Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Excel 2010 Uso inteligente da Tabela Dinâmica

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2 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Excel 2010 Uso inteligente da Tabela Dinâmica Incrementando Seus conhecimentos Aperfeiçoando A sua prática Página 1/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Algumas palavras do autor: Este e-book traz uma série de dicas para enriquecer o seu conhecimento com relação ao uso da Tabela Dinâmica do Excel Nosso objetivo é prover ensinamentos para profissionais de diversas áreas (financeira, contabilidade, economia, administração), micro e pequenas empresas onde se busca uma melhor análise e gerência de informações. A seguir você poderá acompanhar todo o conteúdo desta apostila. Aprecie o conteúdo deste e-book.. Montando uma Tabela Dinâmica. Transformando a tabela em valores percentuais sobre o total. Adicionando um campo calculado. Agrupando datas. Tabela Dinâmica utilizando várias planilhas - I. Tabela Dinâmica utilizando várias planilhas - II. Preencher células em branco para montar uma Tabela Dinâmica. Gráfico utilizando uma Tabela Dinâmica 2

3 Um bom estudo a todos e espero, sinceramente, que este e-book possa ajudá-los a enriquecer seus conhecimentos e proporcionar uma melhor posição no mercado de trabalho. Página 2/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática ÍNDICE. Tabelas Dinâmicas Montando uma Tabela Dinâmica Transformando a tabela em valores percentuais sobre o total Adicionando um campo calculado Agrupando datas Tabela Dinâmica utilizando várias planilhas - I Tabela Dinâmica utilizando várias planilhas - II Preencher células em branco para montar uma Tabela Dinâmica Gráfico utilizando uma Tabela Dinâmica Página 3/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Breve comentário Muitos dos exemplos abaixo, foram compilados ao longo de vários anos de experiência. Várias foram as pessoas que chegaram até a mim com dúvidas das mais diversas possíveis e por isso resolvi criar esta apostila com um assunto 3

4 bem interessante e de uso diário. Com estes exemplos, com certeza você irá angariar conhecimentos que as vezes, para uma determinada tarefa, outras pessoas demorariam horas ou até mesmo dias e você os resolverá em questão de minutos. Aproveite mais este e-book e bons estudos. Página 4/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática TABELAS DINÂMICAS Um relatório de Tabela Dinâmica consiste em uma forma interativa onde podemos resumir grandes quantidades de dados. Utilizamos este tipo de tabela para análise sintética de dados. Os relatórios de Tabela Dinâmica servem principalmente para: Consultar grandes volumes de dados de várias formas diferentes. Subtotalizar e agregar dados numéricos, resumindo dados por categorias e subcategorias. 4

5 Vamos nos utilizar do seguinte exemplo Vamos selecionar a área desejada. Neste caso será de A1 a D8. Após esta seleção, clique na aba Inserir, Tabela Dinâmica, Tabela Dinâmica. Página 5/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Ao clicar em Tabela Dinâmica, já temos preenchido o intervalo selecionado na caixa de diálogo. 5

6 Clique em Local: e clique em qualquer célula, local onde será montada a tabela. Ex. F1 Uma lista de campos será apresentada. Estes campos são os cabeçalhos de cada coluna selecionada. Página 6/34 6

7 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Clique na caixa ao lado de cada campo para selecioná-lo. Arraste o campo entre as opções: Filtro de Relatório Rótulos de coluna Rótulos de linha Valores

8 Clique com o botão da esquerda do mouse, para fazer alteração dos campos. Página 7/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Altere o resultado conforme a sua necessidade. Exemplo: Formatar a apresentação dos números Página 8/34 8

9 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Transformando a tabela em valores percentuais sobre o total. Clique na célula F1 e com o botão direito do mouse escolha a opção Resumir Dados por, Mais opções, Mostrar valores como, % do total. Vamos voltar à tabela à sua forma normal. Clique na célula F6 e com o botão direito do mouse escolha a opção Resumir Dados por, Mais opções, Mostrar valores como, Normal. Página 9/34 9

10 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Adicionando um campo calculado. Clique na Tabela Dinâmica para acessar o menu Ferramentas de Tabela Dinâmica (parte superior). Sobre o valor vamos acrescentar o ICMS no valor de 25% e acrescentar também um valor líquido. Clique na Tabela Dinâmica, no Menu, Ferramenta de Tabela Dinâmica (parte superior da tela), Opções, Fórmulas e insira um campo 10

11 calculado. Vamos adicionar o campo ICMS e o campo Total Líquido Página 10/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Veja o resultado. Página 11/34 11

12 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Agrupando datas. Deixe a Tabela Dinâmica conforme a figura abaixo. Clique na célula F2. No Menu, Ferramenta de Tabela Dinâmica, Opções, Agrupar Campo. 12

13 Em agrupamento selecione (dias, meses, ano faça isso segurando a tecla Control ) e digite as datas. Página 12/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Repare em todos os campos que foram criados na Tabela Dinâmica. Escolha apenas Valor e Meses. Página 13/34 13

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15 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática TABELA DINÂMICA UTILIZANDO VÁRIAS PLANILHAS Modelo I OBJETIVO Montar um relatório de Tabela Dinâmica utilizando vários intervalos. OBS: Se você tiver várias planilhas, junte todas em uma única planilha. 15

16 EXEMPLO Lojas.xlsx Abra uma nova planilha. Clique no Menu, Dados, Obter Dados Externos, De Outras Fontes, Do Microsoft Query. Página 14/34 16

17 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Escolha a opção Excel Files* Vamos escolher a planilha Lojas.xlsx Se as folhas de dados não aparecerem, clique em opções e marque os itens conforme as próximas figuras. Página 15/34 17

18 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Marque os itens conforme figura abaixo Clique na seta para a direita e adicione os campos apenas de Loja1 Você irá obter este resultado. 18

19 Clique em avançar por três vezes até que encontre a tela abaixo. Escolha a opção Exibir dados ou editar consulta no Microsoft Query e clique em concluir. Página 16/34 19

20 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Você irá obter a seguinte tela. Clique na caixa SQL. Selecione todo o texto e dê um Control C para copiar para a área de transferência. Ao final escreva UNION ALL Dê um Control V (colar). Página 17/34 20

21 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Vamos repetir o processo. Ao final escreva UNION ALL Dê um Control V (colar). Note que temos agora três partes. Vamos alterar para ficar conforme figura abaixo, ou seja, um grupo para cada loja. Clique em Ok e na próxima tela clique em Ok novamente. Página 18/34 21

22 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Vamos obter a seguinte tela Feche a janela Na próxima tela escolha relatório de Tabela Dinâmica 22

23 Página 19/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Monte a Tabela Dinâmica conforme a sua necessidade. Página 20/34 23

24 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática TABELA DINÂMICA UTILIZANDO VÁRIAS PLANILHAS Modelo II OBJETIVO Montar o mesmo relatório do exemplo anterior utilizando outra forma. No exemplo anterior, você teria que juntar todas as planilhas em uma única, neste exemplo, não vai ser preciso fazer isso. A utilização deste 24

25 exemplo, é apenas para um uso mais rápido quando você precisa de uma informação apenas para aquele momento. No exemplo abaixo temos 3 planilhas diferentes, uma para cada mês. 25

26 EXEMPLO Lojas1.xlsx Lojas2.xlsx Lojas3.xlsx Nota: Observe que nas figuras acima, você tem 3 planilhas diferentes, mas cujas colunas são as mesmas. Abra uma nova planilha. Vamos criar uma atalho do Assistente da Tabela Dinâmica. Página 21/34 26

27 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Clique em Arquivo Clique em Opções Clique em Escolha todos os comandos Clique no item Assistente de Tabela Dinâmica e clique no botão Adicionar e depois clique em Ok. Note que em sua planilha irá aparecer o ícone que você acabou de adicionar. Agora deixe aberto ao mesmo tempo, a planilha que você acabou de abrir, a Lojas1.xlsx, a Lojas2.xlsx e a Lojas3.xlsx. Aqui estes nomes foram usados apenas como exemplo, você poderá abrir as planilhas que desejar. Nota: Vale lembrar que todas deverão ter as mesmas colunas para fazermos o agrupamento. Clique no botão que acabamos de adicionar 27

28 Página 22/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Você irá obter a seguinte tela, conforme figura abaixo. Clique no item vários intervalos de consolidação. Clique em avançar Você irá obter a seguinte resultado. 28

29 Clique em Criarei os campos de página e depois em Avançar. Página 23/34 29

30 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Na tela seguinte, clique no item para marcar o intervalo. Selecione toda a coluna A e B da planilha Lojas1.xlsx e clique em Adicionar. Repita o mesmo processo para as outras duas planilhas. Ao final, após adicionar as três planilhas você irá obter o seguinte resultado. Página 24/34 30

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32 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Clique na primeira linha do primeiro intervalo. Marque 1 para a quantidade de campos. E em Campo um escreva Dados Loja 1 Faça o mesmo procedimento para as outras duas linhas. Quando você finalizar a terceira linha, vai obter o seguinte resultado Clique em Avançar. Página 25/34 32

33 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Escolha a opção na planilha existente e clique em Concluir. Você irá obter o seguinte resultado. 33

34 No item Página1 na célula B1 você poderá selecionar todas ou apenas uma planilha. No item Valores com o botão esquerdo do mouse, clique em Configurações do Campo de Valor e escolha a opção Soma. Página 26/34 34

35 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Você irá obter o seguinte resultado. Você sabia? Ao clicar na Tabela Dinâmica, um menu na parte superior é mostrado em sua tela. Clique em Opções. No primeiro item do lado esquerdo, Clique em Tabela Dinâmica. Ao abrir o menu, clique em opções e escolha a opção Mostrar Páginas do Filtro de Relatório. Uma nova janela irá aparecer, clique em Ok. Página 27/34 35

36 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Você irá obter o seguinte resultado. Note que agora além da sua Tabela Dinâmica, você tem as outras 3 folhas de dados respectivas do conteúdo que você acabou de gerar. Agora basta você aplicar a sua imaginação para criar uma formatação mais bonita para a sua apresentação. Página 28/34 36

37 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática PREENCHER CÉLULAS EM BRANCO PARA MONTAR UMA TABELA DINÂMICA Monte uma tabela igual à figura abaixo. Vamos supor que você gerou uma Tabela Dinâmica. Retire as linhas de total, subtotais e vazios. Copie e cole todos os seus valores para outra tabela. Selecione as colunas de A a D. Estas colunas serão as que queremos preencher com os valores que estiverem em branco. Cuidado: Não selecione os campos de valor para evitar duplicidade na hora de executar este processo. Página 29/34 37

38 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Após selecionar toda a planilha, pressione F5. Clique em Especial e depois em branco e tecle OK. 38

39 Página 30/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática Note que todas as células em branco ficaram com uma tonalidade de cor diferente. Note também que a célula 39

40 B3 recebeu o foco. Digite =B2 Página 31/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática E pressione CTRL + ENTER. Toda a tabela foi preenchida com os campos logo acima dos campos que estavam em branco. 40

41 Página 32/34 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática CRIANDO UM GRÁFICO COM A TABELA DINÂMICA OBJETIVO Criar um gráfico à partir de uma Tabela Dinâmica. 41

42 EXEMPLO Monte uma tabela igual à figura abaixo. Selecione todos os seus dados. Página 33/34 42

43 Excel Tabela Dinâmica - Incrementando seus conhecimentos e Aperfeiçoando a sua prática No menu selecione Inserir, Tabela Dinâmica, clique em Gráfico Dinâmico e em seguida clique em Ok. Na lista de campos, selecione todos os campos. Arraste os campos para que fiquem igual à figura abaixo. Pronto. Para testar selecione ou exclua os campos em sua Tabela Dinâmica. 43

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