Noções de Rotinas da Área Administrativa

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1 Noções de Rotinas da Área Administrativa Professora Amanda Lima

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3 Administração Geral NOÇÕES DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS Leis Projetos e sanções. Planejamento Políticas públicas; Programas; Plano Plurianual; Orçamento. Execução orçamentária Receita; Despesas. Licitações Lei 8.666/93 e suas alterações; Processo administrativo; Compras; Contratos. Pessoal Admissões (concurso); Folha; Férias; Transferências. 3

4 Patrimônio Público Bens; Imóveis; Inventário; Obras; Veículos; Almoxarifado. Dívida Divulgação Orçamentos Anuais; Execução dos Orçamentos; Balanços Orçamentários; Demonstrativos de Receitas e Despesas; Resumos dos Instrumentos de Contratos e seus Aditivos; Relações mensais de todas as Compras. ROTINAS E PROCEDIMENTOS DEVEM SER PADRONIZADOS FLUXOGRAMA Fluxograma Demonstração gráfica do que é executado na organização, no que tange as informações e aos seus percursos. Diagrama. Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam; não a maneira segundo a qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que elas sejam feitas. Eles são, portanto, uma fotografia exata de uma situação real em foco. OLIVEIRA, 2002, PP

5 Administração Geral Noções de Rotinas da Área Administrativa Profª Amanda Lima O que contém 1. O tipo de operações ou trâmites que integram o circuito (o que); 2. O sentido de circulação ou fluxo de informação (em que ordem); 3. As unidades organizacionais em que se realiza cada operação (quem); 4. O volume das operações efetuadas (quanto); 5. Os níveis hierárquicos que intervêm nas operações (onde). Objetivos Padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo; Melhor grau de análise (visão ampla). Como se faz Entrevistas de mapeamento com os executores e gestores dos processos; Lista de todas as entradas, saídas, decisões e operações do processo; Organização das atividades de modo sequencial, conforme a sua realidade. Fluxogramas Vertical Horizontal Rotinas mais simples Ideal para processos mais complexos Poucas áreas envolvidas Várias áreas envolvidas Ênfase na sequência Tomada de decisão Pode ser impresso como formulário padronizado 5

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7 Administração Geral Noções de Rotinas da Área Administrativa Profª Amanda Lima Fluxograma linear Fluxograma funcional Fluxograma horizontal simples 7

8 Fluxograma matricial ou com colunas REFERÊNCIAS OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização & Métodos: O&M uma abordagem gerencial. 13.ed. Sao Paulo: Atlas,

9 Administração Geral USO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO Mobiliário Materiais 9

10 Tecnologia CONSERVAÇÃO Organização; Limpeza; Manutenção. preventiva; preditiva; corretiva. OBS: Uso de acordo com os manuais. USO EFICIENTE Fazer mais com menos; Economia racional; Evitar perdas de tempo e recursos (retrabalho, desperdício); Busca do melhor custo-benefício; Conceitos chave: padronização e otimização. Iluminação Utilizar de lâmpadas fluorescentes/led; Desligar luzes ao sair de salas desocupadas; Abolir o uso de luminárias de mesa; Utilizar temporizadores. 10

11 Administração Geral Uso de Equipamentos de Escritório / Agenda Profª Amanda Lima Impressoras Impressão frente e verso (dupla face); Visualização de impressão para detectar erros antes de imprimir; Modo econômico de tinta/tonner. Computadores Desligar as telas quando o usuário se ausentar; Configurar o modo stand-by (hibernação automática); Periféricos como scanners ou câmeras digitais, não precisam ficar ligados na tomada se não estiverem em uso; OBS: Protetores de tela não reduzem o consumo de energia. Materiais de expediente Utilizar com moderação; Avaliar necessidade de impressão e xerox; Reutilizar sempre que possível (p.ex.folhas); OBS: x telefone. Agenda = uso eficiente do tempo Organiza as atividades; Permite pontualidade e cumprimento de prazos; Deve estar sempre atualizada (usar lápis, se agenda física); Informações centralizadas e padronizadas (especialmente se é compartilhada); Uso de ferramentas digitais. 11

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