AULA. Calc. LibreOffice EDITANDO E FORMATANDO UMA PLANILHA

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1 LibreOffice Calc AULA 1 EDITANDO E FORMATANDO UMA PLANILHA A maior de todas as ignorâncias é rejeitar algo sobre o qual nada se sabe. (H. Jackson Brown)

2 Autor: Emerson Luiz Florentino Borges Pró-Reitoria de Extensão Universidade Federal do Rio de Janeiro 5ª Edição Macaé/RJ 2017 Este trabalho está licenciado com uma Licença Creative Commons Atribuição 4.0 Internacional. Esta licença permite que este material seja remixado, adaptado e que seja criado obras derivadas, desde que com fins não comerciais e contanto que atribuam crédito ao autor e licenciem as novas criações sob os mesmos parâmetros.

3 Meta Apresentar os principais elementos da Área de Trabalho do Calc, bem como os recursos de edição e formatação de uma planilha. Objetivos Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: 1. Definir o Calc. 2. Identificar os principais elementos da área trabalho. 3. Editar dados na planilha. 4. Usar a Alça de preenchimento. 5. Criar listas de preenchimento. 6. Selecionar células, linhas e colunas. 7. Editar uma planilha. 8. Alterar a largura da coluna. 9. Formatar e destacar dados da planilha. 10. Controlar as casas decimais. 11. Visualizar a impressão de uma planilha. 12. Aplicar bordas. 13. Aplicar cor no segundo plano. 3

4 LIBREOFFICE CALC O LibreOffice Calc é uma planilha eletrônica que permite ao usuário realizar cálculos simples, desde um orçamento doméstico até planilhas corporativas completas. Além de possuir recursos como: Funções financeiras e estatísticas; Gráficos; Filtro de dados; Inserção de imagens e objetos. CONCEITOS BÁSICOS Pasta de trabalho O Calc cria arquivos que são chamados de Pasta de Trabalho. Uma pasta (um arquivo) do Calc pode conter uma ou mais planilhas. Planilha É um conjunto de linhas ( linhas) e colunas (1024 colunas). Célula É a interseção de uma linha com uma coluna. Cada célula possui um endereço único ou referência. Por exemplo, a referência da célula da coluna A com a linha 1 é A1. Extensão dos arquivos - Os arquivos salvos no Calc possuem a extensão.ods (Open Document Spreadsheet). 4

5 COMPONENTES DA ÁREA DE TRABALHO A Área de trabalho do Calc possui os seguintes elementos: Barra de Menu Barra de Ferramentas Barra de Formatação Linha de Entrada de dados e fórmulas Caixa de Nome Cabeçalho das colunas Barra Lateral Cabeçalho das linhas Barra de Status Controle do Zoom EDITANDO DADOS NA PLANILHA A edição de dados no Calc é diferente da forma como editamos no Writer. Veja abaixo: a) Confirmando a entrada de dados: 1. Clique na primeira Célula vazia (A1); 2. Digite Barra de Ferramentas ; 3. Pressione a tecla ENTER para confirmar a entrada da informação. Para confirmar a entrada de dados, podemos também usar as Setas de navegação ou a tecla TAB. 5

6 b) Alterando o conteúdo de uma célula: Podemos alterar o conteúdo de uma célula de três formas: 1ª - Através da Barra de Fórmulas 1. Clique na célula A1 (onde está escrito Barra de Ferramentas); 2. Na Linha de entrada de dados, clique no final de Barra de Ferramentas ; 3. Pressione a tecla espaço e digite Padrão ; 4. Pressione a tecla ENTER para confirmar a entrada de dados; 2ª - Através do duplo clique 1. Dê um duplo clique na célula A1; 2. Clique no final de Barra de Ferramentas Padrão ; 3. Usando a tecla BACKSPACE, apague a palavra Padrão e digite Formatação ; 4. Pressione a tecla ENTER para confirmar a entrada de dados. 3ª - Através da tecla F2 1. Clique na célula A1 e pressione a tecla F2; 2. Usando a tecla BACKSPACE, apague a palavra Formatação e digite Desenho ; 3. Pressione a tecla ENTER para confirmar a entrada de dados. 6

7 c) Excluindo o conteúdo de uma célula: 1. Clique na célula A1; 2. Pressione a tecla DELETE. Pronto, o conteúdo da célula foi excluído. d) Movendo uma célula: Vamos mover o conteúdo da célula usando os comandos Recortar e Colar. 1. Clique na célula A1 e digite LibreOffice ; 2. Clique no botão Aceitar (outra forma para confirmar a entrada de dados); 3. Clique no botão Recortar ou pressione CTRL+X; 4. Clique na B2; 5. Clique no botão Colar ou pressione CTRL+V. e) Copiando uma célula: Vamos copiar o conteúdo da célula usando os comandos Copiar e Colar. 1. Clique na célula B2; 2. Clique no botão Copiar ou pressione CTRL+C; 3. Clique na célula A2; 4. Clique no botão Colar ou pressione CTRL+V; 7

8 USANDO A ALÇA DE PREENCHIMENTO A Alça de preenchimento encontra- se na parte inferior direita de uma célula selecionada. Quando posicionamos o mouse sobre esta área, o ponteiro se transforma em um sinal de adição (+). + O sinal de adição (+) só será exibido se você +posicionar a ponta da seta do mouse sobre a alça de preenchimento. Podemos usá-la para replicar o conteúdo de uma célula, preencher listas automáticas, copiar fórmulas e funções. a) Replicando o conteúdo: 1. Usando o exemplo anterior, posicione o ponteiro do mouse sobre a alça de preenchimento; 2. Quando o ponteiro do mouse se transformar em um sinal de adição, clique e arraste até a linha 10. Veja o resultado: O conteúdo da célula foi replicado até a posição indicada. 8

9 b) Preenchendo listas automáticas: Meses do ano 1. Clique na célula C1 e digite janeiro ; 2. A Alça de preenchimento só será exibida depois que você pressionar Enter e selecionar novamente a célula; 3. Clique e arraste a Alça de preenchimento até a linha 12. Veja, o Calc preencheu automaticamente a lista com os meses do ano até a posição que você indicou. Você não precisa necessariamente começar com o mês de Janeiro e finalizar com o mês de Dezembro. No outro exemplo acima, a lista foi iniciada no mês em Junho e finalizada em Dezembro. Podemos também preencher com os meses abreviados. 1. Clique na célula E1 e digite jan ; 2. Vá até a Alça de preenchimento, clique e arraste até a linha

10 Veja o resultado abaixo: Dias da semana 1. Clique na célula F1 e digite segunda-feira (exatamente como está escrito); 2. Clique e arraste a Alça de preenchimento até onde desejar; Como nos meses, podemos preencher com os dias abreviados. 1. Clique na célula G1 e digite Dom (podemos iniciar de qualquer dia da semana); 2. Vá até a Alça de preenchimento, clique e arraste até a linha 7. 11

11 c) Preenchendo automaticamente uma sequência numérica: Números cardinais 1. Clique na célula H1 e digite o número 1 ; 2. Clique e arraste a Alça de preenchimento até a linha 10; Podemos, também, usar este recurso com o número acompanhado de um texto. Veja o exemplo abaixo: 1. Na célula I1, digite Sala 1 ; 2. Clique e arraste a Alça de preenchimento até a linha 10; Os números são incrementados automaticamente, mas se você desejar repetir (copiar) o número 1, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto arrasta a Alça de preenchimento. Veja o exemplo abaixo: 1. Na célula J1, digite o número 1 ; 2. Clique e arraste a Alça de preenchimento até a linha 10; 12

12 Números ordinais: 1. Clique na célula K1 e digite o 1º ; 2. Clique e arraste a Alça de preenchimento até a linha 10. Como nos cardinais, podemos usar os ordinais acompanhados de um texto. Veja o exemplo abaixo: 1. Clique na célula L1 e digite o 1º trimestre ; 2. Clique e arraste a Alça de preenchimento até a linha 4; Veja outro exemplo: Os recursos vistos têm o objetivo de agilizar a digitação de dados no Calc e podem ser aplicados na criação de planilhas, como quadro de horários, planejamentos, relatórios mensais, entre outros. Deixe o arquivo aberto, pois o utilizaremos para demonstrar o recurso seguinte. Se você pretende dar uma pausa, então é melhor salvá-lo. 13

13 CRIANDO LISTAS Vimos o preenchimento automático dos meses e dos dias da semana. Isso foi possível porque o Calc possui esses dados armazenados em forma de lista. Temos duas listas para os dias da semana: 1. segunda-feira a domingo; 2. seg a dom. Podemos também acrescentar uma nova lista para os dias da semana como: segunda, terça, quarta, quinta, sexta, sábado, domingo. Veja abaixo como podemos criar essa nova lista: 1. Clique no menu Ferramentas; 2. Em seguida, clique na opção Opções; 3. Clique no sinal +, que se encontra ao lado da opção LibreOffice Calc; 3. Clique na opção Listas ordenadas; 4. Clique no botão Nova; 14

14 5. Digite o primeiro dia da semana (segunda) e pressione a tecla Enter; 6. Continue a digitação dos outros dias da semana (da forma descrita no item acima); 7. Clique no botão Adicionar; A Lista criada agora faz parte das listas do Calc. Você poderá usá-la em qualquer planilha. 8. Para concluir, clique no botão OK. 15

15 Agora vamos testar a nossa lista: 1. Clique na célula N1 e digite segunda ; 2. Clique e arraste a Alça de preenchimento até a linha 7; A lista foi inserida da mesma forma que foi criada, ou seja, com as inciais em letras minúsculas. Agora você tem três opções de listas para os dias da semana: 1. segunda-feira a domingo; 2. seg a dom 3. segunda a domingo. Você poderá usar este recurso para criar qualquer lista que considerar necessária para a sua rotina de trabalho. Ainda continuaremos a usar o arquivo acima para demonstrar os recursos seguintes. Por isso, você deverá salvá-lo. 16

16 SELECIONANDO CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS A seleção de células, linhas e colunas é usada para formatar ou excluir dados da planilha. a) Selecionando células: Uma célula Para selecionar uma célula basta clicar sobre ela. Execute o exemplo abaixo: 1. Clique na célula C1 janeiro ; 2. Clique no botão Negrito; Pronto, o conteúdo da célula já foi formatado. Várias células consecutivas 1. Posicione o ponteiro do mouse no meio da célula C1 (janeiro); Obs.: O que determina a posição é a ponta da seta.. 2. Clique e arraste o ponteiro do mouse até a célula C12 (Dezembro); 3. Clique no botão Negrito; 17

17 4. Clique em qualquer outra célula para retirar a seleção; Várias células aleatórias (não consecutivas) Para selecionar várias células não consecutivas, usamos a tecla CTRL. Execute o exemplo abaixo: 1. Clique na célula D1 (Junho); 2. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na célula D4 (Setembro); 3. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na célula D6 (Novembro); 4. Altere a cor da fonte para vermelho e clique no botão Centralizar; 5. Clique em qualquer célula para retirar a seleção; Veja, somente as células selecionadas foram formatadas. 18

18 b) Selecionando linhas: Uma linha 1. Para selecionar uma linha, basta clicar no número correspondente no Cabeçalho de linhas. cabeçalho de linhas. Então clique no número 1. Uma planilha do Calc possui colunas, ou seja, a seleção da primeira linha seleciona da célula A1 até a célula AMJ1. Para confirmar clique na última célula da primeira linha que contém informação (N1) e pressione CTRL + seta para direita. Para voltar pressione CTRL + seta para esquerda. Várias linhas consecutivas 2. Para selecionar várias linhas, basta clicar no número correspondente à primeira linha e arrastar até o número da última linha desejada. 3. Então clique no número 1 arraste até o número 10: 4. Clique em qualquer célula para retirar a seleção das linhas. 19

19 Várias linhas aleatórias (não consecutivas) Para selecionar várias linhas não consecutivas, usamos a tecla CTRL. Execute o exemplo abaixo: 1. Clique na linha 1; 2. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na linha 4; 3. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na linha 6; 4. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na linha 10; 5. Altere a cor da fonte para azul; Veja, somente as informações contidas nas linhas selecionadas foram formatadas. c) Selecionando colunas: Uma coluna 1. Para selecionar uma coluna, basta clicar na letra correspondente no cabeçalho de colunas. Então clique na letra A. Uma planilha do Calc possui linhas, ou seja, a seleção da primeira coluna seleciona da célula A1 até a célula A Para confirmar clique na última célula da primeira coluna que contém informação (A10) e pressione CTRL + seta para baixo. Para voltar pressione CTRL + seta para cima. 20

20 Várias colunas consecutivas Para selecionar várias colunas, basta clicar na letra correspondente à primeira coluna e arrastar até letra da última coluna desejada. 1. Então clique no número A arraste até o número F: 2. Clique em qualquer célula para retirar a seleção das colunas. Várias colunas aleatórias (não consecutivas) Para selecionar várias colunas não consecutivas, usamos a tecla CTRL. Execute o exemplo abaixo: 1. Clique na coluna A; 2. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na coluna C; 3. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na coluna F; 4. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na coluna H; 5. Altere a cor da fonte para vermelho. 21

21 d) Selecionando toda a planilha: Para finalizar as opções de seleção, vamos selecionar toda a planilha. Para isso clique no botão Selecionar tudo (CTRL+A) que se encontra entre a coluna A e a linha 1. Vamos apagar todos os dados da planilha: 1. Mantenha toda a planilha selecionada; 2. Pressione a tecla DELETE; Esta planilha não será usada novamente, então você poderá fechá-la. 22

22 EDITANDO UMA PLANILHA Para apresentar os recursos de formatação, vamos digitar uma planilha (crie um arquivo). 1. Na célula A1 digite BOLETIM DE NOTAS ; 2. Na célula A2 digite NOME ; 3. Na célula B2 digite 1º BIM ; 4. Usando a Alça de preenchimento, clique e arraste a célula B2 até a célula E2 para que seja preenchido até o 4º BIM ; 5. Na coluna NOME digite os nomes como na imagem abaixo: 23

23 ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA Veja que os nomes digitados ultrapassaram os limites da coluna A. Então vamos aumentar a largura da coluna. 1. Posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho de coluna, no limite da coluna A; 2. Clique e arraste até a largura desejada; Temos mais duas formas de alterar a largura da coluna: 1ª Posicionar o ponteiro do mouse sobre o limite da coluna e dar um duplo clique. Desta forma a coluna se ajustará à largura ideal; Dê um duplo clique no limite da coluna B com a coluna C. 2ª Clique dentro de qualquer célula da coluna que deseja alterar e pressione: a tecla ALT + seta para direita para aumentar a largura da coluna. a tecla ALT + seta para esquerda para reduzir a largura da coluna. Ajuste a largura das colunas B, C, D e E. 24

24 FORMATANDO E DESTACANDO DADOS DA PLANILHA Veremos a seguir recursos que para melhorar a aparência da nossa planilha. a) Destacando dados: 1. Selecione o intervalo de células compreendido entre A1 até E2; 2. Clique no botão Negrito; 3. Selecione o título (BOLETIM DE NOTAS) e altere o tamanho para 14; b) Alterando o alinhamento: 1. Selecione o intervalo de células compreendido entre A2 até E2; 2. Clique no botão Centralizar; 25

25 Agora, vamos centralizar o título: 1. Selecione o intervalo de células compreendido entre A1 até E1 (até a última coluna usada nesta planilha); 2. Clique no botão Mesclar células da Barra de Formatação ou marque a opção Mesclar células da Barra lateral; O recurso Mesclar Células transforma as células selecionadas em apenas uma. Veja o resultado: 26

26 CONTROLANDO AS CASAS DECIMAIS Agora, vamos digitar as notas dos quatro bimestres, conforme imagem abaixo: Veja que algumas notas exibem uma casa decimal. Vamos deixar todas as notas exibindo uma casa decimal. 1. Selecione o intervalo de células que compreende as notas (B3:E10); 2. Clique três vezes no botão Adicionar casa decimal. Serão adicionadas três casas decimais; 3. Agora, clique duas vezes no botão Excluir casa decimal para exibir apenas uma casa decimal; 28

27 VISUALIZANDO A IMPRESSÃO Os dados da planilha já foram digitados. Agora veremos se a nossa planilha está pronta para ser impressa. Para isso, clique no botão Visualizar página. 1. Clique no botão Mais zoom até conseguir uma visualização semelhante a imagem exibida abaixo; Veja que as linhas de grades não serão impressas. Elas são visualizadas apenas na edição da planilha para auxiliar o usuário. Devemos aplicar bordas na área da planilha para resolver este problema. 2. Finalize a visualização clicando no botão Fechar visualização. Veremos a seguir como aplicar bordas na nossa planilha. 29

28 APLICANDO BORDAS Vimos que as linhas de grades não são impressas. Para preencher a área ocupada pelas linhas de grades deveremos usar o recurso bordas. Para aplicar bordas à sua planilha siga as instruções abaixo: 1. Selecione a área da planilha que aplicaremos a borda (A1:E10); 2. As bordas podem ser aplicadas através do botão Bordas da Barra de Formatação ou do botão Bordas da Barra lateral; 3. Selecione a opção Toda as bordas; 4. Clique em qualquer célula para retirar a seleção; 5. Clique no botão Visualizar a página (para conferir o resultado); Agora as bordas estão sendo exibidas. 30

29 Podemos ainda, aplicar outras formatações nas bordas, como espessura, cor e etc. Vamos aplicar essas formatações de bordas através da Barra lateral: 1. Selecione toda a área que contém dados (A1:E10); 2. Clique no botão Estilo da linha e selecione o estilo 2,50pt; 3. Na caixa Cor da linha e selecione a cor Azul2; Veja abaixo o resultado: 31

30 APLICANDO COR NO SEGUNDO PLANO Para melhorar ainda mais a aparência de nossa planilha, vamos aplicar uma cor no segundo plano da célula. 1. Selecione somente o título BOLETIM DE NOTAS ; 2. Clique na seta de opções do botão Plano de fundo (Barra lateral); 3. Selecione uma cor Azul2; 4. Altere a cor da fonte para branco; Veja o resultado: 32

31 5. Agora selecione o intervalo A2:E2; 6. Clique no botão Plano de fundo (Barra lateral) e selecione a cor Ciano; 7. Para finalizar a nossa aula, selecione todas as notas e clique no botão Centralizar. Além da Barra de Formatação e da Barra Lateral, podemos também aplicar as formatações de bordas através da opção Formatar /Células, que pode ser acessado de duas formas: 1ª Clicando no Menu Formatar, em seguida na opção Células e por último na aba Bordas. 2ª Clicando com o botão direito do mouse sobre a área selecionada e, em seguida, clicar na opção Formatar células. 33

32 Salve a sua planilha com o nome de Boletim de notas (a extensão ODS será inserida automaticamente). ODS (Open Document Spreadsheet) é a extensão padrão dos arquivos criados e salvos pelo Calc. Mas o Calc permite salvar os arquivos em vários outros formatos. 34

33 Chegamos ao final da nossa primeira aula do Calc. Para tirar suas dúvidas sobre as instruções do Material Didático use o Fórum Tira-dúvidas Aula 1 do Calc. Responda o questionário, pois é uma forma de você se preparar para a Avaliação final. Não esqueça de enviar a sua tarefa, é a Avaliação desta semana. Vamos lá, participe! 35