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Transcrição

1 Copiando a formatação de uma planilha para outra No exemplo abaixo estamos querendo elaborar duas planilhas que são muito semelhantes e queremos aproveitar a formação completa de uma na outra. Quando queremos agir desta forma, seguimos os procedimentos descritos abaixo. Clicamos no local indicado com retângulo vermelho na figura ao lado. Ao clicar neste local toda a planilha fica selecionada. Conforme visto na figura abaixo: Na sequência clicamos no botão copiar logo em seguida no botão do nome da planilha (plan2) para onde queremos levar a formatação, clicamos no mesmo canto visto anteriormente (na plan2) e para finalizar clicamos no botão colar. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 21

2 Pronto! Está copiado o conteúdo da plan1 para plan2, com a mesma formatação. Agora, eliminamos algumas colunas, alteramos suas larguras e os dados que constavam na plan1 para os dados apresentados na imagem abaixo. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 22

3 Para obter a Média apresentada na coluna H, digitamos na célula H4 a seguinte fórmula: =SOMA(D4:G4)/4 Nas demais células desta coluna, clicamos em H4 onde o conteúdo já foi digitado e arrastamos a alça copiando o conteúdo para as mesmas. Na célula I4 será apresentado o resultado do aluno de acordo com sua média. Os critérios para o resultado são os seguintes: Se o aluno tirar média abaixo de 4, terá resultado: Retido; Se o aluno tirar média maior ou igual a 4 e menor que 7, terá resultado: Em recuperação e Se o aluno tirar média maior ou igual a 7, terá resultado: Aprovado. Em EXCEL poderemos usar a FUNÇÃO SE( ) para obter este resultado. Sintaxe da função SE( ) condição: é o que queremos testar (teste lógico); resultado_se_verdadeiro: resultado a ser retornado caso a condição seja verdadeira e resultado_se_falso: resultado a ser retornado caso a condição seja falso. Na célula I4 digitamos a seguinte fórmula: =SE(H4<4; Retido ;SE(H4<7; Em recuperação ; Aprovado )) Explicando a fórmula: Na primeira parte Neste momento testamos se a média é menor que 4, caso seja o candidato terá resultado Retido. Caso contrário, que só acontece por que então o candidato tirou média maior ou igual a 4, caímos na segunda parte da fórmula: Esta parte só será executada porque a primeira condição não ocorreu e sendo que o candidato não tirou média menor que 4, obviamente ele tirou média maior ou igual a 4 e portanto esta expressão não precisa ser escrita na segunda parte da fórmula, pois ela já está subentendida. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 23

4 Caso contrário pela segunda vez, temos um candidato que não tirou média inferior a 4 e nem inferior a 7, logo ele tirou média maior ou igual a 7 e desta forma esta condição também já está subentendida e podemos passar direto para a terceira parte da fórmula que é: Vamos agora, elaborar uma 3ª planilha (plan3) para apresentar os resultados destas duas outras planilhas, aluno por aluno, isto é, é como se estivéssemos criando um relatório de dados a ser exibido aluno por aluno. Nosso primeiro passo e solicitar mais uma planilha clicando no ícone Os passos seguintes são: digitar e formatar as células desta nova planilha conforme indicado na imagem abaixo: Voltando a nossa tarefa, queremos que nas células indicadas de amarelo e azul acima, apareçam os dados do aluno solicitado na célula C3 (célula que contém o número de chamada do aluno). Isto é, a partir do número de chamada de um aluno é possível buscar nas planilhas anteriores todos os dados referentes a este aluno contidos nas planilhas 1 e 2. Para podermos realizar tal tarefa vamos conhecer a função que nos auxilia neste processo, a função PROCV. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 24

5 Sintaxe da função PROCV( ) valor_procurado: é nosso valor ponto de partida (referência) para a busca dos dados; matriz_tabela: é o local (tabela) onde se encontra o valor referência que citamos anteriormente; núm_índice_coluna: é a coluna onde se encontra a informação que queremos buscar para o nosso valor referência (ponto de partida) [procurar_intervalo]: usamos verdadeiro quando trabalhamos com valores aproximados e falso quando trabalhamos com valores exatos. Observe a imagem abaixo: Na célula C3 será digitado o número de chamada do aluno a ser pesquisado. E queremos através deste número (ponto de partida) queremos que o programa busque nas planilhas 1 e 2 os dados citados acima que pertencem a este aluno. Para tanto, precisamos primeiro fazer algumas ações para facilitar nosso processo. A primeira delas é voltar a planilha 1 e selecionar a região que vai da célula B4 até R14. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 25

6 Após selecionarmos esta região, devemos ir para a caixa de nome (à esquerda da barra de fórmula) e mudar o nome desta caixa para frequencia conforme visto na figura abaixo. A segunda é fazer de forma semelhante na planilha 2, para o conjunto de células que vai da B4 até I14, alterando o nome da caixa para notas conforme indicado na imagem abaixo: Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 26

7 Voltemos a nossa tarefa. Ative a planilha 3 (clique no nome da plan3). E na célula C5 digite o conteúdo conforme ilustrado abaixo: Explicando: =PROCV(C3;notas;2;falso) C3: é nosso ponto de partida (valor através do qual buscaremos as informações necessárias); notas: é o local onde estão as informações que queremos buscar; 2: é o número da coluna (no local acima) onde está o nome do aluno que queremos buscar; falso: usamos falso pois a informação que buscamos não pertence a um intervalo e sim está num local exato. No exemplo acima a célula C5 exibirá o nome do aluno conforme o número de chamada que for digitado em C3. Se nada for digitado na célula C3 o conteúdo da célula C5 será #N/D. O que significa que não é possível procurar por uma informação sem um valor de referência (ponto de partida). Procederemos de forma semelhante com as células onde queremos exibir as quatro notas e a média do aluno solicitado em C3. Na célula B8 digitamos: =PROCV(C3;notas;3;falso); Na célula C8 digitamos: =PROCV(C3;notas;4;falso); Na célula D8 digitamos: =PROCV(C3;notas;5;falso); Na célula E8 digitamos: =PROCV(C3;notas;6;falso); Na célula F8 digitamos: =PROCV(C3;notas;7;falso); Já na célula G8 como queremos a frequência do aluno que está em outra planilha, faremos o seguinte: Na célula G8 digitamos: =PROCV(C3;frequencia;16;falso); Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 27

8 Na célula D10 teremos que exibir o resultado deste aluno, mas antes precisamos definir os critérios para sua aprovação. Em geral sabemos que um aluno somente poderá ser aprovado se possuir menos de 25% de faltas. Mas, mesmo tendo frequência igual ou superior a 75% o aluno precisa ter média e neste caso o recomendado é: Se a média é inferior a 4, o aluno será Retido ; Se a média for maior ou igual a 4 e inferior a 7, o aluno será considerado Em recuperação e finalmente Se a média for maior ou igual a 7, este aluno estará Aprovado. Então, basta digitarmos na célula D10 o conteúdo exibido abaixo: =SE(G8>25%; Retido ;SE(F8<4; Retido ;SE(F8<7; Em recuperação ; Aprovado ) Explicando a fórmula acima: =SE(G8>25%; Retido ; esta parte somente será executada se o aluno possuir mais que 25% de faltas; SE(F8<4; Retido ; esta parte somente será executada se o aluno tiver menos ou 25% de faltas e média inferior a 4; SE(F8<7; Em recuperação ; esta parte somente será executada se o aluno tiver menos ou 25% de faltas; média igual ou superior a 4 e inferior a 7 e finalmente Aprovado ) esta parte somente será executada se nenhuma das situações ocorrer. EXERCÍCIOS Acesse o site: e clique no link da Turma: Excel Avançado - N1 - Ano: Procure pelos arquivos da 3ª semana de aula e encontrará o arquivo: Atividade para 2ª aula - 3ª semana.xlsx (9,4 kb). Clique no link deste arquivo e baixe-o para seu PC. Vamos começar a trabalhar com este arquivo. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 28

9 1. Na célula H4 digite o conteúdo =SOMA(D4:G4)/4; 2. Confira se seu conteúdo passou a ser 5,9. Caso afirmativo prossiga, caso contrário veja se não digitou a fórmula errada; 3. Selecione a célula H4 e arraste a alça da seleção para copiar a fórmula para as demais células desta coluna; Para exibir o conceito de cada aluno teremos que observar os critérios estabelecidos na 2ª tabela da mesma planilha conforme indicada ao lado. Poderíamos usar a função SE( ), porém neste caso como temos muitos intervalos a respeitar é melhor usar a função PROCV( ). 4. Para isso, selecione da célula L5 até N9 e mude o conteúdo da caixa de nome para conceito; 5. Na célula I4 digite o seguinte conteúdo: =PROCV(H4;conceito;3;verdadeiro) e tecle ENTER; 6. Selecione a célula I4 e use a alça de seleção para copiar a fórmula nas demais células da mesma coluna; Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 29

10 7. Na célula J4 digite o seguinte conteúdo: =SE(H4<4; Retido ;SE(H4<7; Em recuperação ; Aprovado ) e tecle ENTER. 8. Selecione a célula J4 e use a alça de seleção para copiar a fórmula nas demais células da mesma coluna; 9. O resultado parcial desta planilha é visto na imagem abaixo: Vamos agora para a célula Q5. Nesta célula vamos contar a quantidade de vezes que aparece o conceito A no intervalo de I4 até I Digite na célula Q5 o seguinte conteúdo: =CONT.SE(I4:I14; A ); 11. Nas células seguintes digite o que se pede abaixo: Na célula Q6 digite: =CONT.SE(I4:I14; B ); Na célula Q7 digite: =CONT.SE(I4:I14; C ); Na célula Q8 digite: =CONT.SE(I4:I14; D ); Na célula Q9 digite: =CONT.SE(I4:I14; E ); Na célula Q10 digite: =SOMA(Q5:Q9); 12. Para preencher as células de R5 a R9, digite primeiro em R5 o conteúdo: =Q5/11 e tecle ENTER; Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 30

11 13. Selecione a célula R5 e com a alça de seleção arraste seu conteúdo para as demais células desta tabela; 14. Selecione as células de R5 a R9 e formate-as para formato %; 15. Na célula R10 digite o conteúdo: =SOMA(R5:R9) 16. O resultado da tabela será conforme visto abaixo: 17. Salve o arquivo na sua pasta dentro da pasta Meus Documentos com o seguinte nome: atividade1_3asemana. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 31