Definição do escopo do projeto

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1 Este conteúdo faz parte da série: Gerenciamento de Projetos Ver 6 posts dessa série Um dos passos fundamentais para a realização de um projeto é a sua gestão. E existem muitas ferramentas e softwares específicos apenas para a gestão de projetos, como o o MS project, o Zoho ou o Basecamp por exemplo. No entanto, você não precisa necessariamente de nenhum software ou de ferramentas caras e complexas de se usar. É possível gerir o seu projeto usando o bom e velho Excel. Ele dispõe de todos os recursos necessários para uma gestão eficaz de seu projeto. Além de simples e barato, é muito fácil compartilhar as planilhas com os interessados no projeto, pois a grande maioria das pessoas usa o Office. Confira algumas dicas que o ajudarão a montar uma planilha para uma gestão de projetos de sucesso. Definição do escopo do projeto O primeiro passo é definir os itens essenciais para o projeto. Quem é seu cliente, quais etapas esse projeto terá, contatos importantes e quem vai participar do projeto. Veja como funciona na planilha de gerenciamento de projetos no Excel da LUZ. Primeiro temos uma área para detalhes do projeto: 1

2 Depois os dados ligados ao prazo do projeto como um todo e contabilização de dias úteis e finais de semana: E por fim, o volume de entregáveis (etapas do projeto): Esses dados vão alimentar o resto da planilha e facilitar seu trabalho de preenchimento. 2

3 Cronogramas simples para seus projetos Você pode começar criando um cronograma bem simples. Basta criar linhas com o nome das etapas e depois colunas com datas de início e término da etapa em questão. Desta maneira os dados principais do projeto estarão visíveis, bem como as datas de entregas. É possível ainda trabalhar com filtros, para facilitar o seu trabalho. O ideal para o gerenciamento de projetos no Excel, é que de forma automática, você tenha os dias de projeto, o que realizou e o atraso ou adiantamento das etapas, conforme mostrado abaixo: Controle de Custos Como você viu na imagem acima, além do prazo, cada etapa deve ser controlada em relação aos seus custos e escopo de realização. Isso você consegue fazer com abas auxiliares na sua planilha de gerenciamento de projetos no Excel: 3

4 Ao preencher o custo, adicionar data, responsável e etapa atrelada, você conseguirá fazer um controle de perto dos gastos com o projeto e também entender por meio de gráficos se o que orçou de gastos está de acordo com os custos realizados: Análise rápida do projeto Se você fez todas as etapas de controle do projeto, conseguirá ter uma visualização gráfica do que está acontecendo, veja abaixo um exemplo dessa análise: 4

5 Compartilhe o andamento do projeto e cobre dos colaboradores Acabamos de ver o processo básico de controle e gerenciamento de projetos no Excel, onde você: 1 estabelece o escopo e linhas gerais do projeto 2 define os prazos e responsáveis 3 controla custos (e se quiser, horas trabalhadas dos consultores/envolvidos no projeto) 4 analisa entregas, andamento do projeto e satisfação do cliente 5

6 Agora você pode compartilhar o andamento do projeto por meio de uma área de impressão: Ou também pode compartilhar sua planilha com a equipe via Dropbox ou Excel Online. Desta maneira, cada colaborador do projeto sempre terá acesso à planilha mais atual, e poderá atualizar a sua tarefa, desonerando o gestor das tarefas mais simples de atualização do projeto. Esses são alguns exemplos simples de como gerir o seu projeto a partir do Microsoft Excel. Lembramos que a LUZ.vc possui diversas planilhas e modelos prontos, com fórmulas que permitem uma maior otimização da sua gestão de projetos. Confira! 6