1 Criando tabelas de produtos com funções de procura

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1 1 Criando tabelas de produtos com funções de procura Em determinado período estipulado por seu departamento, é necessário analisar o relatório de vendas e determinar quais produtos foram um sucesso de vendas ou aqueles em que uma estratégia de marketing deva ser efetivada para consolidá-los no mercado. Mas, para isso, você entra com os dados de seus produtos em várias planilhas, várias vezes e até em planilhas diferentes. Para otimizar seu trabalho você irá conhecer algumas funções de procura e as regras de validação que podem facilitar o trabalho de analisar alguns de seus relatórios e impedir erros em algumas de suas células. 2 Relatório de Vendas e Lista de Produtos No Salão do Automóvel realizado no estado de São Paulo, foram verificados os seguintes lançamentos de veículos. Figura 1: Lista de lançamentos Salão do Automóvel Você deverá renomear a guia Plan1 como Veículos. Na planilha exemplo foi criada uma coluna (primeira) com um código de seu produto. Vamos classificar a planilha pelo código, para isto, posicione o cursor na primeira linha de registros e utilize a opção Classificar de A a Z existente no botão Classificar e Filtrar da guia Início. Não selecione nenhum dado, pois dessa forma irá classificar somente os dados selecionados e não as colunas adjacentes. Agora selecione todos os registros de sua tabela de produtos e nomeie a área: 1. Selecionar os dados de A2 até E17 (somente os registros) e digite um nome para os dados na área de nomes, por exemplo, Marcas e pressione a tecla Enter.

2 Figura 2: Nomear Área 2. Caso tenha digitado um nome errado ou selecionado uma área errada, deverá utilizar o botão Gerenciador de Nomes da guia Fórmulas para excluir e definir novamente a área. 3. Agora que a área com a sua base de dados estão prontas é hora de criar o relatório de vendas. Para isso, na planilha Plan2 digite um relatório de vendas semelhante ao mostrado na figura. Renomear a planilha Plan2 para Vendas. Figura 3: Planilha Vendas 4. As colunas Preço Unitário, Subtotal e Descontos devem armazenar números, portanto, é necessário selecionar as colunas e utilizar um dos botões de formatos de números, ou utilize os seguintes atalhos: Atalho CTRL + SHIFT+~ CTRL + SHIFT+$ CTRL + SHIFT+% Formato Aplica o formato de número Geral Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses) Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais

3 CTRL + SHIFT+^ CTRL + SHIFT+# CTRL + SHIFT+@ CTRL + SHIFT+! CTRL + 1 Aplica o formato número Exponencial com duas casas decimais Aplica o formato Data com dia, mês e ano Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos para valores negativos. Ativa a caixa de diálogo Formatar Células 5. Diversas pessoas podem inserir dados em sua planilha, mas as datas das vendas devem estar em um intervalo que refletirá somente dias do mês de setembro. Para resolver este problema, selecione a área onde as datas devem ser inseridas (A4 até A20). Utilize a opção Validação de Dados, localizada no botão Validação de Dados da guia Dados. Figura 4: Validação Data Venda 6. Na opção Permitir indique o tipo de dado que será permitida a entrada, no caso Data. Preencha a opção Dados com está entre Maior, Menor, Maior ou Igual, de acordo com sua necessidade e indique a data de início e de término. Se existir uma célula na planilha que indique uma dessas datas, basta selecioná-la. Figura 5: Caixa Validação de Dados 7. A guia Mensagem de entrada deverá ser preenchida com uma mensagem a ser apresentada ao usuário sempre que o cursor estiver posicionado sobre uma das células onde a validação deverá ser verificada. (Ex.: Somente serão aceitos os pedidos realizados no mês de setembro de 2014 ). Já na guia Alerta de Erro deverá ser preenchida com uma mensagem ao usuário informando que a opção digitada está inválida. (Ex.: Data inválida, preencha com um intervalo de 01/09/2014 a 30/09/2014 ) 8. Após preencher clique no botão OK e tente realizar testes inserindo datas válidas e inválidas para verificar como a validação funcionará.

4 9. Para a coluna quantidade você deverá permitir a entrada de valores numéricos inteiros no intervalo de 1 a 10. Faça isso utilizando novamente a opção Validação de dados e, em Permitir, utilize número inteiro. Para criar a coluna com produtos, será necessário selecionar todos os códigos de veículos existentes (A2 até A17 da planilha Veículos que contém todos os produtos) e nomear como CARROS. 1. Selecione a área com os códigos dos veículos (A2:A17) 2. Digite um nome na área Caixa de Nomes (ao lado da barra de fórmulas) e pressione Enter. 3. Outra forma de inserir nome a uma área é, após selecionar seus dados, utilizar o botão Gerenciador de Nomes da guia Fórmulas e fornecer um nome para a área após utilizar o botão Novo. Para que o usuário preencha com todos os códigos de produtos válidos, selecione na área do relatório as células na quais a inserção dos carros é permitida (C4 até C20) e utilize novamente a opção Validação de Dados. Nesse caso você deverá permitir uma Lista e os dados de origem devem ser determinados com o nome da área que você acaba de criar. Figura 6: Validação Códigos Carro 3 Função PROCV No relatório de vendas recentemente criado é possível digita uma data, uma quantidade e selecionar um produto. Falta verificar o preço unitário, bem como a descrição do veículo que está sendo vendido. Para isso, faremos uso da função PROCV, que possui a seguinte sintaxe: =PROCV(Valor_Procurado; Matriz_tabela; Núm_índice_coluna; Procurar_intervalo) Onde: Valor_Procurado: é a referência ou chave de procura comum nas duas planilhas (tabelas). Por exemplo, você deverá procurar a descrição e preço unitário do produto A001, esse é o valor_procurado.

5 Matriz_tabela: local onde o Excel deverá procurar o valor, podendo ser expresso com o nome da área ou intervalo de células. Núm_índice_coluna: número da coluna a partir do qual o valor será recuperado. Procurar_intervalo: opcional, podendo conter VERDADEIRO, caso deseje localizar a ocorrência mais próxima do valor ; ou FALSO, quando desejar procurar a ocorrência exata. 1. Com o cursor posicionado na célula D4, local onde deverá ser apresentada a descrição do Veículo A001, acesse a função PROCV existente na guia Fórmulas, botão Pesquisa e Referência. 2. No argumento Valor_Procurado, indique a célula que contém o código do produto que deseja procurar (C4). 3. Em Matriz_tabela digite o nome da área que contém a lista de seus produtos (marcas ou A2:A17). 4. Preencha o argumento Núm_índice_coluna, com o número da coluna que deseja retornar (no caso, 2, pois necessita do modelo do veículo). 5. Por último, a coluna Procurar_intervalo deverá ser preenchida com a opção FALSO, pois você deseja procurar exatamente o veículo cujo código foi digitado em C4 e não a ocorrência mais próxima. Figura 7: Função PROCV 6. Após preencher a caixa de diálogo da função PROCV, dê um clique no botão OK e veja o nome do veículo escolhido. Altere o valor do código do produto da célula C4 e verifique a funcionalidade da função PROCV. 7. Para achar o preço unitário você também deverá utilizar a função PROCV, a única diferença é que a coluna a retornar é a 5. Para calcular o desconto, em uma planilha à parte, crie a tabela abaixo em uma nova planilha com o nome de Descontos.

6 Figura 8: Planilha Descontos a ser criada Selecione a área de A2 até B7 e a nomeie como DESC. A seguir calcule o subtotal da venda, que deverá ser o preço unitário multiplicado pela quantidade vendida. Com o cursor na área de Desconto, novamente devemos utilizar a função PROCV. Figura 9: Função PROCV para Desconto Repare que na função PROCV mostrada na figura acima o argumento Procurar_intervalo foi deixado em branco, sendo o mesmo que digitar VERDADEIRO. Assim, o Excel irá procurar a ocorrência mais próxima do valor na planilha de descontos o valor mais próximo do procurado está na faixa de 3% (formate as células desta coluna para Porcentagem. 4 Tratamento de Erro Quando não existir informação em uma das células do código do produto as células que utilizam a função PROCV apresentarão uma mensagem de #N/D, representando Não disponível, ou seja, não foi localizado o código do produto. Assim, o preço unitário, bem como a descrição do produto e o valor do desconto não possuem referências válidas. Vejamos como tratar essa mensagem de erro: caso o produto não tenha sido localizado, uma mensagem de erro será exibida, portanto, caso encontre o produto, exiba sua descrição, caso contrário, exiba uma mensagem Não localizado.

7 Dê um clique na célula com a descrição do produto (C4) e edite a célula, utilizando a tecla F2 ou duplo clique sobre a mesma. Nesse ponto será necessário verificar se houve um erro na procura. Para isso utilizaremos a função SE juntamente com ÉERROS, que possui a seguinte sintaxe: =ÉERROS(valor) Onde VALOR deverá ser uma expressão a ser verificada, podendo se referir a uma célula, fórmula, valores ou intervalo de células (nomes). Portanto a função deveria ser: =ÉERROS(PROCV(C4;marcas;2;FALSO)) Caso uma mensagem de erros seja apresentada, o Excel irá exibir #N/D, indicando que o valor não foi localizado. Portanto, é hora de juntar a função SE ao ÉERROS: =SE(ÉERROS(PROCV(C4;marcas;2;FALSO)); Não localizado ; PROCV(C4;marcas;2;FALSO)) Traduzindo: Se (SE) for localizado um erro (ÉERROS) no PROCV, exiba Não localizado ; caso contrário, realize o PROCV e traga a descrição do produto.