Excel avançado Professor: Enir da Silva Fonseca. Introdução

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1 Introdução O Microsoft Excel é um programa para construção de planilhas eletrônicas Tabelas simples e complexas, em que as informações são digitadas em pequenos retângulos chamadas de células, as células são o cruzamentos de linhas e colunas. As células são organizadas por Colunas representadas por uma letra do alfabeto e as Linhas por. A referência de uma célula se dá por uma letra da coluna e um número de uma linha ex.: A1, B2. O nome do arquivo provisório no Excel é chamado de Pasta, nesta pasta de trabalho você tem disponíveis inicialmente três planilhas, se necessitar pode adicionar novas planilhas. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 1

2 Fórmulas É uma sequência de dados contidos numa célula e que normalmente gera um resultado a partir de dados contidos em diferentes células na planilha. Operadores Operador Descrição Operador Descrição + Adição = Igual a - Subtração < Menor que * Multiplicação <= Menor ou igual a / Divisão > Maior que % Porcentagem >= Maior ou igual a ^ Potências e raízes <> Diferente de Exemplos: Referencias de células Referencias de células =(A2+B5) =Soma(A5:G7) Sinal de igual Operador Função de Planilha =Média(5,8,9) Função de Planilha Valores fixos =Procv(F8;A3:B5;2;1) =procv(valor_procurado;matriz_tabela,núm_índice_coluna;[procurar intervalo]) O que significa: =procv(o que procurar; região a procurar; coluna a retornar; valor exato ou aproximado) UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 2

3 Funções Muitos tipos de cálculos se repetem com frequência, como soma ou média. Para facilitar estre trabalho foi criado às funções, que são fórmulas predefinidas pelo Excel. Para usar uma função, você deve seguir algumas regras. Uma função contém uma fórmula que toma uma série de valores, usa-os para executar uma operação e fornece o resultado da operação. Portanto, uma função trabalha com determinados números realizando cálculos e devolve a conta resolvida. Algumas funções do Excel:. Data e Hora. Lógica. Estatística. Matemática. Financeira Exemplos: Soma Retorna à soma de argumentos dados, cada argumento pode ser também o intervalo de células. =soma(a3:a7) =soma(b1:b7;d1:d10) =soma(a4;f7;f23;d12) Máximo Retorna o valor máximo de uma lista de argumentos, =máximo(a1:b12;c2:d5) Mínimo Idem à função máximo, porém, para o menor valor do intervalo Média Retorna a média aritmética dos argumentos indicados, =média(a1:a10;dados) UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 3

4 Se Verifica se uma condição é verdadeira, realizando a opção verdadeira ou a opção falsa, de acordo com a necessidade da operação. =se(condição; verdade; falso) Exemplos: Var=30 Nun=50 =se(var<nun; Var é maior ; Num é maior ) Resultado: Num é maior Var=80 Nun=40 =se(var<nun; Var é maior ; Num é maior ) Resultado: Var é maior Utilizando a Função Média Para controlar as notas dos alunos de uma escola. Na tela abaixo, as notas foram digitadas nas colunas de B até E. A média colocadas na coluna F, com o auxílio da função MÉDIA. Essa função calcula a média das células indicadas. Após pressionar o <Enter>, deve copiar a formula para os demais alunos. Toda vez que copio uma formula no Excel, ela é ajustada automaticamente em linha ou coluna. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 4

5 Aplicando a Função SE Se a média for superior a 5, o aluno é aprovado; caso contrário, é reprovado. Função Soma A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados. A função irá somar todos os valores que se encontram na faixa de valores ou matriz de dados selecionada. No exemplo abaixo essa soma será das células A1 até a célula D1. Na fórmula =Soma(a1:d1) os dois pontos indicam até, ou seja, somar de A1 ATÉ D1. Como o uso do assistente de funções do excel, ao posicionar na celula E1 e pressionar o ícone será apresentada a mesma formula digitada. Os valores podem também serem selecionado e em seguida pressionado o ícone de Soma. Função Cont.Núm Utilizada para contar quantas células contém números. Esta função não conta textos inseridos na planilha. Exemplo: Na planilha ao lado foi selecionada toda a região =Cont.núm(A1:C24) Resultado: 63 números (inclusive a data) Verifique as funções: Cont.valores, Contar.vazio, Cont.Se, Cont.Ses UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 5

6 Função Procv e validação de dados A função Procv permite uma procura vertical, localizando um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Sintaxe Procv(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;[procurar_intervalo]) Valor_procurado: é o valor a ser localizado na primeira coluna da matriz de dados. Pode ser um valor, uma referência ou uma sequência de caracteres de texto, desde que esteja entre aspas. Deve obrigatoriamente estar na primeira coluna. Matriz_tabela: é a tabela de informações em que os dados são procurados. Use uma referência para um intervalo ou nome de intervalo. Num_índice_coluna: é o número da coluna que está o resultado que a função deverá retornar. O índice inicia-se em 1 (sendo a primeira coluna) e sucessivamente até a última coluna dos dados. Procurar_intervalo é o modo que a função irá retornar os dados. É um valor lógico (Verdadeiro ou falso), que indicará se a função retornará o valor exato ou o aproximado. Utilize 0 (zero) para a procura exata do valor ou 1 (um) para pesquisa aproximada. Observação: Para que o retorno seja EXATO (VERDADEIRO), os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão estar em ordem crescente; caso contrário, Procv pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 6

7 Validação de dados Permite controlar o tipo de dados que os usuários inserem em uma célula. Por exemplo, é possível restringir a entrada de dados a certo intervalo de datas, limitar opções usando uma lista ou garantir que apenas números inteiros positivos sejam inseridos. Exemplos: Com base na planilha abaixo foi aplicado à procura vertical e validação de dados. Formulas aplicada para localizar as taxas da data selecionada Compra ( =procv(f7;a4:c24;2;1) ) Venda ( =procv(f7;a4:c24;3;1) ) Validação de dados: Posicione o cursor na célula que deseja listar os dados, no exemplo à célula F7. Clique em validação de dados veja abaixo: UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 7

8 Ao selecionar a validação de dados, em configurações selecione permitir lista e em fonte selecione a região desejada, no exemplo é =$A$4:$A$24. Formatação condicional É um recurso que permite a visualização e análise de determinados valores facilitando o entendimento das planilhas aplicando-se regras que serão exibidas em cores diferenciadas. O processo consiste em selecionar as células ou região que receberão a formatação condicional. Em seguida no menu principal, página inicial, localize o estilo desejado em formatação condicional, veja na imagem: Neste novo menu é apresentado algumas opções para realçar os valores presentes em cada célula. Vamos realizar um exemplo na opção Nova Regra... UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 8

9 Exemplo: Após selecionar a região desejada, em nova regra escolha formatar apenas células que contenham. Localizem na janela de Nova Regra de Formatação as opções que permitem formatar a células, selecione Valor da Célula e é igual a. Especifique o critério, neste exemplo será o conteúdo da célula F7, e vá a formatar para definir a cor de fundo. Confirme, pressionando no botão OK nas próximas telas. Assim que finalizamos os passos anteriores, ao selecionar a data que queremos visualizar a taxa do dia, ao mesmo tempo o fundo correspondente na região A4:A24 ficará em destaque. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 9

10 Aplicando a função Procv Será construída nas células G7 e H7 para apresentar o valor da taxa de compra e venda depois de selecionado a data desejada. G7 =PROCV(F7;A4:C24;2;1) H7 =PROCV(F7;A4:C24;3;1) Observem que este valor é correspondente a coluna dos dados solicitados, neste caso o valor de compra e venda. Ao selecionar uma nova data, automaticamente os dados serão apresentados. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 10

11 Proc Procura um valor a partir de um intervalo de linha ou coluna ou de uma matriz. É fornecido para manter a compatibilidade com versões anteriores. Sintaxe: =proc(valor_procurado; vetor_proc;[vetor_result]); Como funciona: =proc(o que procurar; onde procurar; o que vai retornar) Aplicando a função na planilha abaixo. Será gerada uma simulação de nota fiscal com os itens dos produtos cadastrados e dados do cliente. Produtos Clientes Nota fiscal Campos que receberá dados manualmente. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 11

12 Inserindo um Filtro Permite habilitar a filtragem das células selecionadas. Quando a filtragem estiver ativada, clique na seta do cabeçalho da coluna para escolher um filtro para a coluna e será apresentado o valor correspondente nas demais colunas. Após selecionar as células que vai aplicar o filtro, escolha dados no menu suspenso e clique em filtro. Veja o resultado Banco de dados O Excel permite a manipulação dados e importar arquivos de outras fontes, como Access, da Internet, Sql entre outras. Bancos de dados, bases de dados ou tabelas são agrupamentos de informações que se relacionam de forma que crie um sentido. Exemplo: Tabela alunos Campos Nome do campo Tipo de Tamanho dados do campo RA Texto 6 Nome Texto 50 Endereço Texto 100 Cidade Texto 20 Estado Texto 2 Telefone Texto 8 Sexo Texto 1 Os campos formam os registros. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 12

13 No Excel o banco de dados é representado com os campos nas colunas e registros nas linhas. Exemplo: Os bancos de dados são operados pelos Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBD), que surgiram na década de 70. É aplicado principalmente no controle de operações empresariais. S istema de Banco de Dados Construindo um formulário O uso de formulários permite ao usuário cadastrar informações diretamente na planilha, usando uma caixa de informações rápida e prática. Uma opção e inserir um formulário diretamente sobre a planilha desejada, desta forma tudo que digitar no formulário será transportado automaticamente para a planilha. No método apresentado abaixo, é apresentado alguns botões para inserir novo registro, excluir, restaurar, localizar, critérios e fechar. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 13

14 Procedimentos para inserir formulário: 1 selecione toda a planilha, inclusive os nomes de campos; 2 Pressione o botão de formulário. 3 É apresentado o resultado final. Este método é bem útil e de fácil construção, no entanto a todo o momento que iniciar a planilha será necessário construir o formulário, repetindo os passos anteriores. Normalmente eu construo o formulário diretamente em uma planilha dimensionando as o tamanho, cores, botões e procedimentos de acordo com minhas necessidades. É possível neste momento fixar a planilha de forma que o usuário não consiga navegar além dos limites permitidos. Podemos aplicar na planilha todos os recursos e funções disponíveis como proteger a planilha de alterações indesejadas. Os botões inseridos com o uso de formas e as ações associadas através da construção de macros que permite ao usuário executar uma sequência de comandos encadeados que traduza as atividades rotineiras. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 14

15 Construindo um formulário Neste exemplo vou utilizar o arquivo banco de dados disponibilizado durante as aulas na página ele contém as planilhas loja e dados. Na planilha dados copie os títulos dos registros que será utilizado como nome de campo na planilha loja. Posicione o cursor na célula D5 na planilha loja e com o botão direito do mouse, escolha colar especial e transpor. Ajuste de acordo com sua preferência, no nosso caso vou alinhar a direita, retirar as molduras, desativar o negrito e cor de fundo. Alterar o tamanho da coluna D para 200 pixels. Insira uma linha entre os campos apresentados. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 15

16 Na planilha loja dimensione algumas colunas com o mesmo tamanho das linhas Aproximadamente 20 pixels. Aproveite para ajustar a coluna E em aproximadamente 600 pixels, será o local definido para a digitação dos dados. Para criar uma aparência de formulário vamos colorir a região na planilha destinada ao formulário. O formulário poderá apresentar um efeito de dimensão, para isto selecione a região mais escura e personalize uma borda, com o botão direito do mouse após selecionado vá em formatar células, escolha borda e ative a parte superior e esquerda na cor automática e inferior e direita como branco. Repita o procedimento selecionando as células E5, E7, E9, E11 e E13, invertendo a cor da borda, superior e esquerdo em branco, direita e inferior na cor automática. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 16

17 Construindo macro e associando a uma forma A macro permite automatizar as funções rotineiras, que se repete constantemente, e para isto selecionamos o botão macro e iniciamos a gravação, siga os passos: Macro Inserir: 1 - Em macro, escolha nova Macro e digite o nome da macro inserir ; 2 - Clique na célula E5 copie (ctrl+c), vá para a planilha dados e com o botão direito no mouse sobre a célula A4 escolha inserir célula copiada e nesta nova janela selecione a opção de descolar células para baixo; 3 - Retorne para a planilha lojas e selecione a célula seguinte E7, repita o procedimento - copie E7, vá para a planilha dados e com o botão direito no mouse sobre a célula B4 escolha inserir célula copiada e nesta nova janela selecione a opção de descolar células para baixo; 4 - Continue até terminar a última célula da planilha lojas E13 colando na correspondente na planilha dados, mantendo a sequência E9 para C4, E11 para D4 e finalmente a célula E13 para E4; 5 - Na planilha dados, selecione a região inserida A4:E4 que está com a cor de fundo em cinza, modifique para cor de fundo sem preenchimento; 6 - Retorne para a planilha lojas e selecione as células que recebem os dados E5, E7, E9, E11 e E13 com a tecla ctrl pressionada; 7 - Pressione o tecla delete em seu teclado, assim excluiremos os dados digitados anteriormente; 8 - Posicione o cursor na primeira célula que recebera dados E5 e pare a gravação da Macro; 9 - Após para a macro, vá até a planilha dados e exclua a linha 4 que não tem informações. Todo o procedimento apresentado será realizado somente uma vez, a partir deste momento apenas utilizaremos a macro para transferência de dados. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 17

18 Inserindo um botão de comando e associando macro No menu superior do Excel, escolha a opção inserir e formas Escolha um retângulo e a cor desejada, no seu interior digite a palavra inserir. Para atribuir a macro ao novo botão retângulo inserido, sobre ele, com o botão direito do mouse escolha a opção Atribuir macro... Escolha a macro desejada Inserir e confirme as opções no botão OK. Pronto, é só posicionar o cursor na célula E5 e iniciar a digitação. Observação: Todos os procedimentos realizados anteriormente não serão mais necessários durante a digitação, foi realizado e atribuído ao botão, agora é só utilizar, digitar e pressionar no botão inserir. UNAERP Universidade de Ribeirão Preto Campus Guarujá 18