1. HISTÓRICO DE REVISÕES Revisão: 02 Página 1 de 8 DATA REVISÃO RESUMO DE ALTERAÇÕES 20/08/2013 00 Emissão inicial 21/08/2014 01 Adequação dos fluxos de recebimento de coletas, separação de cargas e carregamento de veículos e da nomenclatura do registro Relação de Embarque. Definição mais clara da sistemática de tratativa de cargas com pendências. 28/10/2015 02 Atualização dos Fluxos. 2. OBJETIVO Definir procedimento, autoridades e responsabilidades nas atividades de programação e fornecimento de serviços de transporte. 3. APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a todos os serviços de transporte realizados sob a responsabilidade da EXATA CARGO. 3.1. Responsável pela adequação, implantação e melhoria do processo: 3.2. Interfaces internas GERENTE GERAL / GERENTE DE IMPLANTAÇÃO Todos os processos 3.3. Interfaces externa Clientes Embarcadores Prestadores de Serviços 4. REFERÊNCIAS NORMATIVAS Organismos públicos e privados de controle e fiscalização NBR ISO 9001:2008 - Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos. Manual do Sistema de Integrado de Gestão Legislação e regulamentos vigentes, aplicáveis ao meio ambiente e aspectos de segurança e saúde no trabalho. SASSMAQ / 2005 - Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade - ABIQUIM Elaboração Gerente de Implantação Aprovação Representante da Direção Marcley Mattos (Original assinado ) Ana Paula Araujo (Original Assinado) ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA
Revisão: 02 Página 2 de 8 5. DEFINIÇÕES 5.1. Pedido de Coleta: documento interno de registro de necessidade de serviços de Clientes 6. DESCRIÇÃO 6.1. Coleta de cargas nos Clientes NECESSIDADES DO As solicitações de coleta são recebidas por telefone, e-mail ou documentos de programação estabelecidos contratualmente ANALISAR CRITICAMENTE Analisar criticamente requisitos de atendimento à solicitação do Cliente: Requisitos específicos de clientes, (tais como, horário de entrega, pessoa a quem se reportar no local, forma de embalagem, entre outros), e de segurança no trabalho, saúde ocupacional e de preservação do meio ambiente (tais como, EPI s, itens do Kit de Emergência), quando aplicáveis, devem ser descritas no campo de observação dos Pedidos de Coleta. Analisar restrições junto à Exata Cargo: Pendência Financeira; Destino não Atendido; Falta de informações da carga; local de coleta incompatível com o veículo (acessibilidade); outras particularidades do Cliente. PEDIDO DE COLETA EMITIR PEDIDO DE COLETA PROGRAMAR S NOTAS FISCAIS COLETAS DES EXATA CARGO 1 ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA
6.2. Recebimento de cargas coletadas e/ou entregues por Clientes Revisão: 02 Página 3 de 8 S ENTREGUES POR S S COLETADAS 1 INSERIR INFORMAÇÕES NO SISTEMA INFORMATIZADO Inserir informações das Notas Fiscais das mercadorias Conferir Volumes x Nota Fiscal CONFERÊNCIA FÍSICA NOTA FISCAL ETIQUETAR VOLUMES A etiqueta do Cliente pode ser utilizada se possuir as seguintes informações: Remetente, Nº da Nota Fiscal, Total de Volumes, Peso, Cidade de Destino, Estado de Destino Verificar divergências de volumes, divergências no cadastro do Cliente e avarias HÁ DIVERGÊNCIAS? S COLETADAS COMUNICAR ÁREA DE COLETAS OCORRÊNCIA OPERACIONAL Realizar pesagem e cubagem dos volumes PENDÊNCIA RESOLVIDA? DISPONIBILIZAR PARA RETIRADA FIM AFERIR S HÁ DIVERGÊNCIAS? COMUNICAR ÁREA COMERCIAL PENDÊNCIA RESOLVIDA? 2 ENVIAR NOTAS FISCAIS PARA EXPEDIÇÃO 3 MOVIMENTAR S PARA A PRAÇA ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA
6.3. Separação de cargas e carregamento de veículos Revisão: 02 Página 4 de 8 PREVISÃO DE CHEGADA DE S PROGRAMAÇÃO DE S EMITIR RELAÇÃO DE EMBARQUE DO DIA PRÉ MANIFESTO ANÁLISE CRÍTICA Analisar peso, volume, compatibilidade de cargas, viabilidade financeira do frete, destinos e data de confirmação de chagada da mercadoria 3 SEPARA S MOVIMENTAR PARA A DOCA Para transporte de Produtos Perigosos INSPEÇÃO DE PRÉ CARREGAMENTO INSPEÇIONAR 4 Conforme o carregamento vai sendo realizado, as Notas Fiscais são encaminhadas para a Expedição CARREGAR ROMANEIO Registrar nº do lacre no Romaneio Para transporte de Produtos Perigosos INSPEÇÃO DE PÓS CARREGAMENTO INSPECIONAR FOTOGRAFAR CARRETA LACRAR CARRETA 5 6.4. Expedição de cargas ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA
2 Revisão: 02 Página 5 de 8 INSERIR INFORMAÇÕES DE AFERIÇÃO NO SISTEMA INFORMATIZADO Falta de Cotação ou Tabela de Frete MODAL DEFINIDO? CONFIRMAR MODAL COM O Realizar confirmação do Modal com o Cliente e/ou aceite da Proposta Comercial ACEITOU? DISPONIBILIZAR PARA RETIRADA Verificar: Cotação x Cadastro do Cliente e demais infomações AUDITORIA DE FRETE HÁ DIVERGÊNCIAS? COMUNICAR GERAR CT-e Ct-e IMPRIMIR CT-e 4 ROMANEIO CONTRATO COM MOTORISTA E-MAIL COM INFORMAÇÕES DO MOTORISTA EMITIR Gerar vínculo entre o Manifesto de Carga e o Vale Frete SOLICITAR ADIANTAMENTO DE FRETE ADIANTAMENTO DE FRETE 4 EMITIR MDF-e MDF-e MDF-e CONTRATO COM MOTORISTA ADIANTAMENTO DE FRETE ASSINAR DOCUMENTOS Motorista deve assinar os documentos da viagem COMUNICAR FILIAIS Informar as filiais: Dados da viagem, nº manifesto, previsão de chegada, veículo, motorista e equipe envolvida 5 INICIAR VIAGEM 6.5. Recebimento e Expedição de Cargas para Distribuição ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA
Revisão: 02 Página 6 de 8 RECEBIMENTO DE S PARA EXPEDIÇÃO FINALIZAR VIAGEM NO SISTEMA INFORMATIZADO CONFERIR S Verificar pagamento de frete a vista, pendências financeiras, locais de entregas, avarias de volumes TRIAGEM DE DOCUMENTOS MOVIMENTAR S PARA PRAÇA SOLUCIONAR PENDÊNCIA HÁ PENDÊNCIAS? LIBERAR SEPARAR S AGUARDAR RETIRADA DO COMUNICAR RETIRA? CONFIRMAR INFORMAÇÕES DE ENTREGA COM O MOVIMENTAR PARA A DOCA FILHOTE PROGRAMAR S INSPEÇIONAR INSPEÇÃO DE PRÉ CARREGAMENTO Para transporte de Produtos Perigosos CARREGAR NOTA FISCAL ENTREGAS INSPECIONAR INSPEÇÃO DE PÓS CARREGAMENTO Para transporte de Produtos Perigosos COMPROVANTES DE ENTREGA PRESTAR CONTAS FIM 6.6. Controles do Processo ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA
Revisão: 02 Página 7 de 8 CONTROLES APLICABILIDADE COMO FAZ? QUEM FAZ? Controle, tratamento e registro de Não Conformidades Controle, tratamento e registro de Reclamações de Clientes Controle de Jornada de Trabalho de Motoristas (1) Motoristas (2) (3) Controle de Velocidade Comunicação com Motoristas Inspeção Pré e Pós Carregamento (4) Todos os serviços de transporte Todos os serviços de transporte Motoristas próprios Motoristas agregados que transportam produtos perigosos próprios Motoristas agregados que transportam produtos perigosos Todos os serviços de transporte Serviços de transporte de produtos perigosos Conforme PR 8.02 Conforme PR 8.02 Conforme PR 8.02 Conforme PR 8.02 Análise dos relatórios do sistema de rastreamento Análise dos relatórios do sistema de rastreamento Comunicação por rádios e/ou telefones celulares entre as equipes das áreas de Rastreamento e/ou Coleta e Motoristas Inspeção do veículo e da carga a cada carregamento de produtos perigosos Encarregado de Rastreamento Encarregado de Rastreamento Motorista / Equipes das áreas de Rastreamento e/ou Coleta Carregamento Check List Diário (5) Veículos próprios Inspeção diária do veículo Motorista Segregação de cargas avariadas ou divergentes Identificação e rastreabilidade de materiais no armazém aguardando embarque aguardando embarque Alocação dos materiais em layout definido e identificado Alocação dos materiais em layout definido e identificado Recebimento e/ou Carregamento Carregamento Conferência e inspeção de cargas recebidas Fotografia dos veículos carregados Controle de acesso de veículos recebidas expedidas recebidas e expedidas Conferência e inspeção de cargas, a cada recebimento Fotografia das condições de acondicionamento da carga no veículo Identificação e vistoria dos veículos que acessam a empresa Recebimento Carregamento Portaria (1) 6.2.1. Os motoristas devem respeitar o intervalo de 30 minutos de descanso a cada 4 horas dirigidas, o intervalo de 11 horas entre jornadas de trabalho e o descanso semanal de 36 horas. (2) 6.2.2. Para os casos de excesso de velocidade identificados, o Encarregado de Rastreamento deve convocar os Motoristas envolvidos para explicações e aplicar os critérios de punição estabelecidos no Manual do Motorista. Motoristas com reincidência e alta frequência de eventos de excesso de velocidade constatados, a critério do Gerente Geral poderão ser descredenciados. (3) 6.2.3. O limite máximo de velocidade estabelecido pela EXATA CARGO é de 90 Km/h para condições normais de tráfego, nas vias / estradas que permitirem. Serão considerados excessos de velocidade, quaisquer picos registrados no disco de tacógrafo acima da velocidade de 90 Km/h, que exceda o tempo de 3 minutos em média. ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA
PROCEDIMENTO PR 7.03 Revisão: 02 Página 8 de 8 (4) 6.2.4. Nos casos em que forem identificados problemas em quaisquer itens da Inspeção Pré e Pós Carregamento, o Encarregado Operacional Carregamento deve ser comunicado para estabelecimento de ações de correção, antes do início da viagem. Estas inspeções têm como objetivo assegurar o acompanhamento constante e o controle efetivo de itens críticos de operação e segurança dos veículos. (5) 6.2.5. Nos casos em que forem identificados problemas em quaisquer itens da inspeção, o Motorista deve comunicar o Encarregado de Tráfego para estabelecimento de ações de correção, antes do início da viagem. Estas inspeções têm como objetivo assegurar o acompanhamento constante e o controle efetivo de itens críticos de operação e segurança dos veículos. 7. REGISTROS A responsabilidade e os critérios de identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros controlados, referentes às atividades de Programação e Fornecimento de Serviços de realizadas pela EXATA CARGO estão definidos no Anexo 4 do Manual do Sistema Integrado de Gestão - Matriz de Registros Controlados. 8. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES PR 4.01 Controle de Documentos e Registros Manual do Motorista 9. REGISTROS DO PROCESSO CT-e Conhecimento de Eletrônico Discos de Tacógrafos Inspeção de Pré e Pós Carregamento Relatório de Não Conformidade Ficha de Ocorrência Operacional Pedido de Coleta Manifesto de Coleta Pré Manifesto Manifesto de Carga Romaneio Romaneio de Entrega ATENÇÃO: a impressão ou o download deste documento o torna uma CÓPIA CONTROLADA