ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO - SAEB SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO PÚBLICA - SGP. PLANO DIRETOR DE GESTÃO - PDG Elaboração do PMG

Transcrição

1 ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO - SAEB SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO PÚBLICA - SGP PLANO DIRETOR DE GESTÃO - PDG Elaboração do PMG

2 OPERACIONALIZAÇÃO Etapas de implementação Ciclo Sensibilização da Alta Administração Definição da equipe de auto-avaliadores Capacitação em Auto-Avaliação e na elaboração do PMG Elaboração da Auto-Avaliação Validação externa do relatório de gestão Construção do PMG Disseminação da Sistemática de Monitoramento e Avaliação do PDG Implementação do PMG Monitoramento e avaliação do PDG Auto-Avaliação fim/reinício do ciclo

3 Priorização das Oportunidades de Melhoria Finalidade selecionar as oportunidades de melhoria que serão foco do Plano de Melhoria da Gestão Oportunidades de Melhoria Metas de Melhoria PMG

4 Antes de Priorizar Fazer uma listagem com todas as oportunidades de melhoria (OM) para análise Agrupar aquelas OM que sejam semelhantes ou complementares em uma única redação Observando o conjunto das OM, considerar as seguintes questões: Já existe algum projeto ou atividade em andamento que tenha relação direta com alguma das OM identificadas? Existe alguma OM referente a um problema, melhoria ou inovação que a alta administração tenha manifestado interesse em resolver ou implementar? Existe alguma OM que o grupo de auto-avaliadores considere de grande relevância?

5 Dicas para priorização Resistir à vontade de colocar todas as oportunidades de melhoria como prioritárias Estabelecer um ponto de corte As ferramentas de priorização auxiliam, mas não substituem a percepção da organização sobre si mesma

6 MATRIZ BASICO BASICO é uma metodologia para priorizar alternativas com base na relação de CUSTO x BENEFÍCIO x EXEQUIBILIDADE

7 OPORTUNIDADE DE MELHORIA MATRIZ BASICO TOTAL DE PONTOS CLASSIFICAÇÃO (Prioridade) Benefício (B) Abrangência (A) Satisfação intena (S) Investimentos necessários (I) Cliente (C.) Operacionalização (O)

8 MATRIZ BASICO Beneficio: representa o impacto da solução para a organização Abrangência: significa o montante de servidores que serão alcançados pela solução Satisfação do Cliente Interno: com a implantação da solução Investimento requerido: montante de recursos financeiros necessário Cliente: Satisfação do cliente externo com a implantação da solução Operacionalidade: diz respeito a resistência a mudança, impedimentos legais; domínio de tecnologia; simplicidade de implantação

9 MATRIZ BASICO CONTAGEM DE PONTOS Nota Benefícios Abrangência Satisfação interna Investimentos Cliente Operação 5 Grande (de vital importância) Grande Grande Baixo ou nenhum Grande Fácil implantação 3 Razoável Média Média Médio Média Média facilidade 1 Pouco ou nenhum Pequena Pequena ou nenhuma Alto Pequena ou nenhuma Difícil implantação

10 MATRIZ BASICO - Regras 1)Soma dos pontos atribuídos ao fatores B, A, S, I, C e O. 2) Priorizar a que tiver maior pontuação em ordem decrescente 3)Em caso de empate, desempata-se segundo a observância da maior pontuação no fator de análise C. 4)Mantido o empate, aplica-se a mesma regra, observandose, sucessivamente, a maior pontuação nos fatores B, I, O, A e S. 5)Em caso de empate absoluto na pontuação de todos os fatores, proceder-se-á tentativa de consenso ou, em última instância, far-se-á votação, prevalecendo a opinião da maioria.

11 Matriz GUT PONTOS GRAVIDADE G URGÊNCIA U TENDÊNCIA T 5 Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves É necessária uma ação imediata. Se nada for feito, haverá um grande e imediato agravamento do problema. 3 Os prejuízos ou dificuldades são graves É necessária uma ação o mais cedo possível. Se nada for feito, haverá um agravamento do problema em médio prazo. 1 Os prejuízos ou dificuldades não são graves Não há pressa para agir. Se nada for feito, não haverá agravamento do problema, podendo até melhorar.

12 Matriz GUT G (gravidade): diz respeito ao custo, ao quanto se perderia pelo fato de não se melhorar/otimizar determinado processo de trabalho ou adotar determinadas medidas de inovação deste processo; U (urgência): refere-se ao prazo necessário para implementar melhorias ao processo, em que espaço de tempo o processo deve ser melhorado/otimizado, sob o risco de causar danos; T (tendência): refere-se à inclinação do processo em piorar, o grau de propensão em tornar-se problemático ou em agravar sua situação.

13 MATRIZ GUT - Regras 1)Multiplicação dos pontos atribuídos ao fatores G, U, e T. 2) Priorizar a que tiver maior pontuação em ordem decrescente 3)Em caso de empate na pontuação de todos os fatores, proceder-se-á tentativa de consenso ou, em última instância, far-se-á votação, prevalecendo a opinião da maioria.