PROCEDIMENTO SISTÊMICO: OPERACIONAL FROTA
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- Ângelo Bonilha Canejo
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1 ELABORAÇÃO APROVAÇÃO NOME: Rodrigo Vaz NOME: Alexandre Rezende SETOR: Escritório da Qualidade SETOR: Frota CARGO: Analista da Qualidade CARGO: Frota HISTÓRICO DAS REVISÕES REVISÃO DATA ALTERAÇÕES 15 24/01/2012 Inclusão do item 5.5 Sistemática de Inspeção de Pneus 16 23/01/2013 Retirada do processo de manutenção e Pneus para o 30 Manutenção de Frota 12/01/2015 Adequação das informações descritas na tabela de registros SUMÁRIO 1. OBJETIVOS DESTE DOCUMENTO (A que se destina o procedimento) CAMPOS DE APLICAÇÃO (A que setor se aplica o procedimento) GENERALIDADES (Referencias utilizadas ou esclarecimentos necessários) RESPONSÁVEIS (Define a responsabilidade pelas atividades descritas) PROCEDIMENTOS (Descrição das atividades numa seqüência lógica) GERENCIAMENTO DE MOTORISTAS DIARIO DE BORDO ACERTO DE MOTORISTAS ABASTECIMENTO DE VEÍCULOS DA FROTA INCLUSÃO MANUAL DE DADOS DE ABASTECIMENTO GERENCIAMENTO DA FROTA MANUTENÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA ANEXOS (Descreve os documentos que fazem parte deste procedimento) REGISTROS DA QUALIDADE (São documentos que comprovam a realização do procedimento) OBJETIVOS DESTE DOCUMENTO (A que se destina o procedimento) Sistematizar as rotinas do Setor Manutenção e Frota da RODOBRAS. 2. CAMPOS DE APLICAÇÃO (A que setor se aplica o procedimento) Aplicam-se a unidade Curitiba. 3. GENERALIDADES (Referencias utilizadas ou esclarecimentos necessários) 1. AVARIA Deformidade ou lesão. 4. RESPONSÁVEIS (Define a responsabilidade pelas atividades descritas) Encarregada. Rodobras Transportes Rodoviários de Cargas 1 de 5
2 5. PROCEDIMENTOS (Descrição das atividades numa seqüência lógica) 5.1 GERENCIAMENTO DE MOTORISTAS 1. Disco de tacógrafo: Estes deverão ser entregues dentro do mês corrente por cada motorista, após o recebimento destes, a Encarregada de frota irá redigir protocolo de retirada, separando os discos por placa e nome de motorista, para que a empresa terceirizada (JSB Cronotacógrafos) efetue a recolha e posteriormente possa estar enviando o relatório de leitura de discos tacógrafos ao longo do mês para análise do desempenho dos mesmos. 2. O Motorista deverá realizar acerto de contas no retorno de cada viagem ou dentro do mês corrente, através de seus adiantamentos recebidos tanto na matriz quanto nas filiais, e despesas, realizadas no período com seus devidos comprovantes. Importante! Em caso de recusa na prestação de contas, por parte do motorista, poderão ser impostas as medidas cabíveis por lei, junto ao Recursos Humanos para coibir esses atos.este procedimento servirá também para motoristas que finalizarem o acerto de contas com saldo negativo, vindo a ser bloqueado no depto de expedição / liberação de adiantamentos. 3. O Motorista deverá se apresentar na empresa e em nossos clientes com boa aparência conforme abaixo descrito: a) Sempre uniformizado e com botas de segurança e crachá de identificação; b) De boa aparência; c) Ser educado nas entregas aos nossos clientes; d) Assiduidade; 4. O motorista antes de iniciar suas viagens devem seguir os seguintes procedimentos quanto a documentação: a) Verificar quanto a valores para adiantamento; b) Verificar quanto ao manifesto da carga, destino, horário de agendamento e horário de corte por parte da gerenciadora de risco quando houver; c) Retirar o Diário de Bordo semanal. 5. Quanto a multas ocorridas pelos motoristas da frota deverá ser seguido da seguinte forma: a) Identificada à infração o motorista será comunicado do mesmo e orientado para que não o faça novamente. b) Caberá a Encarregada de Frota que faça o preenchimento correto da indicação do condutor, e a coleta da assinatura do motorista infrator, com uma cópia atualizada da CNH. c) Será passada ao financeiro a multa já preenchida para que seja enviado aos órgãos competentes de trânsito. d) Será avisado ao RH da empresa para que o valor da multa seja descontado do motorista infrator Rodobras Transportes Rodoviários de Cargas 2 de 5
3 5.1.1 DIARIO DE BORDO Em cumprimento a lei /2012 que regulamenta a profissão de motorista. Deve motorista preencher ao longo da jornada de trabalho o Diário de bordo, respeitando as seguinte diretrizes: - Intervalo mínimo de 30 (trinta) minutos para descanso a cada 4 (quatro) horas de tempo ininterrupto de direção, podendo ser fracionados o tempo de direção e o de intervalo de descanso, desde que não completadas as 4 (quatro) horas ininterruptas de direção; - Intervalo mínimo de 1 (uma) hora para refeição, podendo coincidir ou não com o intervalo de descanso; - Descanso de 11 (onze) horas nos intervalos entre jornadas de trabalho. - Descanso semanal de 36 (trinta e seis) horas. Cabe ao setor de frota detalhar as demais diretrizes descritas na lei /2012 que estão disponíveis para consulta e esclarecimentos de forma eletrônica no setor de frota. O diário de bordo é entregue semanalmente e entregue na semana posterior ou no acerto de contas. Cabe ao Encarregado de Frota realizar a análise das informações do diário de bordo e em caso de descumprimento da jornada descrita na lei será tomadas as seguintes ações: Descumprimento da jornada pelo motorista: Encaminhado ao Recursos Humanos para as devidas ações, (advertência verbal ou formal); Descumprimento pela Rodobras: Notificado o setor para as devidas justificativas e ações corretivas; Caso o motorista necessite aguardar parado em determinado cliente por um longo período de tempo, o mesmo deve respeitar a seguinte rotina: - 8 (oito) horas de jornada de trabalho; - 1 (uma) hora de almoço; - No máximo 2 (duas) horas de horas extras; - 11 horas de descanso ACERTO DE MOTORISTAS Os acertos deverão ser realizados logo após o retorno de cada viagem à unidade Curitiba, dentro do horário comercial junto ao departamento de frota. Estes acertos serão lançados na planilha de acerto de motoristas, onde são realizados os controles de gastos e periodicidade e lançados no sistema SSW (opção 486) para controle junto ao departamento financeiro. Rodobras Transportes Rodoviários de Cargas 3 de 5
4 Obs. O horário de atendimento do departamento de frota é de segunda à sexta-feira das 08hs às 12hs e das 13:30hs às :42hs e sábado das 08hs às 11hs. 5.2 ABASTECIMENTO DE VEÍCULOS DA FROTA 1. Cada veículo da frota deverá conter um cartão de abastecimento próprio e intransferível (cartão Ticket car), que é somente liberado para realização de abastecimento não podendo realizar nenhuma outra operação com o mesmo. 2. Os veículos da frota só poderão abastecer em postos de combustíveis autorizados pela empresa ou autorizados pelos superiores. 3. O cartão de abastecimento é identificado por placa e tem um limite fixo mês. Obs: Em caso de perda, extravio ou roubo do cartão deverá seguir o motorista as seguintes intruções: Avisar imediatamente a Encarregada de Frota do ocorrido, no qual realizará o bloqueio do cartão através do sistema ticket car e realização de uma nova solicitação ao sistema para a reposição automática do cartão INCLUSÃO MANUAL DE DADOS DE ABASTECIMENTO Em caso de problemas no cartão de abastecimento, o motorista deverá entrar em contato com a Encarregada de Frota; nos casos de dificuldade no contato, o motorista deverá assinar a nota fiscal, e informar posteriormente a Encarregada de Frota, para que a mesma efetue a inclusão manual do abastecimento através da apuração de informações pelo sistema: Ticket car ( (Opção: transações / número do cartão/ período selecionar consultar / atualizar hodômetro), ou no fim do mês pelo cartão de abastecimento manual. Cartão de abastecimento manual - Com as seguintes descrições de identificação: Data, Km inicial, Km final e quantidade de litros. 5.3 GERENCIAMENTO DA FROTA Será realizado até o dia 20 de cada mês o fechamento do KM rodado do mês anterior, através do relatório coletado junto ao site da empresa Ticket Car ( / Cliente Rodobras / Relatórios / Utilização / Centro de custo Rodobras / Portador (incluir placa do veículo com traço) / data do primeiro dia até o último dia do mês; e conferência através do cartão manual preenchimento de cada abastecimento Ao final de cada mês o motorista deverá entregar os comprovantes contemplando o data, estabelecimento,km do veículo, litros abastecidos e valores consumidos. Todos os veículos deverão estar equipados com: Sistema via fácil - sistema de automatização para passagem facilitada nas praças de pedágio; Sistema Autotrac sistema de rastreamento de veículos; Rodobras Transportes Rodoviários de Cargas 4 de 5
5 Importante! Quando os sistemas estiverem com problemas de funcionamento avisar imediatamente a Encarregada de Frota e/ou Gerenciamento de Risco para que possa ser solicitada a troca MANUTENÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA A partir do momento que um produto ou serviço necessitar de uma manutenção ou substituição antes do prazo estipulado na prevenção, é realizada mediante solicitação por parte do motorista ao Departamento da manutenção de frota. Após liberação do responsável de Manutenção de frota conforme 30 Manutenção de Frota, o serviço é realizado e a ação é registrada no sistema SSW-> através do lançamento da nota fiscal e com número do lançamento, baixa-se no sistema SSW->link FROTA ANEXOS (Descreve os documentos que fazem parte deste procedimento) Este procedimento não possui anexos. 7. REGISTROS DA QUALIDADE (São documentos que comprovam a realização do procedimento) REGISTROS Relatório de análise de consumo Acerto de Motoristas Diário de bordo RESPONSÁVEL PELA COLETA MEIO / LOCAL DE ARQUIVO Eletrônico/ site Ticket car Eletrônico/Sistema SSW; arquivo INDEXAÇÃO ACESSO TEMPO ARQUIVO DE DESTINO APÓS O PRAZO Mensal Livre 1 mês Deletar Mensal Livre 6 meses Deletar Físico/ Pasta específica Mensal Livre 6 meses Destruir Rodobras Transportes Rodoviários de Cargas 5 de 5
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