Telemedicina InCor Sistema de Agendamento Eletrônico ÍNDICE
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- Mafalda Custódio Castro
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1 1 Telemedicina InCor Sistema de Agendamento Eletrônico ÍNDICE Conhecendo o sistema 03 Cadastrando uma nova solicitação de reserva 07 Adicionando equipamentos à sua solicitação 10 Adicionando serviços à sua solicitação 12 Adicionando regra de repetição à sua solicitação 14 Configurando a regra de repetição 16 Visualizando as datas das repetições geradas 19 Excluindo a repetição gerada 21 Concluíndo a solicitação de reserva 22
2 2 Telemedicina InCor Sistema de Agendamento Eletrônico Prezado usuário, o sistema de agendamento eletrônico foi desenvolvido com o objetivo de facilitar e tornar mais rápido o processo de solicitação de reservas do anfiteatro e das salas da Instituição. Esse manual orienta passo a passo como navegar pelo site e utilizar suas ferramentas. Vamos lá! Ao acessar a área restrita, o sistema o direcionará para tela de solicitação de agendamento (página home). Essa é a principal tela do sistema e é onde serão informados todos os dados necessários para efetuar uma nova solicitação, bem como os equipamentos e serviços associados a essa reserva. Será possível também definir uma regra de repetição para essa mesma reserva (explicaremos isso mais à frente).
3 3 Conhecendo o sistema Antes de prosseguirmos com o cadastro da solicitação, exibiremos algumas das funções disponíveis. Dentre as informações iniciais exibidas temos: Abrir solicitação Como o próprio nome sugere, é aqui que informaremos os dados da nova solicitação de reserva.
4 4 Calendário Ao clicar nesse botão, será exibido na tela o calendário do mês vigente. Com o calendário ativo, é possível navegar pelos meses do ano clicando nas setas laterais. As legendas indicam a disponibilidade de horário para cada dia. Antes mesmo de abrir uma nova solicitação, você vai saber se existem horários disponíveis para o dia desejado.
5 5 Lista das solicitações Ao clicar no dia desejado, o sistema exibirá uma lista com todas as solicitações de reserva efetuadas para o respectivo dia.
6 6 Pesquisa rápida Se você não quiser navegar pelo calendário, é possível também fazer uma pesquisa rápida. Informando a data desejada e clicando no botão Pesquisar você visualizará todas as solicitações de reserva da respectiva data. Filtro Ao efetuar a pesquisa pelo calendário ou utilizando a pesquisa rápida, o sistema exibirá uma lista do respectivo dia, com as solicitações de reservas de todos os espaços da Instituição. Você poderá ainda adicionar um filtro específico à sua pesquisa, para detalhar ainda mais essa lista. Para isso, basta selecionar o local/espaço desejado e clicar no botão filtrar.
7 7 Cadastrando uma nova solicitação Ao clicar no botão Abrir solicitação você deverá preencher um formulário com as informações sobre a nova reserva. Observações a considerar sobre o formulário:
8 8 Campo Evento: neste campo você deverá selecionar uma das opções disponíveis na lista. Caso nenhuma dessas opções se encaixe com a descrição do evento, você deverá clicar no botão novo e cadastrar a nova descrição. A tela ao lado será exibida solicitando que você informe a descrição que melhor defina o novo evento. O sistema retornará para o formulário anterior e você deverá selecionar na lista a descrição que acabou de cadastrar.
9 9 Campo Espaço: mesmo caso do campo anterior. Clique no botão novo para incluir na lista a descrição de um novo espaço/local. Ao clicar no botão Salvar e não havendo nenhuma inconsistência nas informações digitadas o sistema fará as verificações necessárias para confirmar o cadastro ou emitirá algum aviso não permitindo dar prosseguimento ao mesmo. Exemplo: Tentar cadastrar um evento no mesmo local e horário de outro evento. Ao finalizar o formulário (você deverá clicar no botão fechar para sair) o sistema exibirá em uma lista o evento que você acabou de cadastrar juntamente com as outras solicitações de reservas do dia. Nesse momento você poderá incluir equipamentos ou serviços à sua solicitação, assim como definir uma regra de repetição. OBS: O sistema desabilitará automaticamente algumas ferramentas e botões até que você conclua sua solicitação.
10 10 Adicionando equipamentos à sua solicitação Caso seja necessário associar algum equipamento à sua solicitação de reserva você deverá clicar no botão incluir da respectiva coluna (indicado na imagem): O formulário para a inclusão de um novo equipamento será exibido. Você deverá Preenchê-lo com as informações solicitadas. Caso o equipamento necessário para o evento não apareça na lista (veja imagem), você pode incluí-lo clicando no botão novo.
11 O sistema exibirá a lista de equipamentos associados à sua solicitação após a inclusão. A qualquer momento você poderá alterar os dados do equipamento ou excluí-lo da lista. 11
12 12 Adicionando serviços à sua solicitação Você também pode associar serviços à sua solicitação de reserva. Para isso, basta clicar no botão incluir da respectiva coluna. Ao formulário ser exibido você deverá selecionar o tipo de serviço desejado. Se o serviço necessário para o evento não aparecer na lista, você pode incluí-lo clicando no botão novo.
13 O sistema exibirá a lista de serviços associados à sua solicitação após a inclusão. A qualquer momento você poderá alterar os dados do serviço solicitado ou excluí-lo da lista, se desejar. 13
14 14 Adicionando regra de repetição à sua solicitação Esse módulo do sistema irá auxiliá-lo na duplicação de sua solicitação. Para isso, ao clicar no botão incluir da coluna correspondente, um formulário será exibido e solicitará algumas informações necessárias para geração da regra de repetição.
15 Formulário para definição de uma nova regra de repetição 15
16 16 Configurando a regra de repetição Tipo de Repetição: Todos os dias ( 7 dias da semana ) O evento será repetido todos os dias da semana, inclusive sábados e domingos. o Repetir a cada (n) dias: Intervalo de salto. O padrão é para cada um dia. o Começar em (determinar a data): Informe a data de início da repetição do evento. Deve ser igual ou superior à data do evento. o Terminar: Você deve definir uma das duas opções abaixo para que o sistema finalize o processo de repetição. Após (n) ocorrências: O sistema repetirá o evento até finalizar com o número de ocorrências informado. Em (determinar a data): O sistema repetirá o evento até finalizar com a data informada. Tipo de Repetição: Segunda a sexta-feira O evento será repetido todos os dias da semana, exceto sábados e domingos. o Começar em (determinar a data): Informe a data de início da repetição do evento. Deve ser igual ou superior à data do evento. o Terminar: Você deve definir uma das duas opções abaixo para que o sistema finalize o processo de repetição. Após (n) ocorrências: O sistema repetirá o evento até finalizar com o número de ocorrências informado. Em (determinar a data): O sistema repetirá o evento até finalizar com a data informada.
17 17 Tipo de Repetição: Segundas, Quartas e Sextas-feiras O evento será repetido respeitando os dias selecionados (segundas, quartas e sextas-feiras). o Começar em (determinar a data): Informe a data de início da repetição do evento. Deve ser igual ou superior à data do evento. o Terminar: Você deve definir uma das duas opções abaixo para que o sistema finalize o processo de repetição. Após (n) ocorrências: O sistema repetirá o evento até finalizar com o número de ocorrências informado. Em (determinar a data): O sistema repetirá o evento até finalizar com a data informada. Tipo de Repetição: Terças e Quintas-feiras O evento será repetido respeitando os dias selecionados (terças e quintas-feiras). o Começar em (determinar a data): Informe a data de início da repetição do evento. Deve ser igual ou superior à data do evento. o Terminar: Você deve definir uma das duas opções abaixo para que o sistema finalize o processo de repetição. Após (n) ocorrências: O sistema repetirá o evento até finalizar com o número de ocorrências informado. Em (determinar a data): O sistema repetirá o evento até finalizar com a data informada.
18 18 Tipo de Repetição: Semanal O evento será repetido conforme a seleção do dia da semana informado pelo usuário. o Repetir a cada (n) dias: Intervalo de salto. O padrão é para cada um dia. o Selecionar Marque as caixas de seleção respectivas ao dia que deseja que o evento seja repetido. o Começar em (determinar a data): Informe a data de início da repetição do evento. Deve ser igual ou superior à data do evento. o Terminar: Você deve definir uma das duas opções abaixo para que o sistema finalize o processo de repetição. Após (n) ocorrências: O sistema repetirá o evento até finalizar com o número de ocorrências informado. Em (determinar a data): O sistema repetirá o evento até finalizar com a data informada. Tipo de Repetição: Mensal O evento será repetido respeitando a seleção do usuário. o Repetir a cada (n) dias: Intervalo de salto. O padrão é para cada um mês. o Repetir Dia do mês: O sistema repetirá o evento mensalmente respeitando o dia do mês. Dia da semana: O sistema repetirá o evento mensalmente respeitando o dia da semana. o Começar em (determinar a data): Informe a data de início da repetição do evento. Deve ser igual ou superior à data do evento. o Terminar: Você deve definir uma das duas opções abaixo para que o sistema finalize o processo de repetição.
19 19 Após (n) ocorrências: O sistema repetirá o evento até finalizar com o número de ocorrências informado. Em (determinar a data): O sistema repetirá o evento até finalizar com a data informada. Visualizando as datas das repetições geradas Conforme a opções selecionadas no formulário, o sistema fará as verificações necessárias para gerar as repetições solicitadas. Serão emitidas mensagens de aviso para todas as divergências.
20 20 Algumas considerações importantes sobre as repetições: A repetição não será gerada se: 1. Já existir algum evento agendado para o dia todo. 2. Houver algum evento agendado no mesmo horário. 3. A soma dos horários do dia for maior que 15 horas (ou o intervalo permitido para agendamento de todos os espaços: entre 07:00 e 22:00 horas). Data do evento gerador da série poderá sofrer alteração: o Se a data inicial informada no formulário de repetições for maior que a data geradora da série. o Se o dia da semana, informado no formulário de repetições, for diferente do dia da semana da data geradora da série. Exemplo: O usuário selecionou o tipo de repetição para (terças e quintas) e a data geradora da série é uma quarta-feira. o OBS: Essa alteração na data somente ocorrerá se não houver as inconsistências citadas anteriormente. Alterando os dados das repetições geradas Não será necessário se deslocar pelo calendário para editar os dados das repetições. É possível modificar as informações (de cada repetição gerada) antes de concluir sua solicitação (Para isso, clique no botão editar da respectiva repetição):
21 21 O formulário a seguir é exibido para a edição da repetição. Alguns campos estarão desabilitados (indicados pelo símbolo exibido na imagem) para evitar inconsistência de dados entre o evento gerador da série e sua referida repetição. Excluindo a repetição gerada Você pode excluir qualquer repetição gerada antes de concluir sua solicitação. Para isso, basta clicar no respectivo botão. É possível manter esse mesmo evento no calendário marcando a caixa de seleção; no entanto, o sistema não mais irá considerá-lo como parte da série de repetições.
22 22 Concluindo a solicitação de reserva Para finalizar sua solicitação você deve clicar no botão concluir. O sistema emitirá um aviso informando o sucesso da operação e enviará uma mensagem com as informações de sua solicitação para sua conta de bem como aos administradores do sistema, além de habilitar as ferramentas e botões de criação, edição e navegação do calendário eletrônico.
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