, o projeto limita-se apenas a uma proposta. Porém, isto não impede que você considere a implantação (execução) do seu projeto, considerando no cronograma o tempo estimado para a execução das soluções previstas na proposta. As atividades da fase de execução poderão ser divididas da seguinte forma: Projeto físico Contemple o tempo estimado para a configuração e instalação de todos os equipamentos, tais como, microcomputadores, impressoras, construção da topologia da rede prevista, cabos de rede, conectorização, instalação de centralizadores etc. Projeto lógico Contemple o tempo estimado para a configuração e instalação dos sistemas operacionais, aplicativos, antivírus, perfis de acesso à rede, acesso à internet etc. Testes e Treinamento Contemple o tempo estimado para a realização dos testes das soluções tecnológicas e o treinamento dos usuários na utilização dos novos recursos. Orçamento O objetivo é elaborar um orçamento para a execução do projeto. O ideal é segmentar o orçamento, ou seja, o cliente terá a necessidade de saber quanto gastará com equipamentos, softwares e mão-de-obra. Ao orçar os equipamentos, especifique o valor e a quantidade necessária de cada hardware (microcomputadores, impressoras, centralizadores, cabos, conectores etc.). Ao orçar os softwares, especifique o valor e a quantidade das licenças de uso dos sistemas operacionais, aplicativos, sistemas de gestão proprietários, antivírus, firewall etc. Ao orçar o valor da mão-de-obra, especifique a atividade do profissional, seu valor/hora, quantidade de horas e valor total. Se forem necessários serviços de terceiros, estes também deverão ser considerados no orçamento. Como exemplo, podemos citar os provedores de hospedagem ou serviços de acesso rápido à internet. Veja o exemplo abaixo: Orçamento Serviços Profissional Atividade Valor/hora Valor total Analista de suporte Instalação e configuração dos sistemas operacionais R$ 30,00 R$ 600,00 4

5 Portanto, um orçamento detalhado, porém de fácil entendimento, evitará surpresas indesejáveis. O orçamento pode ter duas versões complementares. A primeira versão mais detalhada, como mencionado acima, e a segunda de forma mais sintética. Veja o exemplo abaixo: Item ORÇAMENTO GERAL Valor total 01 Equipamentos R$ 4.500,00 02 Softwares R$ 3.500,00 03 Serviços R$ 1.800,00 Valor total do Projeto R$ 9.800,00 A atividade acima deverá ser entregue ao professor Tutor conforme cronograma estabelecido por ele para correção e posterior devolução! Bibliografia: CARVALHO, Marly M. RABEQUINI, Roque Jr. Construindo Competências para Gerenciar Projetos Teoria e Casos. São Paulo: Atlas, FOINA, Paulo Rogério. Tecnologia de Informação. São Paulo: Atlas,