AULA 5 MÉTODOS: TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA (FLUXOGRAMAS OU FLOW-CHART) Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: E-mail: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com Blog: keillalopes.wordpress.com
Fluxogramas: Conceitos: Permitem esquematizar e visualizar um sistema de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. È a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma clara e sintética, caracterizando as operações,os responsáveis e/ou unidades envolvidas no processo.
Fluxograma Conceito Geral Exemplo: 3
FLUXOGRAMAS Sua representação é universal Busca através de símbolos convencionais representar de forma dinâmica o fluxo ou a seqüência normal do sistema/ processo/trabalho. Permite a visualização do fluxo de processos e formulários, entre as diversas unidades organizacionais ou entre pessoas. Utilizado, também, para pesquisa de distribuição de trabalho, distribuição de funções, delegação de autoridade e atribuição de responsabilidade.
Fluxograma O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow = fluxo + chart = gráfico). Possui outros nomes: Carta de fluxo de processo;gráfico de seqüência;gráfico de processamento; Flowchart; funciograma; gráfico de informação; etc.
A técnica de fluxograma nas empresas tem facetas que nem sempre são óbvias, e que saltam aos olhos apenas dos que vão além da teoria e colocam sua utilização em prática. Um fluxograma é capaz: Reduzir custos Melhorar atividades administrativas e processos operacionais Potencializar melhorias até em áreas como motivação individual e de equipes. Uma grande maioria de projetos são iniciados com fluxogramas
Fluxograma Conceito Geral Exemplo2: 7
Tipos de fluxogramas: Fluxograma vertical ( apenas internamente) Fluxograma horizontal Parcial ou descritivo (vários setores da empresa) Global ou de coluna(dentro e fora da empresa) Obs: A escolha entre um tipo de fluxograma ou o outro depende unicamente das características do estudo a ser realizado.
Fluxograma vertical Como o nome sugere é formado por colunas verticais. Mais utilizado para DESCRIÇÃO de rotinas. Também conhecido como: folha de análise,folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo. Este tipo é geralmente destinado à representação de rotinas simples em uma unidade específica da empresa.
Fluxograma Vertical
Fluxograma Vertical Vantagens: Permite ser impresso como formulário padronizado. Rapidez no preenchimento (símbolos já se acham impressos). Facilidade de leitura por parte dos usuários.
Tipos de fluxogramas: 1 - Fluxograma vertical ( apenas internamente) 2 - Fluxograma horizontal 2.2 Parcial ou descritivo (vários setores da empresa) 2.3 Global ou de coluna(dentro e fora da empresa)
2 Fluxograma Horizontal 2.1 Fluxograma parcial ou descritivo Mais utilizado para LEVANTAMENTO de rotinas. Sua elaboração é mais complexa que a do fluxograma vertical,pois apresenta maior número de símbolos Serve melhor as rotinas que envolvem vários setores organizacionais. Ex: Copia de Rebouças, pag 263,265 e 266
2.1 Fluxograma Parcial
Já para a elaboração ou o desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas, é preciso algumas habilidades técnicas dos analistas. Desenhar manualmente um fluxograma requer o uso de gabaritos ou réguas (foto a seguir) que contêm os símbolos geométricos convencionais e são compradas em livrarias especializadas. Os símbolos do fluxograma devem manter tamanho e forma bem uniformes. Também devem manter a devida proporção entre si. A regua ajuda a fazer isso.
Régua para desenho de fluxogramas horizonais:
2.2 Fluxograma global ou de coluna Serve muito bem tanto pra LEANTAMENTO quanto para DESCRIÇÃO de rotinas. Os setores envolvidos na rotina apresentada aparecem em forma de colunas. Permite evidenciar o fluxo de documentos e informações dentro e fora da empresa. Possui maior quantidade de símbolos que o tipo fluxograma parcial. Ex. Copia Rebouças,285
Fluxograma Global
Considerações O tamanho dos símbolos deve ser uniforme. Simplificar um fluxograma não é necessariamente eliminar passos. As vezes para simplificá-lo é necessário criar, alterar seqüências e recombinar passos tornando-o maior, contudo mais simples. Existem significativos softwares próprios para elaboração de fluxogramas. O todo é maior que a soma das partes (Teoria dos sistemas)
Utilizações dos fluxogramas Fluxograma do Cara de Pau 20
ATIVIDADE DE CLASSE 1)Qual a diferença entre ORGANOGRAMA E FLUXOGRAMA? 2) A fila é um indicador de problema no processo?
BIBLIOGRAFIA OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 14. ed. São Paulo: Atlas, 2004. ARAUJO,Luis Cesar G. Organização, Sistemas e Métodos e as tecnologias de gestão organizacional: arquitetura organizacional; benchmarking,empowement, gestão pela qualidade total,reengenharia:volume 1. 2 ed. São Paulo.Atlas,2005
Estudo de Caso O estoquista ao receber uma solicitação de peça, verifica na listagem do estoque a disponibilidade da mesma. Caso esteja disponível, a peça é entregue ao solicitante e em seguida, é efetuada a baixa no estoque. Caso a peça não esteja disponível, verificase junto aos fornecedores de peças*, o tempo de entrega. Informa-se o tempo necessário ao solicitante. Caso este (solicitante) ainda deseje a peça, o pedido ao fornecedor é efetuado imediatamente. Aguarda-se a chegada da peça e a sua entrada no estoque. Em seguida ela é entregue ao solicitante e é efetuada a baixa no estoque. 23 * considere que o fornecedor sempre tem a peça solicitada disponível para entrega.
Elementos do Fluxograma