ORGANIZAÇÃO SISTEMAS 1. ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS

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1 1. ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS ORGANIZAÇÃO As atividades de formar agrupamentos humanos, distribuir trabalho entre seus membros e equacionar a utilização dos recursos, visando o atendimento de suas necessidades. SISTEMAS Conjunto organizado e complexo, uma reunião ou combinação de coisas ou partes, inter-relacionadas e interdependentes, que formam uma unidade, visando à realização de um objetivo ou conjunto de objetivos. (D AMASCENO, 2001)

2 A EMPRESA COMO SISTEMA Ambiente ENTRADAS Matéria-prima Talentos Humanos Capital Equipamento Tecnologia Informação Dados Ambiente TRANFORMAÇÃO Atividade Operacional Atividade Gerencial Tecnologia Métodos Operacionais Feedback SAÍDAS Produtos Serviços Resultado Financeiro Informação Satisfação do Colaborador Resíduos, Refugos Pesquisa e Desenvolvimento Ambiente Fonte: CARAVANTES, R. C.; PANNO, C. C.; KLOECKNER, M. C., 2005, p. 150) PROCESSOS Conjunto de causas (que provoca um ou mais efeitos). (CAMPOS in D AMASCENO, 2001) A organização pode ser definida como um processo, se considerarmos quer para produzir um bem ou um serviço (efeitos) existem vários componentes (causas) que contribuem para a realização desses efeitos. WORKFLOW (Fluxo de Trabalho) Software ou um conjunto de software, que permite organizar e gerenciar o fluxo de processos, com ênfase em documentos. Propriedades técnicas: -Permite a integridade do processo -Manipula informações eletronicamente -Permite a eliminação de tempo em transferências -Integra as atividades da empresa.

3 MÉTODOS O caminho para se chegar a um ponto além do caminho. Método de trabalho: é o caminho ou a maneira pela qual uma ou mais operações de um processo devem ser feitas para alcançar o resultado esperado. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica. (CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) A ÁREA DE OSM Isolada - apenas aconselhamento Pouca preocupação com o o que, mais com o como Pouco ligado ao objetivo da empresa Organizava sem muita visão do todo Excesso de formulários Desenhos de fluxograma

4 A ÁREA DE OSM Foco nos processos Mais estratégica Aplicação de métodos para alcançar os objetivos da organização Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos Consultoria: melhorar os processos da empresa Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas Objetivos básicos da área de OSM Eliminar o inútil ou supérfluo Maximizar os resultados Otimizar recursos e minimizar custos A ÁREA DE OSM Atualmente é considerado o ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas" várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio sistêmico da área de Sistemas, Organização e Métodos. Esta filosofia de atuação propicia, entre outros aspectos: 1. melhor entrosamento entre as unidades organizacionais usuárias de um sistema; 2. maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão atuando; 3. maior facilidade de implementação; 4. menor nível de resistência à aceitação do sistema, pois os usuários o conhecem desde o início do desenvolvimento; 5. maior nível de conhecimento e treinamento automático dos usuários do sistema; 6. menor custo no desenvolvimento e implementação do sistema.

5 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 1. Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como acompanhar a respectiva execução. 2. Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades organizacionais. 3. Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos desenvolvidos por OSM. 4. Implantar, emitir e divulgar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM. 5. Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários. RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO 1. Definir a movimentação de documentos. 2. Definir o fluxo de decisões dos sistemas. 3. Elaborar e acompanhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas. 4. Modificar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas. 5. Atualizar as técnicas administrativas e dos sistemas de trabalho. 6. Definir os formulários e demais instrumentos que acompanhem e complementem as soluções operacionais, administrativas, funcionais adotadas. 7. Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas. 8. Desenvolver internamente novas opções tecnológicas. DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL 1. Estudar e definir os ciclos organizacionais. 2. Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional. 3. Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos.

6 CONTROLE DE SISTEMAS 1. Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas. 2. Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento. 3. Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas à disposição. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 1. Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais contemplados. 2. Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações transacionais. 3. Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerenciais. 4. Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à decisão. CONSULTORIA EXTERNA 1. Acompanhamento e eventual participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos. 2. Controlar os serviços prestados por terceiros em sua área de atuação, qual seja OSM. CONSULTORIA INTERNA Vantagens: Visão imparcial dos problemas Ausência de favoritismo nas soluções Fácil caracterização dos custos Desvantagens: Consome mais tempo no diagnóstico Desconhece a cultura interna Perigo de criar dependência Vantagens: Conhece a cultura interna Consome menos tempo para diagnósticos Desvantagens: Pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder Difícil alocação de custos Propensão ao vício nas visões de di ó ti

7 PERFIL DO ANALISTA As habilidades técnicas dos profissionais de OSM são enumeradas de forma resumida a seguir: 1. habilidade para levantar dados, analisar, elaborar e implantar sistemas administrativos; 2. habilidade de lidar com programas, processos, processamentos, métodos e técnicas de análise administrativa, tendo em vista a planificação detalhada do processo de trabalho; 3. habilidade para manusear computadores; 4. habilidade para reunir idéias de forma lógica. Este espaço de análise exige intensa capacidade de concentração e concisão; e 5. habilidade para ter conhecimento das ferramentas e processos que a empresa usa. Deve, portanto, ser um generalista que trabalhará juntamente com especialistas, sabendo, dessa forma, integrar as informações. CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL criatividade (no contexto da solução de problemas). - pensamento dirigido - trabalha com conceitos simples, complexos, conjuntivos, disjuntivos e relacionais - processo de aprendizagem (no sentido aqui de mudança de comportamento)