Organização, Sistemas e Métodos Unidade 5
Ferramentas da Qualidade Brainstorming / Brainswriting GUT Método para Priorização de Problemas Diagrama de Causa e Efeito Histograma Gráfico de Controle Ciclo PDCA de Controle de Processos PERT / CPM (Tempo) Planejamento Estratégico Unidade 5 2
Ferramentas da Qualidade Brainstorming Brainstorming é um termo de origem britânica que pode ser traduzido como tempestade de idéias, no qual consiste em reunir um grupo de funcionários com o propósito de gerar idéias e emitir opiniões acerca dos diversos assuntos vivenciados na empresa. Unidade 5 3
Brainstorming Fases para condução de uma sessão 1º Escolha do Coordenador Poderá ser uma pessoa (interna ou externa) indicada pela direção da empresa ou escolhido pelos membros do grupo entre seus próprios componentes. Funções do Coordenador: Esclarecer sobre o tema e os objetivos da sessão; Conduzir as atividades, fazendo que o grupo se sinta à vontade; Estimular a imaginação e a criatividade dos participantes a exporem os problemas vivenciados na empresa e as possíveis soluções; Orienta os participantes no sentido de que não poderá haver críticas das idéias apresentadas durante a sessão; Ser o moderador e controlar o tempo de exposição de cada indivíduo. Unidade 5 4
Brainstorming Fases para condução de uma sessão 2º Anotar as idéias apresentadas Escrever todos os problemas de acordo com o ponto de vista de cada participante, colocar as idéias em um local visível para todos, de forma que na segunda etapa eles possam selecioná-las e priorizá-las. 3º Priorização dos Problemas Aplicar o GUT (técnica que apresentaremos a seguir). 4º Sessão de Sugestões Deverá ser promovido uma nova sessão, com o objetivo de oferecer sugestões para os problemas priorizados. 5º Relatório de Resultados Emitir relatório descrevendo os problemas identificados e a proposta de solução para cada um deles à direção da empresa. Unidade 5 5
Ferramentas da Qualidade Brainswriting O Brainswriting é um modelo semelhante ao Brainstorming, cujas diferenças essenciais são: as idéias são apresentadas por escrito e as contribuições são mais bem elaboradas, porque existe mais tempo para refletir sobre elas. Unidade 5 6
Brainswriting Fases para condução de uma sessão Basicamente as mesmas fases do brainstorming, acrescentando: Esclarecimentos iniciais, distribuição do material (lápis, folha de papel, etc). Solicitar a todos que escrevam de forma legível, façam silêncio e escrevam os problemas e/ou solução conforme o caso. Unidade 5 7
Brainswriting Fases para condução de uma sessão Após todos anotarem suas opiniões, solicita-se aos presentes que passem suas folhas para o colega ao lado, orientando para que a folha recebida seja analisada, podendo ser ampliada e enriquecida, sem, contudo, ser criticada. Processem rodadas até que a folha retorne a origem. Ao receber, a origem analisa as opiniões emitidas em relação às suas idéias, consolida-as e entrega-as ao Coordenador, que deverá elaborar um relatório a ser encaminhado à direção da empresa. Unidade 5 8
Ferramentas da Qualidade GUT Método para Priorização de Problemas É uma ferramenta que consiste, basicamente, em separar e priorizar os problemas para fins de análise e posterior resolução. Sua base é fundamentada no tripé: G Gravidade avaliar as conseqüências negativas que podem trazer para os clientes; U Urgência avaliar o tempo necessário ou disponível para corrigir os problemas levantados; T Tendência avaliar o comportamento evolutivo (irá melhorar ou piorar) da situação. Para cada um dos fatores acima deve ser atribuída uma nota de acordo com a relevância de cada problema levantado. (1 = baixo; 3 = médio e 5 = alto). Em seguida multiplicam-se os três fatores por eles próprios (G X U X T = OP), onde o OP é o resultado que estabelece a Ordem de Prioridade para resolução dos problemas apresentados. Unidade 5 9
GUT Método para Priorização de Problemas Quadro de Prioridades Para facilitar os cálculos e definir as prioridades, deve-se utilizar o Quadro de Prioridades - QP, onde cada participante analisa e avalia cada fator, atribuindo-lhes notas 1, 3 ou 5, relacionadas ao problema levantado. O QP acima demonstra que os problemas deverão ser resolvidos na seguinte ordem: 2, 1, 4, 3 e finalmente o problema 5. Unidade 5 10
Ferramentas da Qualidade Diagrama de Causa e Efeito - DCE O DCE também conhecido como Espinha de Peixe é uma técnica japonesa que possui múltiplas funções, sendo utilizada para levantar e identificar as causas dos diversos problemas existentes nos processos, além de fornecer subsídios para analisá-los. Para tanto é necessário aplicar, em conjunto o método dos porquês. Normalmente os elementos mais utilizados como causas podem ser visualizados abaixo: Unidade 5 11
Diagrama de Causa e Efeito DCE Roteiro para Elaboração Defina o problema (anomalia ou efeito) a ser analisado. Levante as causas prováveis que possam estar contribuindo para gerar o problema. Elabore o diagrama (Ex. processo ensino-aprendizagem). Unidade 5 12
Diagrama de Causa e Efeito DCE Método dos Porquês Com o objetivo de analisar o processo, aplica-se a técnica dos porquês, que deve se utilizada uma, duas ou quantas vezes forem necessárias até chegar à causa fundamental do problema. Ex. com base no diagrama anterior (Recursos audiovisuais inexistentes) Por que não existem recurso audiovisuais na escola? Resposta: porque nunca foram solicitados. Por que nunca foram solicitados? Resposta: porque os alunos e professores julgam que a direção não irá adquiri-los. Por que fazem este julgamento? Resposta: porque tudo que é solicitado recebe um não como resposta. Unidade 5 13
Diagrama de Causa e Efeito DCE Método dos Porquês SOLUÇÃO: Mostrar à direção da escola o quanto poderão ser úteis os recursos audiovisuais no processo ensinoaprendizagem. Formalizar o pedido com a participação de todos os interessados (abaixoassinado). Unidade 5 14
Ferramentas da Qualidade Ciclo PDCA de Controle de Processos O Ciclo PDCA (QC Story ou Método de Solução de Problemas) é um método gerencial utilizado tanto na manutenção dos padrões como na melhoria dos padrões. O método apresenta duas grandes vantagens: possibilita a solução de problemas de maneira científica / efetiva e permite que cada pessoa da organização se capacite para resolver os problemas específicos de sua responsabilidade. O PDCA constitui-se em uma peça fundamental para o controle da qualidade e deve ser dominado por todas as pessoas da empresa. A P C D Unidade 5 15
Ferramentas da Qualidade Ciclo PDCA de Controle de Processos Resumo para utilização do PDCA Unidade 5 16
Ferramentas da Qualidade Ciclo PDCA de Controle de Processos Metodologia para aplicação do PDCA Unidade 5 17