AULA 6 MÉTODOS: TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA (FLUXOGRAMAS OU FLOW-CHART)

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1 AULA 6 MÉTODOS: TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA (FLUXOGRAMAS OU FLOW-CHART) Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com Blog: keillalopes.wordpress.com

2 Fluxogramas: Conceitos: Permitem esquematizar e visualizar um sistema de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. È a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma clara e sintética, caracterizando as operações,os responsáveis e/ou unidades envolvidas no processo.

3 Fluxograma Uma imagem vale mais que mil palavras (autor desconhecido)

4 Fluxograma Conceito Geral Exemplo: 4

5 FLUXOGRAMAS Sua representação é universal Busca através de símbolos convencionais representar de forma dinâmica o fluxo ou a seqüência normal do sistema/ processo/trabalho. Permite a visualização do fluxo de processos e formulários, entre as diversas unidades organizacionais ou entre pessoas. Utilizado, também, para pesquisa de distribuição de trabalho, distribuição de funções, delegação de autoridade e atribuição de responsabilidade.

6 Fluxograma O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow = fluxo + chart = gráfico). Possui outros nomes: Carta de fluxo de processo;gráfico de seqüência;gráfico de processamento; Flowchart; funciograma; gráfico de informação; etc.

7 A técnica de fluxograma nas empresas tem facetas que nem sempre são óbvias, e que saltam aos olhos apenas dos que vão além da teoria e colocam sua utilização em prática. Um fluxograma é capaz: Reduzir custos Melhorar atividades administrativas e processos operacionais Potencializar melhorias até em áreas como motivação individual e de equipes. Uma grande maioria de projetos são iniciados com fluxogramas

8 Tipos de fluxogramas: Fluxograma vertical ( apenas internamente) Fluxograma horizontal Parcial ou descritivo (vários setores da empresa) Global ou de coluna(dentro e fora da empresa) Obs: A escolha entre um tipo de fluxograma ou o outro depende unicamente das características do estudo a ser realizado.

9 Fluxograma vertical Como o nome sugere é formado por colunas verticais. Mais utilizado para DESCRIÇÃO de rotinas. Também conhecido como: folha de análise,folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo. Este tipo é geralmente destinado à representação de rotinas simples em uma unidade específica da empresa.

10 Fluxograma Vertical:

11 Fluxograma Vertical

12 Fluxograma Vertical Vantagens: Permite ser impresso como formulário padronizado. Rapidez no preenchimento (símbolos já se acham impressos). Facilidade de leitura por parte dos usuários.

13 Tipos de fluxogramas: 1 - Fluxograma vertical ( apenas internamente) 2 - Fluxograma horizontal 2.2 Parcial ou descritivo (vários setores da empresa) 2.3 Global ou de coluna(dentro e fora da empresa)

14 2 Fluxograma Horizontal 2.1 Fluxograma parcial ou descritivo Mais utilizado para LEVANTAMENTO de rotinas. Sua elaboração é mais complexa que a do fluxograma vertical,pois apresenta maior número de símbolos Serve melhor as rotinas que envolvem vários setores organizacionais. Ex: Copia de Rebouças, pag 263,265 e 266

15 2.1 Fluxograma Parcial

16 Já para a elaboração ou o desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas, é preciso algumas habilidades técnicas dos analistas. Desenhar manualmente um fluxograma requer o uso de gabaritos ou réguas (foto a seguir) que contêm os símbolos geométricos convencionais e são compradas em livrarias especializadas. Os símbolos do fluxograma devem manter tamanho e forma bem uniformes. Também devem manter a devida proporção entre si. A regua ajuda a fazer isso.

17 Régua para desenho de fluxogramas horizonais:

18 2.2 Fluxograma global ou de coluna Serve muito bem tanto pra LEVANTAMENTO quanto para DESCRIÇÃO de rotinas. Os setores envolvidos na rotina apresentada aparecem em forma de colunas. Permite evidenciar o fluxo de documentos e informações dentro e fora da empresa. Possui maior quantidade de símbolos que o tipo fluxograma parcial. Ex. Copia Rebouças,285

19 Fluxograma Global

20 Curiosidades: Pictogramas È uma técnica de representação gráfica mais sugestiva e menos rigorosa que um gráfico de barras. Com os dados da tabela se constrói um tipo de gráfico de barras diferente, ou seja, as barras foram substituídas por universais símbolos (bolinhas, animais,profissões,frutas) e o nº de desenhos corresponde à frequência absoluta. Este tipo de gráfico chama-se pictograma. Nos pictogramas utiliza-se um símbolo sugestivo em relação ao tema em estudo. Os símbolos utilizados devem ser do mesmo tamanho e separados por espaços iguais. Usados mundialmente os pictogramas ajudam pessoas de qualquer formação ou língua a entender facilmente a mensagem que desejamos transmitir

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22 Profissões:

23 Considerações finais sobre fluxogramas O tamanho dos símbolos deve ser uniforme. Simplificar um fluxograma não é necessariamente eliminar passos. As vezes para simplificá-lo é necessário criar, alterar seqüências e recombinar passos tornando-o maior, contudo mais simples. Existem significativos softwares próprios para elaboração de fluxogramas. O todo é maior que a soma das partes (Teoria dos sistemas)

24 Elementos do Fluxograma

25 ATIVIDADE DE CLASSE 1)Qual a diferença entre ORGANOGRAMA, FLUXOGRAMA E PICTOGRAMAS? 2) A fila é um indicador de problema no processo?

26 BIBLIOGRAFIA OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 14. ed. São Paulo: Atlas, ARAUJO,Luis Cesar G. Organização, Sistemas e Métodos e as tecnologias de gestão organizacional: arquitetura organizacional; benchmarking,empowement, gestão pela qualidade total,reengenharia:volume 1. 2 ed. São Paulo.Atlas,2005