Análise organizacional

Transcrição

1 Análise organizacional Por José Luís Carneiro - -

2 Levantamento de Informações Todo estudo deve ser baseado em informações Três métodos básicos: Questionário Entrevista Observação Pessoal Observação importante Podemos usar qualquer combinação dos três métodos, exceto confiar exclusivamente na observação pessoal Análise Organizacional - -

3 Estrutura organizacional Organograma Representa a estrutura formal da organização num determinado momento. Requisitos: Fácil leitura Permitir boa interpretação dos componentes da organização Fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural Ser flexível Análise Organizacional

4 Organograma Estrutural (exemplo) Presidência Assessoria de Comunicação Assessoria Jurídica Produção Qualidade Recursos Humanos Divisão de Montagem Divisão de Recrutamento Divisão de Seleção Legenda: Autoridade funcional Unidade provisória Análise Organizacional

5 Organograma Matricial (exemplo) Presidência Projetos Produção Qualidade Recursos Humanos Projeto A Projeto B Legenda: Autoridade funcional Análise Organizacional

6 Estratégia para estudo de processos Escolha do processo a estudar Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.) Simples identificação não é suficiente (várias unidades) Coleta dos dados e representação gráfica Uso de gráficos (fluxogramas) Análise dos métodos usados no processamento atual Interação com outros processos (inclusive outras unidades) Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?) Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação) Análise Organizacional

7 Fluxograma - Análise Algumas perguntas que permitem analisar o processo: Por que esta rotina é necessária? Que informações gera? O que é feito nesta rotina? Que dados são usados? Quem tem interesse nas informações geradas? Quando essas informações devem estar disponíveis? Análise Organizacional

8 Técnicas Regra geral: De cima para baixo, da esquerda para direita Observar o cruzamento das linhas de fluxo Recomendável o papel quadriculado As operações podem ser numeradas de forma seqüencial, para permitir referências ou comentários. Início. Processo 3. Decisão 4 5 Análise Organizacional

9 Símbolos mais usados (OLIVEIRA, Djalma P. R. - 00) Análise Organizacional

10 Fluxograma de Blocos Exemplo Processo de Recebimento de Matéria-prima Início Recebe Notas Fiscais Envia amostras para o Laboratório Confere com o Pedido de Compra Efetua Testes de Qualidade OK? Não Sim OK? Não Si m Envia lote ao Depósito Devolve lote ao Fornecedor Aguarda novas entregas Análise Organizacional

11 Fluxograma de Blocos Exemplo Processo de Adiantamento de Salário Funcionário Depto. Pessoal Depto. Financeiro Início Solicitação de Adiantamento () Cheque an os Sim Verifica data da Antes do dia 0? Não Registra valor solicitado Cheque Fim ano s Análise Organizacional - -

12 Diagrama de Fluxo de Dados (DFD) Enfoque diferente do Fluxograma Prioriza o fluxo dos dados e não do processo Utilizado por Analistas de Sistemas na definição de novos sistemas Símbolos mais utilizados: Identificação Nº. Descrição Id Descrição Localização Processo Bancos de Informações (Repositório) Fluxo de dados Descrição Fator Externo (Entidade) Análise Organizacional - -

13 Diagrama de Fluxo de Dados (DFD) Processo de Adiantamento de Salário a Funcionário Recusado Verifique se a data é anterior ao dia 0 Aprovado Registre o valor solicitado Depto. Pessoal Aprovado Aprovado Depto. Financeiro Arquivo de Solicitações Cheque Análise Organizacional