Meg Silva Gestora de Processos Contato: / Blog: Uberlândia - MG

Transcrição

1 FLUXOGRAMA CONCEITO Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem, ou seja, fluxograma é um gráfico que demonstra a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para sua realização, a distância percorrida pelos documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo. O fluxograma pode também ser definido como o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido para alcançar um objetivo. Portanto, Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho. A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias. Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única. Em todos os processos de uma empresa, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações, esse fluxo envolvem várias etapas como: Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais),

2 Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada. PRINCIPAIS ASPECTOS Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; Melhor grau de análise. PRINCIPAIS VANTAGENS E DESVANTAGENS NA UTILIZAÇÃO DO FLUXOGRAMA Vantagens Aumenta a competência e influência de quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída. Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de informações e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos Desvantagens Apresentam dificuldades no desenho e alterações; Depuração e testes não são fáceis, em geral; Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas COMO FAZER A ANÁLISE PELO FLUXOGRAMA É muito comum fazerem a pergunta: Como fazer a análise pelo fluxograma? Para isso, é necessário responder em primeiro lugar as seguintes questões: O que é feito?

3 Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Como a fase está sendo executada? Respondendo estas questões saberemos a resposta para a pergunta Como fazer a análise pelo fluxograma? AS FORMAS DO FLUXOGRA É de suma importância que as figuras usadas no processo do fluxograma sejam usadas corretamente, pois cada forma no estêncil representa uma etapa diferente em um processo e assim sendo, todos os envolvidos ou responsáveis pela execução do processo entendam onde estão em cada momento. Existe 28 formas diferentes como segue quadro abaixo: Inicial ou Final Decisão Processo Armazenamento Dados Subprocesso Referência na página Mudança na página 1 Referência fora da página Entrada de Manual

4 Cartão Fita Fluxo Agrupar Extrair Mesclar Documento Vários Documentos Somador Preparação Operação Manual Exibir Classificar Dados Armazenados Armazenamento de acesso direto Armazenamento de Acesso Sequencial Atraso Disco Magnético

5 Os mais utilizados nos processos administrativos são: Símbolo Inicial - Final Significado Use essa forma para a primeira e a última etapa do seu processo Processo Essa forma representa uma etapa do processo Documento Essa forma representa uma etapa que resulta em um documento Vários Documentos Essa forma representa uma etapa que resulta em vários documentos Subprocesso Documento Use essa forma para um conjunto de etapas que se combinam para criar um subprocesso definido em outro lugar, com frequência em outra página do mesmo desenho. Essa forma representa uma etapa que resulta em um documento Dados Referência na página Referência fora da página Essa forma indica que informações estão entrando no processo a partir do terior, ou deixando-o. Essa forma também pode ser usada para representar ateriais e às vezes é chamada de forma Entrada/Saída. Esse pequeno círculo indica que a etapa seguinte (ou anterior) está em algum outro local do desenho. Isso é particularmente útil em fluxogramas grandes, onde você teria que usar um conector longo, que pode ser difícil de acompanhar. Quando você soltar essa forma na página de desenho será aberto uma caixa de diálogo onde é possível criar um conjunto de hiperlinks entre duas páginas de um fluxograma ou entre uma forma de subprocesso e uma página separada de fluxograma que mostre as etapas do subprocesso

6 CRIANDO UM FLUXOGRAMA Agora que já conhece todas as figuras, vamos fazer um Fluxograma. 1. Primeiramente identifique e relacione todas as ações do processo ou procedimento a ser representado no fluxograma em uma sequência lógica, de dependência, coloque uma ação dentro de cada figura do fluxograma. 2. Interligue os blocos com setas mostrando a relação de sequência entre as ações. Na figura acima você vê a simbologia usual para os blocos de fluxograma; TIPOS DE FLUXOGRAMA: Diagrama de Blocos: Apresenta uma sequência de atividades contínua e sem envolvimento de decisão, este tipo pode ser utilizado em processos simples ou macro sendo que neste caso somente para demonstrar relações contínuas entre os processos. Fluxograma de Processo Simples: Este é um fluxo que mostra as relações entre as fases e necessidades básicas de qualquer processo. Fluxograma Funcional: Mostra a sequência das atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele flui, este fluxo é bastante comum e útil para processos que não se completam em uma única área pois indica também os responsáveis por cada fase. Uma variante desse fluxograma apresenta também uma linha do tempo cronológica que permite a identificação de gargalos do processo. Fluxograma Físico ou Geográfico: Mostra o caminho percorrido por um processo no ambiente. É geralmente confeccionado sobre uma planta do setor ou da fábrica. Fluxograma ANSI: Este se for bem feito, apesar de o mais complexo deles, mas também o mais completo, apresentando uma relação fiel da interação das etapas do processo.

7 EXEMPLO DE FLUXOGRAMA:

8 CONCLUSÃO Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil. A maior parte das companhias falha em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.