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- Maria das Neves de Lacerda Dias
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1 EXCEL PARA TODOS 1
2 AULA 02 INTRODUÇÃO A FÓRMULAS Oi Pessoal, Bem-vindos ao 2º capítulo do curso Excel para Todos do GAPE! Estou certo que você já começou a utilizar o que foi aprendido no primeiro capítulo e agora está ansioso para aprender mais ferramentas. Nesse novo capítulo, nós vamos estudar e praticar algumas fórmulas iniciais, muito utilizadas para gerar informação com a base de dados que você já possui. É imprescindível fazer os exercícios propostos, tirar suas dúvidas com nosso tutore e aplicar, aplicar e aplicar. O sucesso desse curso está na sua aplicação, contamos com você! Bons estudos! 1. Introdução O Excel tem em torno de 500 fórmulas, classificadas em diversas bibliotecas de funções: 2
3 Nós vamos aprender todas elas? Com certeza não, nem se trata do foco desse nosso curso. Escolhemos para nosso curso as principais fórmulas que temos visto nas empresas em que atuamos e que mais benefícios poderá trazer para sua carreira também. Veremos as seguintes fórmulas que foram dividimos em dois capítulos: Capítulo 2 - Introdução a Fórmulas: Soma Média Máximo Mínimo Arredondamentos Se (com duas variáveis) Capítulo 3 - Fórmulas Avançadas: Se/E Se/Ou Subtotal Somase Procv A estrutura: Nesse capítulo e no próximo, vamos estudar cada fórmula da seguinte maneira: Sua função: Ou seja, para que serve a fórmula que estaremos estudando. Isso ajudará você a entender como ela funciona. A estrutura da fórmula: No Excel, há uma lista dos argumentos da fórmula, ou seja, informações que você deve providenciar para que o Excel trabalhe como você deseja. Essa opção abre ao clicar no símbolo, ao lado da barra de fórmulas. 3
4 Que perguntas devo pensar antes de utilizar a fórmula? Você só utiliza fórmulas quando quer resolver algum problema. Essa lista de perguntas te ajuda a compreender se a fórmula selecionada te ajudará a resolver o seu problema. 2. Fórmulas Excel Bom, agora vamos às fórmulas. Você entenderá melhor praticando. RECORDANDO: toda fórmula no Excel inicia com o símbolo de Igualdade (=) Soma Qual a função? Fórmula SOMA (ou SUM em inglês) possibilita a soma de um grupo de células. Ok. Tenho certeza que você já sabe somar! Mas no Excel não é necessário o uso do símbolo +, essa fórmula amplia a quantidade de células que podem ser somadas ao mesmo tempo. Qual estrutura da fórmula? Que perguntas devo pensar antes de utilizar a fórmula? O que quero somar? Qual o total que pretendo descobrir? Assim como no capítulo anterior, vamos testar cada funcionalidade juntos, na nossa planilha, pois no Excel só se aprende praticando. 4
5 No nosso arquivo de exercícios, temos uma lista de produtos e suas respectivas quantidades já valorizadas: O que queremos saber? Quantos reais temos de estoque desses produtos. Por isso utilizaremos a fórmula de SOMA. Para isso, selecionaremos a célula em cinza: Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =SOMA( E clicar no para abrir a lista de argumentos: 5
6 Clicar no símbolo para selecionar as células que se pretende somar: Clicar novamente em para retomar a lista de argumentos: 6
7 E então clicar em OK! Pronto, sua fórmula está pronta! Você tem atualmente R$ 3.280,00 de produto em estoque. Com a prática, deixa de ser necessário abrir essa tabela de argumentos, podendo-se digitar diretamente após o 1º parêntese as células selecionadas, fechando parêntese em seguida. Como se trata de um curso básico de Excel, e para facilitar nossa didática, apresentaremos todas as fórmulas abrindo a tabela de argumentos, para que todos possam entender cada fórmula apresentada em sua totalidade. 7
8 2.2. Média Qual a função? Fórmula MÉDIA (ou AVERAGE em inglês) calcula a média aritmética das células selecionadas. (Se tiver células vazias ele não as conta). Essa informação das células vazias se faz importante, porque é uma dúvida de muitos de nossos alunos. Muitos pensam que o Excel consideraria o vazio como zero, reduzindo a média. Mas não é verdade, o Excel só considera zero, se você incluir zero (0). Qual estrutura da fórmula? Que perguntas devo pensar antes de utilizar a fórmula? o O que quero saber a média? o Média de que pretendo descobrir? Vamos ao exercício! Pegando a tabela que acabamos de utilizar para estudar a fórmula SOMA, vamos ver agora quantos reais em média temos para cada linha e qual a média de número de produtos. Para isso, selecionaremos a célula em cinza (vamos selecionar uma de cada vez, essa primeira para ver a média de dinheiro em cada linha). 8
9 Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =MÉDIA( E clicar no para abrir a lista de argumentos: Clicar no símbolo para selecionar as células que se pretende saber a média: 9
10 Clicar novamente em para retomar a lista de argumentos: E então clicar em OK! 10
11 Pronto, sua fórmula está pronta! Você tem atualmente R$ 469,00 em média de cada linha de produto. Vamos fazer o mesmo para descobrir a quantidade média de produtos em cada linha? Para isso, selecionaremos a célula de cor cinza (agora a segunda, para ver a média de quantidade em cada linha). Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =MÉDIA( E clicar no para abrir a lista de argumentos: 11
12 Clicar no símbolo para selecionar as células que se pretende saber a média: Clicar novamente em para retomar a lista de argumentos: 12
13 E então clicar em OK! Você tem atualmente 3,9 produtos em média de cada linha de produto Máximo e Mínimo Qual a função? Fórmula MÁXIMO (ou MAX em inglês) retorna o valor máximo das células selecionadas. Fórmula MÍNIMO (ou MINI em inglês) retorna o valor mínimo das células selecionadas. 13
14 Qual estrutura da fórmula? Que perguntas devo pensar antes de utilizar a fórmula? De quais valores preciso identificar o valor máximo ou mínimo? Vamos ao exercício! Na nossa tabela de exercícios, vamos buscar os valores máximo e mínimo que são pagos para uma lista de produtos. Para isso, selecionaremos a célula em cinza (vamos selecionar uma de cada vez, essa primeira para ver o preço máximo). Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =MÁXIMO( 14
15 E clicar no para abrir a lista de argumentos: Clicar no símbolo máximo: para selecionar as células que se pretende retornar o valor Clicar novamente em para retomar a lista de argumentos: 15
16 E então clicar em OK! Pronto, sua fórmula está pronta! O preço máximo que você paga por um produto é de R$200,00. Vamos fazer o mesmo para descobrir o preço mínimo pago por um produto? Para isso, selecionaremos a célula em cinza (agora a segunda para ver o preço mínimo). 16
17 Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =MÍNIMO( E clicar no para abrir a lista de argumentos: 17
18 Clicar no símbolo mínimo: para selecionar as células que se pretende retornar o valor Clicar novamente em para retomar a lista de argumentos: E então clicar em OK! 18
19 Você paga atualmente R$60,00 no mínimo por um produto. Se você chegou até aqui, testou e está ficando cansado, vou te contar uma novidade. O Excel sabe que essas são as fórmulas mais simples e usadas, então, arrumou outro jeito de te informar esses dados sem precisar incluir uma fórmula. Então a fórmula não é útil? É claro que elas são, mas para soma, média, máximo e mínimo, muitas vezes você precisa de uma resposta rápida, não vai precisar mais dessa informação. Por isso, vamos ver rapidamente como descobrir esses valores sem precisar incluir fórmulas. Pegando o exemplo da soma e da média: Selecione as células de E4 a E10: 19
20 Agora dê uma olhada na barra inferior direita do Excel: Viu? O Excel já calculou e já te informou quanto seria. E quanto ao valor máximo e mínimo? Bem, vamos aprender a incluir essa informação nessa barra. Primeiramente, selecione as células C27 a C33: 20
21 Na mesma barra que vimos no exemplo anterior, clique com o outro botão do mouse: Abriu-se uma lista grande de opções. Vamos focar na parte abaixo: 21
22 Se você clicar em Máximo e Mínimo, essas informações começarão a aparecer na barra inferior: 2.4. Fórmulas de arredondamento Essas fórmulas têm a função de arredondar os números no Excel. No nosso primeiro capítulo, você aprendeu a reduzir o número de casas decimais visualizadas, o que é diferente de arredondar. Sabe qual a diferença? Pois bem, vamos pegar um exemplo: Quanto está o litro da gasolina? Digamos que esteja a R$ 3,999. Esse é o valor que a máquina calcula. Você poderia reduzir a visualização para R$ 4, mas a máquina continuaria utilizando R$ 3,999. Mas você por acaso tem moedas de R$ 0,001? Não, então a máquina arredonda para múltiplos de centavos pelo menos. Vamos às principais funções! Qual a função? Fórmula ARRED (ou ROUND em inglês) arredondamento matemático (ou seja, menor que 4, para baixo e maior ou igual a 5 para cima) Fórmula ARREDONDAR.PARA.CIMA (ou ROUNDUP em inglês) arredondamento para cima. Fórmula ARREDONDAR.PARA.BAIXO (ou ROUNDDOWN em inglês) arredondamento para baixo. 22
23 Qual estrutura da fórmula? Que perguntas devo pensar antes de utilizar a fórmula? o Preciso arredondar com qual critério? o Quantas casas decimais preciso? Vamos praticar! Na nossa tabela de exercícios, vamos arredondar o mesmo número nas 3 condições acima, sem casas decimais e com 1 casa decimal. Para isso, selecionaremos a célula em cinza (vamos selecionar primeiro a da coluna C, sem casa decimal). Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =ARRED(, =ARREDONDAR.PARA.CIMA( e =ARREDONDAR.PARA.BAIXO( Em cada célula: Clicar no para abrir a lista de argumentos: 23
24 Clicar no símbolo para selecionar as células e colocar 0 (zero) na opção Num.dígitos (pois queremos arredondar sem casa decimal). E então clicar em OK! Pronto, suas fórmulas estão prontas! Vamos fazer o mesmo para arredondamento com 1 casa decimal: Para isso, selecionaremos a célula em cinza (vamos selecionar as da coluna D, com 1 casa decimal). 24
25 Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =ARRED(, =ARREDONDAR.PARA.CIMA( e =ARREDONDAR.PARA.BAIXO( Em cada célula: Clicar no para abrir a lista de argumentos: Clicar no símbolo para selecionar as células e colocar 1 na opção Num.dígitos (pois queremos arredondar com 1 casa decimal). E então clicar em OK! Pronto, suas fórmulas estão prontas! 2.5. Se 25
26 Qual a função? Fórmula SE (ou IF em inglês) retorna um valor se a condição especificada for Verdadeira e retorna um outro valor caso seja Falsa. Os valores verdadeiro e falso permitem uma conta. Essa é uma fórmula muito importante e veremos um pouco mais de seu uso no próximo capítulo. Qual estrutura da fórmula? Que perguntas devo pensar antes de utilizar a fórmula? o O que eu preciso avaliar? o Qual teste quero fazer? o O que espero que aconteça se verdadeiro? Incluir fórmula o O que espero que aconteça se falso? Incluir fórmula Vamos ao exercício! Você já frequentou as cadeiras escolares e sabe o quanto precisa estudar para ser aprovado ou ser reprovado. Sabe a pressão que é! Logo, no nosso último exemplo desse capítulo, vamos pegar uma lista com alguns alunos e suas notas. Para saber quem está aprovado, vamos considerar que notas maiores ou iguais a 7 são de aprovação e menores que 7 de reprovação. Vamos selecionar a primeira célula cinza: 26
27 Na barra de fórmulas: Incluir a fórmula =SE( E clicar no para abrir a lista de argumentos: Vamos preencher cada passo: 27
28 Aqui, iremos colocar uma expressão que norteie que indique o que é verdadeiro e o que é falso. No nosso exemplo, chamaremos de verdadeiro o aluno ser aprovado e falso ser reprovado. Logo, o teste lógico a ser feito é ver se a nota do aluno (no nosso exemplo, a nota da Bruna encontra-se na célula C45) é maior ou igual a 7: Quando o valor for verdadeiro, iremos pedir para a célula ficar com a palavra APROVADO (para o Excel entender que se trata de um texto, vamos colocar a palavra entre aspas ): Quando o valor for falso, iremos pedir para a célula ficar com a palavra REPROVADO (para o Excel entender que se trata de um texto, vamos colocar a palavra entre aspas ): Tudo preenchido fica: 28
29 E então clicar em OK! Pronto, sua fórmula está pronta! Sua aluna Bruna está aprovada! Vamos ver os demais? É só copiar essa célula cinza para as demais: É SUA 1ª VEZ NO EXCEL? Bom, então vale mais algumas dicas: Para copiar qualquer informação, você pode clicar com o botão direito na célula e escolher a opção Copiar: Para colar, você deve ir a célula em que você deseja incluir essa informação copiada, clicar com o botão direito e selecionar a opção Colar: 29
30 Há diversas opções de colar, na dúvida do uso, utilize sempre a primeira. Outra forma bem comum e bem mais simples é copiar com Ctrl C e colar com Ctrl V Nesse exemplo, outra maneira bem rápida seria arrastando a célula para as demais: 1. Vá até o canto da célula a ser arrastada, até que apareça uma cruz escura; 2. Mantendo o dedo no botão esquerdo, arraste a célula até o final: 30
31 Esse é o final do nosso segundo capítulo! Espero que tenha sido prazeroso e proveitoso, assim como foi um prazer para nossa equipe montar esse material. Nesse capítulo você pôde: Aprender um pouco mais sobre fórmulas do Excel; Aprender a utilizar as fórmulas básicas de Soma, Média, Máximo e Mínimo; Aprender a fazer arredondamentos; Aprender a fazer testes lógicos, com o uso da fórmula SE. Esperamos por você no próximo capítulo: Fórmulas Avançadas. Utilize nosso formulário para tirar suas dúvidas. Estamos ávidos para ouvir seu feedback. Abraço! 31
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