Administração de Projetos Conceitos básicos: definições, características e ciclo de vida Prof. Robson Almeida
O que é um Projeto? É um problema programado para ser resolvido (Dr. J.M. Juran) É um trabalho a ser executado com um objetivo final bem definido. Nas empresas, em geral, projeto se refere a um conjunto de atividades relacionadas umas às outras, envolvendo em alguma coisa que será realizada uma única vez durante um período de tempo (Mary Duffy)
O que é um Projeto? É um processo único e consistente, com um conjunto coordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidas para atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos. (ISO 10006:2003, Guia para qualidade em gerenciamento de projetos) É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. (PMBOK)
O que é um Projeto? Começo e fim definidos O fim é alcançado quando: Os objetivos são atingidos (SUCESSO) Fica claro que os objetivos não podem ou não serão atingidos (INSUCESSO) A necessidade que originou o projeto não existe mais (INSUCESSO)
Projeto Vs Operação por Pessoas O Que Recursos é Comum Limitados aos Dois? Planejados, Executados e Controlados
Projeto Vs Operação Projetos Temporário Único Resultado incerto Foco integração Operações Continua Repetitiva Padrão conhecido Foco na disciplina
Questão 1 Tudo o que segue são características de um projeto, exceto: a.temporário b.início e fim determinado c.atividades inter-relacionadas d.repetição mensal
Questão 2 O vice-presidente de marketing solicita que você mude a tela de entrada do Website da empresa, de modo a incluir um nome de usuário com, no mínimo, seis caracteres. Isso é considerado: a. Iniciação do projeto b. Operações continuadas c. Um projeto d. Execução do projeto
Questão 3 O diretor da empresa solicita que aquele problema de travamento de servidor de e-mail seja resolvido. Isso é considerado: a. Um projeto b. Objetivo do projeto c. Requisito do projeto d. Operações continuadas
Por que gerenciar projetos? Onde estão seus projetos? Quanto custa? (O que já foi gasto? Quanto ainda será?) Quando termina? O que será entregue? Como lidar com a complexidade do ambiente?
Gerenciamento de projetos e as mudanças A Gestão de Projetos combinada com o gerenciamento de mudanças pode permitir a concretização dos seguintes benefícios: Capacidade de reagir com rapidez às mudanças exigidas pelos clientes; Redução do impacto da mudança no orçamento e na programação; Aumento dos esforços de adição de valores em nome dos clientes; Boas relações com os clientes; Clientes mais satisfeitos
Complexidade do ambiente O ambiente de projetos envolve sempre um grau de incerteza devido ao número de variáveis que precisam ser controladas. Restrição de Recursos Time-to-market Governo / Leis Retorno do Investimento Diversos Stakeholders Fornecedores e Subcontratados Novas Tecnologias Dispersão Geográfica Interdependência Planejamento e Controle
Como gerenciar projetos? Aplicando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas as atividades de projeto para atingir os requisitos Inclui: Identificação das necessidades dos stakeholders Estabelecimentos dos objetivos Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas (stakeholders)
Partes Interessadas (Stakeholders) São pessoas ou organizações envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto. Equipe Clientes Patrocinadores Organização executora
Questão 4 Foram considerados partes interessadas na época da construção da Itaipu, exceto: a. As comunidades das cidades do entorno do grande lago. b. Os moradores de Buenos Aires, uma vez que um improvável rompimento da barragem colocaria em risco suas vidas. c. Ambientalistas e funcionários da Itaipu que buscavam proteger os animais das áreas inundadas. d. As pessoas que trabalharam na construção da barragem.
Questão 5 O que devemos fazer com as partes interessadas? a. Identificá-los para reagir às suas influências negativas no projeto. b. Determinar suas expectativas e superá-las. c. Obrigatoriamente envolvê-los no projeto. d. Prever formas específicas de comunicação com cada um deles.
Questão 6 O que nunca devemos fazer em relação às partes interessadas? a. Não atendê-los. b. Agir reativamente. c. Ignorá-los. d. Trazê-los para a equipe.
Organização funcional Coordenação do projeto Diretor Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional
Organização projetizada Diretor Gerente de projeto Gerente de projeto Gerente de projeto Coordenação do projeto
Organizações Matriciais Organização Matricial Fraca Organização Matricial Balanceada Diretor Gerente funcional Gerente funcional Gerente funcional Coordenador de projetos
Organizações Matriciais Fortes Diretor Gerente dos gerentes de projetos Gerente funcional Gerente funcional Gerente funcional Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Coordenador de projetos
Organizações Matriciais Fortes
Vantagens e Desvantagens de cada modelo Funcional Vantagens Ligação alta do funcionário com a empresa Funcionário sabe quem é o chefe Desvantagens A alocação dos recursos não é focada no projeto Pouca força e respeito do Gerente de Projetos
Vantagens e Desvantagens de cada modelo Matricial Vantagens Otimiza alocação de recursos Recurso trabalha em processos (gerente funcional) e em projetos (gerente de projetos) Desvantagens Dupla subordinação (GF x GP) Competição por recursos
Vantagens e Desvantagens de cada modelo Projetizada Vantagens A dedicação dos recursos ao projeto é plena Flexibilidade para montagem de equipes Desvantagens Pouco vínculo do recurso com a empresa Problemas no final do projeto se o recurso não for realocado
Questão 7 Em que tipo de organizações os gerentes de projeto têm o mais alto nível de autoridade e poder? a. Estrutura por projetos. b. Matricial forte. c. Funcional. d. Matricial balanceada.
Questão 8 Em que tipo de estrutura organizacional o gerente de projetos normalmente tem menos autoridade? a. Funcional b. Matricial Fraca c. Projetizada d. Matricial Forte
Influências organizacionais Ativos de processos organizacionais Processos e procedimentos para condução do trabalho do projeto Diretrizes e critérios para as fases do projeto Políticas da empresa Modelos Procedimentos para controle de mudança Diretrizes padronizadas Base de conhecimento corporativa Gerenciamento de configurações Dados financeiros Informações históricas e lições aprendidas Fatores ambientais da empresa Cultura, estrutura e governança organizacional Distribuição geográfica de instalação e recursos Normas governamentais do setor Infraestrutura Recursos humanos existentes Condições do mercado Tolerância a risco Clima político Bancos de dados comerciais Sistemas de informação do gerenciamento do projeto
Habilidades interpessoais do gerente de projetos Liderança Desenvolvimento da Equipe Motivação Comunicação Influência Processo decisório Conhecimento político e cultural Negociação
Ciclo de vida Ciclo de Vida é o conjunto de fases de alguma coisa do Produto do Projeto do Gerenciamento do Projeto
Ciclo de vida do produto Projeto Projeto Projeto Projeto Qualquer produto possui um ciclo de vida com este mesmo formato.
PMBOK Ciclo de vida do projeto
Fonte: Ten Step Ciclo de vida do projeto
Ciclo de vida do projeto 1. Fases pela qual os projetos passam, sendo geralmente sequenciais. 2. Cada etapa do Ciclo de vida do Projeto tem suas particularidades (Conflitos-tipo) 3. Permitir o engajamento gradual de pessoal; 4. Estabelecer pontos de controle/decisão; e 5. Controlar o risco. Ex. Projeto Casa Projetos Executivos, Fundação, Superestrutura, Elétrica/Hidráulica e Acabamento
Ciclo de vida do projeto Existem diferentes ciclos de vida do projeto, que dependem do setor em que se trabalha ou das preferências da organização.
Esforço no Ciclo de Vida do Projeto Esforço Tempo Término do Projeto
Custo da mudança Custo das mudanças ou correções Tempo Término do Projeto
Fases do Gerenciamento do Projeto Definição e compromisso com o projeto Criação de um plano que garanta que a execução do projeto cumpra sua missão Iniciação Planejamento Coordenação de pessoas e recursos para realizar o plano Monitoramento e Controle Execução monitoração, controle e ações corretivas para garantir que os objetivos serãoatingidos Encerramento Essas fases são também denominadas Grupos de Processos
Fases do ciclo de vida do projeto IDÉIA > DESENHO > DESENVOLVIMENTO > ENTREGA Ciclo de vida genérico Ciclo de vida genérico (MAXIMIANO, 2009)
Ideia Descoberta da ideia ou visão do produto Todo projeto começa com uma idéia (às vezes, com um sonho) e passa por diferentes fases antes de se concretizar como produto que possa ser utilizado problemas, necessidades, encomendas de clientes ou da criatividade de mentes visionárias
Fonte: http://www.historicaldocuments.com/thomasedisonlightbulbpatent1.jpg Ideia A ideia corresponde à fase da inspiração, que corresponde a 10% do projeto. Proporção de Thomas Edison: 90% de transpiração 10% de inspiração a parte mais difícil de qualquer projeto dependem de criatividade e talento não se encontram com facilidade
Desenho (ou projeto do produto). Desenho O modelo mental transforma-se em um desenho detalhado do produto. Eventualmente, é feito um protótipo ou maquete do produto.
Desenvolvimento O produto é gradativamente elaborado.
Entrega É o momento de apresentar o produto. Não é o fim do projeto, mas apenas uma fase de transição para um novo projeto ou para atividades adicionais, como fabricação, distribuição e instalação de equipamentos, manutenção e treinamento.
Administração do ciclo de vida A essência da administração de um projeto é o planejamento e a execução das atividades de seu ciclo de vida, para que o produto seja fornecido ao final. Elaboração de um plano informações do produto a ser fornecido ao final Estimativas de custo e prazo com base na previsão das atividades a serem realizadas e nos recursos a serem aplicados no projeto
ESFORÇO Iniciação Planejamento Execução Encerramento Esforço no ciclo de vida do gerenciamento do projeto TEMPO Controle
O que são processos? Um processo é uma série de ações objetivando um resultado. Duas categorias: Processos de gerenciamento de projetos Processos de criação de um produto Se sobrepõe ao longo do projeto
O ciclo de vida do projeto: Questão 9 a. Não incorpora metodologia. b. É diferente para cada indústria. c. Gera vários projetos. d. Descreve atividades de gerenciamento de projetos.
Questão 10 Qual das seguintes opções reúne um conjunto de ferramentas e técnicas usadas para descrever, organizar e monitorar a execução das atividades do projeto? a. Gerentes de projeto b. PMBOK c. Gerenciamento de projetos d. Partes interessadas
Questão 11 Sua empresa desenvolve software customizado, porém decidiu desenvolver um aplicativo que será comercializado em larga escala. Qual das seguintes afirmações é verdadeira? a. Trata-se de um projeto, porque o novo produto nunca foi desenvolvido por sua empresa. b. Trata-se de uma operação continuada, porque a empresa atua no ramo de desenvolvimento. Esse software é apenas a reunião de algumas customizações. c. Trata-se de uma operação continuada, porque o novo aplicativo será vendido sem prazo determinado. d. Não é nem projeto e nem operação continuada. É o lançamento de um novo produto.
Considerações Planejamento, execução e controle são elementoschave da gerência de projetos. O tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase de execução. O objetivo central do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução.
Roteiro prático para administração de projetos Administrar um projeto significa planejar, organizar, executar e controlar as fases de seu ciclo de vida. Em termos práticos: Preparar o projeto Mobilizar os recursos Realizar as atividades Encerrar o projeto
Preparação do projeto Consiste em fazer um plano de projeto Definidas as três variáveis críticas de desempenho: escopo prazo custo
Preparação do projeto O processo de planejamento é gradual e sucessivo Avaliação inicial de interesse e viabilidade As etapas de avaliação são chamadas filtros do projeto
Preparação do projeto Preparação Idéia inicial Definição do produto Definição de atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Fonte: MAXIMIANO, 2009.
Começa com a aprovação da idéia ou da realização do projeto Detalhar os planos básicos Mobilizar os recursos Identificar, recrutar, organizar e orientar as pessoas Tomar providências para que os recursos estejam disponíveis Assegurar a colaboração dos fornecedores de serviços ou recursos Providências para o projeto comece com segurança
Mobilizar os recursos Estruturação Montagem da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Fonte: MAXIMIANO, 2009.
Realização das atividades A execução do projeto consiste em realizar as atividades e aplicar os recursos previstos nos planos A medida que as atividades se completam e os recursos são consumidos, o produto ou serviço se concretiza
Realização das atividades Execução Realização das atividades Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Fonte: MAXIMIANO, 2009.
Encerramento do projeto O encerramento depende da natureza do produto e de como foi definido seu ciclo de vida no planejamento Compreende a desmobilização e realocação da equipe demais recursos, homologação do produto, e o fechamento e apresentação das contas
Encerramento do projeto Preparação Estruturação Execução Conclusão Idéia inicial Montagem da equipe Realização das atividades Apresentação do produto Definição do produto Detalhamento dos planos Controle do progresso Aprovação do cliente Definição de atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Mobilização dos recursos Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Fechamento administrativo Desmobilização dos recursos Aprovação Início do projeto Conclusão do produto Início de novo ciclo de vida Fonte: MAXIMIANO, 2009.
Sobreposição planejamento e execução O processo de planejamento de um projeto é contínuo e anda em paralelo com o processo de execução.