DOCUMENTO DE APOIO N.º 1

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1 DOCUMENTO DE APOIO N.º 1 Tema: Definição da Estratégia de Sistemas de Informação / Tecnologias de Informação Definição da Estratégia de Sistemas de Informação / Tecnologias de Informação Definição de Processos e Áreas Funcionais Matriz Processos/Áreas Funcionais Definição dos Factores Críticos de Sucesso Matriz Processos/Factores Críticos de Sucesso Matriz de Integração Definição de Actores e Classes de Dados Matriz Funcionalidades/Classes de Dados Definição da arquitectura da informação Matriz Projectos/Factores Críticos de Sucesso Definição de Prioridades e Linhas Estratégicas 1. Definição de Processos e Áreas Funcionais 2. Definição dos Factores Críticos de Sucesso - Matriz Processos/Áreas Funcionais - Matriz Processos/F.C.S. - Matriz de Integração - Matriz Funcionalidades/Classes de Dados - Matriz Projectos/F.C.S. 3. Definição dos Actores e das Classes de Dados 4. Definição da Arquitectura da Informação 5. Definição de Prioridades e de Linhas Estratégicas ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 1

2 Definição de Processos e Áreas Funcionais da Organização O modelo de negócio da empresa evidencia as áreas funcionais da organização. Cada uma das áreas funcionais da organização (Planeamento, Compras, etc.) é portadora de um conjunto de processos. Um processo consiste num conjunto de actividades básicas independentes de qualquer relação hierárquica ou responsabilidade de gestão. A primeira coisa a fazer consiste em construir o modelo de negócio da empresa, que muitas vezes, corresponde ao seu organigrama. No modelo de negócio são evidenciadas as ÁREAS FUNCIONAIS. Exemplo de modelo de negócio: Nesta etapa procede-se à identificação, análise e descrição dos principais PROCESSOS da organização. A identificação dos processos é, à partida, necessariamente intuitiva e informal. Os processos devem ser definidos de uma forma simples. Por exemplo Gestão de Economato pode ser definido como o processo de controlo das entradas, saídas, armazenagem e contabilização dos artigos de economato. Os processos são independentes da estrutura da organização. Os departamentos e serviços podem mudar, mas os processos permanecem. Sendo todo o estudo centrado em torno dos processos identificados, é condição necessária que esta identificação seja exaustiva e correcta. Esta etapa não pode, contudo, entender-se como definitiva, surgindo ao longo das etapas seguintes sugestões de revisão. Os processos identificados vão sendo descritos, decompostos e comparados até se obter o reconhecimento definitivo. Os processos podem ainda ser desdobrados em ACTIVIDADES. Assim, por exemplo, o processo Compras poderá contemplar as seguintes actividades: Requisição de compra, Selecção de fornecedores, Emissão de ordem de compra, etc. ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 2

3 Definição dos Factores Críticos de Sucesso Identificar aquilo que a organização deve fazer bem, para ter sucesso. Os diversos factores podem variar na sua importância, daí que se lhes deva atribuir pesos. A análise dos factores críticos de sucesso, pretende estudar numa organização o conjunto, normalmente pequeno, de requisitos de informação que são críticos para o sucesso de determinadas actividades do negócio, bem como para a tomada de várias decisões. Realizada esta análise ficamos em condições de estabelecer um conjunto de prioridades em relação a um certo número de actividades e de requisitos de informação, quer ao nível das unidades estratégicas de negócio, quer ao nível dos seus gestores. A análise realiza-se numa perspectiva Top-Down, analisando-se primeiro os factores críticos de sucesso da organização como um todo, passando de seguida a analisar os factores críticos referentes a cada área de negócio e seus administradores, podendo de seguida proceder-se a um maior detalhe dentro de cada área. Uma vez determinados os factores críticos de sucesso é necessário delinear um conjunto de medidas que permitam controlar a eficiência e efectividade relativamente ao comportamento desses mesmos factores. Quando do desenvolvimento de Sistemas de Informação são particularmente importantes factores como: fiabilidade, oportunidade, disponibilidade, actualidade, custo e portabilidade. Esta análise vai permitir que os gestores concentrem esforços nas actividades mais importantes, reflectindo sobre as suas necessidades essenciais de informação numa óptica de tomada de decisão. Juntamente com a definição dos factores críticos do sucesso realiza-se o Levantamento de Requisitos: o que os utilizadores pretendem do SI a desenvolver, sabendo que um requisito: É uma funcionalidade ou característica considerada relevante para o utilizador Representa um comportamento esperado do sistema (na prática consiste num serviço a disponibilizar ao utilizador) No levantamento de requisitos pode utilizar-se: - Análise documental - Entrevistas - Observação - Questionários - Envolver utilizador... ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 3

4 Análise Matricial Existem diversas aplicações do uso de matrizes ou tabelas como instrumento de apoio à análise estratégica. Por exemplo a avaliação do grau de suporte tecnológico aos diferentes domínios de actividade poderá ser suportado por uma matriz. O uso de matrizes facilita a análise de quais os sistemas mais importantes para a organização. Definição da Matriz Processos/Áreas Funcionais Após identificados os Processos e as Áreas Funcionais, constrói-se a Matriz Processos/Áreas Funcionais Pela análise desta Matriz, verifica-se como os processos-chave da organização estão repartidos pelos vários departamentos e serviços (unidades funcionais). De notar que podem existir processos que necessitem do envolvimento e colaboração de várias unidades funcionais. Exemplo de Matriz Processos/Áreas Funcionais: ÁREAS FUNCIONAIS PROCESSOS FINANÇAS MARKETING APROVISION. PESSOAL A Análise Financeira X B Investimentos X C Contabilidade X D Controlo Gestão X E Tesouraria X F Vendas X G Clientes X H Comunicação X I Estudos Mercado X J Gestão Stocks X K Compras X L Fornecedores X M Logística X N Armazenamento X O Controlo Qualidade X P Planeamento X X X X Q Selecção e Recrutamento X X X R Processamento Salários X X X ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 4

5 Definição da Matriz Processos/Factores Críticos do Sucesso Uma vez identificados os vários Factores Críticos de Sucesso com os respectivos pesos, constrói-se a Matriz Processos/Factores Críticos de Sucesso. As pontuações totais para cada processo, são obtidas pela ponderação dos pesos dos vários Factores Críticos de Sucesso. Podem-se assim observar quais os processos com maior preponderância para o sucesso da organização. Exemplo de Factores Críticos do Sucesso e respectivos pesos: 1 - Gestão Financeira Eficaz Bons Estudos de Mercado Boa Previsão de Vendas Ausência de Quebras de Stock Atendimento Personalizado dos Clientes Pessoal e Instalações Adequados Bom Sortido de Produtos Boas Relações com os Fornecedores 5 Exemplo de Matriz Processos/Factores Críticos do Sucesso: FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO PROCESSOS TOTAL PESO A Análise Financeira x x 16 B Investimentos x x x 21 C Contabilidade x x 17 D Controlo Gestão x x x 24 E Tesouraria x x 17 F Vendas x x x 25 G Clientes x 10 H Comunicação x x 19 I Estudos Mercado x x 18 J Gestão Stocks x x x 22 K Compras x x 14 L Fornecedores x x 14 M Logística x x 14 N Armazenamento x x x 21 O Controlo Qualidade x x x x 31 P Planeamento x x x x x x x 52 Q Selecção e Recrutamento x x 17 R Processamento Salários x x x 22 ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 5

6 Definição da Matriz de Integração A matriz de integração introduz uma componente quantitativa à análise matricial permitindo deste modo relacionar simultaneamente várias variáveis. A Matriz de Integração é construída tal como a Matriz Processos/Áreas Funcionais, mas agora indicando quais os Factores Críticos de Sucesso associados a cada Processo. A análise da Matriz de Integração permite concluir quais os Processos que influenciam em maior grau cada Factor Crítico de Sucesso. Por sua vez, observa-se qual o Factor Crítico de Sucesso com maior importância, nos Processos associados a cada Área Funcional. Exemplo de Matriz de Integração: ÁREAS FUNCIONAIS PROCESSOS FINANÇAS MARKETING APROVISION. PESSOAL A Análise Financeira 1;7 B Investimentos 1;6;7 C Contabilidade 1;5 D Controlo Gestão 2;3;7 E Tesouraria 1;5 F Vendas 2;3:5 G Clientes 5 H Comunicação 5;7 I Estudos Mercado 2;7 J Gestão Stocks 1;2;4 K Compras 7;8 L Fornecedores 7;8 M Logística 6;7 N Armazenamento 1;6;7 O Controlo Qualidade 1;5;6;7 P Planeamento 1;2; ;4 Q Selecção e Recrutamento R Processamento Salários 1;6 5 1 ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 6

7 Definição dos Actores, Casos de Uso e Classes de Dados Um Actor é uma entidade ou um utilizador de interesse fulcral, sobre a qual a organização deseja manter informação, podendo ser interno ou externo à organização. Um Caso de Uso é uma funcionalidade que o sistema deve disponibilizar ao utilizador. Uma Classe de Dados é um agrupamento lógico de informação respeitante a uma dada Entidade relevante para a organização. Os ACTORES, quer sejam internos ou externos à organização, são classificados dentro das seguintes categorias: Pessoa (ex: empregado, fornecedor, etc), Lugar (ex: repartição, tesouraria, etc), Coisa (ex: computador, arquivador, etc), Conceito (ex: ocupação, requisitos legais, etc) e Sistema (ex: sistema de contabilidade, sistema de tesouraria, etc). Cada ocorrência duma destas categorias deve ser univocamente determinada, ou seja, cada Actor deve ter um identificador único a ele associado. Os CASOS DE USO são determinados a partir dos processos. Alguns processos correspondem a um único Caso de Uso (por exemplo o Processo Tesouraria corresponde ao Caso de Uso Gerir Tesouraria ), outros podem dar origem a vários Casos de Uso (por exemplo o Processo Controlo de Gestão corresponde aos Casos de Uso Elaborar Orçamento Anual, Elaborar Indicadores de Gestão, Fazer Controlo Orçamental e Elaborar Painel de Bordo. Exemplo de Diagrama de Casos de Uso: ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 7

8 A definição das CLASSES DE DADOS passa pela identificação dos dados necessários (input) e gerados (output) por cada processo previamente identificado. Cada Entidade deve ter pelo menos uma Classe de Dados associada, mas cada Classe de Dados só pode estar associada a uma Entidade, este aspecto é importante por razões que se prendem com a manutenção da integridade de informação. Exemplo de Diagrama de Classes de Dados: ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 8

9 Definição da Matriz Funcionalidades/Classes de Dados A Matriz Funcionalidades/Classes de Dados é construída relacionando estes conceitos através das relações Usa (U) e Cria (C). Assim se determina que Classes de Dados cada Funcionalidade Usa e Cria. Exemplo de Matriz Funcionalidades/Classes de Dados: FUNCIONALIDADES CLASSES DE DADOS A Análise Financeira C C B Investimentos U/C C C C U/C C C Contabilidade U U U U D Controlo Gestão U U/C E Tesouraria U/C F Vendas U/C U U G Clientes C U/C U/C H Comunicação U U U I Estudos Mercado U U/C J Gestão Stocks C K Compras U L Fornecedores U M Logística U U U U U N Armazenamento U U U U U U U U O Controlo Qualidade C C C C P Planeamento U U U U Q Selecção e Recrutamento U U U U U U U R Processamento Salários U U U U U U U/C ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 9

10 Definição da Arquitectura da Informação A arquitectura da informação começa por ser definida ordenando a sequência das Classes de Dados. As Classe de Dados criadas pelo primeiro Processo são mudadas para a esquerda da matriz, as criadas pelo segundo Processo são encostadas a estas, e assim sucessivamente. Exemplo: FUNCIONALIDADES CLASSES DE DADOS A Análise Financeira C C B Investimentos C C C C U/C U/C C Contabilidade U U U U D Controlo Gestão U/C U E Tesouraria U/C F Vendas U U U/C G Clientes U/C U/C C H Comunicação U U U I Estudos Mercado U/C U/C J Gestão Stocks C K Compras U L Fornecedores U M Logística U U U U U N Armazenamento U U U U U U U U O Controlo Qualidade C C C C P Planeamento U U U U Q Selecção e Recrutamento U U U U U U U R Processamento Salários U U U/C U U U U ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 10

11 Agrupamento das Classes de Dados Uma vez as Classes de Dados se encontrem ordenadas, são agrupadas em Bases de Dados. Agrupam-se os Processos e as Classes de Dados em sistemas principais, criando sistemas de informação lógicos, em que todos os C devem estar contidos. Exemplo: FUNCIONALIDADES CLASSES DE DADOS A Análise Financeira C C B Investimentos C C C C U/C U/C C Contabilidade U U U U D Controlo Gestão U/C U E Tesouraria U/C F Vendas U U U/C G Clientes U/C U/C C H Comunicação U U U I Estudos Mercado U/C U/C J Gestão Stocks C K Compras U L Fornecedores U M Logística U U U U U N Armazenamento U U U U U U U U O Controlo Qualidade C C C C P Planeamento U U U U Q Selecção e Recrutamento U U U U U U U R Processamento Salários U U U/C U U U U ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 11

12 Definição de fluxos de dados entre sistemas Após agrupar as Bases de Dados em sistemas, definem-se os fluxos de dados entre os vários sistemas. Quando um U fica fora da zona do sistema, significa que os dados de determinado sistema são utilizados por outro sistema, assim escrevem-se os fluxos de dados entre os sistemas. Exemplo: FUNCIONALIDADES CLASSES DE DADOS A Análise Financeira C C B Investimentos C C C C U/C U/C C Contabilidade U U « U U D Controlo Gestão U/C « U E Tesouraria U/C F Vendas U U U/C G Clientes U/C U/C C H Comunicação U U U I Estudos Mercado U/C --» U/C J Gestão Stocks C K Compras U L Fornecedores U M Logística U U U U U N Armazenamento U U U U U U U U O Controlo Qualidade C C C C P Planeamento U U U U Q Selecção e Recrutamento U U U U U U U R Processamento Salários U U» U/C U U U U ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 12

13 Definição dos Sistemas de Informação Após o agrupamento de Bases de Dados e a definição dos fluxos de dados, atribuem-se nomes aos Sistemas de Informação. Definem-se os tipos de Sistemas de Informação (Sistemas de Informação de Gestão, Sistemas de Suporte à Decisão, etc) e determinam-se os volumes de actividade. Determina-se a distribuição por redes e localizações e o tipo de interface com o utilizador. Exemplo: FUNCIONALIDADES CLASSES DE DADOS A Análise Financeira B Investimentos I C Contabilidade « D Controlo Gestão II « E Tesouraria F Vendas G Clientes III H Comunicação I Estudos Mercado » J Gestão Stocks K Compras IV L Fornecedores M Logística N Armazenamento O Controlo Qualidade V P Planeamento Q Selecção e Recrutamento R Processamento Salários » ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 13

14 Definição da Matriz Projectos/Factores Críticos do Sucesso Após a definição dos sistemas (ou subsistemas) a implementar, deve-se avaliar qual o seu impacto nos Factores Críticos de Sucesso. A Matriz Projectos/Factores Críticos de Sucesso é construída com base nos projectos candidatos, cujos processos influenciam os vários Factores Críticos de Sucesso. De notar que podem ser identificados projectos que não sejam futuros sistemas de informação (projectos de organização, formação, etc). Exemplo: FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO SISTEMAS TOTAL PESO I X X X X 31 II X X X X X 41 III X X X X 34 IV X X X X X 36 V X X X X X X X 52 ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 14

15 Definição de Prioridades e Linhas Estratégicas Decidir o que fazer primeiro e prioritizar as fases de implementação, criando uma carteira de projectos. Os critérios que servem de base à definição de prioridades são: Benefícios Potenciais; Impacto na Organização; Grau de Sucesso; Oportunidade. No fim das várias fases ou etapas obtém-se uma carteira de projectos. Alguns desses projectos deverão ser sistemas, subsistemas ou meras aplicações informáticas, mas outros projectos podem ser de organização, de formação, de divulgação, etc. As fases de desenvolvimento dos Sistemas de Informação são definidas, tendo em conta critérios de relação custo/benefício, impacto, condições técnicas de realização e necessidades. Estabelece-se que os primeiros projectos a ser desenvolvidos são os que satisfazem necessidades imediatas. Estabelecem-se quatro categorias de critérios que podem servir de base à definição de prioridades: - Benefícios Potenciais: Tangíveis, Intangíveis, Período de Recuperação do Investimento; - Impacto na Organização: Actividades e pessoas afectadas, Efeitos qualitativos, Efeitos sobre a realização dos objectivos; - Grau de Sucesso: Nível de aceitação, Pré-requisitos, Risco, Recursos necessários; - Oportunidade: Valor dos sistemas actuais, Relação com sistemas existentes, Necessidades. ISCTE Instituto Universitário de Lisboa Pág. 15