TRIBUNAL DE JUSTIÇA - SC. MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 1

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1 EXCEL 2007 O Excel 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft Office System de 2007, que sucede ao Office Relativamente à versão anterior (Excel 2003), o novo programa introduz inúmeras alterações, a maioria das quais são ao nível da facilidade de utilização. O produto é mais fácil de usar, através de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus por uma aba (guia orientada) que agrupa os comandos principais que são necessários de acordo com o que desejamos fazer. Contudo, se esta nova interface é mais fácil de usar, sobretudo para quem não conhece o Excel, ela requer alguma habituação para os utilizadores que já estavam familiarizados com as versões anteriores. O ambiente de trabalho do Excel Um documento no Excel chama-se pasta; cada pasta pode ter uma ou mais planilhas (de cálculo). A predefinição do programa é a de criar automaticamente três planilhas em branco para cada pasta nova Barra de título 2. Friso (une as antigas barras de menus e ferrament) 3. Botão do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rápido 5. Botão de acesso à Ajuda 6. Ponto de inserção 7. Barra de fórmulas 8. Caixa de nome 9. Título de linhas (1, 2, 3, ) colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocação vertical 11. Separadores de folhas 12. Modo de visualização normal 13. Modo de esquema de página 14. Pré-visualização de quebras de páginas 15. Cursor de ampliação/redução da página visível 16. Página anterior 17. Página seguinte As guias do Excel Nas principais aplicações do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo conceito de interface gráfica, reunindo numa só ferramenta, designada guias, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus e a barra de ferramentas. Além de reunir estas funcionalidades, a guia possui comandos e ícones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importância. O programa detecta automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano a guia respectiva. Tanto no Word como no Excel existem sete guias, mais uma oitava, chamado Desenvolvedor, que pode ser ativada a partir das opções de personalização e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instruções complexas) com o Excel. Sempre que possível, as guias usadas nas diversas aplicações do Office retêm os mesmos nomes e as mesmas posições relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, as guias Inicio, Inserir e Layout de página são as três primeiras da esquerda para a direita, e as guias Revisão Exibição e Desenvolvedor são as três últimas. A exibição de cada guia pode ser alternada manualmente, com um clique do mouse sobre o separador respectivo. 10 MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 1

2 - Guia Inicio GUIAS DO EXCEL Este é a faixa de opções surge na guia quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatação básica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de números (data, divisa, ), etc. - Guia Inserir Faixa de opção referente aos comandos de inserção de tabelas, imagens, gráficos, hiperligações, etc. - Guia Layout da Página Contém comandos relacionados com a formatação do documento, incluindo margens, dimensões da folha, espaçamento, etc. - Guia Fórmulas Este faixa agrupa comandos e funções relativos às funções e às fórmulas do Excel. MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 2

3 - Guia Dados Há um faixa específica para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa. - Guia Revisão Para quem usa funções de revisão de documentos no Excel, existe uma faixa específica, onde estão também agrupados os comandos de correcção ortográfica e gestão de comentários e alterações. - Guia Exibição A última guia predefinida, chama-se Exibição e agrupa as funcionalidades relativas à visualização do documento. - Guia Desenvolvedor Uma guia adicional que pode ser ativada a partir do menu de configuração, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criação e gestão de macros. MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 3

4 O BOTÃO DO OFFICE Do lado esquerdo do friso do Excel, está um botão de forma circular com o símbolo do Office. É neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Arquivo do Excel 2003, tais como: Abrir, Salvar, Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do mouse sobre o botão, mas sem clicar. As três primeiras opções (Novo, Abrir e Salvar) e a última (Fechar) são diretas; as restantes, que têm uma pequena seta (triângulo) à frente, têm subopções. Comando Novo (CTRL + O) Comando Abrir (CTRL + A) MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 4

5 Comando Salvar (CTRL + B) Comando Preparar Tal comando, reúne funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, título, etc.) e possibilidades de proteção, entre outras. Comando Salvar Como (F12) Comando Enviar Destina-se a enviar o seu documento para outra pessoa através de correio eletrônico ou fax. Podemos escolher uma das opções do lado direito, que são as mais usadas. Comando Imprimir (CTRL + P) Comando Publicar Especialmente útil para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras áreas compartilhadas onde os seus documentos possam ser usados por mais do que uma pessoa. Podemos escolher, do lado direito, uma das opções relacionadas com a impressão: imprimir, impressão rápida (ou seja, direta para a impressora, sem caixa de diálogo) e pré-visualização da página a imprimir. MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 5

6 Comando Fechar O comando Fechar mantém o Excel aberto, mas fecha o documento ativo. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, estamos somando os valores das células E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas células, o resultado altera-se automaticamente. Dica: Podemos criar fórmulas com operações mais complexas, como, por exemplo: =(E5-E6)*E4-E2^E7 Observe que neste caso são apresentados diversos operadores matemáticos e para a sua resolução o Excel segue a odem de prioridade matemática 1º De dentro para fora dos parênteses 2º Resolução da exponenciação, representada pelo sinal ^. 3º Resolução da muliplicação * ou divisão / o que aparecer primeiro. 4º Resolução da adição + ou subtração - o que aparecer primeiro. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Ao lado do botão do Office e por cima do friso, existe uma área chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, cuja predefinição inclui três ícones mas que pode ser personalizada com mais alguns. Comando Zoom O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento à janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da página ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da página em incrementos de 10%. Isto pode ser útil quando tiver uma folha de cálculo muito grande e necessitar de ter uma visão geral do seu conteúdo. Cálculos no Excel Depois de introduzidos os valores necessários na folha de cálculo, podemos realizar todo o tipo de cálculos através de operadores aritméticos (soma, subtração, multiplicação, divisão ) e, sobretudo, do uso de funções. Fórmulas com operadores básicos Para indicarmos que determinada célula vai servir para realizar um cálculo, devemos sempre por começar por introduzir o sinal de igual =. No caso de pretendermos apenas realizar cálculos simples, com poucas células, é possível realizar operações básicas indicando simplesmente o nome das células e a operação a realizar. Operadores matemáticos Operação Matemática Excel Adição A+B =A+B Subtração A-B =A-B Multiplicação AxB =A*B Divisão A:B =A/B Potenciação A B =A^B O uso de funções Além dos operadores aritméticos simples, o Excel suporta fórmulas mais avançadas através de funções. Funções: são cálculos já pré-definidos no Excel, para executarmos equações matemáticas complexas, ou equações de comparação, referência, condição, contagem, e até mesmo, operações com texto. Existem funções para as mais diferentes áreas de utilização de cálculos, como engenharia, matemática geral e financeira, trigonometria, geometria, estatística, contabilidade, e funções gerais como as que trabalham exclusivamente com hora e data, com texto e com referências condicionais. Basicamente qualquer função do Excel pode ser escrita com a seguinte Sintaxe: =NOME_FUNÇÃO (ARGUMENTOS) Na qual NOME_FUNÇÃO é o nome da mesma (cada função tem o seu) e os ARGUMENTOS são informações a que fazem trabalhar corretamente. Algumas funções solicitam um argumento, outras podem solicitar vários argumentos, outras funções simplesmente requerem os parênteses vazios. Se alguma função necessita de mais de um argumento, eles vêm separados por ; (ponto e vírgula) dentro dos parênteses. Se, no lugar do ; (ponto e vírgula) aparecer um sinal de : (dois pontos), significa que estamos apontando para um intervalo de células (ou seja, C4;C20 é lido como C4 e C20 e a expressão C4:C20 é lido C4 até C20, incluindo tudo o que estiver no meio delas). MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 6

7 Abaixo uma listagem de funções usadas, com suas explicações e, é claro, os exemplos de como utilizá-las. Função Usado para Sintaxe / Exemplo Soma células que SOMA forem citadas =SOMA(Células) dentro dos =SOMA(A4:A10) parênteses. Calcula a média MÉDIA aritmética das =MÉDIA(Células) células descritas =MÉDIA(C1;C2;C3) no argumento. MÁXIMO Retorna o maior =MÁXIMO(Cél) valor das células =MÁXIMO(A1:A9) do argumento. MÍNIMO SE AGORA HOJE TRUNCAR Retorna o menor valor das células do argumento. Realiza a avaliação de uma condição e retorna uma das 2 respostas definidas nos argumentos. Mostra Data e a Hora atuais. Mostra Data Atual. Corta o numero com a quantidade de casas decimais informadas. =MÍNIMO(Cél) =MÍNIMO(D1:D9) =SE(Teste;VlrV;VlrF) =SE(A1<7; Rep ; Aprovado ) =AGORA( ) =HOJE( ) =TRUNCAR(Valor ; Qtd de casas decimais) =TRUNCAR(B1/3 ; 0) Ainda há muitas funções que podem ser úteis para os mais variados tipos de profissionais, como contadores, engenheiros, professores, ou qualquer um que queira trabalhar com o Excel como sua ferramenta de trabalho. Realizando Cópias no Excel Não se preocupe com a quantidade de fórmulas que você vai ter de digitar, na verdade, com o recurso da ALÇA DE PREENCHIMENTO, o Excel construirá as outras baseadas no formato da original. CUIDADO: Em alguns casos, a alça traz resultados diferentes do esperado, não uma simples cópia do elemento, seria o chamado preenchimento automático, um tipo de preenchimento de uma seqüência de valores. Segue abaixo algumas seqüências conhecidas: Nomes dos meses; Nomes dos dias da semana; Datas. Horários Podemos também, ao invés de clicar e arrasta a alça, simplesmente aplicar um clique duplo na alça, o efeito é praticamente o mesmo, ele preencherá as células (até onde o vizinho da esquerda foi...) na seqüência. Observe o exemplo: Ao aplicarmos o clique duplo na alça o efeito é: E como isto funciona? Basta escrever qualquer valor em uma célula e arrastar pela alça para qualquer direção (acima, abaixo, direita ou esquerda). Na maioria dos casos, o Excel irá copiar o valor contido na célula para as demais. Verifique na figura anterior que a célula ativa (com a média já pronta) possui um quadrado preto em sua extremidade inferior direita. Ele aparece em todas as células que você selecionar e chama-se Alça de Preenchimento. Depois que construir a fórmula que deseja copiar, arraste a seleção pela Alça até atingir a linha ou coluna desejada. Note que as células foram preenchidas na seqüência até a célula B5 (o vizinho da esquerda ia até A5). CURIOSIDADE: Se quiser preencher uma seqüência numérica apenas, não é suficiente escrever apenas um número (se assim o fizer, o Excel irá duplicar o número em todas as células por onde a alça passou). Para fazer uma seqüência numérica, o usuário deverá escrever os dois primeiros termos da seqüência (em células adjacentes) e selecioná-los simultaneamente para proceder com o arrasto pela alça, ou clicar e arrastar pela alça com a tecla CTRL pressionada. MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 7

8 E se o conteúdo da célula fosse uma fórmula? Quando utilizamos a alça e o conteúdo da célula é uma fórmula, também irá ocorrer o preenchimento, só que neste caso, vamos observar que as referências de células usadas na fórmula irão sofrer ajustes conforme a célula para onde estamos arrastando a alça, observe a figura: Conforme a célula para onde você arrasta a alça, ocorre uma variação na formula. Este tipo de atualização também ocorre no processo de copiar e colar, tanto por tecla de atalho, quanto pelo menu de opções ou através de botões da barra de ferramentas. Para entendermos melhor esta variação acompanhe a seqüência descrita abaixo: Situação inicial C3 = F9 D6 Ao copiarmos para C1, resulta C1 = (duplicação parte fixa) C1 = F D (variação de coluna) C1 = F7 D4 (variação de linha) A variação sempre ocorre com base na célula de origem para com a célula de destino, C3 para C1 no caso apresentado. Dizemos que a referência que não possui cifrão é relativa (a primeira da listagem anterior); uma referência que possui as duas partes com cifrão é chamada referência absoluta (a última do exemplo anterior); e quando uma referência possui apenas um componente fixo (linha, como no segundo exemplo ou coluna, no terceiro), é chamada referência mista. Mensagens de erros Em algumas situações ao tentarmos realizar uma cópia, ou ao criarmos uma determinada função, acabamos gerando um erro, este é sinalizado na própria célula ou na barra de status por uma mensagem de erro, segue abaixo uma relação das mensagens mais comuns: #VALOR!: Este erro é apresentado quando criamos uma fórmula que aponta para uma referência que possui TEXTO. Esse erro não é apresentado quando utilizamos uma função, apenas quando foi utilizada uma fórmula. #NOME!: Este erro ocorre quando digitamos errado o nome de uma função. # DIV/0!: O Excel apresenta este erro quando, em algum momento do trabalho, enviamos uma solicitação para que ele use 0 (zero) como divisor em alguma fórmula. # REF!: Este erro ocorre quando a referência de célula não existe na planilha. E quando esta variação não ocorre? Se usar recortar (CTRL+X) para depois colar, a fórmula presente na célula não se alterará, ou seja, continuará apontando para as referências para as quais estava apontando antes. Esse efeito também pode ser obtido se você arrastar o conteúdo da célula sem o CTRL. Ao usarmos uma referência absoluta em uma fórmula. O que é referência absoluta? Em certos casos, é necessário que uma referência de célula não se altere durante o arrasto com a alça ou durante os comandos copiar/colar. Para fixar uma referência, basta colocar um $ (cifrão) imediatamente antes da parte da referência que se deseja fixar. Exemplo: =C9*2 (C livre; 9 livre) =C$9*2 (C livre; 9 fixo) =$C9*2 (C fixo; 9 livre) =$C$9*2 (C fixo; 9 fixo) MICROSOFT OFFICE - EXCEL 2007 Pág.: 8