- Compatibilizando Custos e Vendas -

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1 AULA 7 - Compatibilizando Custos e Vendas - Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 1 de 8

2 FATURAMENTO DE BASE seus custos cobertos com as vendas do seu trabalho Agora que você já estabeleceu quais são as suas ofertas e qual faixa de faturamento você está construindo, é hora de compatibilizar, ou seja, de garantir que suas ofertas são de fato capazes de suprir a necessidade financeira da sua empresa. É importante compatibilizar para ter certeza de que nosso planejamento está correto e de que nossas expectativas financeiras estão realistas. Para compatibilizar seus custos e vendas é necessário saber exatamente qual é o montante (mensal ou trimestral) que compõe a sua Faixa de Faturamento de Base, ou seja, quanto você precisa vender mensalmente para que seja possível pagar as contas da sua empresa de maneira contínua e sustentável. Garantindo sua Faixa de Faturamento de Base Seu faturamento de base é aquele que você precisa ter estável antes de passar para a construção das outras faixas de faturamento. Para garantir que sua faixa de Faturamento de Base está estável você precisa ter a certeza de ter todas as suas despesas de base (pessoais e da empresa) cobertas pelas vendas que você realiza mensalmente. Para descobrir exatamente qual é o valor em dinheiro que você precisa para pagar todas as suas despesas de base, você vai usar a Planilha de Compatibilização de Custos e Ofertas disponível no site junto com o material desta aula. Baixar versão mac (numbers) Baixar versão pc (excel) Dentro deste arquivo você vai encontrar 3 planilhas interligadas: 1. Despesas de Base Mensal da Empresa 2. Despesas de Base Mensal Pessoal 3. Ofertas da Empresa. 1) Despesas Necessidade vs. Despesas Ideais Dentro do arquivo de Compatibilização, você vai encontrar nas planilhas 1 e 2 as colunas de Despesas Necessidade e Despesas Ideais. Despesas Necessidade São o mínimo que você precisa gastar para operar sua empresa. Suprir essa necessidade vai ser o primeiro marco da construção do seu faturamento de base. É aquilo que você realmente precisa muito e que está estimado em sua quantidade mínima necessária. Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 2 de 8

3 Despesas Ideais São suas despesas necessárias estimadas com uma certa folga com uma flexibilidade que te permita realizar mais dentro da sua empresa. Exemplo: Você pode estimar que seu valor de necessidade para feiras e congressos é de em média uma feira por ano, porém o ideal seria se você tivesse verba disponível na sua empresa para participar de 3 feiras por ano. Neste caso sua despesa de necessidade seria o valor correspondente ao investimento necessário para participar de 1 feira (dividido por 12 meses - 1/ano) e o valor para a coluna de despesas ideais seria o correspondente ao investimento necessário para 3 feiras (dividido por 12 meses - 3/ano) 2) Despesas de Base Mensal da Empresa Nesta planilha você vai preencher todos os seus custos fixos operacionais, tudo aquilo que você precisa gastar mensalmente na sua empresa para mantê-la operando. Estes custos incluem software, contas a pagar, serviços especializados (contador, manutenção de equipamento, etc). Para os custos fixos mensais você deve entrar o valor mensal correspondente na linha deste custo. Para os custos anuais ou bi anuais como compra de equipamentos, etc, você deve entrar o valor da compra dividido pelo número de meses que tal equipamento deve durar na sua empresa antes da substituição por outro. Exemplo: Se você estima precisar comprar 1 máquina de lavar roupas a cada 3 anos, divida o valor médio da máquina por 36 (3 anos = 36 meses) para obter o valor médio mensal deste investimento. Não inclua custos de produção do seu produto ou serviços nesta planilha. Ou seja, se para produzir seu produto você precisa pagar um fornecedor, este valor não é fixo e depende da venda, este custo já foi adicionado no seu caderno de ofertas (dentro da ficha deste produto ou serviço). Nesta planilha devem entrar apenas os custos que existem independentemente de haver ou não a venda. Se você trabalha em casa, você pode incluir uma porcentagem das suas contas da casa como despesa da empresa (financiamento do imóvel, aluguel, contas, etc). Para estimar esta porcentagem você pode usar uma média da área da casa, por exemplo se você mora numa casa ou apto de 3 quartos e usa 1 para ser seu escritório, você pode considerar até 30% das despesas da casa como despesa da empresa nesta planilha. 3) Despesas de Base Mensal Pessoal ATENÇÃO: Se você possui um pró-labore que corresponde exatamente à retirada mensal que você faz da sua empresa, ou seja, se você tem um salário fixo oficial sendo pago da sua empresa à sua pessoa física, PULE ESSA Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 3 de 8

4 PLANILHA INTEIRA. Neste caso seu salário entrará na planilha 1 como despesa fixa da empresa. Você só vai preencher a planilha de Despesas de Base Mensal se você: 1) For Empreendedor Individual 2) Não tiver um salário fixo determinado na sua empresa ou 3) Fizer retiradas irregulares ou variáveis da sua empresa para pagar despesas pessoais Nesta planilha você vai preencher todos os seus custos fixos pessoais, tudo aquilo que você precisa gastar mensalmente na sua vida pessoal. Ex: Aluguel, Contas da Casa, Mercado, Escola das Crianças, Gastos com Pets, Planos de Saúde, etc. Se você divide as despesas de casa com uma outra pessoa, você pode marcar nestes campos o valor correspondente à metade do custo mensal. Se atualmente você não contribui para as despesas mensais da casa, você pode estimar quanto seria o valor da sua contribuição e incluir na coluna das despesas ideais. Se você trabalha em casa e incluiu uma porcentagem das suas contas domésticas como despesa da empresa, você deve deduzir essa porcentagem do total que você incluirá nas despesas pessoais, por exemplo: se você considerou 30% das despesas da casa como despesa da empresa na planilha 1 você deve entrar nesta planilha somente os 70% restantes dessas despesas como despesas pessoais. 4) Totais e Extra de 30% Nas duas primeiras planilhas você vai encontrar diferentes níveis de totais. Além dos parâmetros Necessidade e Ideal, dos quais já falamos acima, você vai ter também uma linha que calcula esses totais com um acréscimo de 30%. Esse extra de 30% serve para formar o seu caixa para emergências (um mês que vende menos, um imprevisto na sua produção, uma doença, etc.) Quando somos empreendedores não é questão de se vamos ou não ter um imprevisto, mas sim de QUANDO esse imprevisto vai chegar, por isso é importante estarmos sempre prontos! O seu total acrescido de 30% te ajuda a montar um caixa legal, deixando esses 30% como reserva para imprevistos. Lembre-se, mesmo quando você está trabalhando com seu total de Necessidade, o valor acrescido de 30% deve ser a sua meta, assim você garante a estabilidade da sua empresa em caso de queda nas vendas ;) Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 4 de 8

5 COMPATIBILIZAR OFERTAS E CUSTOS para descobrir seus objetivos unitários de vendas Agora é hora de compatibilizar seu caderno de ofertas (que são suas fontes de rendimento) com as suas Despesas de Base (que são os custos da sua empresa). Em vez de calcularmos quando em dinheiro você precisa vender por mês para cobrir suas despesas de base, vamos trabalhar com uma métrica mais simples e ainda mais eficiente: vamos calcular quantas unidades de cada oferta você precisa vender todo mês para fechar seu faturamento de base. Para calcular a quantidade de ofertas que você precisa vender, vamos utilizar a terceira planilha do arquivo, a planilha de Ofertas da Empresa. Nesta planilha você vai encontrar as seguintes colunas: Tipo de Oferta (Bloco) Valor de Venda Custo de Produção Número de Vendas Necessidade Número de Vendas Ideal Número de Vendas +30% Preencha esta planilha da seguinte forma: 1) Tipo de Oferta (Bloco) É o nome do Bloco de Ofertas que você criou no seu Caderno de Ofertas na aula passada. Este bloco de ofertas irá conter uma ou mais ofertas (pacotes, serviços ou produtos) da sua empresa. 2) Valor de vendas É o valor total pelo qual você vende este produto para o seu cliente. Para simplificar o seu cálculo você deve usar o valor de a venda já contendo o seu desconto para pagamento à vista. 3) Custo de Produção É o valor que você precisa gastar para produzir esta oferta (pacote, serviço ou produto). Este valor foi calculado no seu caderno de ofertas e está presente no Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 5 de 8

6 caso de serviços no Item 5 da Ficha de Ofertas - Serviços e no caso de produtos no Item 6 da Ficha de Ofertas - Produtos. 4) Número de Vendas Necessidade [Automaticamente Calculado] Você não precisa preencher essa coluna, ao preencher as demais o valor desta coluna será gerado automaticamente. O valor que aparece aqui é a quantidade de vendas unitárias daquele bloco de ofertas que você precisaria realizar mensalmente para garantir o pagamento das suas Despesas Necessárias de Base (Total Necessidade das planilhas 1 e 2 somados: empresa+pessoal já descontando os seus custos de produção daquela oferta). > Este número de vendas corresponde ao necessário para o pagamento de todas as suas Despesas Necessárias de Base caso você vendesse somente Ofertas deste Bloco. 5) Número de Vendas Ideal [Automaticamente Calculado] Você também não precisa preencher essa coluna, ao preencher as demais o valor será gerado automaticamente. O valor que aparece aqui é a quantidade de vendas unitárias daquele bloco de ofertas que você precisaria realizar mensalmente para garantir o pagamento das suas Despesas Ideais de Base (Total Ideal das planilhas 1 e 2 somados: empresa ideal + pessoal ideal já descontando os seus custos de produção daquela oferta). > Este número de vendas corresponde ao necessário para o pagamento de todas as suas Despesas Ideais de Base caso você vendesse somente Ofertas deste Bloco. 6) Número de Vendas +30% [Automaticamente Calculado] Mais uma vez, ao preencher as demais colunas, o valor aqui será gerado automaticamente. Este valor corresponde à quantidade de vendas unitárias deste bloco de ofertas necessárias para garantir mensalmente o pagamento das suas Despesas Ideais de Base com o acréscimo de 30% (Total Ideal +30% das planilhas 1 e 2 somados: empresa ideal+30% + pessoal ideal+30% já descontando os seus custos de produção daquela oferta). > Este número de vendas corresponde ao necessário para o pagamento de todas as suas Despesas Ideais de Base com acréscimo de 30% nas despesas empresariais e pessoais caso você vendesse somente Ofertas deste Bloco. >>> Atingindo este objetivo de vendas da coluna 6 você estará não somente pagando todas as suas despesas de Base na esfera do seu Ideal, como também garantindo a criação de um caixa saudável a ser usado em situações emergenciais tanto na esfera empresarial como pessoal. Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 6 de 8

7 7) Lendo a sua planilha para distribuir as suas vendas Atenção: A quantidade de vendas presente na coluna 6 representa quantas vendas exclusivamente daquele Bloco de Ofertas que você precisaria realizar mensalmente para garantir todo o seu Faturamento de Base. O seu total necessário de vendas unitárias NÃO É A SOMA DE UNIDADES DA COLUNA 6, cada linha é uma forma diferente de atingir o mesto total financeiro que suprirá o seu faturamento de base por inteiro. Se você pretende vender ofertas de mais de um bloco, ou seja, se o seu caderno de ofertas possui mais de um bloco de ofertas, você poderá distribuir o seu número de vendas entre os diferentes blocos. Você pode distribuir as suas unidades de venda de duas formas: 1) Distribuir suas unidades em porcentagens iguais de mesmo peso. ou 2) Dar mais peso para as ofertas que você vende com mais facilidade. 1 > Como criar um objetivo de vendas distribuindo suas unidades em porcentagens iguais (de mesmo peso): Vamos supor que você tenha uma confeitaria e que tenha chegado aos seguintes números na coluna 6: - Bloco bolos de casamento: 3 unidades - Bloco Bolos Caseiros: 24 unidades - Bloco Pacote Doces Mesa de Casamento: 6 unidades Caso você queira trabalhar com vendas de Bolos de Casamento, Bolos Caseiros e Doces Mesa de casamento neste mês, seu objetivo de vendas deve ser divisão destas 3 ofertas em 3, para que seu faturamento de base seja composto por itens de todos os blocos em igual medida. Neste caso você poderia distribuir as suas vendas mensais em porcentagens iguais dividindo cada um dos totais do seu bloco pelo número de blocos que você pretende vender, no caso 3: Seu objetivo de vendas mensais seria > (1 venda de Bolo de Casamento + 8 vendas de Bolos Caseiros + 2 vendas de Doces Mesa de Casamento) Ou seja, os totais da coluna 6 divididos igualmente entre si. 2> Como criar um objetivo de vendas distribuindo suas unidades em porcentagens diferentes de acordo com a facilidade de venda de cada item: Vamos supor que no exemplo anterior da confeitaria, a pessoa tenha muita facilidade em vender bolos de casamento, por ser o carro chefe da sua empresa. Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 7 de 8

8 Essa pessoa pode estabelecer um peso maior aos bolos de casamento, porque assim ela terá mais facilidade em atingir o Faturamento de Base dela sem grandes esforços. Digamos que neste exemplo a pessoa possa distribuir suas unidades de vendas atribuindo 75% das vendas aos Bolos de Casamento e dividindo os restantes 25% igualmente entre os docinhos de casamento e os bolos caseiros. Neste caso, partindo da mesma coluna 6 da planilha que continha: - Bloco bolos de casamento: 3 unidades - Bloco Bolos Caseiros: 24 unidades - Bloco Pacote Doces Mesa de Casamento: 6 unidades Os objetivos mensais de vendas da pessoa atribuindo um peso de 75% aos Bolos de casamento seria > (2 vendas de Bolo de Casamento + 3 vendas de Bolos Caseiros + 1 venda de Doces Mesa de Casamento) PS: neste cálculo o número total de vendas de Doces Mesa Casamento seria 0,75, que você deve sempre arredondar para cima (no exemplo arredondamos para 1 unidade) Monte o seu combinado de unidades a serem vendidas! Combinado 1: Combinado 2: Combinado 3: Você pode criar uma folha de acompanhamento para ir marcando quantas unidades de cada pacote seriam necessárias e quantas unidades já foram vendidas. Bloco x (3 unidades) Bloco 7 (2 unidades) Bloco z (5 unidades) Legenda: A vender Vendidos fim Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 8 de 8