Orçamentos, propostas, contratos, prazos e cronograma

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1 Orçamentos, propostas, contratos, prazos e cronograma Introdução Você sabe como elaborar uma proposta de trabalho de consultoria organizacional? Quanto você pode cobrar pelo trabalho que irá realizar? Como convencer o cliente de que o preço do serviço é justo? Esses são os questionamentos mais frequentes que os consultores organizacionais enfrentam ao buscar fechar um negócio com o cliente. O momento de elaboração da proposta de trabalho, a qual também inclui orçamentos, prazos, cronogramas e contratos, é crucial para o que o consultor faça negócio com o cliente. Afinal, a proposta de trabalho será o balizador de toda a execução do serviço a ser prestado, bem como a sua contrapartida, ou seja, a remuneração do consultor. Ao final desta aula, você será capaz de: entender como elaborar orçamentos, propostas, contratos, e determinar prazos e cronogramas. Elaboração da proposta de trabalho de consultoria Para iniciar a elaboração da proposta de trabalho de consultoria organizacional, é essencial que o consultor já tenha tido uma reunião com o cliente para o levantamento prévio de suas demandas. Por quê? Essa reunião prévia permite justamente que o consultor entenda o problema do cliente como também avalie se tem a capacidade técnica e experiência para gerar soluções inteligentes ao problema. É também o momento de definir a metodologia de trabalho, analisar o custo-benefício da proposta e identificar a viabilidade do trabalho

2 Figura 1 - Proposta de Trabalho Fonte: Phovoir / Shutterstock Segundo Parreira (1997, p ), a proposta de trabalho em consultoria organizacional é composta por três partes: contrato comercial, proposta técnica e orçamento financeiro. Confira a seguir as características de cada uma dessas partes: Contrato comercial: o os objetivos da prestação de serviços de consultoria; o garantias dos serviços; o direitos e deveres de ambas as partes; o referências à proposta técnica e ao orçamento financeiro; o cláusulas sobre rescisão e renovação etc. Proposta técnica: o o levantamento prévio de necessidades; o recursos humanos e materiais envolvidos; o os problemas levantados, a metodologia a ser empregada e os resultados esperados; o tempos e prazos para o serviço proposto Orçamento financeiro: o custos; o despesas; o honorários dos consultores; o formas de pagamento por fase ou tarefa

3 FIQUE ATENTO Toda a proposta de trabalho pode ser renegociada antes e durante do início do trabalho. É comum que o cliente peça para o consultor rever a proposta de trabalho em si, a metodologia, o orçamento financeiro, os prazos e as formas de pagamento, entre outros aspectos. Portanto, fique atento a essas possibilidades ao elaborar a proposta de trabalho, incluindo um pouco de gordura, isto é, uma brecha para negociação, principalmente, no orçamento financeiro, custos e prazos. Agora, perceba a seguir um exemplo de proposta de trabalho de consultoria em treinamento de líderes de uma empresa cliente. Quadro 1 - Modelo de proposta de trabalho em consultoria organizacional de treinamento de líderes - 3 -

4 Fonte: Elaborado pela autora, 2017 Esse modelo de proposta é considerado tradicional, ou seja, ele não é único e definitivo. Desta forma, o consultor -4-

5 Esse modelo de proposta é considerado tradicional, ou seja, ele não é único e definitivo. Desta forma, o consultor tem a liberdade de elaborar um modelo que melhor se adeque à necessidade de resposta ao cliente. FIQUE ATENTO A elaboração do cronograma de trabalho é muito importante. O cronograma deve ser avaliado e aprovado pelo cliente para a execução do trabalho. Você deve considerar no cronograma prazos para aquisição de materiais, softwares, contratação de profissionais, entre outros itens, sob o risco de dimensionar o tempo inadequadamente. O modelo de proposta demonstrado no Quadro 1 é apenas uma das formas que o consultor pode elaborar uma proposta de trabalho, pois, lembre-se de que o melhor modelo a ser adotado é aquele que seja adequado à demanda do cliente. Orçamentos, honorários e custos O orçamento é o composto financeiro de toda a proposta de trabalho de consultoria organizacional. Portanto, neste momento, vamos focar na formação dos honorários dos consultores, bem como nos custos associados ao trabalho

6 Figura 2 - Orçamento de projeto Fonte: Andrey_Popov / Shutterstock A seguir, veremos mais explicações sobre as práticas de elaboração de orçamento, honorários e outros custos de projetos de trabalho. Honorários dos consultores Vamos supor que, para o trabalho proposto no Quadro 1, teremos três consultores envolvidos. Um deles irá conduzir os seminários com os líderes da empresa, o segundo consultor irá conduzir as reuniões de coaching e /ou mentoring, e o terceiro, considerado consultor sênior, irá supervisionar o trabalho dos consultores anteriores. Orçar os honorários dos consultores, normalmente, acontece de duas formas: contrato por hora trabalhada ou por pacote de trabalho. A empresa de consultoria deve aplicar a forma que melhor atende à demanda de trabalho para o cliente onde o trabalho irá ser executado

7 EXEMPLO O consultor pode usar como referencial de honorários o valor hora que a sua classe profissional orienta. Normalmente, os conselhos de classe divulgam anualmente o quanto custa a hora do profissional ligado àquele conselho de classe. Ou o profissional pode adotar a média que é cobrada entre os profissionais que fazem o mesmo serviço. Este último é mais difícil, pois é complicado obter essas informações entre os profissionais como também concordar com todos os critérios de formação de preço. Por pacote de trabalho, a empresa de consultoria pode selecionar os consultores considerando um valor fixo o qual será pago até à conclusão do trabalho. É possível que a consultoria dê uma antecipação no início do trabalho, outro pagamento no meio do trabalho, e o restante no final. Quando os honorários são calculados por hora, então, a empresa de consultoria, além de selecionar profissionais consultores com essa proposta, deverá ficar atenta também às formas de pagamento, podendo adotar ou não a sugestão mencionada. Custos totais associados à proposta de consultoria organizacional Considere como custo todos os investimentos que a consultoria terá que disponibilizar para realizar o trabalho junto ao cliente. Confira o modelo a seguir, o qual foi inspirado nos eventos do Quadro 1. Considere custos adicionais, os quais não foram especificados neste modelo, por exemplo, aquisição de materiais e máquinas, contratação de profissionais etc. Tabela 1 - Planilha de orçamento do projeto de treinamento Fonte: Elaborada pela autora,

8 Por fim, vale ressaltar que é muito importante a empresa de consultoria e o consultor determinarem as respectivas margens de ganhos financeiros ou lucros por projeto. SAIBA MAIS Para entender melhor como elaborar orçamentos, considerando informações contábeis, visite Portal da Contabilidade, disponível em: < /orcamentoempresarial.htm> Além disso, veja mais sobre orçamentos financeiros nesta matéria da Revista Exame, disponível em: < A definição dos ganhos de cada profissional deve acontecer no ato da elaboração da proposta ao cliente. Por isso, é um detalhe de extrema importância. Fechamento Agora você já entendeu como elaborar uma proposta de trabalho de consultoria. Desta forma, fique sempre atento aos pequenos detalhes da proposta. Lembre-se de consultar colegas mais experientes na hora de elaborar uma proposta. E não se esqueça de que o contrato de trabalho sempre será elaborado por um profissional advogado. Nesta aula, você teve a oportunidade de: aprender a elaborar uma proposta de trabalho de consultoria organizacional; entender como elaborar o orçamento da proposta, considerando todos os custos do trabalho que será executado; elaborar um cronograma, considerando os prazos para a execução do trabalho. Referências FISCHER, R.; URY, W. L.; PATTON, B. Janeiro: Imago, Como chegar ao sim: negociação de acordos sem concessões. 3. ed. Rio de PARREIRA, F. E. Consultoria: Consultores e Clientes. São Paulo: Ed. Érica, QUINTELLA, H. M. Books, Manual de Psicologia Organizacional da Consultoria Vencedora. São Paulo: Makron - 8 -