Unidade 8: Edição. 8.0 Introdução. 8.1 Copiar. Noções básicas

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1 Unidade 8: Edição 8.0 Introdução Grande parte da edição no Excel é semelhante à edição em outros aplicativos do Microsoft Office. Portanto, se você sabe como copiar e colar texto no Word, você saberá como fazer isso no Excel. Esta unidade abrange as noções básicas, e também ensina algumas dicas e truques simples para copiar/colar com mais eficiência no Excel. 8.1 Copiar Noções básicas No Microsoft Excel, o comando "Copiar" duplica todo o conteúdo das células que estiverem selecionadas (que é então temporariamente mantido até ser "colado" em outro lugar). As células selecionadas são mostradas em cinza com uma borda realçada em negrito. Assim como ocorre com outros aplicativos do Microsoft Office, existem muitas maneiras de "copiar". Para manter as coisas simples, é recomendável utilizar apenas duas destas uma usando o teclado, e outra usando o mouse: Mantendo pressionada a tecla "Ctrl" e pressionando "C" (Ctrl-C); ou Clicando com o botão direito do mouse sobre as células selecionadas para acessar este menu 2010 Excel com Negócios 1 Unidade 8: Edição

2 e selecionando Copiar. Selecionando células para copiar Quando é movido sobre uma célula, o cursor do mouse assume a forma de uma cruz grossa: Clique no botão esquerdo do mouse para selecionar a célula sob esta cruz. Manter o botão do mouse pressionado enquanto move o cursor para outra célula seleciona todas as células em um retângulo entre as duas células. Com o teclado, as teclas de seta movem a célula selecionada pela planilha. Copiar Planilhas inteiras Clicar na caixa no canto superior esquerdo de uma planilha seleciona todas as células nessa planilha (em seguida, pressione Ctrl-C, e então cole o conteúdo na célula A1 de uma nova planilha); e esta é uma maneira de copiar uma Planilha inteira. Ainda mais fácil e mais seguro em termos de preservar a formatação e os links é copiar a planilha inteira usando sua guia. Mantenha pressionada a tecla Ctrl, clique com o botão esquerdo do mouse na guia da planilha, mantendo o botão do mouse pressionado, e arraste o cursor para a direita da guia: um triângulo preto deve apontar para o espaço onde será inserida a nova guia da planilha Excel com Negócios 2 Unidade 8: Edição

3 Recortar "Recortar" remove o conteúdo da célula selecionada em vez de apenas copiá-lo. Se você quiser excluir o conteúdo da célula selecionada após ter colado em outro lugar, basta fazer isso em vez de "copiar". O motivo de aconselharmos a não utilização do comando "recortar" é que, ao recortar, você perde a célula original como referência assim você não consegue qualquer alteração que ocorre na célula, resultante da cópia. Por exemplo, a célula pode conter uma fórmula cujo resultado você deseja que continue inalterado devido ao movimento, ao passo que copiar > colar > excluir dá a oportunidade de verificar isso. Com certeza usaremos essa função moderadamente para dados importantes. 8.2 Colar Noções básicas "Colar" transfere o conteúdo de uma célula ou células (previamente copiadas) para a célula selecionada. Quando mais de uma célula é copiada, a célula selecionada para ser colada ficará no canto superior esquerdo de onde a seleção é copiada - o resto da seleção terá o mesmo posicionamento relativo que os dados originais. Exemplo Os números da tabela mostrada acima foram selecionados, copiados usando Ctrl-C e, em seguida, a célula D7 foi selecionada. Pressionar Ctrl-V agora cola a tabela inteira, preservando as posições relativas dos números: 2010 Excel com Negócios 3 Unidade 8: Edição

4 Assim como com a função copiar, para manter as coisas simples, é recomendável usar apenas duas das muitas maneiras para simplesmente colar uma usando o teclado e outra usando o mouse: Mantendo pressionada a tecla "Ctrl" e pressionando "V" (Ctrl-V); ou Clicando com o botão direito do mouse sobre as células selecionadas para acessar o menu e selecionando Colar. O que está sendo colado? CTRL-V, ou simplesmente "Colar", reproduz o conteúdo e a formatação da célula copiada. Se linhas ou colunas inteiras foram selecionadas, a altura/largura delas também seria copiada. Da mesma forma, se a célula tiver um comentário anexado, esse comentário também será copiado. O conteúdo da célula é tudo o que aparece na barra de Fórmulas quando a célula é selecionada. Este conteúdo pode ser uma fórmula (nesse caso, ele é precedido por um sinal de =), ou dados (nesse caso, ele aparece sozinho). O resultado da célula (como o texto ou os números aparecem na célula na planilha) pode mudar quando uma célula é copiada/colada em outro lugar se esse resultado é baseado em uma fórmula. Células de dados sempre permanecem fixas quando copiadas - seu conteúdo e o resultado são idênticos. A formatação da célula abrange: o A aparência da célula (cor de preenchimento, borda, tipo e tamanho da fonte, orientação do texto dentro dela, etc.) o O "tipo" da célula. Se a célula contém um número, texto ou uma data (consulte a Unidade 28: Formatação de Número) Exemplo O exemplo a seguir mostra essas propriedades para a célula A Excel com Negócios 4 Unidade 8: Edição

5 Aparência: cor do plano de fundo amarela, fonte em negrito itálico, Conteúdo: Fórmula SOMA(A1:A3) Tipo: Número Resultado: 9 Copiar uma célula sempre copia todas essas informações. A função Colar, no entanto, pode ser seletiva você pode optar por colar apenas o conteúdo, ou apenas a formatação, por exemplo. Colar parcial Copiar apenas os resultados Depois de copiar uma célula ou células, e após selecionar um destino para essa célula ou células, você pode colar apenas seus resultados selecionando o menu colar na Faixa de Opções: Início > Área de Transferência > Menu Colar > Valores Copiar apenas formatos Depois de copiar uma célula ou células, e após selecionar um destino para essa célula ou células, você pode colar apenas seus formatos, selecionando o menu colar na Faixa de Opções: Início > Área de Transferência > Menu Colar > Colar Especial (e em seguida, selecionando a opção "Formatos") Problemas Em se tratando da função colar, existem alguns possíveis problemas que vale a pena conhecer. Copiar e colar área com tamanho e forma diferentes Este "erro" é apresentado da seguinte forma: 2010 Excel com Negócios 5 Unidade 8: Edição

6 Esse "erro" ocorre se as células copiadas não se "encaixam" no espaço onde você deseja copiá-las. Geralmente isso acontece se você selecionar uma planilha inteira 1 para copiar e, em seguida, tentar colá-la em qualquer célula diferente da célula A1. Nesse caso, a planilha copiada "ultrapassa" a borda da planilha para onde você quer copiá-la. Também é preciso ter cuidado se você estiver copiando e colando em uma planilha com células mescladas - não é possível alterar parte de uma célula mesclada; portanto, se sua cópia cobrir parcialmente essa célula, não será permitido colar. Números formatados como texto Um imprevisto que pode ocorrer com dados importados ou copiados para uma planilha (em oposição a dados digitados) é o Excel interpretar números como texto. Se isso acontecer, essas células não serão incluídas em uma SOMA quando selecionadas será como se fossem letras. Em versões mais recentes do Excel (a partir do 2003), será exibido um aviso sinalizando isso um triângulo verde localizado no canto superior esquerdo da célula; quando o mouse é movido sobre ela, aparece a mensagem "número armazenado como texto". Consulte a Unidade 28: Formatação de Número, para obter mais informações sobre isso. 8.3 Inserir Diferenças entre copiar e colar Inserir uma célula move células para a direita ou para baixo, para "abrir espaço". O recurso inteligente da função inserir faz com quaisquer fórmulas nessas células movidas sejam ajustadas de modo que ainda façam referência aos mesmos lançamentos digitados. Assim, se uma fórmula em algum lugar em uma planilha refere-se à célula A4, e uma célula for inserida, deslocando assim a célula A4 uma célula para baixo, a fórmula será automaticamente atualizada para se referir à célula A5. 1 Ou uma linha inteira, ou uma coluna inteira de células Excel com Negócios 6 Unidade 8: Edição

7 Exemplo No exemplo acima, as células amarelas estão preenchidas com vínculos para as células A7 e B7 respectivamente (para fazer referência a outras células, consulte a Unidade 11: Referências de Célula) Clicar em Inserir Células da Faixa de Opções: apresenta o menu abaixo Escolher deslocar células para baixo faz com que Argentina e Austrália sejam deslocados para baixo na tabela, mas as células amarelas continuam vinculadas à 2010 Excel com Negócios 7 Unidade 8: Edição

8 Argentina (a fórmula nas células amarelas atualiza automaticamente para acomodar as células inseridas): Mover células para os "espaços" Manter a tecla Shift pressionada e, em seguida, clicar e arrastar uma célula, faz com que a célula seja inserida quando você soltar o botão do mouse (em oposição a copiada sobre uma célula). Esse é um truque que vale a pena conhecer. Exemplo Neste exemplo, clicar em "Essex" enquanto pressiona a tecla Shift e arrastando-a para a direita, faz com que, quando o botão do mouse é solto, a célula seja inserida entre Surrey e Hampshire. O cursor assume a forma circulada em vermelho, indicando onde a célula será inserida. As outras células fecham em torno da célula que foi deslocada portanto, Sussex foi movida para a esquerda, na coluna B para preencher o espaço deixado pela célula com Essex Excel com Negócios 8 Unidade 8: Edição