ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

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1 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FLUXAGRAMAÇÃO DE PROCESSOS Curso Técnico em Administração Professor Adm. Walter Martins Júnior CRA PR 1

2 FLUXOGRAMA Permite à equipe de analistas uma visão completa do fluxo, de maneira clara e precisa, facilitando a análise da situação atual. 2

3 FLUXOGRAMA Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo de operações de entrada, processamento e de saída. 3

4 FLUXOGRAMA A fluxogramação de processo, compreende não só o domínio das técnicas de elaboração de fluxogramas, mas também o domínio das técnicas de análise de processo e do uso de ferramentas da tecnologia da informação (softwares) 4

5 FLUXOGRAMA CONCEITO O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow = fluxo + chart = gráfico) 5

6 FLUXOGRAMA CONCEITO Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho. 6

7 FLUXOGRAMA CONCEITO Por intermédio do fluxograma, podese demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de processo: Quais operações são realizadas; Onde são realizadas as operações; 7

8 FLUXOGRAMA CONCEITO Quem as executa; Quais as entradas e saídas; Qual o fluxo das informações; Quais os recursos empregados no processo; 8

9 FLUXOGRAMA CONCEITO Quais os custos parciais e totais; Qual o volume de trabalho; e Qual o tempo de execução, tanto parcial quanto total. 9

10 FLUXOGRAMA VANTAGENS Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos; Permite visão ampla de todo o processo que se está estudando; Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo; 10

11 FLUXOGRAMA VANTAGENS Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas do processo em estudo. 11

12 FLUXOGRAMA TIPOS Existem basicamente, dois tipos de fluxogramas: FLUXOGRAMA VERTICAL FLUXOGRAMA HORIZONTAL 12

13 FLUXOGRAMA VERTICAL Trata-se de um fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produção, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros, mais simples. Com as devidas adequações podese também, ser utilizado em processos administrativos. 13

14 FLUXOGRAMA VERTICAL Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulário padronizado e é constituído de símbolos e convenções pré impressos em colunas verticais. A descrição dos campos do formulários estão descritas na sequência. 14

15 FLUXOGRAMA VERTICAL 15

16 FLUXOGRAMA VERTICAL 16

17 FLUXOGRAMA VERTICAL Identificação do formulário = FLUXOGRAMA VERTICAL; Símbolos utilizados e descrição daqueles que representam as operações do processo em estudo; Totais, ou números de vezes em que ocorreu esse símbolo, ou operação; Identificação do processo em estudo, inclusive se é atual ou proposto; 17

18 FLUXOGRAMA VERTICAL Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo, da equipe de analistas responsáveis pela análise e da data de emissão do formulário. A unidade organizacional deve corresponder ao maior nível hierárquico que responde ao processo. Número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo; 18

19 FLUXOGRAMA VERTICAL Símbolos desenhados em colunas verticais; Identificação das unidades organizacionais envolvidas no processo; Descrição das atividades do processo. 19

20 FLUXOGRAMA VERTICAL O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (devido ao formulário padronizado), a clareza na apresentação e a facilidade de leitura. 20

21 FLUXOGRAMA VERTICAL - exemplo Fluxo de processo de Empacotamento, armazenamento e distribuição de uma empresa de frango congelado. Após observar os processos (as linhas de montagem e/ou produção) de empacotamento, armazenamento e distribuição, discutindo as diversas fases de cada processo com os responsáveis diretos, o gerente (e sua equipe) monta o diagrama. 21

22 FLUXOGRAMA VERTICAL - exemplo 22

23 FLUXOGRAMA HORIZONTAL Procura descrever um processo de maneira horizontal. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo, ou seja, da esquerda para a direita, utilizando símbolos e convenções previamente definidos. Existem dois tipos: o descritivo e o de colunas. 23

24 FLUXOGRAMA HORIZONTAL Descritivo: descreve o fluxo das atividades, dos documentos e das informações que circulam em um processo, por meio de símbolos padronizados. É mais apropriado quando do levantamento, pois permite, enquanto é feita a entrevista ou a observação o desenho do fluxograma. 24

25 FLUXOGRAMA HORIZONTAL De Colunas: difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. Elas são apresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma visão completa, clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área... 25

26 FLUXOGRAMA HORIZONTAL e dela em relação às demais, ou seja, a equipe de analistas tem uma visão melhor da inter-relação e da interdependência de todas as atividades executadas pelas áreas envolvidas no processo de estudo. 26

27 FLUXOGRAMA HORIZONTAL O fluxograma de colunas é mais usado na etapa de análise, porque permite: Identificar quais os gargalos, onde e como acontecem, com como a interferência deles em todo o fluxo de processo; 27

28 FLUXOGRAMA HORIZONTAL Identificar duplicidade de atividade e tarefas em cada área; Identificar a execução de atividades e tarefas desnecessárias; Identificar atividades e tarefas que estão sendo desenvolvidas áreas não afins; 28

29 FLUXOGRAMA HORIZONTAL Identificar quais as informações que tramitam no processo, como que quando são utilizadas em cada área em todo o processo. 29

30 FLUXOGRAMA HORIZONTAL DE COLUNA 30

31 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia Terminal: indica o ponto de início ou fim de um fluxo; pode indicar uma interrupção no local onde ocorre e sua eventual continuação em outro ponto, seja área ou local ou rotina. É também usado para indicar que um documento ou processo não permanece na área em estudo. 31

32 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia Documento: identifica qualquer tipo de documento que entra no fluxo, pode ser um relatório, uma listagem, um formulário. Seu símbolo é: 32

33 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia Documento: identifica qualquer tipo de documento que entra no fluxo, pode ser um relatório, uma listagem, um formulário. Seu símbolo é: 33

34 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia 34

35 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia Processamento / Operação: Processamento / Operação: representa qualquer função; operação definida causando troca de valor, forma ou localização da informação. A quantidade de operações que podem ser indicadas no símbolo pode ser variável; é aconselhável que se escolha uma unidade qualquer, por exemplo, um funcionário, tempo de execução. O verbo deve estar sempre no infinitivo impessoal. 35

36 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia 36

37 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia Decisão: símbolo usado para indicar possíveis desvios para outros pontos do fluxo de acordo com as condições estipuladas na decisão. Sempre é apresentada uma condição. As entradas para a decisão podem ser várias, porém a saída será obrigatoriamente binária: ou atende a condição ou não atende a condição. 37

38 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia Arquivo: possui a mesma utilização dada no fluxograma vertical Costuma-se colocar dentro do símbolo a ordem que é estabelecida para o arquivo: 38

39 FLUXOGRAMA HORIZONTAL simbologia página. Conector de folha: específico para indicar que o fluxo continua em outra Conector de linha: específico para indicar a continuidade da linha na mesma folha. A entrada recebe a mesma identificação da saída. 39

40 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARAUJO, L. C. G. Organização, Sistemas e Métodos e as Modernas Ferramentas de Gestão Organizacional. São Paulo: Atlas, CAMPOS, V. F. Controle da Qualidade Total. Rio de Janeiro: FCO, CRUZ, T. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo, Atlas. 3 Ed CURY, A. Organização e Métodos: uma perspectiva comportamental. São Paulo, FAYOL, H. Administração Industrial e Geral. 9 ED. São Paulo: Atlas, LIKERT, R. Novos Padrões de Administração. São Paulo: Pioneira, LUPORINI, C. E. M.; PINTO, N. M. Sistemas Administrativos: Uma abordagem moderna de OSM. São Paulo, OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, Organização e Métodos. 12. Ed. São Paulo: Atlas, LIKERT, R. Novos Padrões de Administração. São Paulo: Pioneira,