Como organizar a folha de pagamento

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1 Este conteúdo faz parte da série: Folha de Pagamento Ver 10 posts dessa série O que é: A folha de pagamento é uma lista mensal, semanal ou diária referente à remuneração dos trabalhadores de uma instituição. É um conjunto de procedimentos trabalhistas feito por uma empresa para realizar o pagamento dos empregados. Por que organizar: Organizar as folhas de pagamento dos funcionários de sua empresa pode ser um grande desafio, mesmo para quem já é empreendedor experiente. Ferramentas complexas à disposição no mercado podem atrapalhar mais do que ajudar. Como organizar a folha de pagamento Uma maneira de organizar a folha de pagamento de um jeito fácil e rápido é por meio de uma planilha específica para folhas de pagamentos a Planilha de Folha de Pagamento no Excel. Para utilizá-la, basta compreender os pontos principais e preencher os espaços indicados. Trata-se de uma ferramenta de gestão que promete economizar tempo e alcançar um resultado eficiente para encontrar o ponto de equilíbrio de sua empresa. Etapa 1: cadastro dos funcionários 1

2 As primeiras informações que devem ser preenchidas na planilha são as informações sobre os impostos. Cada tabela já contém as taxas dos impostos que serão calculados na folha de pagamento. A primeira tabela a ser preenchida é a referente ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Essa é a alíquota que será descontada do salário do funcionário da empresa e destinada ao INSS. Em seguida, a segunda tabela refere-se ao IRRF, isto é, a alíquota do imposto de renda que deve ser retido na fonte. Na terceira tabela, o empreendedor deverá preencher os outros encargos que a empresa deve pagar. Basicamente, são valores não descontados do salario do funcionário. Fique atento para verificar se as alíquotas dos impostos estão atualizadas. O próximo passo é o cadastro de cada um dos funcionários da sua empresa. Preencha com o nome completo do empregado, o cargo e o valor do vale-transporte por dia útil de trabalho. O sistema permite o cadastro de até 15 profissionais. 2

3 Etapa 2: preenchendo a folha de pagamentos Com os funcionários já devidamente cadastrados, é hora de ir para a folha de pagamentos propriamente dita. Essa aba possui 9 tabelas. Pode parecer muito, mas só será necessário preencher as duas primeiras. As outras referem-se a fórmulas que serão calculadas automaticamente. Basicamente, cada coluna da tabela refere-se a um mês diferente. Comece preenchendo a tabela de dias úteis do mês da folha de pagamentos. Em seguida, preencha a tabela de salários. Aqui, é preciso registrar o salário de cada funcionário em cada mês. Na próxima tabela, indique todos os valores que o funcionário recebeu além do salario normal, como horas-extra e adicional de férias por exemplo. Em seguida, indique o salario bruto mais os possíveis valores adicionais de cada mês. Trata-se do salario bruto, sem incluir valores como vale transporte ou auxílio alimentação. Depois, indique o valor do vale transporte que o funcionário deve receber em cada mês do ano. Na próxima tabela, indique o valor a ser descontado do INSS. E, na tabela seguida, indique o valor a ser descontado para contribuição do Imposto de renda. Nas outras tabelas, indique o valor referente a cada funcionário que a empresa deverá contribuir ao INSS Empresa, ao FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e o SAT (Seguro de Acidentes de Trabalho). Atenção: o INSS Empresa, o FGTS e o SAT não são descontados do funcionário. Etapa 3: análise do relatório da folha de pagamentos 3

4 Agora que todas as informações já foram inseridas nas planilhas, é hora de analisar o relatório da folha de pagamento. Essa aba da planilha possui duas tabelas que devem ser levadas em consideração. A primeira é a tabela Salário líquido, que indica o valor líquido que cada funcionário vai receber a cada mês. Esse valor é resultado do salario bruto menos o INSS e o IR. A última tabela é a Pagamento Empresa, que mostra os valores que a empresa deverá pagar no fim do mês em função dos funcionários. Agora basta revisar os valores preenchidos e sua folha de pagamentos do mês está pronta. Etapa 4: Imprimir Holerites 4

5 Depois de fazer a sua folha de pagamentos é importante que você consiga passar esses dados para os seus funcionários para que eles entendam os descontos, vencimentos e bônus que compõe os seus salários. Para isso você pode imprimir demonstrativo de pagamento, conhecido como holerite, em duas vias, uma para você e outra para seu funcionário, mostrando assim que a empresa cumpre com as suas obrigações fiscais e trabalhistas. Se você usa uma Planilha para fazer a sua folha de pagamento, você pode utilizar os dados dela para fazer o seu Holerite. A nossa Planilha de Folha de Pagamento, por exemplo, gera automaticamente os holerites para seus funcionários. Viu como organizar a folha de pagamentos é importante para sua empresa? A LUZ.vc possui uma planilha de folha de pagamento automatizada, facilitando esse serviço! Compre agora e faça bons negócios! 5